modalités pratiques du transfert des dossiers aux CGEA Origine

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Titre
Objet
Réorganisation de l'AGS : modalités pratiques du transfert des dossiers aux CGEA
Origine
Direction des Affaires Juridiques
INSD0112
RESUME : Les déménagements des structures AGS vers les CGEA (centres de gestion et
d'étude AGS) seront assurés par une entreprise représentée sur l'ensemble du
territoire national et auront lieu du 28 août au 11 octobre 1996.
Les modalités pratiques (conditionnement, chargement et déchargement) sont
définies dans la présente instruction.
Les collaborateurs des services AGS des institutions situées dans la ville d'un
CGEA, participeront au déménagement les jeudi et vendredi précédant le
démarrage du CGEA.
Un renforcement des effectifs des CGEA sera assuré par les institutions, d'une
part, lors du démarrage de ces derniers et, d'autre part, lors de leur basculement
sur l'application informatique GAIA-AGS, lorsque ce dernier se situe en
septembre 1996.
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Direction des Affaires Juridiques
Paris, le
Réorganisation de l'AGS : modalités pratiques
du transfert des dossiers aux CGEA
Madame, Monsieur le Directeur,
Le calendrier de déploiement de la Délégation UNEDIC-AGS prévoit une mise en oeuvre
opérationnelle des centres de gestion et d'étude AGS (CGEA), à compter du 1er septembre 1996.
Cette instruction a pour objet de déterminer l'ensemble des actions qui devront être réalisées pour le
déménagement.
I.- MODALITES DE DEMENAGEMENT DES STRUCTURES
Jusqu'à la date de déménagement retenue, la gestion des dossiers AGS reste sous la responsabilité de
chaque institution. En conséquence, il leur est demandé de suivre particulièrement cette activité afin d'être à
jour au moment du déménagement.
Afin d'organiser le transfert des dossiers, il est demandé à chaque institution de désigner un
correspondant "AGS" qui sera le relais interne indispensable pour la phase de déménagement et le relais entre
les institutions et les CGEA, pour l'avenir. A ce dernier titre, il devra notamment gérer et adresser
immédiatement au CGEA les convocations devant les juridictions, les courriers, les propositions de plan, les
états de créances, etc.
Les modalités définitives du déménagement seront arrêtées au cours d'un entretien avec le responsable
du CGEA et le responsable du secteur AGS de chaque institution de son ressort.
Cette visite aura notamment pour objet de déterminer avec précision, le volume des dossiers à
transférer au CGEA.
1.1 DATES RETENUES
Les déménagements auront lieu du 28 août 1996 au 11 octobre 1996 (cf. annexe 1) et seront assurés
par une entreprise représentée sur l'ensemble du territoire national. L'entrée et les déplacements des
déménageurs s'effectuera sous le contrôle de la direction de chaque ASSEDIC. Le planning a été établi le 10
juillet 1996, selon l'état de la situation immobilière au 9 juillet 1996.
1.2. ORGANISATION MATERIELLE
1.2.1. Les dossiers en cours
Dans chaque ASSEDIC, le conditionnement des dossiers actifs se fera selon le mode de classement en
vigueur dans l'institution :
- dossier unique, alpha ou numérique,
- doubles dossiers (avances-récupérations, contentieux prud'homal).
Pour garantir un bon conditionnement des dossiers et des hamacs les supportant, ce dernier sera
effectué par les collaborateurs du secteur AGS, dans des cartons identiques, fournis par les ASSEDIC.
Concernant le GARP, une solution spécifique sera mise en oeuvre compte-tenu des volumes à
transférer.
Ces opérations de conditionnement se réaliseront sous le contrôle du responsable actuel du secteur
AGS.
Il devra notamment veiller :
- à la qualité et à la conformité du conditionnement,
- à l'étiquetage de chaque carton (voir modèle joint - annexe 2).
Figureront sur l'étiquette :
- l'institution d'origine,
- le numéro du carton,
- le premier dossier,
- le dernier dossier,
- la nature des dossiers : avances-récupérations, prud'homal, unique.
1.2.2
Les documents en instance
L'objectif pour chaque secteur AGS est de ne pas avoir de documents à traiter en
stock, au moment du déménagement.
Ainsi donc, devront faire l'objet d'un traitement prioritaire :
- les relevés de demande d'avances,
- les chèques à encaisser,
- les pièces relatives au contentieux prud'homal,
- les courriers et documents divers.
- 2/4 -
Les documents qui n'auront pas été traités, devront être répertoriés et classés selon les catégories
visées ci-dessus.
Le carton les contenant devra être spécialement identifié et nommément adressé au responsable du
CGEA (cf. modèle étiquette annexe 3). Le conditionnement devra être effectué par le responsable du secteur
AGS.
1.2.3
Affaires personnelles des collaborateurs
Chaque collaborateur conditionnera lui-même ses affaires personnelles et ne disposera que d'un seul
carton.
Ces cartons seront étiquetés selon modèle joint (annexe 4).
1.2.4
Documentation et fichiers annexes du service AGS
Outre les dossiers et affaires personnelles des collaborateurs, la documentation et les fichiers annexes
du secteur AGS devront être transmis au CGEA.
Il s'agit de tous les outils de travail habituels des personnels AGS, par exemple :
- fichiers manuels (ancienne loi),
- listes régionales diverses (conseils de prud'hommes, tribunaux de commerce ...),
- liste dossiers mandataires de justice,
- bibliothèque de courriers,
- fichiers électroniques bureautiques ou autres,
- stock imprimés,
- documentation propre à l'AGS après accord de l'institution...
La liste définitive sera établie par l'ASSEDIC avec le responsable du CGEA, lors de la phase
préparatoire du déménagement.
L'ensemble de ces outils de travail sera conditionné par les collaborateurs AGS et les cartons seront
identifiés selon modèle joint (cf. annexe 5) et adressés au responsable du CGEA.
1.2.5
Déménagement
Les opérations de chargement et de déchargement seront réalisées par le prestataire de service retenu.
Un bordereau récapitulatif des cartons expédiés, établi par le responsable AGS, (voir modèle joint annexe
6) sera adressé par télécopie au CGEA, après le chargement, pour contrôle lors du déchargement.
II.- RENFORCEMENT DES EQUIPES DANS LES C.G.E.A.
Afin d'optimiser le démarrage de l'activité dans les CGEA, un renforcement des équipes constituées est
nécessaire, à compter du 2 septembre 1996.
Ce renfort est d'autant plus nécessaire et souhaitable que dans certaines institutions, aucun
collaborateur AGS n'a rejoint la nouvelle structure.
De plus, pour le monde IBM, certaines ASSEDIC ne migreront dans l'application GAIA qu'au cours
du mois de septembre 1996, nécessitant là encore un renfort spécifique.
- 3/4 -
2.1. DEMENAGEMENT
Les institutions dont le siège est situé dans la ville d'un CGEA, détacheront pour le jeudi et le vendredi
qui précèdent le démarrage, des collaborateurs du secteur AGS qui aideront le responsable du centre à
coordonner les opérations liées à l'emménagement (pointage des bordereaux, répartition des cartons et des
dossiers...).
Les modalités pratiques seront données aux institutions par le responsable du CGEA.
2.2 ACTIVITE A COMPTER DU DEMARRAGE DES CGEA
Conformément aux conclusions du Comité des Directeurs AGS du 7 mai 1996, des collaborateurs
AGS ne rejoignant pas la nouvelle structure dans le CGEA correspondant y seront détachés. Les besoins en
nombre et en durée seront déterminés en concertation entre les institutions et les délégations AGS (cf. annexe
7).
2.3 RENFORCEMENT POST-MIGRATOIRE
Les CGEA qui migreront dans l'applicatif GAIA-AGS au cours du mois de septembre 1996,
bénéficieront d'un renfort spécifique des institutions pour traiter les rejets et anomalies inhérents à la
migration.
Les besoins en nombre et en durée seront déterminés en concertation entre les institutions et les
délégations AGS (cf. annexe 7).
Nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur le Directeur, l'expression de nos sentiments
distingués.
Le Directeur général adjoint,
Jean-Pierre REVOIL
P.J. : Annexes
- 4/4 -
ANNEXE 1
DELEGATION REGIONALE UNEDIC/AGS SUD-EST
DELEGATION REGIONALE
22 - 24, Avenue Jean Jaurès
71100 CHALON SUR SAONE
C.G.E.A.
22 - 24 Avenue Jean Jaurès
71100 CHALON SUR SAONE
ACROPOLE
Avenue d'Aix-Les-Bains
74600 SEYNOD
29, Boulevard Charles NEDELEC
13000 MARSEILLE
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
19.08.1996
28.08.1996
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
Date
G.A.I.A.
ASSEDIC
Date
G.A.I.A.
BOURGOGNE
23, Rue du Champ Gaillard
71334 CHALON SUR SAONE
29.08.1996
REGION ROANNAISE
19, Rue de la Résistance
BP 1194
42308 ROANNE Cedex
29.08.1996
ST ETIENNE ET SA REGION
34, Rue Désiré Claude
42030 SAINT ETIENNE Cedex 2
-
29.08.1996
REGION LYONNAISE
92, Cours Lafayette
69434 LYON Cedex 03
-
29.08.1996
AIN ET DEUX SAVOIE
31, Avenue de Loverchy
BP 2198
74036 ANNECY Cedex
-
29.08.1996
ISERE
46, Rue Blanche Monier
BP 1137
38022 GRENOBLE Cedex 1
29.08.1996
ARDECHE DROME
Place Bellon
26022 VALENCE Cedex 9
23.09.96
29.08.1996
ALPES MARITIMES
44, Rue Berlioz - BP 154
06003 NICE Cedex 1
15.09.96
29.08.1996
VAR
Immeuble "La Grive"
Rue Lulli - ZUP de la Rode
83080 TOULON Cedex
-
29.08.1996
BOUCHES DU RHONE
2, Place Général Férié
13271 MARSEILLE Cedex 8
-
29.08.1996
VAL DE DURANCE
Avenue Blaise Pascal
Z.I. St Joseph
BP 222
04102 MANOSQUE Cedex
-
29.08.1996
CORSE
L'Ile de Beauté
Avenue Napoléon III
Parc San-Lazaro
BP 263
20180 AJACCIO Cedex 1
19.08.96
Date
Opérationnelle
02.09.1996
29.08.1996
19.08.1996
19.08.96
ASSEDIC
Date
Opérationnelle
-
23.09.96
23.09.96
15.09.96
02.09.1996
02.09.1996
02.09.1996
DELEGATION REGIONALE UNEDIC/AGS SUD-OUEST
DELEGATION REGIONALE
72, Rue Riquet
31000 TOULOUSE
C.G.E.A.
Les Bureaux du Parc
Avenue Jean Gabriel Domergue
33000 BORDEAUX Lac
72, Rue Riquet
31000 TOULOUSE
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
09.09.96
12.09.1996
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
09.09.96
09.09.96
ASSEDIC
Date
G.A.I.A.
Date
Opérationnelle
02.09.1996
ASSEDIC
Date
G.A.I.A.
19.09.1996
POITOU CHARENTES
15, Rue Alsace
17015 LA ROCHELLE Cedex 1
19.09.1996
MARCHE LIMOUSIN
33, Avenue Baudin
87036 LIMOGES Cedex
-
19.09.1996
SUD OUEST
56, Avenue de la Jallère
Quartier du Lac
33056 BORDEAUX Cedex
-
19.09.1996
BASSIN DE L'ADOUR
27, Avenue Léon-Blum
Pau-Université
BP 9067
64051 PAU Cedex 9
19.09.1996
MIDI PYRENEES
38-40 Avenue Camille Pujol
31087 TOULOUSE Cedex
19.09.1996
LANGUEDOC ROUSSILLON
CEVENNES
52, Rue Méditerranée
34692 MONTPELLIER Cedex 2
Date
Opérationnelle
05.09.96
23.09.1996
26.09.96
19.09.96
-
23.09.1996
DELEGATION REGIONALE UNEDIC/AGS CENTRE OUEST
DELEGATION REGIONALE
Immeuble le Magistère
Cité Notariale
ZAC Arsenal
35000 RENNES
C.G.E.A.
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
15.07.96
28.08.1996
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
ASSEDIC
Date
G.A.I.A.
Date
Opérationnelle
02.09.1996
ASSEDIC
Date
G.A.I.A.
Date
Opérationnelle
ATLANTIQUE ANJOU
3, Boulevard de Chantenay
44059 NANTES Cedes 04
Immeuble le Magistère
Cité Notariale
ZAC Arsenal
35000 RENNES
15.07.96
28.08.1996
MAINE TOURAINE
"Les Sablons"
45, Boulevard Winston Churchill
72036 LE MANS Cedex 9
02.09.1996
BRETAGNE
36, Rue de Léon
35053 RENNES Cedex 9
EURE ET LOIR
2, Rue d'Aquitaine
BP 67
28112 LUCE Cedex
8, Place du Martroi
45000 ORLEANS
05.10.96
11.10.1996
REGION D'ORLEANS
1, Rue Patay
45035 ORLEANS Cedex 1
14.10.1996
CLERMONT FERRAND
9, Rue Dumaniant
63055 CLERMONT-FERRAND Cedex 1
BASSE NORMANDIE
52, Rue Saint-Gabriel
14052 CAEN Cedex
Immeuble le Normandie 1
Avenue de Bretagne
76000 ROUEN
02.09.96
19.09.1996
HAUTE NORMANDIE
"Les Galées du Roi"
30, Rue Gadeau de Kerville 2053X
76040 ROUEN Cedex
23.09.1996
REGION HAVRAISE
17 à 21 Rue Paul Souday
76085 LE HAVRE Cedex
La Réunion
40, Rue Lory les Bas
BP 7131
97713 SAINT DENIS MESSAG
02.09.1996
DELEGATION REGIONALE UNEDIC/AGS NORD EST
DELEGATION REGIONALE
Centre d'Affaires Libération
BAT B2 - 3ème étage
101, Avenue de la Libération
54000 NANCY
C.G.E.A.
L'Arcuriale
45D, Rue de Tournai
59800 LILLE
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
09.09.1996
09.09.1996
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
05.08.1996
ASSEDIC
Date
G.A.I.A.
Date
Opérationnelle
02.09.1996
ASSEDIC
28.08.1996
LILLE
3 - 5 Rue Gosselet
59045 LILLE Cedex
28.08.1996
SAMBRE ESCAUT
1, Rue de l'Hopital de Siège
BP 59
59301 VALENCIENNES Cedex
28.08.1996
ROUBAIX TOURCOING
33, Rue Faidherbe
BP 639
59208 TOURCOING Cedex
Date
G.A.I.A.
Date
Opérationnelle
02.09.1996
PAS DE CALAIS
6, Rue Dubois de Fosseux
BP 943
62033 ARRAS Cedex
2, Rue de l'Etoile
80000 AMIENS
Centre d'Affaires Libération
BAT B2 - 3ème Etage
101, Avenue de la Libération
54000 NANCY
09.09.1996
09.09.1996
19.09.1996
AISNE
160, Rue Henri Dunant
BP 293
02106 SAINT QUENTIN Cedex
19.09.1996
OISE ET SOMME
54, Rue Saint-Fuscien
80053 AMIENS
19.09.1996
CHAMPAGNE ARDENNE
18, Rue Linguet
51078 REIMS Cedex
19.09.1996
NANCY
2, Rond Point Marguerite de Loraine
54032 NANCY Cedex
19.09.1996
MOSELLE
1, Place du Pont à Seille
57045 METZ Cedex 1
19.09.1996
BAS RHIN
4, Rue du Schnokeloch
67030 STRASBOURG Cedex
19.09.1996
HAUT RHIN
1, Place Guillaume Tell
68090 MULHOUSE Cedex
19.09.1996
BELFORT MONTBELIARD
HAUTE SAONE
Immeuble "Espace Vauban"
Boulevard Richelieu
BP 5
90001 BELFORT Cedex
19.09.1996
DOUBS JURA
7, Rue Andrey
BP 1007
25001 BESANCON Cedex
23.09.1996
23.09.1996
DELEGATION REGIONALE UNEDIC/AGS ILE DE FRANCE
DELEGATION REGIONALE
90, Rue Baudin
92300 LEVALLOIS-PERRET
C.G.E.A.
90, Rue Baudin
92300 LEVALLOIS-PERRET
90, Rue Baudin
92300 LEVALLOIS-PERRET
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
26.08.1996
05.09.1996
Date
Livraison
Locaux
Date
Déménagement
26.08.1996
26.08.1996
05.09.1996
05.09.1996
ASSEDIC
Date
G.A.I.A.
Date
Opérationnelle
09.09.1996
ASSEDIC
GARP (secteur Ouest)
14, Rue de Mantes
BP 50
92703 COLOMBES Cedex
GARP (secteur Est)
14, Rue de Mantes
BP 50
92703COLOMBES Cedex
SEINE ET MARNE
70, Rue Pascal
Z.I. Vaux le Pnil
77025 MELUN Cedex
Date
G.A.I.A.
Date
Opérationnelle
09.09.1996
09.09.1996
ANNEXE 2
ASSEDIC ORIGINE :
CGEA DESTINATAIRE :
NUMERO
CARTON
1er Dossier :
Dernier Dossier :
NATURE :
AVANCES
PRUD'HOMMES
DOSSIER UNIQUE
ANNEXE 3
ASSEDIC ORIGINE :
CGEA DESTINATAIRE :
- RESPONSABLE DU CENTRE :
NUMERO
CARTON
INSTANCES :
AVANCES
Nombre
RECUPERATIONS
Nombre
PRUD'HOMMES
Nombre
DIVERS
Nombre
ANNEXE 4
ASSEDIC ORIGINE :
CGEA DESTINATAIRE :
NUMERO
CARTON
AFFAIRES PERSONNELLES
ANNEXE 5
ASSEDIC ORIGINE :
CGEA DESTINATAIRE :
NUMERO
CARTON
PATRIMOINE :
ANNEXE 6
ASSEDIC :
C.G.E.A. :
Nombre Total de Colis :
Dont
- Dossiers :
- Instance
- Affaires Personnelles
- Patrimoine
ANNEXE 7
EVALUATION DU RENFORT
DELEGATION REGIONALE DE
C.G.E.A.
NATURE (*)
ASSEDIC ORIGINE
NOMBRE AGENTS
OU COLLABORATEURS
PERIODE