Télécharger le dossier d`admission

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BON DE COMMANDE / DEMANDE D’ADMISSION
identité de l’exposant *
Société : ...............................................................................................................................................................................................................
Adresse : ..............................................................................................................................................................................................................
Code postal : . ..........................
Ville : . ................................................................ Téléphone : ........................................................ Fax : ...................................................... E-mail : . .................................................................................................................. Pays : . ......................................................
GSM : . ......................................................
N° TVA : ........................................................................
CHARGÉ DU DOSSIER COMMERCIAL / opérationnel*
Nom & Prénom : ................................................................................................................................................................................................
Téléphone : ........................................................ Fax : ...................................................... GSM : . ......................................................
E-mail : . ................................................................................................................................................................................................................
adresse de facturation*
Identique à « l’identité de l’exposant »
Société : ...............................................................................................................................................................................................................
Adresse : ..............................................................................................................................................................................................................
Code postal : . ..........................
Ville : . ................................................................ Téléphone : ........................................................ Fax : ...................................................... E-mail : . .................................................................................................................. Pays : . ......................................................
GSM : . ......................................................
N° TVA : ........................................................................
* L’enregistrement de ces données par EUROPEAN AND BELGIAN PUBLIC PROCUREMENT SPRL (EBP), Avenue Bourgmestre Etienne Demunter, 3 (Boite 6 – B), 1090 Bruxelles, est effectué dans un but exclusivement commercial
et administratif. Conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel, vous disposez à tout moment d’un droit d’accès et de rectification
de ces données ainsi que du droit de vous opposer au traitement de ces données à des fins de marketing direct.
INFORMATION & ORGANISATION
EBP - Av. Bourg. E. Demunter 3 - Bte 6 - 1090 Bruxelles
Tél. : +32 (0) 2 894 29 29 — Fax : +32 (0)2 706 23 89 — [email protected]
TVA BE-0451.979.022 — RPM Bruxelles — KBC - BE74 4218 1169 8107
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DESCRIPTIF DE VOTRE ACTIVITÉ
Ces informations sont obligatoires et seront reprises dans le catalogue du salon.
Nom commercial : .............................................................................................................................................................................................
Adresse : ..............................................................................................................................................................................................................
Code postal : . ................................ Ville : . ................................................... Téléphone : ........................................................ Pays : ...........................................................................
Fax : ...................................................... GSM : . ......................................................
E-mail : . .................................................................................................................. Personne de contact (informations pour les visiteurs)
Nom : ................................................................................................... Prénom : .........................................................................................
Fonction : ..............................................................................................................................................................................................................
Téléphone : ........................................................ GSM : . ..................................................
E-mail : . ..................................................................................................................
Votre secteur d’activité :
Aménagement urbain
Environnement - énergie
Bâtiment - travaux publics - voiries
Informatique - télécommunications
Développement économique
Institutionnel - finances - services
Communication
Prévention - sécurité - sports - loisirs
Enfance - santé - social
Transports - véhicules
Descriptif de votre activité — 650 caractères maximums :
REMARQUES
INFORMATION & ORGANISATION
EBP - Av. Bourg. E. Demunter 3 - Bte 6 - 1090 Bruxelles
Tél. : +32 (0) 2 894 29 29 — Fax : +32 (0)2 706 23 89 — [email protected]
TVA BE-0451.979.022 — RPM Bruxelles — KBC - BE74 4218 1169 8107
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STANDS
TARIFS (hrs TVA)
DROITS D’INSCRIPTION (1)
Assurance — badges exposants — frais de dossier et de réception — mention sur le site Internet
et sur le catalogue officiel — 40 flyers promotionnels
400 €
Stands équipés Cloisons — tapis — mobilier de base (2) — éclairage — enseigne
12 m2
3 950 €
18 m2
5 750 €
24 m2
6 950 €
13 950 €
48 m
2
SURFACE NUE À partir de 48 m2
200 €/m2
Nombre de m2 souhaités : 0 €
Sous-total :
KIT SALON
Vous n’avez pas de matériel promotionnel ? Nous avons plusieurs solutions « clé en main », pour habiller
votre stand à l’image de votre société. Les tarifs comprennent la création, la réalisation et l’impression.
nous consulter
PACKAGE LOGO / BRANDING
Mise en avant de votre logo en couleur présent dans la liste des exposants sur le site Internet,
sur le plan de visite (format papier) et dans le catalogue officiel
950 €
MEDIA
publishing MEDIA Votre publicité présente dans le catalogue officiel remis aux visiteurs (5000 ex),
aux abonnés La Chronique et Bouwkroniek - Format 215x297mm / Tête-Bêche FR-NL / 25 000 exemplaires
25% de réduction appliqué pour une double publication FR et NL
Unilingue FR ou NL
Bilingue FR et NL
N&B
N&B
Quadri
Quadri
Pleine page intérieure - 215 (L) x 297 (h) mm
1 826 €
3 220 €
2 739 €
4 830 €
Demi page intérieure - 215 (L) x 148 (h) mm
853 €
1826 €
1279 €
2 739 €
Tiers de page intérieure - 215 (L) x 99 (h) mm
609 €
1218 €
913 €
1827 €
Quart de page intérieure - 105 (L) x 148 (h) mm
438 €
956 €
657 €
1434 €
Publi-rédactionnel / reportage / présentation de votre société ou de vos produits
nous consulter
talking MEDIA
950 €
Turbo Talks (30 min. pour convaincre)
Website
Votre bannière publicitaire (5 bannières maximum visibles en alternance sur le site internet
de l’évènement à compter de la réception des éléments techniques jusqu’à la fin du salon)
950 €
Screening media Diffusion sur écran de votre logo
Écran extérieur (entrée du salon)
1 450 €
Écran intérieur (3 points stratégiques du salon)
1 550 €
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SPONSORING
GoodIE BagS Chaque visiteur du salon reçoit ce sac à son arrivée qui contient le catalogue du
salon, le plan des exposants et des goodies.
3 950 €
Fournissez le sac à l’image/couleurs de votre société + logo Publica (min. 5 000 pièces) (3)
Votre goodie (petit objet publicitaire, flyers…) ajouté dans le sac visiteur (min. 5 000 pièces) (4)
1 250 €
Badging
1 750 €
Votre logo apposé sur tous types de badges. (3 logos maximum)
Cordon
1550 €
Cordon fourni par vos soins avec votre logo (min. 5 000 pièces) (4)
Tenues Hôtesses
1 550 €
Votre logo imprimé sur les tenues des hôtesses. (3 logos maximum)
WIFI hotspot
3 550 €
Votre logo/message apparaît sur l’écran de connexion Wi-Fi public
PARTENARIAT
Package Partenariat - Optez pour la visibilité maximum :
• 1 emplacement nu de 36m2
• 15 tickets restaurant VIP (valable pour les 2 jours)
• 15 badges exposants
• 30 invitations (visiteurs secteur privé)
• Package logo
• 1 pleine page publicitaire dans le catalogue officiel
• 1 Turbotalk d’une heure
• Aperçu des préregistrations des visiteurs
• Votre logo sur le site web dans la bannière partenaires
• Votre logo sur toutes les campagnes d’emailing dans l’encart «partenaire»
• Votre logo diffusé sur les différents écrans du salon
• 1 emailing personnalisé envoyé sur la base de données des visiteurs
35 000 €
CATERING VIP
50 €
Pass pour accès à l’espace VIP restauration (tarif pour une journée / personne)
Nombre de pass souhaités : Sous-total pass :
0 €
ENTRÉES
45 €
Pré-commandez des entrées pour vos invités (visiteurs secteur privé)
Nombre de places souhaitées :
Sous-total places :
TOTAL
0 €
€
(1) Obligatoire pour toute souscription. (2) Mobilier de base : 3 chaises hautes, 1 table haute, 1 comptoir et 1 présentatoire (pour flyers/documents). (3) Validation au préalable par l’organisation et le service de communication de Publica. (3) Demandez le cahier des charges des goodies (poids, dimensions…).
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CONDITIONS GÉNÉRALES DES VENTES – PUBLICA
1.ORGANISATION
La participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de
l’Exposant aucun droit à un emplacement déterminé.
Organisateur : EUROPEAN AND BELGIAN PUBLIC PROCUREMENT,
en abrégé EBP, SPRL dont le siège social est établi à 1090 Bruxelles,
– Avenue Burgemestre Etienne Demunter, 3 (Boite 6 – B), numéro
d’entreprise 0451.979.022, RPM Bruxelles (ci-après « EBP/PUBLICA »
ou « l’Organisateur ») ;
6. TENUE DES STANDS
L’Organisateur de la manifestation se réserve le droit d’exclure de la
manifestation avant, pendant sa tenue et éventuellement pour les
manifestations à venir tout Exposant dont la conduite est offensive ou
ne correspond pas à l’image et/ou les valeurs du Salon.
2. LIEU ET DATES DE LA MANIFESTATION
Cette exclusion n’entraîne aucune modification aux présentes conditions
générales. Les Exposants et les Organismes Hébergé s’engagent à
respecter les règles habituelles de bienséance.
La manifestation (ci-après : le « Salon ») se tiendra au Parc « Tour &
Taxis »- Avenue du Port 86 C à 1000 Bruxelles les 2 et 3 juin 2016.
Afin de respecter la visibilité des stands voisins, toute construction en
bordure d’allée ne devra pas excéder 40 % du linéaire par façade de
stand.
3. HEURES D’OUVERTURE AU PUBLIC
Le 2 juin 2016 : 10h à 18h et le 3 juin 2016 : 10h à 18h. Ces horaires
pourront être modifiés par l’Organisateur sans que cette modification
ouvre droit à annulation et remboursement aux participants à la manifestation (ci-après : les Exposants).
L’Organisateur se réserve le droit de faire modifier la construction et/
ou l’agencement d’un stand.
4. INSCRIPTIONS
• Toute personne désignée par l’Exposant pour tenir son stand doit
impérativement porter un badge Exposant.
• Les Exposants s’engagent à n’installer aucun objet, de quelque nature
que ce soit ou effectuer une distribution ou démonstration, hors de
leur stand.
La demande d’admission doit être adressée :
• par email à [email protected];
7. PRIX DE LOCATION DES STANDS
•o
u par poste à EBP/PUBLICA Avenue Etienne Demunter, 3 boite 6
B-1090 Bruxelles.
(droits d’inscription et assurance de rigueur inclus, voir conditions
tarifaires au verso).
Seules les demandes entièrement remplies, dûment signées et accompagnées des règlements prévus à l’article 8 pourront être prises en
considération, dans la limite des espaces disponibles. La réservation
d’un stand ou de prestations associées impliquent l’acceptation sans
réserve des présentes conditions générales nonobstant toutes autres
conditions portées sur les documents de l’Exposant. Les Exposants
s’engagent à respecter les présentes conditions de vente du Salon,
et d’une manière générale tous règlements et normes applicables aux
lieux occupés.
À ces frais s’ajouteront :
•L
e montant de la prime d’assurance complémentaire souscrite
éventuellement par l’Exposant (article 16).
•L
a T.V.A
8. CONDITIONS DE RÈGLEMENT
Seule la réception du bon de commande dûment complété et signé avec
le cachet de votre entreprise et accompagné du règlement en euros (€)
T.T.C. constituera la réservation du stand.
5. ADMISSION – ATTRIBUTION DES STANDS
L’Exposant doit au moment de la signature de la demande d’admission
déclarer la ou les sociétés et/ou institutions qu’il héberge ou qui y sont
représentées (les Organismes Hébergés). Outre son droit d’inscription,
un droit d’inscription supplémentaire lui sera facturé pour chacune
d’elles. Seules les firmes ainsi déclarées auront le droit d’apparaître
sur les stands. Le nombre de Organismes Hébergés est limité à une par
tranche de 12 m2.
Faute d’avoir effectué la totalité des versements, il ne pourra être fait
droit à la réservation de l’Exposant.
Tout incident, retard de paiement ou toute somme restant due entraîne
de plein droit l’interdiction de participer au Salon et à tout autre évènement sans mise en demeure préalable de l’Organisateur et jusqu’à
parfait paiement.
En outre, l’Organisateur se réserve le droit de subordonner l’exécution
de toute prestation ou commande à la prise de garanties ou au complet
paiement préalable, notamment en cas de détérioration de la solvabilité de l’Exposant.
L’Organisateur se réserve le droit de ne pas admettre l’Exposant et/
ou toute Organisme Hébergé à exposer. Dans une telle hypothèse, les
sommes versées liées à la partie non admise seront remboursées.
L’Organisateur se réserve le droit de faire fermer tout stand dont
l’Exposant n’aurait pas respecté les présentes conditions générales ou
qui assurerait la diffusion groupée de documents commerciaux de tiers
non-exposants, sans que les sommes versées ne soient remboursées.
9. ANNULATION
En cas de désistement du fait de l’Exposant, l’intégralité des sommes
figurant sur le bon de commande sera due à l’Organisateur ce, même en
cas de relocation de l’emplacement à un autre Exposant.
En outre, l’Organisateur se réserve la possibilité de modifier les
implantations dans l’intérêt général du Salon.
S’il devenait impossible, postérieurement à l’inscription, de disposer
des locaux nécessaires, dans le cas également où le feu, l’eau, la guerre,
une calamité publique, un cas de force majeure, une interdiction des
pouvoirs publics ou toute autre cause du fait d’un tiers rendraient
impossible l’exécution de tout ce qui doit être fait pour la manifestation,
l’Organisateur pourrait annuler à n’importe quel moment les demandes
d’emplacements et de prestations enregistrées, en avisant par écrit
les Exposants qui ne pourront alors prétendre à aucune compensation,
indemnité, remboursement d’aucune sorte, quelle que soit la raison
d’une telle annulation. Les sommes restant disponibles, après le
paiement de toutes dépenses engagées, seront réparties entre les
Exposants au prorata des sommes versées par eux, sans qu’ils puissent,
de convention expresse, exercer un recours, à quelque titre et pour
quelque cause que ce soit contre l’Organisateur.
10. FOURNITURES COMPRISES DANS LE PRIX DE LOCATION
Cf. Descriptif sur le Bon de commande.
11. FOURNITURES NON COMPRISES DANS LE PRIX DE
LA LOCATION
Transports – assurance en cours de transport et d’installation
– manutention – déballage et emballage – décoration des stands –
enlèvement et stockage des emballages vides (aucun entreposage
d’emballages vides n’est autorisé dans les bâtiments) – location de
mobilier, de fleurs – installation et répartition des fluides sur le stand.
5/6
L’Organisateur ne sera pas responsable des préjudices indirects, quels
qu’ils soient. Sont notamment considérés comme des préjudices indirects
tout préjudice commercial, perte de données ou de fichiers, perte
de chiffres d’affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d’une
chance, trouble de jouissance du fait d’un autre Exposant, atteinte à
l’image de marque, en relation ou provenant de la mise à disposition
du Stand, même si l’Organisateur a été averti de l’éventualité de la
survenance d’une telle perte ou d’un tel dommage.
12. INSTALLATION – ÉVACUATION DES STANDS MONTAGE/
DÉMONTAGE
Les heures exactes de montage et de démontage seront communiquées
ultérieurement à l’Exposant.
L’Organisateur n’est en aucun cas responsable des objets demeurés sur
les stands. En outre, l’Exposant s’engage à régler sans délai les frais
d’évacuation consécutifs à son éventuelle défaillance qui auraient été
engagés de ce fait par l’Organisateur.
15. PROMOTION DE LA MANIFESTATION
L’Organisateur met en place la promotion du salon et définit la manière
optimale de communiquer pour obtenir la meilleure fréquentation
pendant le Salon. Cette communication peut comprendre un catalogue
comprenant des informations demandées par l’Organisateur aux
Exposants. Les logos et textes fournis le sont sous la seule responsabilité
des Exposants. Ils devront être transmis dans le respect des contraintes
de taille et de délai définies par l’Organisateur. Les logos et textes
reçus hors délai ne pourront être pris en compte par l’Organisateur.
13. DÉGRADATIONS
Les Exposants sont responsables pour eux-mêmes et pour les entreprises/
personnes travaillant pour leur compte de tous les dégâts occasionnés
au bâtiment lors du transport, de l’installation, du fonctionnement ou
de l’enlèvement de leur matériel.
14. ASSURANCE - RESPONSABILITÉ
En s’inscrivant à l’un des salons de l’Organisateur, les Exposants
consentent aux prises de vues réalisées par l’Organisateur (ou un
tiers désigné par l’Organisateur) sur le salon auquel ils participent.
Ils autorisent expressément l’Organisateur à reproduire et représenter
en tout ou en partie ces prises de vues sur les documents commerciaux,
les publications et les sites internet édités par l’Organisateur en vue
de la promotion du Salon et ce pour le monde entier et pour une durée
de 5 ans à compter de la date du salon concerné.
14.1 Assurance
L’Organisateur a souscrit dans le cadre de son activité une assurance
responsabilité civile.
Les Exposants devront avoir souscrit une police d’assurance
garantissant leur responsabilité civile en qualité de participant ainsi
que celle de leurs préposés. Ils devront transmettre une attestation
à EBP au 1 mois avant le début du Salon, à défaut, ce sera considéré comme une annulation du fait de l’Exposant facturé selon les
conditions de l’article 9.
16. PUBLICITÉ
Par ailleurs, l’Exposant s’engage à souscrire une police d’assurance
couvrant les dommages pouvant être occasionnés aux biens lui
appartenant dans le cadre du Salon.
Toutes distributions de documents, prospectus, circulaires, revues, etc.
et toutes réalisations d’enquêtes, films ou photographies à l’intérieur
et aux abords immédiats du Salon sont soumises à l’autorisation
préalable et écrite de l’Organisateur. Aucune utilisation ou reproduction
de la marque et/ou du logo du Salon ne pourra être réalisée, quel qu’en
soit le support, sans l’accord préalable et écrit de l’Organisateur.
L’Organisateur ne peut être tenu pour responsable :
• des vols ou dommages concernant les vêtements ou objets personnels
des Exposants ou des visiteurs, même s’ils sont remis au vestiaire,
•d
es préjudices ou accidents incombant au loueur des lieux utilisés,
•d
es litiges pouvant survenir entre les Exposants et les visiteurs.
17. DOUANES
14.2 Responsabilité
Le Salon étant constitué en entrepôt privé banal des douanes, tous les
matériels en provenance de l’étranger bénéficient automatiquement du
régime d’admission temporaire.
En cas de litige entre deux Exposants, tous deux doivent, dans la mesure
du possible, régler ce conflit en bon père de famille. L’Organisateur doit
être tenu informé du conflit, mais n’a aucune obligation d’agir comme
médiateur ou arbitre. Son rôle est de vérifier que les dispositions
contractuelles qui le lient avec les Exposants concernés sont respectées.
Si l’un d’entre eux décide de faire intervenir une autorité, il a le devoir
de prévenir l’Organisateur, afin de préserver au mieux l’image du Salon.
L’Exposant doit aviser son transporteur ou transitaire des formalités à
réaliser si nécessaire, l’Organisateur ne pouvant voir sa responsabilité
engagée à ce titre.
18. LITIGES
Les présentes conditions générales de vente sont soumises à la loi
belge. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l’Organisateur
sont seuls compétents, le texte du présent règlement faisant foi. Toute
réclamation de la part d’un Exposant doit, sous peine de déchéance,
être effectuée dans un délai de 15 jours suivant la clôture du Salon.
La location d’un Stand n’est pas un Contrat de dépôt. En cas de vol sur
un Stand, l’Exposant ne peut se retourner contre l’Organisateur.
Si la responsabilité de l’Organisateur venait à être reconnue pour
quelque raison que ce soit, les dommages et intérêts et toutes réparations
dues par l’Organisateur à l’Exposant, toutes causes confondues, ne
pourront excéder le montant total hors taxes des sommes payées par
l’Exposant au titre du Contrat.
SIGNATURE & CACHET
Le signataire reconnait avoir pris connaissance des conditions générales de vente Publica et les accepte sans réserve.
Le ............. /............. / 2015
À : ..................................................... 6/6
Nom du signataire : ..............................................................