Dossier individuel du fonctionnaire

Votre contact : Patricia CHERON Secrétaire Régionale uNSa Services Judiciaires Ressorts CA Aix en Provence et CA Nîmes TGI Marseille -­ 6 rue Joseph Autran -­ 13006 Marseille
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Vous êtes nombreux à nous interroger sur les règles relatives à votre dossier individuel.
C’est une circulaire du Ministre de la Fonction Publique du 5 octobre 1981 qui définit le régime de
constitution du dossier individuel du fonctionnaire, ainsi que les modalités de sa
communication à l’intéressé.
Il est tenu un dossier relatif à chaque fonctionnaire à la Direction des Services Judiciaires, mais
également chez les Chefs de Cour ou de juridiction.
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L’article 13 de l’ordonnance du 4 février 1955 relative au statut général des fonctionnaires dispose :
“Le dossier individuel du fonctionnaire doit contenir toutes les pièces intéressant sa situation
administrative. Celles-ci doivent être enregistrées, numérotées et classifiées sans discontinuité. Ne
pourra figurer au dossier aucune mention faisant état des opinions politiques, philosophiques ou
religieuses de l’intéressé.”
Les éléments intéressant la situation administrative de l’agent sont les pièces qui concernent sa
carrière, de manière suivie et chronologique, depuis l’entrée de l’agent dans la fonction
publique jusqu’à sa radiation des cadres :
 pièces relatives à l’Etat-Civil.
 piècesrelativesaurecrutementdel’agent,quellequesoitlaprocédure:admissionsà concourir, titres
ou diplômes produits, PV du jury, proclamation des résultats du concours, périodes de stages
(éventuellement, prolongation de stage, refus de titularisation...), titularisation et première
affectation, PV de prestation de serment et d’installation... Eventuellement, les contrats d’agent
non titulaire doivent aussi figurer dans le dossier.
 Pièces relatives à l’avancement ou à la mutation (avis des CAP, arrêtés individuels ou
collectifs d’élévation d’échelon, de promotion dans le corps supérieur, de mutation...)
 pièces relatives à la notation (fiches de notation).
 piècesrelativesàladiscipline:faitsjustificatifsdelafaute,procédure (consultation du Conseil de
Discipline...), sanction prononcée par le Garde des Sceaux. Les sanctions du premier degré
(blâme, avertissement écrit) doivent être retirées du dossier au bout de trois ans, sauf si une
nouvelle sanction est prononcée entre temps.
 pièces médicales : arrêts de travail, demande et octroi des différents congés maladie, du
congé de maternité, d’adoption, ...
 pièces relatives à la Position du Fonctionnaire : Travail à temps partiel (acceptation ou refus),
mises en disponibilité, détachements, congé parental..., prolongations et réintégrations
 pièces relatives à la cessation des Fonctions : constitution du dossier de pension, radiation
suite à une sanction disciplinaire ou à une insuffisance professionnelle, bref, tout document
dont la conséquence ou la suite normale entraîne la cessation des fonctions.
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La Circulaire prévoit que les demandes de communication de dossier doivent se faire par écrit
au supérieur hiérarchique.
Important : les intéressés n’ont pas à justifier des motifs de leur demande.
La communication à l’intéressé est alors obligatoire. Toutefois, il est conseillé aux agents de ne pas
formuler des demandes répétées de pièces différentes, mais plutôt de demander communication de
l’ensemble du dossier. Des demandes répétées portant sur une même pièce peuvent être jugées
abusives et justifier un refus.
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Le silence gardé par le supérieur hiérarchique pendant 2 mois à compter de la demande écrite de
communication vaut rejet de cette demande. Dans ce cas, il se rend coupable d’un refus abusif.
L’agent pourra former tout recours (gracieux, contentieux...), et même saisir la Commission d’Accès
aux Documents Administratifs (72 rue de Varenne - 75007 PARIS).
La communication des pièces du dossier d’un fonctionnaire est interdite aux tiers.
La communication peut se faire soit par consultation sur place, soit par prise de copies de pièces, sauf
impossibilité matérielle (peu probable : absence de copieur ou risque de dégradation des originaux).
L’intéressé devra émarger et dater le dossier consulté. Mention de la délivrance d’une copie devra
également être portée dans le dossier.
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 S’agissant du B2 du Casier Judiciaire que l’administration a pu se procurer au moment du
recrutement de l’agent, il n’est pas possible d’en faire copie, il s’agit d’un document délivré
uniquement aux administrations.
 S’agissant de la Notation : avant 1981, seule la note chiffrée était communicable, et pas
l’appréciation littérale. Depuis cette date, les fonctionnaires peuvent avoir accès tant à la note
chiffrée qu’à l’appréciation littérale, qui de toutes façons figurent dans un seul et même
document.
 Pièces médicales : les pièces les plus graves (rapports des comités médicaux, des
commissions de réforme) ne peuvent être communiquées à l’agent que par le biais d’un
médecin désigné par ses soins.
 S’agissant des documents portant une appréciation sur l’agent ou pouvant avoir une
conséquence sur son avancement ou sa carrière : l’intéressé a la faculté de joindre en
annexe, toute pièce ou commentaire personnel.
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