Termes De Reference - Evaluation reconstruction ecole Marie Reine

Termes de référence pour l’évaluation du projet financé par le
Secours Catholique et mené par la Congrégation des sœurs de
Saint Joseph de Cluny
Reconstruction de l’école Marie Reine Immaculée à Jacmel (Haïti)
I.
Présentation des parties prenantes
Congrégation des sœurs de Saint Joseph de Cluny :
Fondée en 1807 par Sœur Anne-Marie Javouhey, pionnière des femmes missionnaires, la Congrégation des
Sœurs de Saint Joseph de Cluny est une congrégation de droit pontifical, présente à travers le monde dans
soixante pays sur les cinq continents : 38 communautés en Amérique du Nord (dont Haïti), 34 communautés en
Amérique du Sud, 81 communautés en Afrique, 124 communautés en Asie, et 24 communautés en Océanie. La
Maison Mère (équivalent du siège social) des Sœurs Saint Joseph de Cluny se trouve à Paris, dans le 14ème
arrondissement. Conformément aux vœux de sa fondatrice Anne-Marie Javouhey, les sœurs de Saint Joseph
de Cluny se consacrent au service de tous, principalement à travers l’éducation, la santé, et l’accompagnement
des populations qu’elles côtoient.
La Congrégation des Sœurs Saint Joseph de Cluny est présente et active en Haïti depuis le 5 juin 1864.
On compte aujourd’hui 13 communautés réparties sur l’ensemble du territoire haïtien. Les sœurs agissent dans
le domaine de l’éducation, avec une dizaine d’écoles du préscolaire au secondaire et des centres de formation
professionnelle, et dans le domaine de la santé avec 2 dispensaires.
La congrégation est reconnue comme un partenaire fiable par de nombreuses organisations nationales et
internationales (UNICEF, Caritas, Fondation de France, Fondation Digicel).
Le Secours Catholique – Caritas France:
Fondé en 1946, le Secours Catholique-Caritas France est un service de l’Église catholique, membre de la
confédération Caritas Internationalis. Il agit contre les causes de la pauvreté et de l’exclusion en France mais
aussi à l’international (198 pays et territoires d’intervention). Il considère que les hommes, femmes, enfants
vivant des situations de pauvreté sont les premiers acteurs de leur développement. Pour mener à biens ses
actions, l’association s’appuie sur un réseau de 62 000 bénévoles. Ses actions sont toujours développées
en liaison étroite avec les Caritas locales et à leur demande, car celles-ci sont en prise directe avec les
situations d’urgence, de crise politique ou sociale, de pauvreté, de sous-développement.
Suite au séisme qui a frappé Haïti le 12 janvier 2010, le Secours Catholique s’est engagé auprès de ses
partenaires (Caritas nationale, Caritas diocésaines, Caritas étrangères opérant dans le pays, autres acteurs de
l’Eglise et de la société civile) afin de les aider à faire face aux besoins dans quatre secteurs principaux :
sécurité alimentaire, reconstruction, éducation, et santé. Ces projets mis en œuvre par des organisations
haïtiennes et internationales concernent notamment la reconstruction de logements et d’infrastructures sociales
et éducatives situés dans la zone métropolitaine de Port-au-Prince et dans des zones rurales isolées. Ils sont
mis en œuvre par des partenaires locaux et/ou des ONG internationales qui viennent elles-mêmes en appui à
une organisation locale.
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II.
Descriptif de l’action
1. Informations générales
– Titre du projet
Reconstruction de l’école Marie Reine Immaculée à Jacmel (Haïti)
– Zone(s) d’intervention
Jacmel – département du sud-est
2. Résumé du projet
Objectif global : Proposer un enseignement de qualité pour les enfants défavorisés de la zone de Baudouin à
Jacmel à travers la construction d’une école respectant toutes les normes de construction (sismiques,
cycloniques) et les standards internationaux en termes d’hygiène.
Objectifs spécifiques : Reconstruction d’un ensemble scolaire permettant de scolariser 925 enfants entre 5 et
12 ans
Résultats attendus :
Ces résultats sont ceux définis lors de la présentation de projet. Certains ont été actualisés en cours de projet ;
dans ce cas, la modification est citée.
1. La phase 1 est construite : 14 salles de classe, 2 salles administratives, 1 cantine (+cuisine et dépôt), 15
toilettes répartis en 5 blocs avec fosse septique, 1 citerne d’eau de 75 m3
Actualisation lors de la révision budgétaire de janvier 2013 :
- 6 blocs de 3 toilettes au lieu de 5 : déplacement d’un bloc de la phase 2 dans la phase 1 pour le préscolaire
- citerne d’eau de 66 m3 (contenance suffisante)
2. L’école est équipée en matériel scolaire
3. La phase 2 est construite : 6 salles de classe, 1 salle administrative, 12 toilettes réparties en 4 blocs avec
fosse septique, 1 citerne d’eau de 75 m3
Actualisation lors de la révision budgétaire de janvier 2013 :
- 2 salles administratives
- 2 blocs de 3 toilettes au lieu de 4
4. Les nouveaux bâtiments sont équipés en matériel scolaire
5. La phase 3 est construite : bibliothèque, salle informatique, salle polyvalente, terrain de sport
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Bénéficiaires :
Bénéficiaires directs :
-
Les 625 enfants de l’école Marie Reine Immaculée (auxquels s’ajoutent 300 élèves lorsqu’il y aura
les 3 niveaux supplémentaires) qui bénéficieront d’un bon environnement de travail
-
L’équipe administrative et pédagogique de l’école (17 professeurs à temps plein et les 2 sœurs de
la communauté de Jacmel)
Bénéficiaires indirects :
-
Les 70 élèves de l’école professionnelle qui pourront à terme intégrer les hangars (les cours ont lieu
actuellement dans une salle prêtée temporairement par la paroisse)
-
Les groupes de retraitants venant du diocèse de Jacmel (et souvent de bien plus loin), en particulier
les groupes scolaires qui pourront à nouveau venir dans la maison de prière des Sœurs de Cluny,
une fois qu’elles auront pu reconstruire une maison communautaire.
-
Les habitants des quartiers difficiles (camps) situés autour de ce terrain et pour qui les Sœurs
développent des activités de pastorales. Elles veulent également leur donner accès à la
bibliothèque et la salle d’informatique en dehors des heures de cours. C’est pour cette raison que
ces deux salles sont localisées à proximité de la route, donc faciles d’accès pour les habitants.
.
Partenaires
intervenants :
locaux,
autres
Architectes sans Frontières (premiers travaux topographiques),
Fondation de France (co-financement de la phase 1 et 2), Fondation
Digicel (phase 3)
Durée totale du projet :
16 mois
Coût total de l’opération :
1 294 207 €
Participation du SCCF :
740 030€
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III.
Objectifs et méthodologie de l’Evaluation
1. Contexte
Le projet à évaluer est la reconstruction de l’école Marie Reine Immaculée suite au séisme.
2. Objectifs de l’évaluation externe
Cette évaluation à l’issue de la reconstruction fait partie du contrat engageant les sœurs de Saint Joseph de
Cluny vis-à-vis du bailleur Secours Catholique-Caritas France.
Le but est de dresser le bilan des résultats obtenus, à comparer avec les objectifs initiaux, et d’obtenir, s’il y a
lieu, des points d’attentions particuliers quant à l’utilisation des bâtiments.
En prenant en compte les éléments du contexte énoncés ci-dessus, l’étude pourra, d’une part, évaluer les
résultats à date et les effets dans la région d’intervention et d’autre part, fournir quelques éléments d’évaluation
sur le fonctionnement des Sœurs Saint-Joseph de Cluny et leurs compétences en matière de gestion et
coordination.
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a) Objectifs pour le projet en cours
Souligner les avancées enregistrées en matière d’accès à un enseignement de qualité.
Evaluer si les conditions nécessaires à l’entretien et l’utilisation des bâtiments sont réunies et si les
progrès réalisés en termes de scolarisation des enfants défavorisés de la zone des Orangers sont
pérennes.
o b) Objectifs pour les Sœurs de Cluny
Vérifier la pertinence de la stratégie d’intervention et en obtenir une confirmation/infirmation.
Adapter celle-ci en fonction des recommandations de l’évaluation pour les interventions à venir.
Ouvrir des pistes de réflexion pour la pérennisation des bonnes pratiques
c) Objectifs pour le Secours Catholique
Apporter un regard extérieur sur le projet, sa concrétisation et son ancrage auprès des différentes
parties prenantes. Comprendre ce qui a fonctionné et les difficultés rencontrées (explication des écarts)
Valoriser les réussites du projet et les capitaliser
Analyser les mécanismes du partenariat : aspects positifs et négatifs
3. Questions évaluatives (QE) au regard des objectifs
Pour aborder les objectifs d’évaluation, l’évaluateur devra concentrer son action via les questions suivantes.
Elles servent de base à un travail de réflexion sur l’organisation, la mise en œuvre et les aboutissants d’un
projet.
Quel est l’impact du projet ?
• Quelle est l’incidence de ce projet sur les aspects économiques et sociaux de la zone ? Les objectifs
globaux ont-ils été atteints ? Le projet est-il susceptible d’avoir un impact sur des questions
transversales telles que genre, environnement, etc.?
Le projet répond-il aux critères de pertinence ?
• Le choix de la localisation est-il adapté ? Le cahier des charges établi en début de projet répond-il bien
aux attentes des bénéficiaires, aux besoins réels ? Les indicateurs de projet sont-ils performants à la fin
de l’action ? Les indicateurs étaient-ils SMART ?
• Quelle est la méthode constructive choisie ? Utilise-t-elle des savoir-faire et des matériaux locaux ?
Les matériaux utilisés sont-ils facilement disponibles ? Est-ce que les populations locales se sont
approprié les techniques utilisées ? Un changement de mentalité est-il perceptible ?
• Le projet est-il intégré dans son contexte (aménagements extérieurs, accès, prise en compte des
aléas et risques naturels comme les glissements de terrain) ? Le projet s’inscrit-il dans un plan
d’aménagement local ?
• Les critères de sélection des bénéficiaires ont-ils été pertinents? Les bénéficiaires choisis sont-ils les
plus vulnérables ?
• Le projet a-t-il été accepté et approprié par les bénéficiaires? Le partenaire a-t-il été bien accepté dans
la zone ? Par les bénéficiaires ? Utilise-t-il des méthodes participatives ? Les bénéficiaires ont-ils des
propositions d’améliorations pour le(s) nouveau(x) bâtiment(s) construit(s) ? Les autorités locales ontelles été incluses dans l’évolution du projet ?
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Le projet répond-il aux critères d’efficience ?
• La stratégie mise en œuvre (choix constructifs et opérationnels) était-elle en adéquation avec les
objectifs visés ?
• Y a-t-il une cohérence entre les frais engagés et les résultats obtenus (prix au m², prix par
bénéficiaire direct, rapport qualité/prix) à comparer selon la destination du bâtiment (infrastructures
scolaires, logement, etc.)?
• Comment a été exécuté le projet? Le nombre d’ouvriers est-il en accord avec l’importance des
besoins ? Les ouvriers étaient-ils qualifiés ? Ont-ils reçu une formation spécifique pour la construction ?
Seront-ils aptes à dupliquer ces nouvelles connaissances acquises ? Les bénéficiaires ont-ils pris part à
la construction et/ou à la réalisation du projet? Quel était le rôle du partenaire dans l’encadrement des
équipes (support technique) ?
Le projet répond-il aux critères d’efficacité ?
• Quels sont les points forts et faibles de ce projet ? Y-a-t-il une différence entre les objectifs initiaux et
les résultats atteints ? Face aux difficultés, le partenaire a-t-il su se montrer réactif ?
• Y a-t-il eu des retards enregistrés ? Si oui, pour quelles raisons et comment le partenaire y a remédié ?
• Après analyse des documents de projets (plan masse, plans de niveaux, élévations, coupe, perspective,
notice architecturale), est-ce que les normes parasismiques et paracycloniques ont-elles été
respectées ? Les normes pour les personnes à mobilité réduite ?
• Des réseaux (eau, assainissement, électricité) ont-ils été installés ou pensés dans une perspective
future (si cela ne rentrait pas dans le cadre du projet) ?
• Quels ont été les schémas de coordination des acteurs du projet ? La communication entre les parties
prenantes a-t-elle été sujette à des difficultés ? Y a-t-il eu des retards/coûts additionnels suite à un
manque de communication ?
Le projet répond-il aux critères de viabilité ?
• La construction de(s) bâtiment(s) a-t-elle été pensée dans une logique de durabilité (prise en compte
des coûts de fonctionnement (frais de scolarisation, salaire des professeurs, factures d’eau et
d’électricité, entretien, réparation)?
• Le partenaire sera-t-il apte à gérer le(s) nouveau(x) bâtiment(s) construit(s) ? Des personnes ont-elles
été formées à l’entretien du bâtiment ?
• Quelle articulation a été faite entre la fin des travaux et la mise en fonctionnement du bâtiment
(communication, usage, etc.) ?
4. Méthodologie
La proposition méthodologique du candidat devra définir comment seront utilisés :
- Les sources d’informations disponibles (Plan masse, plans de niveaux, élévations, coupe, perspective, notice
architecturale et les documents du projet : rapports, base de données du projet, etc),
- Les éléments du projet (lieux, populations et interlocuteurs incontournables - entreprise d’exécution, AMO)
L’évaluateur pourra utiliser les indicateurs suivants :
• Nombre d’élèves accueillis chaque jour (actuellement / en prenant en compte l’ouverture prochaine
e
du 3 cycle)
• Nombre de repas servis à la cantine chaque jour/comparé au nombre d’élèves+personnel
• Taux d’utilisation des salles de classes et des salles administratives
• Taux d’utilisation des toilettes
• Taux de fréquentation de la bibliothèque (en prenant en compte que ces salles seront équipées
prochainement)
• Taux de fréquentation de la salle informatique (en prenant en compte que ces salles seront
équipées prochainement)
Pour répondre aux questions évaluatives, seront mis à disposition de l’évaluateur :
• Les documents d’avant-projets relatifs aux objectifs du projet
• Les rapports du projet
• Les plans de masse et plans d’ensemble
• Les jeux de plans détaillés de la construction
• Les devis
• Le descriptif technique
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Il aura également accès au site de l’école.
L’évaluateur pourra rencontrer plusieurs interlocuteurs:
• Pour le suivi du projet : Claire Guignard et Quitterie Roquebert, volontaires chargées du suivi du
projet en 2012-2013 (technique / administratif). NB : achevant leur mission en Haïti à l’été 2013,
elles seront joignables par email et téléphone ou pourront être rencontrées en France. Les
remplaçants de ces deux dernières (Anne Jelensperger et Olivier Cossé) sont présents en Haïti
et pourront aussi être rencontrées.
• Les sœurs de St Joseph de Cluny : Sœur Christiane Gervais, supérieure provinciale des sœurs
de St Joseph de Cluny en Haïti ; Sœur Marie-René, supérieure de la communauté de Jacmel ;
Sœur Marie-Bernard, directrice de l’école Marie Reine Immaculée
• Des membres de l’équipe pédagogique de l’école
• L’architecte du projet : M. Christian Dutour
• Les entrepreneurs responsables des entreprises de construction
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IV.
Modalités de l’évaluation
1. Maître d’ouvrage
Le Partenaire (ici la Congrégation des sœurs de Saint Joseph de Cluny) est le maître d’ouvrage de cette
évaluation. En accord avec le Secours Catholique, il signe le contrat nécessaire à la réalisation de l’évaluation
avec l’évaluateur.
2. Profil recherché
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Architecte et/ou ingénieur ;
Expérience signifiante dans le domaine de l’évaluation de projets humanitaires/développement.
Expériences précédentes en coordination, conception, mis en œuvre et suivi de projet
Excellentes aptitudes en communication et relations personnelles
Capacité à écrire des rapports clairs et utiles
Compréhension des exigences des donateurs
Capacité à travailler dans des délais courts et avec le budget imparti
Indépendance par rapport aux parties impliquées.
Flexibilité et adaptabilité
Maîtrise parfaite du français oral et écrit, et si possible du créole haïtien oral
Bonne connaissance d’Haïti
3. Moyens financiers
Le budget proposé doit comprendre les honoraires, les frais de mission en Haïti, les frais de transports
nationaux.
Les frais de mission et de transport (Location voiture incluant 10% de taxes + assurance + chauffeur (avec
perdiem pour hôtel/nourriture car déplacement en province + essence) seront remboursés au coût réel sur
présentation des factures.et dans la limite des maximum suivants :
Transport local
200$/jour
150€/jour
Hôtel
100$/jour
75€/jour
Nourriture
50$/jour
37€/jour
Il est conseillé un maximum de 5 jours de mission (3 jours sur le terrain, 2 jours de transport).
Les frais de vols internationaux ne sont pas pris en charge.
4. Livrables attendus
•
Une réunion de cadrage aura lieu en Haïti avec les équipes terrain à l’arrivée du consultant.
•
Une restitution dite « à chaud » sera également prévue à la fin de la mission afin de proposer des
axes de réflexion pour les équipes terrain et les acteurs locaux et les perspectives de
développement de la zone, mais aussi de susciter un débat qui pourra alimenter la rédaction du
rapport final.
•
Remise d’un rapport provisoire.
•
Remise du rapport final.
Ce rapport final comprendra :
Un rapport principal comprenant les résultats détaillés de l’évaluation relatifs aux objectifs fixés
ainsi que les perspectives et les recommandations faites par les évaluateurs.
Un corps d’annexes qui reprendra les tableaux et informations factuelles nécessaires à une
meilleure compréhension d’informations développées dans le rapport principal.
Une fiche résumée reprenant, après une présentation générale, les principales conclusions et
recommandations.
Une version électronique de tous les documents sera systématiquement jointe aux versions papier.
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5. Calendrier prévisionnel de l’évaluation
• Date limite de réception des offres : 01 novembre 2013
• Annonce du choix du consultant sélectionné sur proposition technique : 15 novembre 2013
• Début du travail, documentation et réunion de cadrage : fin novembre 2013 (dates à préciser)
• Début de la mission en Haïti : décembre 2013 (dates à préciser)
• Restitution provisoire en Haïti : décembre 2013 (dates à préciser)
• Remise d’un rapport provisoire (version électronique par mail) : au plus tard le 31 décembre 2013
• Retours du Secours Catholique et des Sœurs de Saint Joseph de Cluny, sur base du rapport
provisoire : 24 janvier 2014
• Rendu final des documents : 7 février 2014
6. Critères de sélection de l’évaluateur :
Le consultant/évaluateur est invité, en prenant connaissance des présents termes de référence, à faire des
propositions techniques et financières (cf. canevas en annexe 1) pour la réalisation de l’évaluation.
La sélection s'effectuera sur la base des critères suivants :
• Exposé de la problématique et compréhension du sujet ;
• Démarche méthodologique proposée ;
• Qualifications, expériences et compétences de l’expert ;
• Expériences de la zone et de la problématique du projet à évaluer ;
• Détail des prix et coûts des différentes prestations (devis à présenter conformément au modèle joint
en Annexe 1);
• Chronogramme de réalisation de l’ensemble des prestations.
7. Modalités de réponse et modalités contractuelles :
Les propositions méthodologiques, techniques et financières (réponse aux présents Termes de Référence),
limitées à 7 pages et accompagnées du CV de l’expert, devront être retournées aux Sœurs de Saint Joseph de
Cluny, au plus tard le 01 novembre 2013, sous forme électronique ([email protected]) à l’attention de :
Olivier Cossé.
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Annexe 1 : Canevas de la réponse
La réponse aux Termes de Référence devra s’organiser autour des sections suivantes :
Compréhension des Termes de Référence
Cette section décrira entre autre la compréhension que l’expert a :
• des Termes de Référence présentés ;
• du contexte du projet ;
• du projet lui-même.
Méthodologie de travail et résultats attendus
Cette section décrira entre autre :
• la méthodologie proposée pour atteindre les objectifs de l’évaluation de façon documentée, argumentée;
• un chronogramme indicatif ;
• les résultats attendus ;
• les limites de l’évaluation ;
• toute autre information permettant une bonne compréhension de la méthode utilisée
3. Profil de l’évaluateur
Cette section décrira entre autre :
• le profil de l’expert,
• les points forts de l’expert
Annexes
• CV de l’expert
• le devis de la prestation incluant :
o Salaires/Honoraires
o Frais de mission
o Déplacements intérieurs (estimation éventuelle)
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