FICHE IDENTITÉ D`UN PROCESSUS de type « MANAGEMENT

FICHE IDENTITÉ D’UN PROCESSUS de type
« MANAGEMENT »
SG
PMA2
MAJ 08/06/2012
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OBJECTIF / DOMAINE D’APPLICATION
Finalité
Mettre à disposition une information et une documentation maîtrisées afin de garantir un niveau de connaissance
partagé et commun à tous les collaborateurs.
Pilote : Secrétaire Général
Suivi de la performance : Selon le tableau de bord (en cours)
BENEFICIAIRES & ATTENTES
Les bénéficiaires
Leurs attentes
Toutes les parties prenantes de la CMA (collaborateurs,
élus, clients, tutelle, partenaires, financeurs …)
Accéder facilement à l’information
Etre détenteur d’une information pratique et fiable
Développer le sentiment d’appartenance
INTERACTIONS
Support
ü
Tous les processus
Amont
ü
Aval
Tous les processus
ü
Tous les processus
ACTIVITE
1. Identifier la nécessité de partager l’information
2. Choisir le(s) moyen(s) d’information le(s) plus
approprié(s)
3. Préparer (ou actualiser) l’information à partager
4. Identifier ou affecter une référence au document
d’information
5. Valider le document d’information
Entrée processus
è
è
è
è
è
Volonté de partager l’information
Besoin de donner suite à une information transmise
Besoin d’émettre une information
Besoin de modifier le mode d’information
Modification des exigences et/ou besoins
documentaires
6. Transmission par la DRH au collaborateur en charge
de la gestion du site internet de la CMA 76 des
documents en vigueur, à insérer sur l’intranet
7. Traiter l’information et effectuer les enregistrements
exigés
8. Stocker les enregistrements et les références des
documents d’information
9. Supprimer les documents d’information périmés
10. Communication interne
Sortie processus
ç Information mise à disposition
ç Accès maîtrisé à l’information et aux enregistrements
ç Sauvegarde et élimination maîtrisées des supports
d’information et d’enregistrements
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RÉFÉRENCES (DOCUMENTS & FORMULAIRES)
Procédures - Instructions
Enregistrements - Formulaires










 Procédure « Partager l’information »
Chrono d’enregistrements
Fiche d’identité de processus
Procédure
Mode opératoire, notice, instruction
Document d’enregistrement
CR Réunion de service, d’antenne
CR CPL
Note interne
Note d’information
Bilan social
HISTORIQUE
Révision
Date
Objet
Rédaction
Approbation
0
14/12/2009
Modification du système documentaire
B. LEMIERE
RQ
B. RETAIL
SGI
1
12/10/2011
Modification du système documentaire
PO. RUCHENSTAIN
SG
2
03/11/2011
Modification du système documentaire
PO. RUCHENSTAIN
SG
3
12/03/2012
Modification du système documentaire
PO. RUCHENSTAIN
SG
4
08/06/2012
Modification du système documentaire
PO. RUCHENSTAIN
SG
PO.
RUCHENSTAIN
SG
PO.
RUCHENSTAIN
SG
PO.
RUCHENSTAIN
SG
PO.
RUCHENSTAIN
SG
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Procédure « Partager l’information» - PR.01
Synoptique
Besoin de partager
une information issue
de l’intranet
Choisir le moyen de communication
le plus approprié (stocké sur l’intranet)
N
Réunion
d’information
collective ?
Qui
Tout
collaborateur
Pilote/
Responsable
Pilote/
Responsable
O
Préparer
la réunion
Pilote/
Responsable
Communiquer
en réunion
Participants
Elaborer
le support d’information
Affecter une référence au support
d’information
Valider
le support d’information
Rendre
accessible l’information
N
Besoin de
donner suite à
l’information ?
Comment
Tout collaborateur de par ses activités peut être à même d’identifier le
besoin, en interne ou pour les clients, d’émettre ou de recevoir une
information maîtrisée
Quelque soit le support d’information utilisé (MQ, Fiche processus,
procédure, document, note, notice, enregistrement, compte-rendu,
affichage, …), les versions en vigueur sont celles présentes sur
l’intranet
Chaque pilote/responsable pour les besoins de son processus/service
fait le choix du(des moyen(s) de communication les plus appropriés
pour partager l’information avec ses collaborateurs
Le moyen peut prendre la forme d’un document ou d’une
communication orale
La réunion est un moment privilégié de communication (descendante
et ascendante) et de partage de l’information
La préparation nécessite l’élaboration et la communication d’un ordre
du jour (qui, quoi, où, quand, pourquoi), la préparation logistique de la
réunion et un minimum de préparation sur l’information à partager
Stocker
l’information
Mise à disposition d’une
information maîtrisée
Ordre du jour
La réunion se déroule sous la coordination d’un animateur
Pilote/
Responsable
Chaque support doit être élaboré dans un souci de praticité et d’utilité
(éviter le superflu).
Suite à une réunion, un compte-rendu est rédigé dans des délais
raisonnables
Pilote/
Responsable
Chaque support d’information devra à minima comporter des
références permettant d’avoir une traçabilité et une maîtrise du
support, de sa conception (ou réception) à sa destruction
Pilote/
Responsable
Chaque support d’information doit faire l’objet d’une relecture par un
tiers différent du rédacteur dudit support
Pilote/
Responsable
Il revient à chaque pilote ou responsable d’informer sur l’accessibilité
à l’information.
Selon les supports d’information, il est prévu une diffusion et/ou une
accessibilité particulières
Pilote/
Responsable
Une information écrite peut faire l’objet d’une suite à donner (ex. un
enregistrement, un courrier)
O
Traiter l’information et/ou réaliser les
enregistrements exigés
Enregistrement
Collaborateur
Il convient de renseigner et de faire suivre les formulaires
d’enregistrement exigés
Collaborateur
Selon les supports d’information, il est prévu un mode et un lieu de
stockage ainsi qu’un mode d’archivage
Chrono de mise à
jour