guide de participation à une vidéoconférence

GUIDE DE PARTICIPATION À UNE
VIDÉOCONFÉRENCE
Version originale réalisée par Marie-Paule Dessaint, pour le Service de soutien à l’enseignement
de l’Université de Sherbrooke
http://www.usherbrooke.ca/stic/visioconferences/
Guide adapté pour les enseignants et étudiants de la Faculté des Sciences du Sport et de l’EP
(FSSEP), Université Lille 2 par le responsable du service TICE de la FSSEP
Diffusé le 18/06/2007
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Sommaire
Introduction .................................................................................................................................................................... 3
1.
Qu’est-ce que la vidéoconférence changera pour vous ? ...................................................................................... 4
2.
Attitudes à développer ou à renforcer ................................................................................................................... 5
3.
Comment faire une intervention ........................................................................................................................... 5
4.
N’ayez pas peur de vous exprimer........................................................................................................................ 6
5.
Vous devez faire un exposé .................................................................................................................................. 6
6.
A propos des aides visuelles ................................................................................................................................. 7
7.
Principales règles d’élaboration des aides visuelles adaptées à la vidéoconférence ............................................. 9
8.
Exemple de mise en page d’une aide visuelle adaptée à la vidéoconférence ..................................................... 11
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GUIDE DE PARTICIPATION À UNE VIDÉOCONFÉRENCE
Introduction
Ce guide de la vidéoconférence s’adresse aux enseignants/chercheurs et aux étudiants
désirant utiliser la vidéoconférence. Il a été réalisé par Marie-Paule Dessaint, pour le Service de
soutien à l’enseignement de l’Université de Sherbrooke et adapté par le responsable du service
TICE de la Faculté des Sciences du sport et de l’EP (Université Lille 2).
Vous y trouverez des conseils pratiques et techniques pour profiter de cette nouvelle façon
de communiquer et d’enseigner. Cet outil est à votre disposition, pour l’organisation de
séminaire, congrès, cours. Vous y trouverez des conseils d’utilisation, de comportement et de
présentation afin de vous comportez comme un cours ou une réunion ordinaire.
Cependant, la maîtrise de cet outil passe par l’acquisition de notions et habilités de base
afin de l’optimiser. Si vous êtes attentif à ce qui se dit ou s’écrit actuellement dans les médias,
vous constaterez que les technologies de l’information et des communications, les TIC, font de
plus en plus partie intégrante de notre vie quotidienne, à la maison, dans nos loisirs et surtout au
travail, quelle que soit notre spécialité.
De nos jours, personne ne peut penser devenir un professionnel efficace et « performant »
sans être en mesure de maîtriser les TIC.
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1. Qu’est-ce que la vidéoconférence changera pour vous ?
Si vous prenez le temps de vous familiariser avec les équipements de la salle de
vidéoconférences et si vous abordez chacune des rencontres dans un esprit positif et curieux, cela
ne changera rien pour vous par rapport à la formation en salle de classe excepté, bien sûr, les
avantages énumérés ci-dessus.
Par contre, il faut retenir que la vidéoconférence est un média et que, comme tout média,
elle a ses propres caractéristiques et ses limites dont il faut tenir compte.
Si vous voulez comprendre rapidement quels changements ou améliorations vous devriez
apporter à votre façon de vous présenter et de communiquer par vidéoconférence, prenez le temps
d’observer les présentateurs à la télévision. Observez leurs mouvements, leurs vêtements, le débit
de leur discours et leur attitude face à un auditoire fictif. Voyez aussi combien leurs gestes sont
posés.
Sachez que la vidéoconférence amplifie quelque peu les ‘’défauts’’ de communication et de
présentation. La qualité du son et de l’image est en effet moins bonne qu’à la télévision. Par
contre, si vous voulez montrer une image favorable de vous en vidéoconférence et profiter au
maximum des périodes d’interaction entre les différents sites (endroits) de vidéoconférences,
portez une attention toute particulière à ces quelques détails.
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Portez plutôt des vêtements de couleur pastel.
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Évitez les rayures, les carreaux, les pois et les grosses fleurs (les gros imprimés).
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Ne portez pas de rouge (vous auriez les yeux rouges), pas tout en noir (vous passeriez
inaperçu), pas de blanc (vous auriez l’air en mauvaise santé), et pas de couleurs
fluorescentes.
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Évitez les bijoux qui risquent de cogner sur votre pupitre ou sur le micro.
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Si vous donnez un exposé devant le groupe, évitez de vous déplacer rapidement car la
caméra aura des difficultés à vous suivre. Le groupe éloigné ne verra que des mouvements
très flous.
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2. Attitudes à développer ou à renforcer
Si vous voulez participer pleinement à une activité pédagogique offerte par vidéoconférence,
vous pourrez développer ou renforcer certaines habitudes et attitudes.
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Faites preuve de patience et de tolérance, particulièrement durant les premières rencontres
alors que tout le monde n’est pas encore tout à fait à l’aise avec les équipements.
Souvenez-vous que cela prend au moins deux rencontres avant d’oublier (ou presque) les
micros et les caméras et de se sentir à l’aise pour faire une intervention. Votre professeur
aura également besoin d’une période d’adaptation. Facilitez-lui la tâche plutôt que de
vous attarder aux petits détails qui ne sont pas parfaits.
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Prenez des initiatives, soyez autonome, surtout si vous n’avez pas de professeur dans
votre salle. Prenez-vous en main en tant que groupe, acceptez de travailler en équipe et
soyez très ‘’discipliné’’ pour ne pas perturber la dynamique de la rencontre. Par
discipliné, nous entendons, notamment d’éviter les conversations personnelles ou les
déplacements dans la salle pendant que quelqu’un parle au site éloigné.
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Soyez ponctuel à chaque rencontre, car vous pourriez perturber tout le déroulement de la
séance.
3. Comment faire une intervention
Les salles de vidéoconférences de la Faculté des Sciences du Sport et de l’Education
Physique (Université Lille 2) sont équipées de microphones. Dès que vous parlez, les micros
captent le son et les gens vous entendront au site éloigné. Toutefois, vous devrez lever la main
avant de parler. Ceci pour donner le temps à la personne qui opère la caméra de projeter votre
image.
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Avant de prendre la parole, nous vous conseillons de vous identifier, surtout lors des
premières rencontres. Voici un exemple : ‘’Ici Michael, à Lille, je voudrais demander à Jean, de
Nice, s’il a reçu mon travail de session’’.
Puisque la résolution de l’image n’est pas parfaite, faites l’effort de vous identifier, même
si cela ne vous semble pas tout à fait naturel et un peu long. Cela contribuera à créer un sentiment
d’appartenance propice à l’apprentissage.
4. N’ayez pas peur de vous exprimer
Suivre un cours par vidéoconférence exigera de vous plus de discipline, d’attention, de
participation et de motivation. En fait, vous y trouverez tout ce que vous y aurez apporté. Le
cours sera ‘’bon’’ si vous êtes ‘’bon’’. Le cours sera dynamique si vous participez et si vous vous
engagez pleinement.
Si vous faites partie du groupe qui suit la formation alors que le professeur se trouve au
site éloigné, indiquez-lui immédiatement tout problème technique dont il ne pourrait pas être
conscient. Par exemple, ne craignez pas de lui mentionner si vous ne le voyez pas bien, si vous ne
l’entendez pas bien ou si vous ne voyez pas bien les aides visuelles qu’il vous transmet. (Vous
pourriez nommer une personne responsable à chaque rencontre.)
Si vous êtes dans la salle où se trouve le professeur, n’hésitez pas à lui offrir votre aide
comme vous le feriez en salle de classe. Vous pourriez profiter de l’occasion pour apprendre à
manipuler certains des équipements.
5. Vous devez faire un exposé
C’est à votre tour de faire un exposé ou de présenter le travail qu’a réalisé votre équipe. Voici
quelques conseils.
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Préparez-vous à l’avance. Surtout si vous décidez d’utiliser le tableau interactif.
N’hésitez pas à demander l’aide d’un technicien ou de votre professeur et, pendant votre
présentation, l’aide d’un de vos collègues étudiants.
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Prenez le temps de vous observer à l’écran, en plan éloigné et en plan rapproché afin
d’avoir une idée de l’image que vous projetez. Vous pouvez demander qu’on vous
enregistre durant votre présentation. Vous pourrez par la suite prendre le temps
d’analyser, seul, votre présentation et apporter, si nécessaire, les correctifs qui s’imposent.
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Lors de votre présentation, évitez les déplacements rapides et les gestes brusques.
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Respirez et articulez bien, soignez votre diction. Ne baissez pas les yeux sur vos notes.
Utilisez plutôt des fiches.
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Évitez de parler plus de dix minutes à la fois car votre auditoire se fatiguera rapidement et
ne vous écoutera plus. Pensez à vos propres réactions lorsqu’un cours dure trop
longtemps.
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Faites participer votre auditoire en l’invitant à prendre la parole et en lui posant des
questions. Attendez quelques secondes (15 environ) après avoir posé une question afin de
laisser le temps à votre auditoire de réagir et de penser.
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N’oubliez pas le site éloigné.
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Utilisez abondamment des aides visuelles mais assurez-vous qu’elles soient toutes utiles
et visibles. Dans la mesure du possible, préférez une présentation PowerPoint car cela
augmente considérablement la qualité (la définition) des textes et des images que vous
transmettrez au site éloigné.
6. A propos des aides visuelles
Vous savez peut-être déjà comment faire des présentations PowerPoint.
Vous avez alors remarqué que le format des documents que vous avez préparés est le
même que celui d’un écran d’ordinateur ou d’un moniteur de télévision, soit quatre proportions
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pour la largeur et trois pour la hauteur. Il faut donc absolument adopter ce nouveau format (4 sur
3) lorsque vous préparez des aides visuelles pour la vidéoconférence, quelle qu’elles soient.
Nous sommes loin du format des transparents que vous étiez habitué de voir
(rétroprojecteur). Dorénavant, vous ne pourrez plus préparer des pages très denses ni utiliser
n’importe quelle police de caractères et mélanger n’importe quelle couleur.
Une présentation qui vous paraîtra réussie sur votre écran d’ordinateur ne donnera pas
forcément le même résultat une fois transmis au site éloigné ou via un vidéoprojecteur en amphi.
Pour être transmise, l’image que vous envoyez doit en effet être comprimée par le système
de vidéoconférence, puis décomprimée une fois arrivée à destination.
Conseils suivants :
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Chaque aide visuelle ne doit pas comporter plus de 7 lignes de texte
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La police de caractères utilisée doit être d’au moins 32 points (44 points pour le titre)
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Ne pas encadrer les pages
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Eviter les textes en lettres majuscules, excepté pour les titres et ne pas souligner de mots
ou de groupes de mots car cela réduit la lisibilité
ƒ
Chaque page doit comporter un seul titre et ne présenter qu’un seul thème
ƒ
La présentation des pages doit être uniforme, d’une page à l’autre
ƒ
Privilégier la simplicité et la sobriété. Avec PowerPoint, éviter les transitions avec effets
sonores.
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Utiliser les animations de façon modérée. Préférer des animations sobres, sauf pour attirer
l’attention.
ƒ
L’utilisation des couleurs doit être sobre. Éviter par exemple, d’associer deux couleurs
très brillantes
ƒ
Préférer les fonds unis et éviter les dégradés de couleurs
Lorsque vous faites des présentations, ne vous placez pas devant l’écran et ne pointez pas les
détails du bout du doigt. Adoptez un rythme suffisamment lent et énergique à la fois et ne laissez
pas vos aides visuelles affichées lorsque vous ne les utilisez plus.
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7. Principales règles d’élaboration des aides visuelles adaptées à la
vidéoconférence
Format
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Comme celui d’un écran de télévision ou d’ordinateur
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4 proportions pour la largeur, 3 pour la hauteur
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Ne pas couvrir toute la page (texte, graphiques, etc.)
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Ne pas encadrer la page
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Tenir compte que la transmission des aides visuelles affecte leur qualité : couleur,
définition, lisibilité…
Composition et disposition
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Un titre ou un sous-titre par page
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Un seul thème par page
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Uniformité entre chacune des pages
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Présentation la plus simple possible pour éviter la confusion
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Disposition harmonieuse et texte aéré
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Pour des textes plus longs : diviser en paragraphes courts ou envoyer par courrier ou
télécopieur au site éloigné
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Placer l’information la plus importante dans le coin supérieur gauche
Nombre de mots et polices de caractères utilisés
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Maximum 7 lignes par page et 7 mots par ligne (idéal : 5 mots, 5 lignes)
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Police de caractères simple et lisible. Pas plus de trois styles de polices de caractères par
page (pas « d’arbres de Noël »)
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Préférer une police sans-sérif (bâton) pour le titre (ex. Arial, Tahoma)
ƒ
Préférer une police sérif pour le sous-titre et le texte (surtout pour des textes longs, ex.
Times New Roman)
ƒ
Au moins 26 points (idéal : 32 points)
ƒ
Éviter les textes en lettres majuscules, excepté pour les titres
ƒ
Éviter de souligner
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ƒ
Justifier le texte à gauche seulement
ƒ
Pas de coupure de mots en bout de ligne
Graphiques et illustrations
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Simples, épurés, précis et UTILES
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Portent un titre ou un sous-titre
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Adaptés à la forme de l’écran (ex. 72 ppi à 100%))
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Contrastés pour susciter l’attention
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Ne pas placer de texte aux extrémités (ex. : la légende)
Luminance des couleurs
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Élevée : blanc, jaune, cyan
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Moyenne : vert, magenta
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Faible : rouge, bleu, noir
Couleurs
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Ne pas en abuser : elles attirent l’attention mais peuvent aussi nuire à la lecture, distraire
et créer de la confusion
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Elles doivent signifier quelque chose de particulier ou mettre en évidence la même chose
d’une page à l’autre
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Contrastez les éléments en superposition
ƒ
Éviter d’utiliser deux couleurs très « brillantes » en même temps
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Autres recommandations
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Ne pas se placer devant l’écran et ne pas pointer les détails du doigt
ƒ
Afficher les aides visuelles suffisamment longtemps mais les enlever dès qu’elles ne sont
plus utiles
ƒ
Donner une copie papier des aides visuelles aux participants
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Adopter un rythme et un débit suffisamment lents et commenter chaque aide visuelle
ƒ
Utiliser trois fois plus d’aides visuelles que dans une salle de classe traditionnelle (une
dizaine par heure) mais éviter de pécher par excès…
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Avec PowerPoint, opter pour un fond uni et éviter les dégradés, les animations et les
effets spéciaux lors des transitions
8. Exemple de mise en page d’une aide visuelle adaptée à la vidéoconférence
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Format d’un écran de télévision ou d’ordinateur : rapport 3 x 4 largeur : 4 unités, hauteur :
3 unités
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Pas de texte aux extrémités du cadre (ne pas encadrer)*
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Justifier le texte à gauche seulement
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Pas de coupures de mots en bout de ligne
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Identification dans le coin supérieur droit de la page du manuel d’apprentissage où se
trouve la copie du transparent.
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Un titre ou un sous-titre par transparent
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Texte aéré : maximum : 7 lignes Idéal : 5 lignes
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Caractères : minimum : 26 points Idéal : 32 points
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Préférer une police sans-sérif (bâton) pour le titre (ex. Arial, Tahoma)
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Préférer une police sérif pour le sous-titre et le texte (surtout pour des textes longs, ex.
Times New Roman)
* Il ne faut pas encadrer le texte et les illustrations d’une aide visuelle. Ici, le cadre sert
uniquement à montrer le format ainsi que les proportions d’une aide visuelle et l’espace où il faut
écrire.
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Important
Pour une visioconférence : Il est recommandé de réaliser un test avec le site distant avant le
cours ou la réunion. Ce test permettra de définir le meilleur type de connexion (IP ‘’Internet
Protocol’’ ou RNIS ‘’Réseau Numérique à Intégration de Services’’). Il est aussi recommandé,
par mesure de sécurité, d’envoyer quelques jours avant, la présentation au site distant.
Il est impératif que pour le bon fonctionnement (technique et horaire) d’une
visioconférence, nous devons être informés 24h à l’avance des coordonnées du responsables du
site distant. Le non-respect de ces deux principes ne nous permettra pas de vous assurer du bon
déroulement de votre visioconférence.
Pour une présentation de Power point en amphi ou en salle :
•
Plusieurs jours ou semaines à l’avance, réserver un projecteur au service de l’audiovisuel
de votre institution ou auprès des responsables du congrès
•
Prévoir une copie de la présentation sur clé USB ou/et sur cédérom
•
Effectuer une révision linguistique
•
Envisager une impression de la présentation pour distribution à l’auditoire
•
Effectuer une pratique dans le mode diaporama
•
La journée précédant la présentation, effectuer des tests avec le projecteur et parcourir la
présentation.
SERVICE DES TECHNOLOGIES DE
L’INFORMATION ET DES COMMUNICATIONS
Michael Bisiaux
Responsable du service TICE
FSSEP – Université Lille 2
Université de Sherbrooke 3001, 12E Avenue
Nord Sherbrooke (Québec) J1H 5N4
09 rue de l’Université
59790, Ronchin, France
TÉLÉPHONE : (819) 564-5218
Tel : +33 (0)3 20 88 73 54
TÉLÉCOPIE : (819) 564-5404
Port : +33(0)6 82 67 34 10
COURRIEL : [email protected]
Mèl : [email protected]
http://www.USherbrooke.ca/stic
Web : http://staps.univ-lille2.fr/
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