Club Toastmasters Montréal Cartable du membre

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Club Toastmasters Montréal Cartable du membre
Membre: ____________________________________
Club Toastmasters Montréal
District 61, Division G, Secteur 73, Club 9361
Cartable du membre
Club Toastmasters Montréal
Club Toastmasters Montréal
Couper à 1.5cm, 6.5cm, 9cm et 14 cm de la bordure du haut pour faire 2 bandelettes pour la reliure (côté) du cartable.
Pour insérer la bandelette dans la pochette de plastique sur le côté, aidez-vous d’une règle à mesurer.
Table des matières
Pense-bête
Formulaires
Promesse Toastmasters
Huissier
Protocole et votes
Bulletins de vote
Président de l’assemblée
Plan du président de l’assemblée
Toast
Secrétaire de l’assemblée
Compte rendu
Maitre de cérémonie
Plan du maitre de cérémonie
Évaluateur de la langue
Évaluation de la langue
Chronométreur
Rapport de chronométrage
Maitre des improvisations
Séance des improvisations
Évaluateur des improvisations
Évaluateur général
Évaluation générale
Objectifs personnels des membres
Bulletins de commentaires
Objectifs : Savoir communiquer
Notes : Savoir communiquer
Extraits du manuel CC
Objectifs avancés
Notes :
Évaluation du leadership
Extraits du manuel CL
Chronométreur
¾ À la demande du maitre de cérémonie, expliquer le rôle aux autres membres et invités : indiquer à
l’auditoire le but du chronomètre, notamment, le respect du temps d’élocution pour que tous
puissent s’exprimer;
¾ Expliquer le fonctionnement du chronomètre et des signaux: le vert pour indiquer le temps
minimum requis, le jaune pour le temps intermédiaire, le rouge pour le temps maximal accordé et
le signal sonore (le cas échéant) à la fin de la période de grâce de 30 secondes accordée après
l’atteinte du temps maximal;
¾ Inscrire les temps réalisés dans le rapport de chronométrage tout au long de la rencontre;
¾ À la demande du maitre de cérémonie, donner les temps alloués à chacun des discours ainsi que
les temps réalisés pour chacun des discours;
¾ À la demande du maître des improvisations, indiquer les temps alloués aux improvisations ainsi
que les temps réalisés pour chacune des prestations;
¾ À la demande du maître de cérémonie, indiquer les temps alloués aux différentes évaluations;
¾ Le tableau ci-dessous présente les temps alloués aux différents rôles :
Intervention
Discours
Durée
Vert
Jaune
Rouge
Brise-glace
4 à 6 min
4 min
5 min
6 min
CC, niveau 2 à 9
5 à 7 min
5 min
6 min
7 min
8 à 10 min
8 min
9 min
10 min
CC, niveau 10
Improvisation
Évaluation
Discours avancé
Vérifier auprès de l’orateur
Capsule éducative
Vérifier auprès de l’orateur
Simple
1 à 2min
1 min
1 min 30
2 min
Double
2 à 3 min
2 min
2 min 30
3 min
Discours
2 à 3 min
2 min
2 min 30
3 min
Improvisation
2 à 3 min
2 min
2 min 30
3 min
Langue
1 à 2 min
1 min
1 min 30
2 min
Générale
6 à 8 min
6 min
7 min
8 min
Évaluateur de la langue
Avant la réunion
¾ Choisir un mot du jour (pour le brin de folie) en lien avec le thème du jour, que les membres devront
tenter d’utiliser dans leurs interventions (idéalement pour enrichir le vocabulaire);
¾ L’écrire sur une feuille placée à l’avant ou au tableau à la demande du maitre de cérémonie;
¾ Préparer une mini-capsule éducative sur la grammaire et le bon parler en préparation à la réunion
Avant l’ouverture de la réunion
¾ Avoir un formulaire d’évaluation de la langue à portée de main;
¾ Prendre les dictionnaires et les guides grammaticaux;
Pendant la réunion
¾ Annoncer le mot du jour (brin de folie) à la demande de l’animateur; ¾ Compter le nombre d’utilisation du mot du jour pour chaque membre (nom, fréquence); ¾ Expliquer le pourquoi du mot du jour (brin de folie) et expliquer brièvement le rôle de l’évaluateur de
la langue; ¾ Écouter attentivement et noter les maladresses et les bonnes utilisations de la langue; Expressions moins fréquentes, mots nouveaux, inexactitudes, calques de l’anglais, bons
usages du français, fautes de langages, hésitations et suggestions pour remplacer les fautes.
¾ Présenter l’évaluation lors de la session des évaluations; ¾ Saluer les bons coups et noter les points à améliorer, mais sans nommer les gens; ils se
reconnaitront; ¾ Présenter le résultat du brin de folie à la demande du président de l’assemblée; Idées de brin de folie
Évaluateur du leadership
Avant la réunion
¾ Prendre connaissance du projet que le membre veut faire évaluer un ou plusieurs jours avant la
réunion et lire le questionnaire associé au projet;
2‐Pensée critique 3‐Évaluer une prestation 4‐Gestion du temps 5‐Planifier et mettre en œuvre 6‐Organiser et déléguer 7‐Faciliter le travail 8‐Motiver les autres 9‐Être un bon mentor 10‐Former une équipe Projets (rôles) Maitre de cérémonie (animateur de réunion) Évaluateur de la langue (grammairien) et compteur d’hésitations) Chronométreur Orateur (discours préparés) Maitre des improvisations (meneur des improvisations) Improvisateur Évaluateur (discours préparés) Évaluateur général 1‐Écoute active ¾ Pour certains projets, l’évaluation porte sur des rôles tenus durant la réunion (tableau);
¾ Pour d’autres projets, l’évaluation porte sur des implications (fonction au conseil du club,
organisation de concours) ou des réalisations (événements, mentorat, tâches reliées à sa fonction);
¾ Demander aux membres qui font des projets de remettre leur cahier Devenir un Leader ou une copie
du questionnaire;
Pendant la réunion
¾ Observer et noter la performance de la personne selon le questionnaire associé au projet (limiter ses
notes et porter attention);
Évaluateur du leadership
Suivant la réunion ou la réalisation ou l’implication
¾ Compléter le questionnaire à partir de ses notes et de ses observations;
¾ Évaluer les aptitudes de leadership en fonction du projet;
¾ Donner un feedback constructif et amical qui permettra au membre de corriger un mauvais réflexe,
de prendre conscience d’une mauvaise habitude et d’améliorer son comportement;
¾ Retourner le cahier ou la feuille d’évaluation au membre et ajouter quelques commentaires en
personnes pour encourager le membre;
¾ Certains clubs demandent à l’évaluateur du projet de compléter son ou ses évaluations durant la
réunion (l’évaluateur peut évaluer plusieurs personnes) et même de présenter oralement son
évaluation.
Évaluation générale
Avant la réunion
¾ Répondre aux questions des évaluateurs de discours, s’assurer qu’ils connaissent leurs tâches et les
points à évaluer pour le projet en question;
¾ Préparer l’évaluation générale; on peut se concentrer sur un ou deux aspects de la réunion plutôt que
de faire une évaluation exhaustive;
Avant l’ouverture de la réunion
¾ Vérifier si chaque évaluateur a reçu le manuel de communicateur compétent ou le manuel avancé de
l’orateur à évaluer;
¾ Avoir un formulaire d’évaluation générale à portée de main;
¾ Choisir une place dans la salle permettant de bien observer le déroulement de la réunion, de noter
chacun des rôles; se référer au formulaire d’évaluation générale;
Pendant la réunion
¾ Prendre des notes sur tout ce qui se passe;
¾ Expliquer brièvement le rôle de l’évaluateur général, au besoin, pour le bénéfice des invités;
¾ À la demande du maitre de cérémonie, animer la période des évaluations; présenter les évaluateurs
de discours, de la langue, le chronométreur pour les temps réalisés (appliqué dans certains clubs
uniquement);
¾ Présenter votre évaluation de la réunion souligner le caractère positif en choisissant des mots
encourageants et inspirer les membres à s’améliorer en proposant des solutions concrètes (critique
constructive);
¾ Conclure avec une remarque générale sur la rencontre du jour.
Évaluation des improvisations
¾ Noter les performances à l’endos de l’ordre du jour;
¾ Utiliser un style empathique et constructif: « Selon moi… »;
¾ (S’inspirer des grilles d’évaluation des juges des concours d’évaluation;)
¾ Souligner les points forts et apporter quelques suggestions;
¾ Tenir compte de l’expérience du membre évalué : un nouveau membre a besoin d'encouragements;
¾ Tenir compte de la difficulté de la proposition énoncée par le maitre des improvisations et si le
membre a bien répondu à la question;
¾ Tenir compte du respect du temps;
¾ Bien répartir le temps entre chaque improvisateur si on est le seul évaluateur;
Contenu
o
Répondre à la question;
o
Être clair;
o
Respecter une structure : introduction-
o
Avoir recours à l’imagination;
développement - conclusion;
o
Faire preuve d’humour;
o
Bien organiser ses idées;
o
Éviter de parler de façon partisane (religion,
o
Conserver le fil tout au long ;
o
Exprimer son opinion ou se baser sur des faits;
ethnie, sexualité, politique);
o
Respecter le temps;
Rendu
o
Visuel
a.
b.
c.
d.
o
Contact visuel ;
Balayage ;
Support visuel ou descriptions imagées ;
Sourire & aisance ;
Auditif
a.
b.
c.
d.
o
Articulation claire;
Variété vocale, ton, timbre, expressivité;
Projection, volume;
Débit, fluidité;
Langage corporel
a.
b.
c.
d.
o
Posture;
Gestuelle et mouvements;
Apparence & maintien;
Maitrise des mains et placement des pieds;
Kinesthésique
a. Attise la curiosité, suscite l’intérêt;
b. Fait appel à la raison, à l’émotion;
c. Incarne un rôle, raconte une histoire, fait
une analogie;
d. Persuasif, charismatique;
Huissier
Avant la réunion
¾ Arriver tôt pour préparer la salle (30 minutes avant le début de la réunion);
¾ Préparer la salle (ou coordonner la préparation) :
o
o
o
o
o
o
Accrocher la bannière du club;
Arranger les tables et les chaises;
Placer le lutrin et le maillet;
Placer les affichettes des noms;
Placer les cartables des rôles;
Insérer une fiche vierge dans chaque
cartable
o Placer les dictionnaires pour l’évaluateur
de la langue;
o Placer le chronomètre;
o Placer le livret de signature des invités;
o Remplir les verres et les pichets d’eau;
o Autre ;
¾ Accueillir les invités et les membres (ou déléguer l’accueil);
¾ Donner un premier coup de maillet à 5 minutes avant la rencontre : « la séance débutera dans cinq
minutes! »;
Ouverture de la réunion
¾ Inviter les membres à s’asseoir quelques minutes avant que la réunion ne débute;
¾ Faire un deuxième appel à l’ordre à l’aide du maillet et ouvrir la réunion à l’heure précise;
¾ Se présenter et souhaiter la bienvenue aux membres et aux invités;
¾ Présenter le président de l’assemblée et lui remettre le maillet;
À la clôture de la réunion
¾ Compiler le résultat des votes de performance de la réunion et dévoiler les gagnants à la demande
du président;
¾ Ranger la salle (ou coordonner le rangement).
Maitre de cérémonie
Avant la réunion
¾ Décider d’un thème pour la rencontre (un sujet quelconque qui permettra d’animer la réunion et
d’intervenir au gré des étapes de la session éducative; attention! ce n’est pas un discours!);
¾ S’informer sur les orateurs, leurs discours, les niveaux et les objectifs des discours, les temps alloués
ainsi que sur les responsables des principaux rôles;
¾ Coordonner l’organisation de la réunion avec le responsable de la réunion (le VPF ou tout autre
personne attitrée); le responsable de la réunion invite les membres et invités à être présent, à prendre
des rôles, à faire des discours et réalise l’ordre du jour de la rencontre; le responsable de la réunion
peut être le maitre de cérémonie en même temps;
¾ Planifier l’ordre du jour et le temps : connaitre à l’avance le nombre de discours, les temps alloués, les
formats des séances des improvisations et des évaluations;
¾ Préparer des présentations (important) et de brève interventions selon les informations recueillies et
le thème pour mettre en valeur les responsables de rôles et les orateurs;
¾ En plus des présentations, évaluer les interventions requises selon le thème (il est préférable d’avoir
plus de matériel que moins, quitte à ne pas tout le présenter faute de temps);
¾ Pratiquer l’animation (le rôle de maitre de cérémonie est un rôle de leadership) :
o
Captiver l’auditoire;
o
Faire preuve d’enthousiasme;
o
Maintenir le rythme;
o
Gérer le temps;
o
Entamer les applaudissements;
o
Pondérer les participants;
o
User d’humour;
o
Mettre en valeur les rôles;
Pendant la session éducative
¾ Donner la parole aux autres et éviter de faire une série de mini discours (c’est un rôle d’animation et
de gestion de temps);
¾ Surveiller le temps, commencer et terminer la session éducative à l’heure;
¾ Modifier l’ordre du jour en cours de réunion si besoin est; accélérer ou ralentir le rythme;
¾ Générer les applaudissements entre les étapes de la session éducative;
¾ Dynamiser la rencontre, maintenir l’intérêt, exercer son leadership.
Maitre des improvisations
Avant la réunion
¾ Choisir des propositions et des mises en situation en accord avec les programmes de formation ou le
thème de la réunion;
¾ Les objectifs principaux de cette session des improvisations sont de donner à tous ceux qui sont
dans la salle l’occasion de parler et d’apprendre aux gens à réagir et à parler à l’improviste.
¾ Éviter des sujets controversés (religion, ethnie, sexe, politique);
Pendant la réunion
¾ À la demande du maitre de cérémonie, se rendre à l’avant de la salle et animer la période des
improvisations;
¾ Expliquer les objectifs et le déroulement de la période des improvisations;
¾ Demander au chronométreur de donner les temps alloués pour chaque improvisation;
¾ Demander à l’évaluateur de l’improvisation (ou aux évaluateurs) les critères d’évaluation;
¾ Nommer l’évaluateur (ou les) de l’improvisation juste avant l’improvisation; (se fait dans certains
clubs si aucun évaluateur n’a été désigné avant la réunion);
¾ Demander à un invité ou un membre d’un autre club Toastmasters s’il veut faire une improvisation;
¾ Donner d’abord le sujet (la proposition, la question, la mise en situation), puis nommer
l’improvisateur; Ainsi, tous les membres seront attentifs au sujet;
¾ Choisir les improvisateurs en commençant parmi les membres qui n’ont pas de tâche pendant la
réunion;
¾ Si l’improvisateur le demande, répéter le sujet;
¾ Établir des liens entre chaque improvisation pour animer la séance et générer des
applaudissements;
¾ Demander au chronométreur les temps réalisés pour chaque improvisation;
¾ Demander aux membres de voter pour la meilleure improvisation;
¾ Remercier les improvisateurs et céder la parole au maitre de cérémonie;
¾ OU compléter la séance avec les évaluations des improvisations; (appliqué dans certains clubs).
Objectifs : Savoir
communiquer
Projet 1 : Briser la glace (4 à 6 minutes)
¾ Parler pour la première fois devant un auditoire.
¾ Découvrir quelles sont les qualités que vous possédez déjà et les domaines que vous devrez
travailler.
Projet 2 : Structurer votre discours (5 à 7 minutes)
¾ Préparer un plan rationnel qui permette aux auditeurs de suivre et de comprendre votre
discours sans difficulté.
¾ Clarifier votre message en sélectionnant judicieusement les données ou les arguments qui le
renforceront.
¾ Faire des transitions harmonieuses entre deux idées.
¾ Préparer une introduction et une conclusion qui frappent les esprits.
Projet 3 : Aller à l’essentiel (5 à 7 minutes)
¾ Choisissez un sujet de discours et déterminez à quelles fins, d’ordre général et/ou particulier,
vous souhaitez le prononcer.
¾ Efforcez-vous d’adopter la structure de discours qui servira vos objectifs au plus près.
¾ Faites en sorte que votre introduction, votre développement et votre conclusion viennent
appuyer vos objectifs.
¾ Faites preuve de sincérité et de conviction, et tâchez de maîtriser votre éventuelle nervosité.
¾ Essayer de vous passer de vos notes.
Projet 4 : Les mots pour le dire (5 à 7 minutes)
¾ Exprimer vos idées avec clarté, précision et de façon imagée grâce au choix méticuleux de vos
mots et à une bonne structuration de vos phrases.
¾ Utiliser des figures de rhétorique pour mettre vos idées en valeur et les développer.
¾ Éliminer le jargon et les mots superflus. Veiller à la correction grammaticale.
Projet 5 : Le langage corporel (5 à 7 minutes)
¾ Aidez-vous de votre attitude, de vos mouvements, de vos gestes, des expressions de votre visage
et du contact visuel avec votre auditoire pour faire passer votre message et atteindre l’objectif de
votre discours.
¾ Efforcez-vous d’avoir un langage corporel sans à-coups et naturel.
Objectifs : Savoir
communiquer
Projet 6 : La variété vocale (5 à 7 minutes)
¾ Varier le volume, le ton, le débit et la qualité de votre voix pour mieux exprimer votre message,
lui donner du sens et en accroître l’intérêt.
¾ Ménager des pauses pour renforcer votre message.
¾ Faire varier votre voix avec naturel.
Projet 7 : La recherche documentaire (5 à 7 minutes)
¾ Pour traiter du sujet de votre choix, rassemblez des informations en provenance de plusieurs
sources.
¾ Étayez solidement les points et les opinions que vous souhaitez développer sur des faits précis,
des exemples et des illustrations issus de vos recherches.
Projet 8 : Savoir utiliser les supports visuels (5 à 7 minutes)
¾ Choisir les supports visuels les mieux adaptés à votre message et à votre auditoire.
¾ Apprendre à utiliser les supports visuels avec aisance et assurance.
Projet 9 : Être persuasif (5 à 7 minutes)
¾ Persuader vos auditeurs d’adopter votre point de vue ou vos idées, ou de faire quelque chose.
¾ Aborder un sujet qui intéresse l’auditoire.
¾ Soutenir votre position avec une argumentation à la fois logique et émouvante.
¾ Parler sans notes.
Projet 10 : Inspirer votre auditoire (8 à 10 minutes)
¾ Inspirer l’auditoire en faisant appel à de nobles motivations et l’inciter à élever son niveau de
pensée et à se dépasser.
¾ Cibler les besoins et la sensibilité de l’auditoire, utiliser des histoires vraies, des anecdotes et des
citations pour augmenter l’impact émotionnel du discours.
¾ Parler sans notes.
Président de l’assemblée
Avant la réunion
¾ Rédiger un mot de bienvenue;
¾ S’informer sur les invités (leurs noms et quelques renseignements personnels si possible);
¾ Prendre connaissance de l’ordre du jour, apporter les modifications aux rôles et préparer la session
des affaires;
¾ Prendre en note les noms des membres qui occupent les principaux rôles de la réunion (la table
d’honneur);
¾ (Mentionner aux invités l’idée derrière la table d’honneur : dans les repas officiels ou des rencontres
de chambres de commerces par exemple, il y a toujours une table d’honneur et l’animateur présente
toujours les invités de la table d’honneur aux convives);
Ouverture de la réunion
¾ Ouvrir la réunion d’un coup de maillet franc;
¾ Prononcer un mot de bienvenue (en lien avec le thème, l’actualité, les invités ou un autre sujet);
¾ Promouvoir les programmes de communication et de leadership;
¾ Souhaiter la bienvenue aux invités en leur demandant de bien vouloir se présenter rapidement
(nom, prénom, comment ils ont pris connaissance de notre club) ou le cas échéant demander au
responsable des invités de présenter ceux-ci;
¾ Indiquer aux invités le déroulement de la rencontre (les sessions des affaires et éducative) et que
impressions leur seront demandées lors de la conclusion;
¾ Expliquer aux invités le sens des applaudissements et leur usage dans une réunion;
¾ Donner successivement la parole aux personnes apparaissant sur l’ordre du jour (toast, pensée du
jour, grammairien, etc.). Toujours présenter de façcon brève et personnalisée chaque orateur;
¾ Ouvrir et fermer la session des affaires d’un coup de maillet;
¾ Entamer les applaudissements entre chaque prise de parole et dynamiser la réunion;
¾ Gérer le déroulement de la rencontre et veiller à faire respecter l’horaire prévu dans l’ordre du jour.
À la clôture de la réunion
¾ Coordonner les résultats du brin de folie avec l’évaluateur de la langue et des votes avec le huissier;
¾ Donner la parole au VPF pour qu’il présente la programmation des réunions à venir et qu’il fasse la
promotion des programmes de formation;
¾ Donner la parole aux invités et aux membres qui ne se sont pas exprimés au cours de la rencontre;
¾ Clôturer la réunion d’un coup de maillet.
Promesse Toastmasters
Adhérer à un club Toastmasters, c’est prendre un engagement envers ce club, ses membres et
l’association tout entière.
En tant que membre de Toastmasters International et de mon club, je promets...
1. D’assister régulièrement aux réunions du club.
2. De préparer de mon mieux tous mes discours et mes projets de « leadership » selon les projets
des manuels de base et avancés du Programme de communication ainsi que du manuel
« Devenir un leader ».
3. De me préparer à mes tâches et de m’en acquitter.
4. D’offrir à mes camarades des évaluations constructives et utiles.
5. De contribuer, au sein du club, au maintien d’un environnement positif et amical nécessaire à
l’apprentissage et au développement de tous les membres.
6. De servir mon club en tant que dirigeant si l’on me demande de le faire.
7. De traiter avec respect et courtoisie mes camarades Toastmasters et nos invités.
8. D’amener des invités aux réunions du club pour leur montrer quels avantages ils pourraient
retirer en adhérant.
9. De me conformer aux directives et aux règles de tous les programmes de formation et de
reconnaissance des mérites de Toastmasters.
10. De maintenir dans toutes les activités Toastmasters un niveau d’excellence fondé sur
l’honnêteté.
Être un Toastmaster signifie plus que se concentrer simplement sur son développement personnel.
Protocole
¾ Se lever lorsque l’on prend la parole;
¾ Vouvoyer les membres;
¾ Ne pas interrompre la personne qui parle;
¾ Attendre l’autorisation de l’animateur de la séance avant de prendre la parole;
¾ Aller devant l’assemblée lorsque l’on prend un rôle d’animation (président de l’assemblée, maitre de
cérémonie, maitre des improvisations, évaluateur général) ou un rôle d’orateur;
¾ Prendre la parole pour la première fois et précéder son intervention par: «Merci celui qui vient de
me céder la parole :M. ou Mme sa fonction. M. ou Mme le ou la gouverneur(e), M. ou Mme le ou la
président(e)/maitre de cérémonie/maitre des improvisations, chers membres et distingués
invités.»; remercier les gens qui viennent de nous remettre la parole;
¾ Prendre la parole pour les fois subséquentes et précéder son intervention par : «Merci celui qui
vient de me céder la parole :M. ou Mme sa fonction. M. ou Mme le ou la président(e)/maitre de
cérémonie/maitre des improvisations»; remercier les gens qui viennent de nous remettre la parole;
¾ Remettre la parole à la fin de son intervention: «Je cède maintenant la parole à M. ou Mme sa
fonction» ou simplement « M. ou Mme sa fonction »;
¾ Rester modeste avec les rôles d’animateurs (président de l’assemblée, maitre de cérémonie, maitre
des improvisations, évaluateur général); mettre en valeur les autres membres et les présenter à
l’assemblée; remercier l’animateur précédant et remettre la parole à l’animateur suivant;
¾ Animer la réunion, faire respecter l’ordre du jour et lancer les applaudissements (animateurs);
Votes
Meilleure performance : Le membre qui a
Meilleure improvisation : Le membre qui
brillé dans son rôle (à l’exception des
a brillé dans son rôle tout en respectant les
orateurs).
critères d’évaluation des concours de discours
improvisés et les objectifs donnés du maitre
des improvisations.
Meilleure progression : Le membre qui a
Meilleure évaluation : Le membre qui a
eu le plus d’impact comparativement aux
brillé dans son rôle tout en respectant les
réunions précédentes.
critères d’évaluation des concours d’évaluation
et les objectifs du discours à évaluer.
Meilleur Toastmaster : Le membre qui a
brillé dans son rôle tout en respectant les
critères d’évaluation des concours de discours
improvisés et les objectifs donnés du maitre
des improvisations.
Secrétaire de l’assemblée
Avant la réunion
¾ Récupérer le compte rendu de la dernière réunion;
¾ Préparer une pensée du jour;
Pendant la réunion
¾ Prendre les présences et faire le décompte des membres pour calculer le quorum;
Quorum
Au début de la session des affaires, le président de l’assemblée vous demandera s’il y a quorum. Le
quorum est le rapport entre le nombre de membres présents et le nombre de membres actifs du club.
Pour avoir quorum il faut un rapport de 50% +1. Les membres présents sont les membres qui sont
présents à l’assemblée. Les membres actifs sont tous les membres présents ou pas qui ont assisté à
l’une des trois dernières rencontres incluant la présente assemblée. Tous les membres présents sont des
membres actifs puisqu’ils participent à une des trois dernières rencontres qui est celle d’aujourd’hui.
Sans quorum, l’assemblée ne peut adopter de motions (prendre une décision, approuver un conseil,
adopter un ordre du jour, etc). Exemple : avec 20 membres actifs, on peut facilement dire que dès qu’il y
a 11 membres présents, il y a quorum. ¾ Remplir le formulaire du compte rendu de façon lisible;
o
o
o
o
o
La date;
Le quorum;
Les détails de l’adoption de l’ordre du
jour et du compte rendu;
Les faits saillants de la session des
affaires;
Le brin de folie;
o
o
o
o
Les détails sur les orateurs;
Les faits marquants de la session
éducative;
Les noms des invités ainsi que leurs
hôtes (dans les faits marquants);
Les mentions d’honneur;
¾ Lire le compte rendu de la réunion précédente à la demande du président de l’assemblée;
¾ Insister sur les éléments de la session des affaires, mentionner les discours qui ont eu lieu et les
orateurs, souligner les mentions spéciales de meilleure évaluation, meilleure improvisation,
meilleure performance et meilleure progression;
¾ Présenter une pensée du jour à la demande du président de l’assemblée. Elle peut être en lien avec
le thème de la réunion;
Suivant la réunion
¾ Remettre le compte rendu au prochain secrétaire ou classifier le compte rendu pour le rendre
disponible au prochain secrétaire. Secrétaire de l’assemblée
Idées de pensées du jour
Toast
Avant la réunion
¾ Choisir une personne ou un groupe de personnes à qui l’on souhaite rendre hommage;
¾ On porte un toast à la santé d’un être vivant et à la mémoire d’un être disparu;
¾ Ne pas porter de toast à un objet, ni à un événement (ma nouvelle auto ou une promotion) ou à un
groupe trop imprécis ("ceux qui luttent contre la violence" ou "tous les enfants");
¾ Certains événements ont des personnalités (comme les saisons ou les fêtes);
¾ Préparer le toast de façon à faire monter un certain suspens : commencer par des faits banals puis
donner plus de détails. Ne nommer la personne qu’à la fin pour avoir plus d’impact;
¾ Rédiger des notes très succinctes sur une feuille de papier avec les dates importantes, mais tenter de
lire le moins possible;
Pendant la réunion
¾ Lorsque l’on est invité à prendre la parole, se lever et prendre ses notes en mains pour éviter de se
pencher pour les lire;
¾ Rester à sa place pour livrer le toast sauf en cas de toast spécial ou de grande assemblée;
¾ En guise d’ouverture on peut expliquer le choix du toast en restant très bref;
¾ Livrer le toast en 1 à 2 minutes maximum;
¾ Jouer sur la variation vocale et le contact visuel pour captiver l’attention du public;
¾ À la fin, inviter les gens à se lever :
o «Je vous invite à vous lever – pause –, à prendre votre verre et à porter un toast la santé
de/à la mémoire de x;»
o « À la santé/à la mémoire de x! »
o Lever le verre et boire.
o «Veuillez vous rasseoir;»
¾ Rendre la parole à la personne qui vous l’a donnée;
¾ Si le toast est porté à une personne de l'assemblée, celle-ci reste assise durant le toast, puis, lorsque
les gens sont rassis, elle se lève, accepte le toast en levant son verre et boit à son tour.