FONCTION : Secrétaire de direction

FONCTION : Secrétaire de direction
Mission
Le(la) secrétaire de direction assure le secrétariat ainsi que
l’assistance technique et logistique de la direction du Centre de
Recherche de l’Institut du Cerveau et de la Moelle (CRICM). Placé(e)
auprès du responsable du pôle des Affaires Générales, il/elle réalise,
sous sa responsabilité, des actes administratifs dans le respect des
techniques, des règles et des procédures administratives,
réglementaires et/ou financières dans le domaine d’intervention qui
est le sien.
Activités principales
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Traiter les informations et assurer leur diffusion et circulation en
interne et externe,
Communiquer avec les équipes, les plateformes et les services
administratifs de l’unité et de la Fondation ICM,
Traiter les dossiers d’ordre administratif, scientifique ou technique
relevant de la direction de l’unité et en vérifier la conformité,
Organiser le classement des dossiers et des courriers (reçus et
envoyés) de la direction de l’unité,
Accueillir, orienter, informer et accompagner les personnels, les
partenaires, les usagers et les visiteurs de l’unité dans leurs
démarches en leur apportant ressources et appui dans les domaines
de gestion administrative,
Gérer les agendas et les plannings de la direction d’unité (directeur
et secrétaire général),
Assurer l’organisation matérielle et logistique des réunions des
instances de gouvernance de l’unité (Comité de direction, Comité de
pilotage, Conseil des équipes, Conseil du Centre, etc.),
Assurer l’élaboration du compte-rendu de ces réunions,
Gérer à l’arrivée et au départ le courrier ainsi que la messagerie
électronique de la direction de l’unité,
Assurer le tri et la ventilation du courrier auprès des équipes et
plateformes,
Procéder
aux
opérations
d’engagement
des
commandes
(fournitures, prestations de service, déplacements, etc.) nécessaires
au fonctionnement de la direction de l’unité et assurer le suivi de la
facturation,
Participer à la conception et la mise en œuvre, en lien avec le
responsable du pôle des Affaires Générales, des outils de gestion
•
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administrative et procédures pour améliorer et simplifier le
fonctionnement interne de l’unité (et ses circuits de décision),
Organiser et alimenter (en lien avec les gestionnaires d’équipe) la
base de données « Inventaire physique » de l’unité,
Participer à la réalisation et à l’alimentation des tableaux de bord
(Suivi des décisions du Secrétariat général de l’unité, etc.) selon les
instructions reçues
Activités associées
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Gérer les aspects administratifs et logistiques du fonctionnement de
la direction de l’unité : locaux, matériels, fournitures…
Collecter, contrôler et archiver les pièces et justificatifs
administratifs et/ou financiers nécessaires aux opérations de gestion
de la direction de l’unité
Fournir les informations pour renseigner le site web et/ou les bases
de données de l’unité (annuaire CRICM, etc.)
Compétences
Savoirs généraux
• Connaître les techniques de secrétariat et de gestion
administrative
• Avoir une compréhension et une expression écrite et orale en
anglais de niveau 1
Savoirs-faire
• Maîtriser les logiciels de gestion financière (Safir-Sifac)
• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir diffuser les informations auprès des interlocuteurs
concernés en interne comme en externe
• Savoir gérer les priorités
• Savoir travailler en équipe
• Savoir rendre compte auprès de la hiérarchie
Aptitudes
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Respecter la confidentialité des informations
Etre rigoureux
Aimer travailler en équipe
Etre force de proposition
Environnement professionnel
Lieu d’exercice
L’activité s’exercera auprès de la direction de l’unité au sein du pôle des
Affaires générales qui est l’un des services centraux du CRICM.
L’intéressé(e) sera placé(e) sous la responsabilité directe du chargé des
affaires générales de l’unité. Il/Elle sera physiquement installé(e) au RDC
Haut du Bâtiment ICM dans un bureau qu’il/elle partagera avec ce dernier.
Interlocuteurs
Il/Elle sera amené(e) à avoir pour interlocuteurs internes ou externes :
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le directeur et le secrétaire général de l’unité
les responsables des pôles administratifs de l’unité (Budget/Gestion
financière, RH, Contrats/Valorisation, Achats, etc.)
Les chefs d’équipe et responsables de plateforme et leurs
gestionnaires
Les personnels de l’unité
La direction et les services administratifs de la Fondation ICM et des
autres établissements de tutelle de l’unité (UPMC-P6, INSERM,
CNRS)
Horaires
S’exerçant auprès de la direction d’un très grand Centre de Recherche,
l’activité de l’agent s’exercera dans le cadre de la durée hebdomadaire de
travail effectif (38h30 pour 5 jours par semaine soit 7h42 par jour hors
pause méridienne qui ne peut être inférieure à 45 mn) applicable à l’unité.
Profil recherché
Bac/Bac+ 2 (secrétariat/comptabilité).
Temps partiel envisageable (75 à 90 %)
Rémunération
Salaire brut moyen annuel : 18-20 KE/an (en fonction expérience)
Durée du contrat
CDD d’un an (renouvelable)
Modalités de candidature/contact
Adresser à Michele Verron, Chargée des affaires générales, tél :
01.57.27.46.25, [email protected] par mél ou courrier un CV
détaillé accompagné d’une lettre de motivation, sous réf : TI/UP
Adresse :
Institut du Cerveau et de la Moelle épinière
CRICM – U975, UMR 7225, UMR-S 975
Hôpital de la Pitié-Salpêtrière
47 boulevard de l’hôpital
75013 Paris