Plein de trucs et astuces là

Saisir des nombres au carré ou au cube
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si vous souhaitez, par exemple, taper 122, écrivez 12 puis le code : ALT + 0178
Pour le cube tapez ALT + 0179
Cacher une feuille de classeur
Si vous souhaitez cacher une feuille de votre classeur, utilisez le menu
"Format/feuille/masquer".
Pour la réafficher ensuite, utilisez le menu "Format/feuille/afficher"
Créer un lien automatique vers une autre zone de la feuille, une autre feuille, un autre classeur,
un document Word ou autre,
Tapez un texte quelconque dans une cellule (par exemple : atteindre feuil2")
sélectionnez la cellule et allez dans le menu "Insertion/lien hypertexte
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre vous pouvez :
a) dans la première partie (en haut) indiquer le fichier à atteindre (autre classeur
Excel, fichier Word, etc.),
b) dans la deuxième partie (en bas) l'emplacement dans le classeur (nom de l'onglet,
cellule ou plage nommée) ou dans le fichier choisi (un signet pour Word par
exemple).
NB : Si vous souhaitez atteindre une zone dans le classeur actif, il est inutile de
renseigner la 1ere zone de la boîte de dialogue.
Afficher des points de suite dans une cellule
Dans une liste ou une énumération, il est parfois nécessaire pour parfaire la
présentation, d'ajouter des points de suite. Par exemple :
Article 1..............
Article 2...............
etc........................
Pour obtenir ce résultat, saisissez votre texte (ou vos chiffres) puis dans Format Cellule - Nombre - Catégorie "personnalisée",
créez le format :
@*. (insère le nombre de points nécessaires à droite du texte dans la cellule).
ou bien
*.@ (insère le nombre de points nécessaires à gauche du texte dans la cellule).
le point peut être remplacé par un autre symbole de ponctuation.
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Éviter les ressaisies
Lorsque vous saisissez les 3 premières lettres d'un mot ou d'une phrase, Excel vous
propose automatiquement le terme en entier (à condition évidemment que ce terme
soit présent dans les cellules précédentes). Il faut cependant taper obligatoirement
au moins les 3 premières lettres et même d'avantage si les termes que vous avez
déjà saisis commencent de la même façon (table, tableau, tabulation, etc...)
Pour accélérer la saisie, vous pouvez demander à Excel d'afficher les termes que
vous avez déjà saisis sous la forme d'une liste déroulante. Pour cela, saisissez la
première lettre du terme à saisir et appuyez simultanément sur les touches <Alt> et
<Flèche vers le bas>. La liste apparaît, choisissez le terme qui vous intéresse et
taper sur <Entrée>.
Un autre moyen consiste à utiliser le menu contextuel (qui s'obtient en cliquant avec
le bouton droit de la souris) et choisir l'option "liste de choix".
Attention : Ces 2 possibilités ne fonctionnent que si la cellule précédente est "non
vide". Si vous voulez utiliser tout de même la liste de choix dans un tableau où vous
devez laisser des lignes vides, plutôt que de sauter une ligne lors de la saisie, tapez
un espace dans la cellule à laisser vide ! La liste de choix continuera ainsi de
fonctionner
Corriger automatiquement les fautes de frappe et d'orthographe
Excel peut corriger automatiquement les fautes de frappe et d'orthographe à
condition de spécifier auparavant un mot souvent mal tapé ou mal orthographié.
Dans le menu Outils, cliquez sur Correction automatique. La case à cocher
Correction en cours de frappe doit être activée.
Placez-vous ensuite dans la zone Remplacer et tapez un mot que vous tapez ou
orthographiez souvent de manière erronée (par exemple, anuité). Dans la zone Par,
tapez le mot correctement orthographié (par exemple, tapez annuité). Cliquez sur
Ajouter pour valider le mot.
Retrouvez les raccourcis clavier...
Retrouver les raccourcis clavier :
Avec Excel 5, utiliser l'assistant conseil ! Je ne vais pas énumérer ici tous les
raccourcis claviers. Le meilleur moyen de retrouver les raccourcis clavier et d'autres
astuces est d'utiliser l'assistant conseil (sans être obliger de le laisser en
permanence)
Avec Excel 97, il faut utiliser la bébête (c'est à dire le compagnon Office) que je
trouve moins efficace en l'occurrence que l'assistant conseil. Vous pouvez également
saisir "raccourci' dans la boite du compagnon Office (la bébête) et cliquer sur
"Rechercher"
Évident, mais encore faut il y penser et le mettre en oeuvre !
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Double clic sur le bouton "reproduire la mise en forme"
Ordinairement, lorsque l'on veut reproduire la mise en forme d'une cellule sur une
autre on procède de la façon suivante :
a) on sélectionne la cellule dont on souhaite reproduire la mise en forme,
b) on clique sur l'outil de mise en forme
(pinceau),
c) on sélectionne la cellule (ou plage de cellule) sur la quelle on désire reproduire la
mise en forme de la cellule de départ.
Ce procédé n'est utilisable que pour une seule destination à la fois. Si l'on veut
reproduire la mise en forme de la cellule de départ sur plusieurs cellules (ou plages
de cellules) distinctes, il faut recommencer l'opération à chaque fois. pour éviter cela
il suffit d'effectuer un Double clic sur le bouton "reproduire la mise en forme"
:
le bouton reste sélectionné pour permettre de copier les formats dans plusieurs
plages.
Attention : l'outil reste actif tant que l'on a pas cliqué à nouveau dessus.
Fusionner des Cellules
Pour centrer sur plusieurs colonnes sans utiliser
[fusion-cellules] ...(qui
cause bien du souci lorsqu'on veut insérer une nouvelle colonne ! ) :
il suffit de placer son texte dans la première cellule à droite de la sélection sur
laquelle on désire voir le titre centré puis:
format-cellule
..alignement
....horizontal
.....centré sur plusieurs colonnes.
Insérer l'heure ou le jour..
Insérer l'heure : CTRL : (Touche "Contrôle" + "double point" )
Insérer la date du jour : CTRL ; (Touche "Contrôle" + " point virgule" )
Incrémenter un seul nombre
Incrémenter un seul nombre: CTRL + faire glisser la poignée de recopie (Coin
inférieur droit de la sélection)
Fermer tous les fichiers en une seule fois
Maintenir la touche MAJ enfoncée tout en utilisant le menu Fichier. L'option "Fermer
tout" s'affiche à la place de la fonction "Fermer".
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Déplacer des cellules d'une feuille de calcul à une autre feuille du même classeur
Au préalable créer une nouvelle fenêtre à l'aide du menu "Fenêtre-nouvelle fenêtre
Puis, afficher les deux fenêtres à l'aide du menu "Fenêtre-Réorganiser..."
Dans une fenêtre sélectionner la feuille de calcul de départ et dans l'autre fenêtre la
feuille de calcul d'arrivée
Sélectionner les cellules à déplacer sur la feuille de départ,
Faire glisser la sélection vers l'onglet de la feuille recevant la copie en maintenant la
touche ALT enfoncée.
Changer de feuille de calcul à l'aide d'un menu contextuel
Placez vos feuilles (onglets) en ordre alphabétique pour faciliter la navigation
entre elles. En cliquant sur le bouton droit de la souris alors que le pointeur est situé
sur les flèches de navigation entre les feuilles, la liste de ces dernières vous est
offerte en menu contextuel.
Pour faire la même entrée dans plusieurs cellules
Pour faire la même entrée dans plusieurs cellules (valeur ou formule), sélectionnez la
plage, inscrivez votre entrée et cliquez "Ctrl+Retour".
Figer une formule dans la barre de formule
Sélectionner la formule dans la barre de formule, puis taper sur la touche F9. La
formule sera remplacée par son résultat.
Forcer le retour à la ligne dans une cellule
Pour forcer le retour à la ligne dans une cellule sans utiliser le menu "Format-CelluleAlignement, appuyer sur la combinaison de touches ALT+Entrée à l'endroit désiré.
Afficher correctement des fractions
Si vous saisissez dans une cellule la fraction 1/5, Excel affichera 1er mai !. pour
afficher correctement votre fraction, il faut ajouter devant votre saisie une 0 (zéro)
suivi d'un espace. Par exemple, pour saisir 1/5 et qu'excel ne le prenne pas pour une
date , il suffit de saisir 0 1/5 (1/5 s'affiche)
Ouvrir Excel avec son propre modèle
Enregistrer votre modèle (Type de fichier modèle) sous le nom "Classeur" dans le
sous répertoire Xlouvrir d'Excel ou d'Office.
(Modifier le style, le nombre de feuilles, etc. de votre modèle, afin d'obtenir un classeur par défaut tel
que vous le souhaitez)
Cumuler dans une cellule (A2) chaque valeur saisie dans une cellule (A1)
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Exemple : Je saisi le chiffre 2 dans la cellule A1, en A2 apparaît 2, puis je saisi le
chiffre 5 dans A1 en A2 apparaît 7.
Pour obtenir ce résultat :
a) utiliser le menu "Outils-Options", choisir l'onglet Calcul. Puis, cocher la case
Itération et mettre le nombre d'itérations à 1 et l'intervalle maximum à 1. Désactiver le
calcul automatique.
b) en A2, saisir la formule =A1+A2
c) Après chaque modification de A1 Faire F9 pour calculer.
(Attention, pensez à rétablir les modifications des options (Itérations et mode de calcul))
Calculer une partie de formule dans la barre de formule
Vous voulez vérifier une partie d'une formule de calcul que vous avez construit en
affichant son résultat (par exemple dans la formule :
=SOMME(A1:B2)+SOMME(C4:D12) vous voulez connaître le résultat de
"SOMME(A1:B2)").
a) Sélectionnez cette partie de la formule dans la barre de formule et appuyez sur la
touche F9. La partie sélectionnée sera remplacée par sa valeur.
b) Appuyer sur Ctrl Z (annuler) pour afficher à nouveau la formule à la place de la
valeur.
Masquer le contenu d'une cellule
Appliquer le format personnalisé ";;;" ou choisir une police de texte de même couleur
que le fond de la cellule (blanc si la cellule apparaît en blanc!).
A noter que le contenu est affiché dans la barre de formule ( pour ne pas l'afficher,
décocher l'option "Barre de formule" du menu Affichage).
Mettre un contrôle de saisie sur des cellules
(Excel 97)
Choisir la (ou les) cellule(s) sur la(les)quelle(s) vous voulez faire un contrôle.
Puis dans le menu \Données\Validation, saisissez le contrôle que vous voulez
effectuer.
(vous
pouvez également saisir un commentaire et un texte de message)
Pour conserver exactement le texte que l'on vient de saisir, sans qu'Excel prenne la liberté de
le traduire "au mieux"
Pour conserver exactement le texte que l'on vient de saisir, sans qu'Excel prenne la
liberté de le traduire "au mieux...", il suffit simplement de placer le caractère '
(apostrophe) en tête.
exemple :
- si on veut écrire 1/10 Excel traduit en 01-oct.
- si l'on maintient son désir de voir apparaître 1/10, il faut écrire '1/10 , (avec un
apostrophe comme 1er caractère) et là, Excel s'incline...
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remarque : si l'on veut utiliser des fractions, il faut taper 0 1/10 et là; on peut, en plus,
faire des calculs (précision que m'a communiquée l'internaute C. Ferlet...)
le double-clic magique sur le bouton de duplication d'une cellule
Lorsqu'apparaît la croix, plutôt que tirer laborieusement la formule vers le bas, il suffit
de double-cliquer dessus. La formule se duplique alors jusqu'à la dernière cellule, à
condition qu'il y ait des données sur la colonne de droite ou de gauche.
exemple avec un calcul d'âge (dont la formule est apparente) >>>> il suffit de doublecliquer sur la croix noire (1ère figure) pour que la formule se duplique jusqu'en B14
(2ème figure).
Dans un classeur, passer rapidement d'un onglet à l'autre
dans un classeur, passer rapidement d'un onglet à l'autre :
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+
ou
(ou Pg AR)
+
(ou Pg AV)
Pour passer rapidement d'un classeur à l'autre (lorsqu'il y en a plusieurs d'ouverts)
+
+
dans un sens
+
dans l'autre sens
Créer ses propres listes (fonctionnant comme la liste janvier, février, mars,...)
Utiliser des listes
Il existe dans Excel des listes que l'on peut utiliser de la façon suivante :
Par exemple : Ecrivez " Janvier " dans une cellule et validez
Selectionnez cette cellule
A l'aide de la poignée de recopie (en bas à droite de la cellule) tirez vers la droite (ou
vers le bas)
Dans les cellules suivantes apparaitrons : " février " puis " mars " etc.
Le même principe fonctionne avec lundi, mardi, mercredi, etc.
NB : le format du mot saisi (majuscule, minuscule, première majuscule) sera repris,
lors de la recopie, pour tous les éléments de la liste
Créer ses propres listes
Vous possédez une liste de noms que vous utilisez frequemment.Vous pouvez la
mémoriser de façon à la réutiliser ultérieurement.
a) Utilisez le menu " Outils - options " et choisissez l'onglet " Listes pers. ",
b) Dans la zone " Listes personnalisées " cliquez sur " Nouvelle liste ",
c) Dans la zone " Entrées de la liste " saisissez les éléments de votre liste en tapant
sur la touche " Entrée " après chaque élément ,
d) Quand la liste est entièrement saisie, cliquez sur le bouton " Ajouter " puis sur OK.
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Votre liste est désormais utilisable en tapant n'importe quel élément de celle-ci dans
une cellule.
Vous pourrez par la suite modifier cette liste en la sélectionnant dans la partie "
Listes personnalisées " et en agissant dans la partie " Entrées de la liste ".
Pour ajuster automatiquement l'impression à une seule page en largeur et indéfinie en hauteur.
Pour ajuster automatiquement l'impression sur 1 page en largeur, en laissant libre le
nombre de pages en hauteur (par exemple pour imprimer une longue liste
d'informations).
Fichier
Mise en Page - onglet Page
Ajuster à
1
page en largeur sur
en hauteur.
Choisir la façon d'incrémenter des séries
Dans Excel, il est possible de recopier des données en les incrémentant. Exemple :
vous écrivez "lundi" dans une cellule, vous sélectionnez la poignée de recopie (en
bas à droite de la cellule), vous cliquez-glissez vers la droite ou vers le bas avec le
bouton gauche de la souris et dans les cellules suivantes s'écrira automatiquement :
mardi, mercredi, jeudi, etc.
Cette astuce fonctionne avec les jours, les mois et toute autre série que vous aurez
créé vous même.
Vous pouvez également choisir ce que vous voulez incrémenter (valeurs, jours
ouvrés, format, etc). pour cela, au lieu d'effectuer le cliquer-glisser avec le bouton
gauche de la souris, vous utiliserez le bouton droit. De cette façon vous obtiendrez
un menu contextuel (voir ci contre).
Le menu illustré ci contre a été obtenu en voulant incrémenter une date. On voit que
l'on peut incrémenter les jours, les jours ouvrés,les mois, mais aussi le format ou la
date elle-même.
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Modifier visuellement un saut de page
Quand une feuille de calcul doit s'imprimer sur plusieurs pages, on peut choisir
l'endroit où les sauts de page vont s'effectuer. Pour cela sélectionne la ligne (ou la
colonne) où l'on souhaite insérer le saut de page et on utilise le menu Insertion-Saut
de page (Même opération pour supprimer le saut de page, le menu aura changé en
Insertion-supprimer le saut de page).
Il est possible de visualiser ces sauts de page. Pour cela, utiliser le menu Affichageaperçu des sauts de page. Dans cet écran, qui visualise également la découpe
des pages, il sera alors possible de déplacer ces sauts de page (matérialisés par
une ligne bleue) en les faisant glisser à l'aide de la souris.