Le document de synthèse dans le bilan de compétences

Le document de synthèse dans
le bilan de compétences
Fongecif Midi-Pyrénées
19 novembre 2009
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Le document de synthèse dans
le bilan de compétences
1- Des éléments de contexte
2- Les critères à prendre en
compte
3- Les modalités rédactionnelles
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Le document de synthèse dans le
bilan de compétences
Le document de synthèse est depuis l’origine de
la prestation de bilan, l’objet de tous les débats.
 Il est le seul élément « observable » issu du
travail de bilan.
 Il est très fortement investi, tant par les
professionnels et les structures que par les
bénéficiaires.
 Il a peu fait l’objet de publications ou de
« modèles ».

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Le document de synthèse dans le
bilan de compétences




Il renvoie à un travail spécifique, impliquant,
intersubjectif par définition complexe
Il amène à aborder des aspects personnels
essentiels dans les vies professionnelles,
difficilement communicables par écrit
Les processus de décision supposent la prise en
compte de multiples paramètres, avec des
zones d’incertitude fortes sur des temporalités
qui s’allongent
Cela rend difficile une mise en forme rationnelle
et parfaitement rigoureuse
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1- Des éléments de contexte
Les questions et les difficultés sont plus que jamais
d’actualité :
 Hétérogénéité des documents tant au niveau de la
forme que du contenu.
 Développement de contrôles de conformité, tant
internes qu’externes renforçant l’importance
symbolique de ce document.
 Croissance importante des prestataires potentiels.
 Peu de professionnalisation sur cette thématique.
 Développement de l’usage social de ce document.
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1- Des éléments de contexte (2)




Des pratiques de synthèse pas toujours régulées,
depuis la loi de 1991, par les financeurs.
Une circulaire qualité de 1996 appliquée de
manière hétérogène.
Un développement de pratiques singulières, pas
toujours conformes à la réglementation qui ont
perdurées.
Aujourd’hui, veille systématique sur la
conformité mais également plus d’exigences sur
les possibilités d’usage social (cf rapport IGAS
2008).
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1- Des éléments de contexte (3)
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


Accord National Interprofessionnel de 2003 puis
de 2009 et loi sur l’orientation et la formation
tout au long de la vie.
Droit à l’information et à l’orientation et projets
de labellisation des structures.
Résolution du Conseil de l’Union Européenne sur
l’orientation (2007).
Multiples démarches qualité initiées.
Arrivée d’autres outils ou dispositifs (bilan
d’étape).
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1- Des éléments de contexte (4)




Le bilan de compétences est un des dispositifs.
Il n’est pas toujours utilisé dans des situations
adéquates.
Son articulation avec les autres dispositifs mis
en œuvre (notamment la VAE) devient
nécessaire.
C’est un souhait largement exprimé par l’usager
(recherche de cohérence, volonté d’éviter les
redondances).
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2- Les critères à prendre
en compte





2-1 La conformité aux indications
réglementaires
2-2 La lisibilité
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire
2-4 L’usage social
2-5 L’opérationnalité
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire
Art. R. 6322-38 : Le document de synthèse est élaboré
pendant la phase de conclusions du bilan de compétences.
Il comporte les indications suivantes :
 Circonstances du bilan de compétences
 Compétences et aptitudes du bénéficiaire au regard des
perspectives d’évolution envisagées
 Le cas échéant, les éléments constitutifs du projet
professionnel et éventuellement du projet de formation du
bénéficiaire et principales étapes prévues pour la
réalisation de ce projet.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire
Art. R. 6322-37 :
 La phase de conclusion du bilan de compétences…se
termine par la présentation au bénéficiaire du document de
synthèse…
 L’organisme prestataire communique également au
bénéficiaire, au terme du bilan de compétences, les
conclusions détaillées du bilan.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire
Le document de synthèse n’est pas le compterendu des résultats du bilan ou le document des
résultats détaillés. Il s’agit donc bien de distinguer
deux éléments :
 Les conclusions détaillées : à l’usage exclusif du
bénéficiaire (arguments, conclusions…) restitués
oralement ou avec des supports écrits.
 Le document de synthèse qui est remis directement au
bénéficiaire après lui avoir été soumis par le prestataire
pour « d’éventuelles observations ».
 Les informations à caractère personnel sont soumises
au secret professionnel.

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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire
: « … Les informations demandées au bénéficiaire d’un
bilan de compétences doivent présenter un lien direct
et nécessaire avec l’objet du bilan …..
 Le document de synthèse est établi par l’organisme
prestataire sous sa seule responsabilité. Ils est soumis
au bénéficiaire pour d’éventuelles observations.
 La personne qui a bénéficié d’un bilan de compétences
…est seule destinataire des résultats détaillés et
d’un document de synthèse. Ils ne peuvent être
communiqués à un tiers qu’avec son accord. … »

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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire
Commentaires
 Tous les éléments évoqués doivent être en lien direct avec
les perspectives d’évolution envisagées. Il ne s’agit donc
pas de faire la liste exhaustive de toutes les compétences,
motivations ou aptitudes du bénéficiaire.
 Les éléments cités doivent éclairer ces perspectives en
terme d’atouts, de freins et de « distance ».
 Il s’agit d’un texte de synthèse. Il est donc nécessaire
d’isoler, d’extraire et mettre en lien des éléments en
cohérence avec les perspectives retenues et non de
juxtaposer des résultats descriptifs détaillés.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-1 La conformité réglementaire
Il s’agit d’un texte « argumentatif » et non « descriptif ».
Les renseignements personnels recueillis tout au long du
bilan (« histoire de vie », « autobiographie raisonnée ») ne
peuvent être considérés comme des circonstances du bilan.
Ils ne doivent donc pas apparaître de manière détaillée
dans le document de synthèse.
 Il ne s’agit pas d’un portrait statique mais bien d’un écrit
centré sur un processus d’évolution argumenté et intégré
dans un environnement.
 Le document de synthèse est centré sur des faits, des
constats du bénéficiaire, des comportements observables
sans jugement de valeur du prestataire.


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2- Les critères à prendre
en compte
2-2 La lisibilité
Les résultats communiqués oralement ou par écrit sont
compréhensibles par des non-spécialistes.

Il n’est donc pas légitime d’inclure dans le document de
synthèse des résultats de tests fondés sur le vocabulaire
du « modèle » utilisé.

Le document est organisé et mis en forme de
manière à mettre en avant les éléments essentiels.
Il ne s’agit donc pas d’un texte littéraire, encore moins
d’un compte-rendu d’examen psychologique mais bien
d’un document de communication clair et
compréhensible pour les interlocuteurs potentiels.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire

Le bilan de compétence n’est pas un jugement
d’expert mais un accompagnement du
bénéficiaire pour l’aider à clarifier et à
argumenter ses ressources.

Le conseiller se situe dans une logique d’aide à
la décision permettant au bénéficiaire de
réfléchir à une évolution professionnelle
prenant en compte les caractéristiques de
sa situation, tant en terme d’appui que
d’obstacles et les données de
l’environnement.
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2- Les critères à prendre
en compte
2-3 L’appropriation par le bénéficiaire
Quels sont les éléments qui contribuent à l’appropriation ?
 La contribution du bénéficiaire à un travail de formalisation
écrite synthétique (extraction de priorités, formalisation
des ressources, étude de faisabilité)
 Les modalités d’échange sur les éléments qui serviront de
base à la synthèse.
 L’existence d’autres supports (dossiers bilan, passeport…).
 L’utilisation d’un temps de restitution avec un tiers
permettant une phase d’argumentation du projet…
 …
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2- Les critères à prendre
en compte
2-4 L’usage social



La circulaire 93.13 du 19 mars 1993 précise : « Le bénéficiaire
doit pouvoir « gérer son évolution professionnelle en fonction
des contraintes et des opportunités. »
Le travail proposé doit donc « s’ancrer dans un contexte
professionnel ». Il ne s’agit donc pas de décliner tous les
savoirs et savoir-faire de la personne de manière
« décontextualisée » mais bien de l’aider à repérer ce qui est
maîtrisé et comment l’utiliser au mieux dans un parcours
d’évolution professionnelle.
Cela suppose une mise en regard entre tout ce qui est acquis,
maîtrisé et les exigences de l’activité souhaitée. Le travail à
partir de référentiels est donc souhaitable afin de travailler sur
ce qui est acquis et requis et afin de repérer les moyens de
réduire les distances identifiées (articulation avec la VAE).
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2- Les critères à prendre
en compte
2-4 L’usage social
 De réelles études de faisabilité étayées
 Un travail concret sur un plan d’action avec
différentes étapes identifiées (Quoi ? Qui ? Où ?
Comment ?).
 Un travail sur des scénarios alternatifs en cas de
difficulté pour la piste prioritaire.
 Un souci de l’après bilan (relais avec d’autres
conseillers d’autres structures…).
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2- Les critères à prendre
en compte
2-5 L’opérationnalité
 La préoccupation est de plus en plus grande, tant
du côté des financeurs que des usagers quant à
la précision et la pertinence du plan d’action.
 La recherche de l’opérationnalité doit se
retrouver à la lecture du document.
 Il s’agit donc d’éviter des intentions vagues ou
peu finalisées. On est sans doute plus dans
l’esprit d’un plan d’action stratégique étayé
prévoyant les aléas éventuels.
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3- Les modalités rédactionnelles
On cherchera à éviter :

La formulation d’un avis étayé par des
éléments imprécis ou non référés à des faits
(attention aux verbes utilisées : être, paraître,
semble sont très utilisés et souvent peu
référés

Ce qui peut être assimilé à un jugement de
valeur.

Ce qui relève de généralisations non
fondées.

Des comparatifs sans références
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Conclusion



Le souci de conformité amène à organiser le
document de synthèse autour des points clés
éclairant la stratégie envisagée.
Il a donc plus une dimension argumentative que
descriptive.
On observe un déplacement en terme de finalités
du bilan de compétences: d’abord outil de
connaissance de soi (« faire le point »), il est de
plus en plus utilisé dans une perspective d’aide à
la décision (« afin de »)
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