Contrôle de gestion en établissements de santé

Démarche de benchmarking des
blocs opératoires
Réunion de lancement
18 avril 2011
- Julie COURPRON, ARS Bretagne, Département
Performance, Direction de la stratégie
- Laurence HERIN, ADOPALE
SOMMAIRE
Présentation générale de l’opération
Les indicateurs calculés
L’organisation en interne
Présentation de l’outil Starting Bloc
2
Principes du benchmarking
Principes du benchmarking
Qu’est-ce qu’un benchmarking ?
Le benchmarking (en français analyse comparative ou parangonnage) est
un processus d’analyse comparative. Un de ses objectifs est l’adaptation et
l’implantation des meilleures pratiques pour améliorer la performance des
processus dans une organisation.
L’ ARS s’appuie sur :
L’ANAP pour la définition des indicateurs. Ces derniers sont issus des
chantiers de réorganisation, et pour l’autoévaluation.
ADOPALE délivre un appui technique à l’ARS , fournit les outils de
recueil et construira la base de données régionale.
Cette démarche est à destination des établissements publics et
privés de la région Bretagne
3
Principes du benchmarking
Une démarche lancée en 2008, avec la MEAH (38
établissements participants)
La relance de la démarche sur les blocs opératoires en 2011,
dans le cadre du programme de travail du Département
Performance de l’ARSB.
Sont prévus d’ici fin 2011 des démarches similaires sur:
-
-
L’optimisation du codage et de la chaîne de
facturation/recouvrement,
Les services d’imagerie
Une démarche concertée avec les fédérations hospitalières
(FHF, FEHAP, FHP): concertation sur les modalités du
benchmark et choix du prestataire pour l’accompagnement
4
Contexte : un lieu cher, complexe, unique
Contexte des blocs opératoires
Cher :
- Investissement matériel et salles
- Consommation de ressources humaines
Complexe :
- Au centre de l’organisation,
- Activités programmée et d’urgence
- Nombre et diversité des acteurs au sein même du bloc
- De nombreuses interfaces : unités de soins, consultations,
stérilisation, brancardage, logistique, plateaux d’imagerie…
- Influence le fonctionnement des autres unités, en subit les
aléas.
A risques :
- Haute technicité des actes réalisés
- Enjeux majeurs de sécurité et qualité des soins
5
Des objectifs conjoints autour de
l’optimisation organisationnelle
Pour les établissements: Disposer d’un état de la situation, se
comparer pour déterminer les axes de progression, analyser
l’évolution des résultats par rapport à la campagne 2008
-
-
-
-
Pour l’ARS:
Mettre à disposition les moyens d’analyser la performance des blocs
opératoires , favoriser et faciliter le changement
Elaborer un diagnostic de l’activité des blocs opératoires, et définir les
évolutions par rapport aux résultats du benchmark 2008
Comparer les résultats avec d’autres bases des données (2008, autres
régions, fédérations…)
Préparer les débats dans le cadre de l’élaboration du Projet Régional
de Santé, sur le SROS Chirurgie
6
Calendrier
Calendrier de la démarche
18 avril 2011
29 avril, 3 et 10 mai
Lancement régional
Formation à l’utilisation de l’outil
9 mai au 6 juin
Recueil des données par les établissements
Au plus tard le 8
juin
Dépôt des fichiers sur le site web
Du 8 au 12 juin
Du 13 au 19 juin
Vérification de la qualité des données
Correction des données erronées ou
manquantes par les établissements
Du 20 au 26 juin
Capitalisation des données
30 juin
Restitution aux établissements Rapports individuels
7
L’outil choisi: le logiciel STARTING
BLOC
-
Développé par la société ADOPALE
Outil web permettant d’éviter au maximum les doubles saisies
des données
Une formation à l’outil prévue
Une hotline à disposition des établissements par mail
Des outils complémentaires permettant de mesurer la marge de
progression depuis 2008 et à venir
Outil d’auto-évaluation (base quickscan)
Suivi des actions menées depuis 2008
Un livrable par établissement
8
Des journées de formation
Des formations d’une durée de 2 heures seront organisées à
destination des établissements
Plusieurs dates sont proposées pour chaque référent projet, sur
le site de l’ARS
- 29 avril : de 9H à 11H
- 29 avril : de 11H à 13H
- 29 avril : de 14H à 16H
- 3 mai : de 13H30 à 15H30
- 3 mai : de 15H30 à 17H30
- 10 mai : de 13H30 à 15H30
- 10 mai : de 15H30 à 17H30
Inscriptions à faire auprès du
Département Performance
[email protected]
Ou à la sortie de la salle
aujourd’hui
Les objectifs:
- Se familiariser avec l’outil
- Débuter son paramétrage
- Répondre aux questions des établissements
9
Des journées de formation
-
La liste des documents à amener pour le paramétrage:
Liste des salles
Liste des chirurgiens, ARE, plannings des paramédicaux
Planification des vacations par salle
ETP du/des blocs opératoires
10
Guides et supports mis à la disposition
des établissements
Site d’information sur le Benchmarking
(www.benchmarkbloc.com)
La zone d’accueil du site reprend l’ensemble des éléments clef
du benchmark:
- Rappel des étapes clef
- L’outil d’auto-évaluation
- Le suivi des actions depuis 2008
- Le lien vers StartingBloc
- Téléchargement du fichier de saisie
- Téléchargement des dernières FAQ (Foires aux questions)
- Téléchargement du guide des utilisateurs
- Diaporama de lancement de la démarche
11
SOMMAIRE
Présentation générale de l’opération
Les indicateurs calculés
L’organisation en interne
Présentation de l’outil Starting Bloc
12
Les indicateurs
Les indicateurs calculés
La reprise des indicateurs du benchmark 2008
L’utilisation des équipements
- TVO (temps de vacation offert)
- Taux d’ouverture : TVO / Temps conventionnel MeaH
L’emploi des ressources
- Taux d’occupation : TROS / TVO
- Taux de débordement : Débordement / TVO
- Démarrages tardifs et fins précoces
Nouveau
L’emploi des ressources humaines
- Heures travaillées en salle
- Le nombre d’ETP dédiés à l’organisation du bloc
Le type d’activité
- L’activité programmée
- L’activité ambulatoire
- L’activité nocturne
Nouveau
Productivité en ICR
13
Utilisation d’une salle : convention
d’analyse
Potentiel MeaH (10h)
TVO
TROS
Taux
=
d’ouverture
TVO
Potentiel
MeaH
TROS
TROS
TROS
Débordement
Taux de
=
débordement
TVO
TROS
Débordement
Taux
Σ TROS
d’occupation =
des vacations
TVO
Potentiel MeaH = 5* 10h + 1*4h (samedi)
14
Situation en fonction du
positionnement
100%
Vacations
optimisées et
marges disponibles
Taux d'occupation (TROS/TVO)
90%
80%
Zone cible
70%
L’ouverture
est
trop
importante
au regard de
l’activité
produite
60%
50%
Positionnement
de l’activité
40%
30%
20%
10%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Taux d'ouverture (TVO / Temps MeaH)
15
Résultats des benchmarking 2010
100%
Taux d'occupation (TROS/TVO)
90%
80%
Des résultats meilleurs que IDF et RA
Un taux d’occupation proche de la cible.
70%
FNCLCC
RA
60%
IDF
50%
40%
30%
20%
10%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Taux d'ouverture (TVO / Temps MeaH)
16
Résultats des benchmarking 2010
100%
Taux d'occupation (TROS/TVO)
90%
80%
70%
FNCLCC
RA-CH
60%
IDF - CH
50%
RA-CHU
RA-Privé
RA-PSPH
IDF - PSPH IDF -Privé
IDF- CHU
40%
30%
20%
10%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Taux d'ouverture (TVO / Temps MeaH)
17
Résultats du dernier benchmarking
100%
Taux d'occupation (TROS/TVO)
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Taux d'ouverture (TVO / Temps MeaH)
18
SOMMAIRE
Présentation générale de l’opération
Les indicateurs calculés
L’organisation en interne
Présentation de l’outil Starting Bloc
19
Le périmètre
TOUS les blocs de l’établissement répondant à ces définitions doivent
faire l’objet de l’étude:
Périmètre géographique = TOUTES les salles d'opération de l'établissement dans
lesquelles sont réalisées .
- soit des actes chirurgicaux quelle que soit la modalité
d'hospitalisation (ambulatoire, conventionnelle…) et quelle que
soit la technique d'anesthésie utilisée (générale, loco-régionale,
topique…) :
- soit des actes de cardiologie interventionnelle,
- soit des césariennes même si elles sont réalisées dans un bloc
dédié.
- soit des actes de radiologie interventionnelle,
- soit des actes d'endoscopie sous anesthésie générale,
- quelle que soit la programmation (programmée, non
programmée, en provenance du SAU, …)
20
Organisation de la démarche en interne
Il est conseillé de mettre en place une chefferie de projet qui
pourra exploiter les résultats de la démarche :
- un cadre IBODE
- un cadre IADE (si présent dans l’établissement)
- un chirurgien
- un ARE
- un représentant de la Direction de l’établissement
Objectifs pour le chef de projet :
- Réceptacle de l’analyse des résultats
- En charge de la communication des résultats
- Responsable de la mise en œuvre des éventuels plans
d’amélioration
21
Organisation du recueil
Nécessité de nommer un coordonnateur de recueil au sein de
l’établissement
- En charge de l’organisation interne : répartition des tâches de
-
recueil, mise à disposition du fichier de saisie, paramétrage des
extractions avec la direction informatique.
En charge de la centralisation des données, des contrôles de
cohérence
22
SOMMAIRE
Présentation générale de l’opération
Les indicateurs calculés
L’organisation en interne
Présentation de l’outil Starting Bloc
23
Présentation et accès à l’outil
L’accès à l’outil StartingBloc est effectué à partir du site
www.benchmarkbloc.com
Le logiciel Startingbloc a été conçu par la société Adopale pour
permettre aux établissements de réaliser régulièrement des
indicateurs sur leurs blocs opératoires
Il comprend :
- Un fichier de saisie sous Excel
- Un paramétrage directement sur Internet
24
Paramétrage de l’outil sur internet
Chaque établissement disposera d’un identifiant et d’un mot de passe
pour chaque bloc transmis au chef de projet par mail
- Un compte pour chaque bloc
Ils seront utilisés pour se connecter sur le logiciel Startingbloc
C’est sur ce logiciel que le paramétrage sera réalisé
25
Paramétrage de l’outil
Sur Internet, il est nécessaire de paramétrer les éléments suivants:
- Informations générales sur l’établissement
- Liste des salles et type de salle
- Liste des chirurgiens et des spécialités
- Présence théorique des IBODE/IDE et des IADE
- Vacations pour les salles et les chirurgiens
26
Le fichier de saisie
Il doit être rempli avec le détail de toute intervention ayant lieu au
bloc opératoire
Pour chaque intervention, il faut saisir:
- Date
- Salle
- Heure d’entrée du patient en salle
- Heure de sortie du patient de la salle
- Programmation: Ambulatoire, Conventionnel programmé, Non
-
programmé
Nom du chirurgien (possibilité d’anonymiser en renseignant
uniquement les initiales)
Nom de l’anesthésiste
Nb IBODE/IDE en salle
Nb d’interne en salle
Nb d’IADE en salle
Codage CCAM (principal et secondaire)
27
Aperçu du fichier de saisie
Date
CT
EM
EM
EM
EM
EM
EM
EM
EM
EM
EM
EM
EM
EM
11/01/2010
11/01/2010
12/01/2010
13/01/2010
14/01/2010
15/01/2010
16/01/2010
17/01/2010
18/01/2010
19/01/2010
20/01/2010
21/01/2010
22/01/2010
15/02/2010
Salle
1
1
2
3
4
1
1
2
3
1
2
3
4
5
Heure
d'entrée
en salle
07:05:00
12:20:00
13:20:00
14:20:00
15:20:00
16:20:00
17:20:00
19:20:00
07:00:00
07:15:00
07:45:00
08:20:00
08:00:00
Heure de
Nb de salles
Nb
Nb
Nb
CCAM
CCAM
sortie de Programmation Chirurgien Anesthésiste prises en charges
IBODE/IDE d'internes IADE Principal secondaire
salle
par l'anesthésiste
06:00:00
13:10:00
14:10:00
15:10:00
16:10:00
17:10:00
18:10:00
19:10:00
07:15:00
07:45:00
08:16:00
07:00:00
10:00:00
Ambulatoire
J
Conventionnel programmé
K
Ambulatoire
C
Ambulatoire
D
Ambulatoire
A
Non programmé B
Ambulatoire
D
Conventionnel programmé
E
Ambulatoire
A
Ambulatoire
A
Ambulatoire
A
Non programmé A
Ambulatoire
A
Ambulatoire
D
AB
CD
EF
GH
IJ
AB
CD
CD
AB
AB
GH
IJ
IJ
CD
0
2
2
2
2
1
1
2
3
1
2
3
1
2
3
2
2
2
2
2
2
2
2
1
2
2
2
2
0
1
1
1
0
0
0
0
1
0
0
0
0
0
2 AZE
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
28
Recueil des données
Recueil de données
Il est possible d’extraire d’un système d’information existant les
informations nécessaires pour les coller dans le fichier Excel
Dans les autres cas, un bordereau de recueil papier est mis à
disposition
Bordereau de recueil pour Starting bloc
Salle et date
Identifiant
Nom du bloc
Date
Salle
Les jalons
Heure d'entrée en salle
Heure de sortie de salle
Programmation
Ambulatoire
Conventionnel programmé
Non programmé
Opérateurs, Anesthésiste et paramédicaux
Nom du chirurgien
Nb IBODE/IDE
Nom de l'anesthésiste
Nb d'internes
Nombre de salles prises
en charges par
l'anesthésiste
Nb IADE
Codage CCAM
Acte principal
Acte secondaire
29
Dépôts des fichiers sur le logiciel
Une fois que votre saisie et que votre paramétrage sont réalisés, il
convient d’importer le fichier sur le site Internet
30
Contact
Mise à disposition d’une hotline pendant l’ensemble de la démarche
Par mail: [email protected]
Proposition de rendez vous téléphonique si la réponse par mail n’est
pas adaptée
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Calendrier
Rappel
du calendrier
18 avril 2011
29 avril , 3 et 10 mai
Lancement régional
Formation à l’utilisation de l’outil
9 mai au 6 juin
Recueil des données par les établissements
Au plus tard le 8
juin
Dépôt des fichiers sur le site web
Du 8 au 12 juin
Du 13 au 19 juin
Vérification de la qualité des données
Correction des données erronées ou
manquantes par les établissements
Du 20 au 26 juin
Capitalisation des données
30 juin
Restitution aux établissements Rapports individuels
MERCI DE VOTRE ATTENTION
32