Les missions du comité d`organisation

Les missions des comités et groupes de travail
participant à l’organisation du CNNC 2
Ce descriptif a pour vocation de soutenir les groupes dans leurs missions : il n’est pas exhaustif et
s’enrichira avec l’expérience.
Le comité de coordination
Constitution :
Il est déjà composé des responsables de la formation continue de l’OFPN (Virginie Mattio et
Hélène Vichard), d’une ancien membre du comité d’organisation du CNNC1 (Nazmiye Uzun).
Il pourra être complété en fonction des bonnes volontés. Il devra intégrer un membre du
comité scientifique et un membre du comité local.
Rôle du comité de coordination :
 Il est responsable de l’organisation du CNNC ;
 Il rédige le cahier des charges ;
 Il est chargé de la nomination et de la validation des différents comités et groupes de
travail.
Le comité scientifique :
Constitution :
Au moins un membre du CA de l'OFPN y participe.
Il était composé de 15 membres pour le CNNC1.
(NB : seul 8 entrées gratuites peuvent être prévues pour le CNNC 2).
Les membres du comité scientifique du CNNC1 étaient d’accord (à l’époque) pour
renouveler l’expérience : ils pourront être sollicités prochainement.
Le comité de coordination, en lien avec les personnes déjà membres du comité scientifique
sera chargé de compléter l’équipe.
Il est attendu qu’il soit constitué au moins à 50% de psychologues cliniciens ?
Rôle du comité scientifique :
 Il définit les thèmes ;
 Il rédige l'appel à communication orale et écrite ;
 Il choisit les intervenants et les sollicite ;
 Il sélectionne les modérateurs /experts ;
 Il étudie et valide ou non les propositions de communication ;
 Il respecte le cahier des charges (notamment sur l'aspect diversité des
interventions) ;
 Il recherche de manière active des intervenants ;
 Il participe à la programmation des deux journées, en lien avec le comité de
coordination.
Moyens : le comité scientifique bénéficiera d'un accès privé à une partie du forum de
l'OFPN. Il peut utiliser le système de conférence téléphonique de l’OFPN.
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Le comité d’organisation local :
Constitution :
Le référent sélectionné par la commission formation continue de l’OFPN est chargé de
constituer un comité d’organisation, composé d’au moins 50% de psychologues cliniciens.
(NB : seul 8 entrées gratuites peuvent être prévues pour le CNNC 2).
Rôle du comité d’organisation local :
- Location et gestion de la salle
Plusieurs points sont à prendre en compte :
 La capacité d’accueil. Combien de personnes attendues?
 Nécessité de plusieurs salles pour les conférences plénières et pour les sessions
parallèles et ateliers
 Espace accueil / Espace restauration et pauses café
 Espace stands / Espace poster
 Sanitaires / Vestiaires
 Prévoir la disposition des salles (tables pour les inscriptions…) / Décor
 Accessibilité, parking, fléchage
 Accès pour traiteur
- Responsable et garant des aspects techniques :
Cette personne sera en charge de recenser les besoins et le matériel disponible, en lien le
cas échéant avec le personnel et l'intendance de la salle. Il devra disposer des numéros à
appeler en cas de problèmes. Il sera garant des aspects techniques et du bon
fonctionnement du matériel lors des journées (aide à la bonne utilisation et aux
branchements par les orateurs, etc.). Il pourra être secondé par un ou des membres du
comité d’organisation.
Points importants à prévoir : micros avec piles de rechange, sonorisation, ordinateurs,
matériel de vidéoprojection, chauffage, lumière, vidéoconférence, filmer les interventions,
accès internet, panneaux pour les posters, mobiliers pour les stands et l’accueil, etc.
- Réservation du traiteur, gestion de la restauration, pauses café….
Cela comprend le café d'accueil, les déjeuners et les pauses. Dans la mesure du possible, le
personnel de service devra être compris.
- Organisation de l'accueil le jour du congrès
Il sera important de prévoir :
 Des fléchages (les mettre et les enlever) ;
 D’installer les tables et le matériel ;
 Des personnes à l'accueil, aux inscriptions, à l'entrée de l'amphi ;
 Du matériel de bureau ;
 Une trousse à pharmacie ;
 D’accueillir les orateurs et les sponsors ;
 D’installer de l'eau et des cavaliers pour les intervenants ;
 De quoi nettoyer la salle et les stands ainsi que des sacs poubelles (notamment en
cas "d'incidents") ;
 Une urne si un vote est prévu.
Prévoir un dîner le soir
Pour les orateurs et/ou les membres des comités et/ou les participants (non compris dans le
tarif d'inscription).
Se coordonner avec les autres comités pour remplir les différents points du cahier des
charges
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Le groupe de travail chargé de la communication Internet :
Il sera sélectionné par le comité de coordination.
La commission Internet de l’OFPN sera sollicitée. Au besoin un appel à participation parmi
les adhérents sera lancé.
Rôle : Gestion du site internet du CNNC
Il devra comporter :
 la présentation du congrès ;
 la diffusion de l'appel à communication ;
 la programmation et les abstracts ;
 Des informations diverses (plan d'accès, hôtel…).
Ce groupe sera chargé de la diffusion sur les réseaux sociaux.
Il pourra voir si le site créé pour le CNNC 1 peut être utilisé.
Le comité administratif/secrétariat :
Constitution :
Ce comité sera nommé par le comité de coordination. Il sera composé d’adhérents
volontaires de l’OFPN, d’au moins un membre du CA, des membres du comité local.
Rôle du comité administratif :
- Chargé des inscriptions :
En lien avec les trésorières de l’OFPN, une personne sera en charge de suivre les inscriptions.
Attention à prévoir une marge pour l’inscription des orateurs et des autres invités (membres
du CA et des comités d’organisation et scientifique).
- Recherche de partenariats et de subventions
- Organisation du séjour :
 Possibilité de lister les hôtels ; De négocier des tarifs particuliers dans certains hôtels ;
 Se renseigner sur les possibilités de tarif préférentiel chez Air France ou autres
compagnies;
 Se renseigner sur les possibilités de tarifs réduits SNCF (pour 45 euros, possibilité de
distribuer 300 fichets congrès à 300 participants qui bénéficieront de 20% de
réduction (non cumulables avec d'autres réductions).
- Organisation du secrétariat :
 Rédiger une présentation du congrès ;
 Rédiger le bulletin d'inscription.
 Voir si nécessité de déclaration à la préfecture de police ;
 Logo : reprise du logo CNNC1 + liens avec charte graphique de l'OFPN ;
 Affiches, invitations, plan d'accès, édition du programme, pochette d'accueil
(programme, info sur la ville, plan du site du congrès, goodies ?… ) ;
 Prévoir badge, cavaliers orateurs, attestation de présence, feuille d'émargement,
feuille de remboursement des frais le cas échéant ;
 Liste des orateurs et organisateurs et coordonnées téléphoniques / Communication
presse ?
Les responsables de la commission formation continue restent joignables à l’adresse
[email protected]
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