Directive relative aux enregistrements audio et vidéo des entrevues

Directive relative aux enregistrements audio et vidéo des entrevues
réalisées avec des usagers dans le cadre des stages d’enseignement
pratique
Préambule
Le CSSS Baie-des-Chaleurs est un établissement ayant une mission d’enseignement
universitaire via son accréditation par le Collège des médecins du Québec en médecine
familiale, en médecine interne et en pédiatrie. Dans le cadre de cette mission, les
intervenants du CSSS reçoivent en stage d’enseignement pratique des étudiants
universitaires et ont besoin, pour assurer la supervision de ces étudiants, d’utiliser des
moyens techniques comme l’enregistrement des entrevues avec les usagers de
l’établissement. L’établissement ayant l’obligation d’assurer la protection des
renseignements personnels concernant les usagers et donc, par extension, la
confidentialité des enregistrements réalisés avec des usagers de l’établissement, il
adopte la présente directive relative à la réalisation des enregistrements audio et vidéo
dans le cadre des stages d’enseignement pratique.
Objectifs
L’objectif général de la présente directive est d’assurer la protection des renseignements
personnels concernant les usagers. Plus spécifiquement, cette directive vise à :
-
Assurer la confidentialité des enregistrements réalisés avec des usagers de
l’établissement;
-
Rappeler aux superviseurs l’importance de veiller au respect de la confidentialité
des enregistrements réalisés avec les usagers de l’établissement par les
stagiaires ou les résidents en médecine;
-
Établir les modalités pour la conservation et la destruction des enregistrements
audio et vidéo;
-
Informer les usagers recevant des services des stagiaires ou des résidents en
médecine des modalités liées à l’enregistrement d’entrevue et de tout
changement au cours du suivi.
Modes d’enregistrement
Dans le cadre de la supervision du stage, les stagiaires et les résidents en médecine
peuvent avoir besoin d’enregistrer certaines entrevues qu’ils réalisent avec les usagers
de l’établissement. Ces enregistrements, sonores uniquement ou audiovisuels, peuvent
être fait sur différents supports : cassette audio, cassette VHS, CD, DVD, support
informatique, etc. La réalisation de ces enregistrements doit respecter les directives
suivantes.
Directives
Consentement de l’usager
-
Tout enregistrement, sonore ou audiovisuel, doit être réalisé avec le consentement
de l’usager. Celui-ci doit signer puis recevoir une copie du formulaire
« Consentement à l’enregistrement de la consultation ».
-
L’usager doit être informé qu’il peut résilier cette entente à n’importe quel moment du
processus. Le stagiaire ou le résident en médecine doit également signer ce
formulaire.
-
Dans le cas où un professeur travaille avec un stagiaire, le nom de ce professeur doit
être précisé sur le formulaire de consentement et il doit s’engager à respecter la
confidentialité des propos entendus lors de la supervision du stagiaire ou du résident.
-
Dans le cas des résidents en médecine, le consentement verbal de l’usager peut être
enregistré au début de l’entrevue après que le résident ait informé l’usager de son
droit de résilier l’entente à n’importe quel moment du processus.
Conservation des enregistrements
-
Les cassettes audio ou vidéo, les CD-ROM, clés USB ou les DVD doivent être
conservés sous clé, dans le local du superviseur du stagiaire/résident ou dans le
local de supervision de l’UMF, si l’entrevue y est réalisée.
-
Dans les cas où les enregistrements sont numérisés et enregistrés directement sur
support informatique, ils doivent être sauvegardés dans un répertoire personnalisé
auquel seuls les résidents et leurs superviseurs ont accès.
-
Les enregistrements transférés sur supports amovibles (CD-ROM, clé USB, DVD,
etc.) doivent être conservés sous clé dans un local dont l’accès est limité.
-
Tous les enregistrements doivent être détruits dans les 12 mois qui suivent
l’entrevue.
-
Si le matériel enregistré est transcrit, l’information contenue dans la transcription
doit être dénominalisée.
-
Aucun enregistrement sous quelle que forme que ce soit ne peut être sorti de
l’établissement par les stagiaires, les résidents en médecine, les superviseurs et les
médecins et ce, afin de protéger les renseignements personnels concernant les
usagers.
Destruction des enregistrements
-
Tous les enregistrements des entrevues doivent être visionnés par le superviseur et
les stagiaires ou le résident dans les semaines qui suivent et par la suite être
détruits dans les délais prescrits.
-
Les superviseurs sont responsables de détruire tous les enregistrements, sur
support amovible ou informatisés, réalisés au cours du stage et ce, dans un délai
n’excédant pas un an (douze mois).
Exceptions
Toute demande visant à contrevenir à la présente directive pour fins d’enseignement
doit être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements
personnels concernant les usagers de l’établissement.
Consentement à l’enregistrement de l’entrevue
Je, soussigné(e)
, consens à ce que les entrevues
soient enregistrées par mode : audio
que j’ai avec
vidéo
.
On m’a informé(e) que ces enregistrements serviront uniquement à des fins de supervision et
,
que seuls le superviseur du CSSS Baie-des-Chaleurs,
, y auront
et le superviseur de l’université si besoin,
accès.
On m’a assuré que la confidentialité de mes propos sera respectée, que les bandes seront
conservées sous clé et détruites dans un délai n’excédant pas un (1) an.
Il est entendu que je peux mettre fin à ce consentement en tout temps sans que cela ne nuise à
mes relations avec les intervenants du CSSS.
Consentement :
Je déclare avoir lu ce formulaire de consentement et j’accepte que les entrevues soient
enregistrées.
_______
Nom de l’usager
Signature
Engagement de l’étudiant
Je déclare avoir expliqué à monsieur/madame
les
du présent formulaire et m’engage à en respecter les termes.
Nom de l’étudiant(e)
Fait à :
Signature
le
20
.
dispositions
Consentement à l’enregistrement de l’entrevue
(pour les résidents en médecine)
Je, soussigné(e)
, consens à ce que les entrevues
soient enregistrées par mode : audio
que j’ai avec
vidéo
.
On m’a informé(e) que ces enregistrements serviront uniquement à des fins d’enseignement en
médecine familiale et que seuls les superviseurs de l’unité de médecine familiale Baie-desChaleurs y auront accès. Il est entendu que l’examen physique ne sera pas enregistré.
On m’a assuré que la confidentialité de mes propos sera respectée, que les enregistrements
seront conservés sous clé et détruits dans un délai n’excédant pas un (1) an.
Il est entendu que je peux mettre fin à ce consentement en tout temps sans que cela ne nuise à
mes relations avec les médecins du CSSS.
Consentement :
Je déclare avoir lu ce formulaire de consentement et j’accepte que les entrevues soient
enregistrées.
Nom de l’usager
Signature
Engagement du résident
Je déclare avoir expliqué à monsieur/madame
les
du présent formulaire et m’engage à en respecter les termes.
Nom du résident
Fait à :
Signature
le
20
.
dispositions