Fiche de poste - Sciences Po Aix

Fiche de poste
Fonctions : secrétaire de la direction de la formation et des études
Métier ou emploi type* : J4X21
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste
Catégorie : B
Corps : titulaire ou contractuel
Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2016
Affectation
Administrative : direction de la formation et des études
Géographique : Aix-en-Provence – site Saporta
Contexte
De création nouvelle, la direction de la formation et des études à pour vocation d’administrer la mission d’enseignement
de l’institut. Au sein de cette direction organisée autour de trois pôles (formation, admissions, études) un secrétariat
mutualisé est également créé.
Missions
Activités principales :
Harmoniser et rationaliser les pratiques administratives qui concernent les tâches de gestion courante dans les
différents pôles de la direction. Dans ce cadre, les missions principales seront les suivantes :
• Assistance du directeur de la formation et des études
· Rédaction de courriers
· Organisation de réunions et de déplacements
· Suivi de dossiers particuliers à la demande du directeur de la formation et des études
· Autres tâches confiées par le directeur de la formation et des études
• Gestion des agendas partagés du directeur de la formation et des études et des trois chefs de pôles
• Gestion de l’ensemble du courrier attribué à la direction (départ et arrivé)
• Gestion logistique de la commission en charge de la formation et des études et du conseil de perfectionnement en
liaison avec le pôle « formation »
• Préparation suivi et exécution budgétaire de la direction en liaison avec le service financier
· centralisation de toutes les demandes de commandes et de missions de la direction ;
· vérification des imputations budgétaires (centres de responsabilités) ;
· vérification de disponibilité des crédits ;
· validation par le directeur de la formation et des études avant transmission
Annexe R1 : fiche de poste
• Suivi du circuit des documents adressés au directeur de l’IEP
• Suivi administratif des congés et des régimes de travail des agents de la direction en étroite liaison avec la DRH.
• Intérim du secrétariat de direction en tant que de besoin
D’autres missions seront susceptibles de lui être confiées par le directeur des études, notamment assister les
responsables de pôles en tant que de besoin.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE :
Supérieur hiérarchique direct : directeur de la formation et des études ;
Lien fonctionnel direct : service financier et DRH
Encadrement : aucun
Ces missions s’exercent liaison étroite avec les services du secrétaire général (notamment les finances et les ressources
humaines) et des autres directions de l’IEP. Elles supposent un travail d’équipe avec les responsables de pôles.
Compétences
– Connaître l’organisation de l’IEP et son offre de formation ;
– Avoir des connaissances en matière budgétaire ;
– Maîtriser les techniques d’expression écrites et orales ; savoir rédiger des courriers et de courtes notes de
synthèse ;
– Posséder l’esprit d’initiative, la capacité de synthèse, l’autonomie, l’esprit d’équipe, le sens des relations humaines
et le sens des relations hiérarchiques ;
– Pratique de la langue anglaise appréciée ;
Environnement et contexte de travail
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L’IEP d’Aix-en-Provence est un établissement public d’enseignement supérieur qui délivre un diplôme propre
conférant le grade de master. Il sélectionne ses étudiants sur concours.
Doté d’un budget propre de 5 M€, il emplois 130 personnels permanents ainsi que près de 300 vacataires
d’enseignement.
L’IEP prépare aussi aux concours de la Fonction Publique et possède une riche offre de formation continue. Il
exerce également une mission de Recherche.
Conditions d’exercice
Poste ouvert à temps plein 100% (5 jours / semaine)
Possibilités de cumul d’emploi limitées
Tout cumul effectué durant le temps de travail entrainera obligatoirement la pose de congés
Candidatures à transmettre avant le 9 septembre 2016 à l’attention de :
Mme Sophie BARBAZA,
Directrice des Ressources Humaines
Institut d’Études Politiques
25 rue Gaston de Saporta
13625 Aix en Provence CEDEX 1
[email protected]
Annexe R1 : fiche de poste
Copie à [email protected]