Elf Congo avec Casio et Castor - casio belgium caisse enregistreuse

Elf Congo avec Casio et Castor
La société Elf Congo possède une dizaine de shops aux alentours de Kinshasa et cherchais une
solution pour faciliter la gestion de ceux-ci. Quelles étaient les exigences de Elf ?
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Avoir un système de pointage sur chaque site afin de contrôler le personnel.
Avoir un système simple pour gérer les articles (création et modification).
Analyser les ventes site par site.
Gérer le stock site par site.
Pouvoir passer les commandes aux fournisseurs site par site.
Pouvoir gérer le taux de change entre l’€uro et le franc congolais.
Chaque fin de mois, le responsable devait effectuer un inventaire des dix stocks afin de contrôler les
ventes, de passer les commandes aux fournisseurs et de vérifier si les comptes étaient corrects. Il y a
environ 2000 références différentes dans chaque magasin, ce qui implique un bon nombre d’heures
perdues. A chaque nouvelle référence qui entrait en magasin, il fallait encoder celle-ci dans chacun
des dix shops. Le problème des devises était également un autre gros souci. En effet, Elf achète ses
produits en €uro et ceux-ci sont vendus en francs congolais. Les taux de changes variant
fréquemment, cela impliquait un changement de prix pour 2000 articles sur les dix sites, donc
impossible à gérer rapidement.
Quelles sont les solutions apportées par Casio et le soft Castor de la société Disa ?
1. Chaque site a été équipé d’une caisse Casio TE-2400 avec lecteur de codes barres. Tous les
articles sont reconnus par la caisse et chaque vente est enregistrée sur celle-ci. Ces caisses
enregistreuses possédant une bande de contrôle, le vol devient difficile.
2. Sur le PC du responsable Elf, nous avons installé un Castor de base. Ce Castor spécifique
permet de gérer le fichier articles des dix sites. Grace aux fiches articles*, il devient très
simple de créer un nouvel article : gestion de l’intitulé, du prix, du lien au département et
groupe, du conditionnement, du code barre… Le cas échéant, Castor peut créer et imprimer
des codes barres pour les articles qui n’en possédent pas. Pour modifier un article, il est très
simple de retrouver cet article en utilisant les filtres de recherche.
3. Chaque site possède un Castor spécifique. Le responsable effectue un passage dans les
différents shops pour y effectuer une lecture des ventes sur son PC portable (cette lecture
des ventes pourrait être effectuée via modem). Les ventes sont ensuite analysées par Castor.
Il est possible d’effectuer des analyses sur les départements, le chiffre d’affaire, les
articles…
4. A chaque transfert des ventes, Castor déduit les articles vendus du stock existant. A chaque
entrée marchandise, le responsable doit introduire celle-ci dans Castor. Ceci permet de
savoir ce qu’il reste de chaque article par magasin. Castor permet également de valoriser ce
stock. Le stock calculé par Castor est un stock théorique. Afin de vérifier s’il y eu des vols
ou des oublis de pointage, il est nécessaire d’effectuer régulièrement un inventaire. La
société Disa a intégrer sur Castor un lecteur code barre indépendant qui permet de se balader
dans les rayons. Le principe est très simple : le responsable se balade dans les rayons et la
réserve, il scanne les codes barres des articles et impute les quantités pour chaque référence.
Lorsqu’il repose le lecteur sur son socle, les données sont automatiquement transmises à
Castor qui corrige instantanément le stock pour chaque article. Un rapport est alors édité
pour les articles dont le stock théorique ne correspond pas au stock réel.
5. Pour chaque article, il est possible d’attribuer un ou plusieurs fournisseurs et un stock
minimum. Une fois le stock mis à jour, Castor peut proposer une commande par fournisseur
en fonction du conditionnement, de la limite de stock, de la quantité de réassort minimum…
Cette proposition de commande peut être consultée, modifiée, imprimée et envoyée par fax.
6. Pour gérer les modifications du taux de change, le prix de vente des articles imputé dans
Castor se fait en €uro (valeur stable). Dans la case dédiée, le responsable entre le taux de
change en cours. Au moment du transfert des articles vers la caisse, Castor converti
automatiquement l’€uro en francs congolais. Dès que le taux de change est modifié, il suffit
de transférer le fichier articles de Castor vers la caisse Casio et les prix sont mis à jour dans
les différents shops.
La complémentarité des caisses enregistreuses Casio et du soft Castor de la société Disa permet
maintenant à Elf Congo de contrôler précisément son personnel, son stock marchandise magasin par
magasin. Le temps gagné pour effectuer ces contrôles permet aux responsables des shops de
s’atteler à d’autres tâches, donc d’être plus rentable pour la société Elf Congo.
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