La communication interne à une administration est
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La communication interne à une administration est
Secrétariat d’Etat auprès du Ministère de l’Énergie, des Mines, de l’Eau et de l’Environnement chargé de l’Eau et de l’Environnement Département de l’Eau La communication interne à une administration est (aussi) synonyme de prévention des catastrophes naturelles G.Meiners, ahu AG Module 5 28-29/06/2010 Slide 1 Sommaire Introduction Déficits dans la communication Bonne pratique de la communication Apprendre dans les organisations Bilan Module 5 28-29/06/2010 Slide 2 Introduction Module 5 28-29/06/2010 Slide 3 Dans le Rhin : poissons morts Accident d'une usine chimique Sandoz 1986 source : http://www.eawag.ch/lehre/infotag/2001/bilder/index Module 5 28-29/06/2010 Slide 4 Ouragan Katrina Nouvelle Orléans 2005 source : http://www.usageorge.com Module 5 28-29/06/2010 Slide 5 Golf du Mexique 2010 source : http://www.merkur-online.de © dpa Module 5 28-29/06/2010 Slide 6 Trois questions portant sur la cause des catastrophes naturelles : Quelles sont les causes naturelles ou techniques ? Une meilleure communication aurait-elle empêché/atténué la catastrophe ? Qui est responsable de l'absence ou d'une mauvaise communication ? Module 5 28-29/06/2010 Slide 7 Cinq déficits dans l'exécution / la communication Module 5 28-29/06/2010 Slide 8 Déficit n°1 : Les lois en tant que « tigres sans dents » : Des objectifs non clairs Pas d'application conséquente Pas assez de personnel Pas d'exécution des lois Module 5 28-29/06/2010 Slide 9 Déficit n°2 : Des structures décisionnelles faibles : Absence de volonté politique Le chef est le seul à prendre les décisions Peur des collaborateurs de prendre des responsabilités Module 5 28-29/06/2010 Slide 10 Déficit n°3 : Absence de culture de communication adaptée: Pas de temps ni d'espace pour la communication Pas de mise en réseau Pas de travail commun Pas d'apprentissage commun Chacun pour soi Module 5 28-29/06/2010 Slide 11 Déficit n°4 : Une communication interne inefficace : Des réunions trop longues, trop nombreuses ou aucune réunion (concertations) Des notes/documentations trop longues, non claires ou absentes Pas de suivi des décisions Module 5 28-29/06/2010 Slide 12 Déficit n°5 : La gestion des savoirs dort : L'importance des sujets est sous-estimée Pas le temps de former les collaborateurs Pas le temps de donner une formation initiale aux nouveaux collaborateurs Pas le temps de transmettre le savoir des collaborateurs qui partent Module 5 28-29/06/2010 Slide 13 Où est la solution ? S'il n'y a pas bientôt un aiguillage, c'est notre fin source : http://reteaming.files.wordpress.com Module 5 28-29/06/2010 Slide 14 Cinq caractéristiques pour une bonne pratique dans l'exécution / la communication Module 5 28-29/06/2010 Slide 15 Caractéristique n°1 : Les lois ont besoin d'une description claire du processus : Décrets d'application Dispositions administratives Manuels de procédure Décrets de l'administration suprême Systèmes d'alerte précoce, plans d'alerte Suffisamment de personnel pour l'exécution (mise en œuvre, surveillance) Module 5 28-29/06/2010 Slide 16 Exemple Plan d'alerte pour le Rhin Commission internationale pour la protection du Rhin CIPR Alerte internationale du Rhin en cas de pollutions graves du Rhin Causes Evacuation de substances dangereuses pour les eaux à partir d'installations industrielles Dysfonctionnements dans les installations industrielles/communales de traitement des eaux usées Eau d'extinction contaminée Avaries de bateaux Contaminations par hydrocarbure liquide Divers Module 5 28-29/06/2010 Slide 17 Principes centrales d'alerte internationales pour le Rhin Module 5 28-29/06/2010 Slide 18 Le plan d'alerte du Rhin Composantes principales Réseau entre les administrations, les centrales d'alerte principales internationales et les stations de suivi Réglementations strictes pour la forme et le contenu des bulletins, réponses, fins d'alerte, etc. Formulaires homogènes trilingues Valeurs d'orientation pour le fret et les concentrations Modèle de la durée d'écoulement Exercices réguliers d'alerte Module 5 28-29/06/2010 Slide 19 Caractéristique n°2 : Des structures décisionnelles claires Une volonté politique claire Une répartition claire des missions (règlement régissant les compétences) Le supérieur hiérarchique soutient les collaborateurs Les collaborateurs prennent des responsabilités Les structures interne et externe coïncident Module 5 28-29/06/2010 Slide 20 Caractéristique n°3 : Une bonne culture de communication : Décider de l'organe chef de file Définir des règles en cas de collision Groupes de travail en vue d'aménager les règlements d'exécution et les manuels de procédure Réunions de service afin de procéder à un échange d'expériences Module 5 28-29/06/2010 Slide 21 Caractéristique n°4 : Une communication interne efficace : De brèves réunions régulières et improvisées (axées sur l'objectif poursuivi) De brèves notes Suivi des décisions / mise en œuvre L'Intranet en tant que base commune du savoir Module 5 28-29/06/2010 Slide 22 Caractéristique n°5 : Une gestion pratique des savoirs : Formation commune des collaborateurs Rotation à durée déterminée des collaborateurs (verticale et horizontale) Formation des nouveaux collaborateurs Débriefing des collaborateurs qui partent Prévision stratégique des ressources humaines Module 5 28-29/06/2010 Slide 23 Apprendre dans les organisations « seuls ceux qui ont assez de savoir peuvent agir de manière intelligente » Module 5 28-29/06/2010 Slide 24 Apprendre dans les organisations Il y a un grand écart entre l'apprentissage et l'application de ce qui a été appris. Multi-niveaux : individuel, groupe et organisation Quatre étapes : l'idée, l'interprétation, l'intégration et l'institutionnalisation. Une compréhension cognitive influence l'action – et vice versa. (Crossan, Lane and White 1999) Module 5 28-29/06/2010 Slide 25 nouvel apprentissage 1. Intuition 2. Interprétation Utiliser l'apprentissage existant 3. Intégration 4. Institutionnalisation Individuel Groupe Organisation Cadre de l'apprentissage dans une organisation source : Crossan, Lane and White 1999 Module 5 28-29/06/2010 Slide 26 chercheurs responsables de recherche décideurs politiques praticiens Pas aussi simple que ça source : Crossan, Lane and White 1999 Module 5 28-29/06/2010 Slide 27 chercheurs responsables de recherche conversations décideurs politiques praticiens Pas aussi simple que ça source : Crossan, Lane and White 1999 Module 5 28-29/06/2010 Slide 28 Intuition Intuition Intuition Interprétation Intégration Lieu de rencontre Institutionnalisation Chercheurs Institutionnalisation Institutionnalisation Lieu de rencontre Praticiens Apprendre à partir de la recherche source : Crossan, Lane and White 1999 Module 5 28-29/06/2010 Slide 29 Résultats disjointes Grand effort pour la concertation finale Défi Module 5 28-29/06/2010 Slide 30 défi Résultats communs Concertation directe (en cours de travail) Module 5 28-29/06/2010 Slide 31 Une grande mission Comment organiser le travail commun ? qui encourage la communication interne ? qui mette à bon escient le savoir existant ? qui facilite un nouvel apprentissage ? Module 5 28-29/06/2010 Slide 32 Bilan Module 5 28-29/06/2010 Slide 33 Organiser une bonne culture de communication est comme la construction commune d'une maison : Module 5 28-29/06/2010 Slide 34 La maison commune : Fondations : • La volonté politique qui encourage le bien de la communauté, lois, organisation Murs / infrastructures : • Documentations, brochures, Intranet, La vie dans la maison : • Une bonne coopération et une bonne communication Module 5 28-29/06/2010 Slide 35 Merci de votre attention ! Module 5 28-29/06/2010 Slide 36