Recommandations en matière de diffusion électronique d`information

Recommandations en matière de diffusion électronique
d'information
1. Introduction
Le but de ce document est d'aider l'utilisateur, qui souhaite diffuser de l'information par voie
électronique, à choisir parmi les différents outils qui lui sont proposés à l'ULg.
Chaque technique de diffusion disponible à l'ULg présente en effet des avantages ou des
limitations dont il faut tenir compte dans le choix d'une technique.
Certains des outils présentés ci-après multiplient considérablement la capacité de diffusion
naturellement offerte par le courrier électronique. Il importe donc de rappeler quelques
précautions d'usage générales :
soyez sélectifs dans le choix de vos destinataires, en fonction du sujet couvert par
l'information que vous diffusez. Pensez d’abord à l’intérêt que peut trouver le
destinataire dans l’information que vous lui communiquez, avant de considérer votre
propre souci de donner une large publicité à votre information ; vous éviterez ainsi les
réactions irritées d’utilisateurs non concernés.
pensez que tous ne possèdent pas nécessairement un raccordement réseau performant,
que certains relèvent leur courrier électronique par modem depuis le domicile avec un
coût téléphonique, ne diffusez donc pas de documents inutilement volumineux;
lorsque c'est possible, préférez au courrier "intrusif", surtout pour les diffusions de
masse, les techniques qui privilégient la consultation volontaire par le public intéressé:
agenda des manifestations, dépôt sur serveur Web, application "Pubdoc", …
Un organigramme d'aide à la sélection de la technique adéquate de diffusion est présenté en
fin de ce document.
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2. Courrier électronique traditionnel (e-mail)
2.1 Programmes conseillés
Sur pc : "Outlook Express" (gratuit) de Microsoft, Outlook (licence à acquérir), Eudora
sponsorisé (gratuit), ou encore client "mail" intégré
dans le navigateur Netscape
Communicator.
Sur Mac : idem.
Sur Unix : client Netscape.
2.2 Utilisation type.
Message de personne à personne, tenue de listes d'adresses personnelles sur le poste
utilisateur, adresses internes ULg ou externes, consultation de l'annuaire électronique pour la
recherche d'adresses au départ d'Outlook, Eudora ou via le Web ULg.
2.3 Limitations.
Taille maximale des messages : 20 MB
2.4 Conseils d'usage.
Eviter les mises en page dans le corps du texte (gras, couleur, …), sauf si on est certain de la
capacité du récepteur à les traiter correctement; proscrire les corps de texte en html.
Eviter les annexes volumineuses lorsqu'on envoie à de nombreuses personnes (encombrement
du service E-mail), ou si certains destinataires sont susceptibles de ne pas disposer d'un
raccordement réseau performant; éviter de dépasser 20 MB au total (nb de destinataires x la
taille du message) par envoi.
Eviter de dépasser 100 destinataires.
Utiliser le champ "Bcc:" (copie aveugle) pour réduire la taille de l'en-tête lors d'envois
massifs.
Préférer si possible, pour les annexes, le format normalisé (et adopté largement à l'ULg) PDF
pour un document finalisé; pour un document susceptible d'être retravaillé, éviter les versions
trop récentes des logiciels tels que Word, sauf si on possède la certitude que les destinataires
disposent d'un environnement du niveau suffisant.
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3. "Exploder"
3.1 Définition
L'exploder est un programme développé par le SEGI pour l'envoi massif de messages courts
vers des populations internes à l'ULg (agents ou étudiants). Cet outil n'est exploité qu'à
l'intervention de l'Administration des Ressources Humaines pour les agents ULg (ARH), ou
de l'Administration de l'Enseignement et des Etudiants (AEE) pour les étudiants.
L'émetteur et les destinataires doivent simplement disposer du courrier électronique ordinaire.
Cette distribution est non-prioritaire par rapport au courrier normal : elle peut donc être
relativement étalée dans le temps (quelques heures au maximum), mais ne pénalise pas le
fonctionnement du courrier ordinaire.
3.2 Utilisation type.
Sélection de populations destinataires suivant des critères pouvant être complexes, dans la DB
administrative du personnel ou des étudiants. Soumission du message que l'on souhaite
diffuser à Mme Goffin (ARH), ou Mme Marcourt (AEE), en définissant la population visée.
Validation et envoi par l'Administration concernée, avec adresse de réponse chez l'initiateur
du message.
3.3 Limitations
Taille maximale des messages : 50 KB
3.4 Conseils d'usage
Eviter les mises en page dans le corps du texte, proscrire les corps de texte en html.
Eviter les annexes (taille maximale de 50 KB pour le message et son annexe); si l'annexe est
nécessaire (par exemple distribution d'un formulaire d'inscription), seul le PDF devrait être
retenu et faire l'objet d'une optimalisation de volume (éviter les images scannées et préférer
les documents recomposés en traitement de texte et sauvés en PDF).
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4. "Mailman"
4.1 Définition
Mailman désigne le programme gestionnaire de "mailing lists" installé par le SEGI sur ses
serveurs. Il permet de créer des listes de distribution de courrier électronique organisées par
centres d'intérêts. Les "abonnés" reçoivent tout message adressé à la liste, et peuvent
généralement eux-mêmes soumettre des messages.
Toute la gestion, que ce soit du côté utilisateur (abonnement, désabonnement, interrogation,
…), ou du côté administrateur de la liste, s'effectue au travers du WEB.
Pour l'échange de messages, l'émetteur et les destinataires doivent simplement disposer du
courrier électronique ordinaire.
Ici aussi, la distribution est non-prioritaire par rapport au courrier normal.
4.2 Utilisation type
Création d'une liste consacrée à un sujet déterminé (s'adresser au SEGI, JM Petit),
abonnement/désabonnement, via le WEB, à l'initiative des personnes intéressées par le sujet.
L'initiateur/propriétaire de la liste peut lui-même gérer la liste d'abonnés, modérer la liste en
filtrant les messages, etc … (en adressant lui-même des commandes au serveur de listes).
L'abonnement à une liste peut être restreint aux adresses ULg ou accepter les abonnements
externes.
4.3 Limitations
Taille maximale des messages : habituellement paramétrée à 40 KB; si plus, renvoi pour
accord au propriétaire de la liste.
4.4 Conseils d'usage
Eviter la multiplication des listes par atomisation des sujets; à l'inverse, éviter également les
listes "fourre-tout". L'un comme l'autre de ces excès provoquent le désintérêt des abonnés,
soit par absence de "vie" de la liste, soit par "indigestion" d'informations de toutes sortes. Afin
d'éviter la multiplication désordonnées de listes, toute création d'une nouvelle liste est
soumise à un accord de l'Autorité (Doyen par exemple).
Eviter les mises en page dans le corps du texte, y compris en html, et autant que possible les
annexes.
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Bien que son usage le plus fréquent consiste à offrir un support de discussion entre abonnés,
le serveur de liste peut être configuré, pour une liste déterminée, pour une diffusion
unidirectionnelle du gestionnaire propriétaire de la liste vers les abonnés. Il constitue dans ce
cas un système de diffusion d'information vers des populations quelconques (intra et/ou extraULg), dont la définition consiste en une simple communauté d'intérêt pour le sujet couvert par
la liste.
5. "Pubdoc"
5.1 Définition
Pubdoc désigne le programme développé par le SEGI dans le cadre du "projet de diffusion
Intranet" de l'ULg. Il permet, aux membres de l'Institution exclusivement, de diffuser de
l'information vers la communauté ULg, au travers d'un processus assisté sur le Web. Ce
processus permet de sélectionner la population destinataire par grandes catégories et de
l'amender par des ajouts ou retraits personnalisés. L'information est diffusée soit uniquement
sous forme d'un courrier électronique sans mise en page, soit par ce même courrier complété
par dépôt sur le Web d'un document préalablement constitué au format PDF par l'émetteur du
message.
Face à la facilité d'émission de masse par ce moyen, les messages distribués par PUBDOC se
voient attribuer, au niveau du sujet, une "catégorie d'origine" dont l'objectif est de permettre
de mesurer la portée d'un message sans avoir nécessairement à l'ouvrir, ou encore de
permettre les filtrages automatisés par les programmes de courrier qui en sont capables
(Outlook ou Eudora, par exemple).
L'émetteur doit simplement disposer d'un navigateur Web, et éventuellement de la "suite
Acrobat" s'il désire soumettre des documents au format PDF.
Les récepteurs doivent disposer du courrier électronique ordinaire, et d'un navigateur Web
(Internet Explorer ou Netscape recommandés), complété par la fonction "Acrobat Reader"
pour la lecture des documents déposés dans le format PDF.
L'application est activée en cliquant sur le lien "Pubdoc" de la page "Informatique-Internet"
dans l'Intranet ULg
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5.2 Utilisation type
Envoi de messages informatifs à des grandes catégories d'utilisateurs au sein de la
communauté ULg (corps académique, personnel scientifique, …); les adresses de courrier
ainsi définies sont en permanence à jour (elles suivent l'annuaire électronique de l'ULg).
Envoi au même type de cible d'un court message signalant le dépôt sur le Web d'un document
PDF déchargeable par le destinataire. Cette technique permet de diffuser des documents
finaux de qualité, pouvant être volumineux, en réduisant l'encombrement du courrier et en
limitant l'impact de transfert de fichiers conséquents aux seuls utilisateurs qui le souhaitent.
5.3 Limitations.
Taille maximale des messages : 4k pour le message délivré par e-mail, 10 MB pour chacun
des documents PDF (de 0 à 3) déposés sur le Web.
Aucune mise en page (gras, couleur, …) n'est possible dans le corps du message e-mail.
Pas d'annexe au sens traditionnel de l'e-mail (les documents PDF sont déposés sur le Web et
n'accompagnent pas l'e-mail à l'utilisateur).
Conservation des documents PDF déposés sur le Web : 90 jours.
5.4 Conseils d'usage
Comme il n'y a pas d'intervenant modérateur, il est demandé à chacun d'utiliser ce système
avec modération et pertinence dans la sélection des destinataires et le contenu des messages et
documents diffusés. En particulier, le choix de la "catégorie d'origine" suppose mandat de la
part de l'autorité concernée.
6. Autres systèmes de diffusion électronique d'information
6.1 Bulletin Board : le Bulletin Board est un espace sur le WEB, où toute personne de l'ULg
(agent ou étudiant) est libre de déposer un message de type "petites annonces", qui est
accessible à toute la communauté ULg, par "visite" sur le site. Ce système se présente donc
comme des "valves virtuelles", alimentées et consultées au travers du WEB.
6.2 Agenda des manifestations : système spécialisé pour annonce de manifestations via
Web. Ce système est à préférer pour toutes les annonces de manifestations.
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6.3 Sites Web divers pour toute diffusion d'information "permanente" par consultation
volontaire.
7. Organigramme des choix possibles
Voir sur la page suivante.
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Recommandations en matière de diffusion électronique d'information
Diffusion passive
(consultation Web nécessaire)
Diffusion active
(envoi d'e-mail)
Destinataires volontaires
internes ou externes
Destinataires forcés
Information sur
serveur Web
Présence de destinataires externes à l'ULg
Inscription à un serveur
de listes centralisé
Tenue sur le poste émetteur de
listes locales
Inscription à une liste par
son propriétaire
La liste centralisée contient en
permanence ses "abonnés"
"Petite annonce"
Agenda des
manifestations
Bulletin Board
Destinataires ULg
uniquement
Etudiants ULg
Demande explicite au
gestionnaire de la liste
Manifestation
Soumission à l'AEE pour
sélection destinataires
Personnel ULg
Sélection complexe :
soumise à l'ARH
La liste est constituée
ponctuellement (AEE /ARH)
Gdes catégories ou
liste : PUBDOC
L'utilisateur constitue liste
ponctuelle ou permanente
E-MAIL :
MAILMAN :
EXPLODER :
PUBDOC :
Par liste : max 100 dest.
Par liste : 10 à > 1000 dest.
Par liste : qq milliers de dest.
Par liste : qq milliers de
Par message : max 20 MB
Par message : 40 KB
Par message : 50 KB
dest.
Par envoi : max 20 MB
Par envoi : 40 KB x dest.
Par envoi : 50 KB x dest.
Par message : 4 KB
Modération : personnelle
Modération : propriétaire
Modération : AEE/ARH
PDF, par envoi : 3 x 10 MB
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