La lettre d`information des adhérents Pour maintenir le contact avec

La lettre d'information des adhérents
Pour maintenir le contact avec les adhérents, les tenir informés de l'activité et
des projets de l’association, la rédaction régulière d'une lettre d'information
est essentielle à son bon fonctionnement.
La communication avec les adhérents est indispensable à la bonne santé
d’une association : que ce soit pour les rendre partie prenante de son
fonctionnement, leur rappeler les valeurs sous-jacentes à leur engagement,
les tenir informés des projets et leur rappeler les dates d'activité et de
rencontres de l’association. Le bulletin d'information remplit ce rôle et sa
rédaction régulière est une tâche à part entière, qui doit être assurée par un
dirigeant, membre du bureau.
Le contenu
Essentiellement informatif, le contenu s'articule autour des différents thèmes
de la vie de l’association :
− l'éditorial d'un dirigeant centré sur un point d'actualité important pour
l’association, un nouveau projet, la recherche de partenariat, le
recrutement de bénévoles, l'évolution de l'environnement économique,
institutionnel, etc. Il s'agit de l'unique article de la lettre exprimant une
prise de position.
− le programme des activités (à 3 ou 6 mois) et l'agenda des réunions du
conseil d'administration, de commissions de travail éventuelles et
annonce de la date de l'assemblée générale,
− les événements récents (activités, manifestations, décisions) qui ont
marqué la vie de l'association et celle des adhérents (l'accueil des
nouveaux notamment est important pour leur permettre de s'intégrer),
− l'appel aux « bonnes volontés » pour aider au fonctionnement (pour une
expertise professionnelle ou l'organisation d'une manifestation),
− les informations sur le contexte de vie de l'association et les éventuelles
conséquences des évolutions dans le domaine législatif et
réglementaire,
− les informations pratiques : coordonnées de l’association, de ses
responsables...
Impératifs de forme
Le rythme de parution doit être régulier pour que les adhérents ne perdent
pas le contact, même lorsqu'ils interrompent temporairement leur pratique
associative. Il est donc essentiel que la lettre apporte des informations
nouvelles et susceptibles d'intéresser son public. Selon l'activité et
l'importance des messages, envisagez entre 3 et 6 numéros par an.
Pour conserver une unité de ton et informer en fonction de l'actualité, en
véhiculant les valeurs de l’association, cette communication ne peut être
assumée que par un membre du bureau qui parle au nom de l'association.
La présentation de l'ensemble du bulletin peut être très simple. Dans tous les
cas, elle doit respecter un plan relativement constant d'un numéro à l'autre,
pour que les lecteurs accèdent directement à une rubrique sans avoir de
recherche à effectuer.
Les articles doivent développer un sujet unique, respectant les impératifs
traditionnels de forme des messages et remplissant les différents champs de
questionnement : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Et
après ?
Papier ou Internet, le support dépend essentiellement du profil des adhérents
et de leur équipement personnel. Si la lettre est adressée par courrier postal,
il ne faut négliger ce budget dans le prévisionnel. Lorsque la lettre
d'information est adressée en courrier électronique, ne pas oublier de
masquer la liste des destinataires (diffusion « undisclosed recipients » ou
cci).
La lettre figure à juste titre sur la page d'accueil du site de l’association, dont
elle illustre l'actualité, et où les adhérents savent l'y retrouver.
Plus de conseils dans le guide pratique de l’association à télécharger sur le
site : Guide pratique des associations
© Christine Payelle – Uni-éditions – octobre 2013