Expert(e)

United Nations Associate Expert Programme
TERMS OF REFERENCE
Jeune Expert Associé
INT-100-14-P142-01-V
I. Informations générales
Titre :
Expert Associé des Achats (Air Charter)
Secteur d'affectation :
Des achats de services de transport
Organisation/bureau:
La Division des Achats du Secrétariat de l'ONU
Lieu d’affectation :
New York, USA
[Lieu d'affectation déconseillé aux familles : oui
/ non X]
Date de prise de poste souhaitée :
dès que possible
Durée du Contrat :
1 an (avec possibilité de renouvellement pour 1 an)
II. Supervision
Titre du superviseur :
Officer-in-Charge, Long Term Air Charter Team
Cadre et méthode de supervision :
L’expert associé travaillera sous la supervision directe et quotidienne du chef de l'équipe Affrètement Aérien
Longue Durée, et sous la supervision générale du Chef de la Section Logistique et Transport.
Il / elle participera aux réunions d’équipe mensuelles et sera soumis à une évaluation biannuelle de performance, sur
la base du plan de travail élaboré en concertation avec le chef d’équipe.
III. Fonctions, responsabilités et résultats attendus
Au sein de l’équipe Affrètement Aérien Longue Durée de la Section Logistique et Transport, l’expert associé
participera au processus des achats pour les besoins liés aux activités du Département d’Appui aux Missions. Ses
fonctions principales seront les suivantes :
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Assurer la liaison avec les services demandeurs, sur la base des spécifications approuvées, afin
d'assurer la clarté et l'intégralité de l’expression des besoins, et d’examiner et recommander des
mesures à prendre lors de l’action d’achat;
Formuler des documents d'appels d'offres, clarifier au besoin les termes et conditions de l’appel d’offre
en s’assurant que le service requérant fournisse toute information technique supplémentaire en
réponse aux questions des fournisseurs potentiels avant la date d'échéance;
Préparer l'analyse commerciale des offres sur la base des données compilées à partir des offres reçues;
Servir de point de contact pour solliciter des éclaircissements supplémentaires auprès de fournisseurs
et nécessaires à la réalisation du processus d'évaluation;
Assurer la liaison avec les services demandeurs au cours du processus d'évaluation afin d'assurer une
analyse objective des aspects techniques des offres, faire une recommandation pour l'attribution en
tenant compte des éléments techniques et commerciaux;
Préparer des dossiers de présentation pour le Comité des marches du Siege ;
Préparer/émettre des Bons de Commande, des Demandes d’information/de manifestation d’intérêt, et
des Délégations de pouvoir en matière d’achat ;
Préparer des documents contractuels, ainsi que des amendements aux contrats, pour examen et
approbation par le personnel d’encadrement de la Division des achats ;
Assurer la bonne administration des contrats durant la phase de réalisation des services, en particulier
en documentant les éventuels problèmes de performance du fournisseur et en faisant en sorte que toute
difficulté contractuelle soit prise en charge rapidement par la Division des achats et/ou le service
demandeur.
IV. Qualifications et expériences
Formation
Diplôme universitaire de niveau supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, administration
publique, commerce, ingénierie, aviation, droit ou dans un domaine similaire. Un diplôme universitaire de premier
cycle avec des qualifications académiques et de l'expérience dans le domaine en question peut être accepté au lieu
d’un diplôme universitaire supérieur.
Expérience Professionnelle
Un minimum de deux (2) ans d'expérience professionnelle dans un domaine lié aux achats, à l’administration des
marchés ou à la gestion de projets.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Un excellent
niveau dans ces deux langues est essentiel pour ce poste, à l’écrit comme à l’oral.
Autres
MS Office Excel, Word.
Exeprience avec SAP ext un avantage.
Compétences de l’Organisation des Nations Unies
• Professionnalisme : Connaissance des normes internationales reconnues en matière d’achats, et compréhension
des techniques et pratiques d’achats employées dans les secteurs public et privé. Connaissance des tendances de
marché et des sources d’approvisionnement, de l’exécution et de l’administration des marchés. Connaissance et
compréhension des règles, bonnes pratiques et procédures d’achats. Capacité à entreprendre des recherches et à
analyser l’information et les données disponibles en vue de recommander l’attribution de marchés. Capacité à
clarifier et obtenir un accord sur les termes d’un contrat et/ou d’une expression de besoin, et de faire preuve
d’un jugement sûr dans l’exercice des fonctions assignées. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait
preuve de compétence professionnelle et de maitrise du sujet ; apporte à l’exécution de ses taches la conscience
et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractes, de tenir les délais
impartis et d’obtenir les résultats escomptes ; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
persévère face aux obstacles et aux difficultés ; garde son calme dans les situations de crise. S’abstient de toute
discrimination entre les hommes et les femmes et permet l’égale participation de tous dans tous les domaines du
travail.
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•
Aptitude à la communication :
s’exprime clairement et efficacement, tant oralement que par écrit;
écoute les autres, interprète correctement les messages et donne suite comme il convient ;
pose les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ;
adapte le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel il/elle s’adresse ;
partage l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tient chacun au courant.
•
Esprit d’equipe :
collabore avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation;
sollicite les apports, apprécie a leur juste valeur les idées et la compétence de chacun(e) et est prêt a
apprendre de lui / d’elle ;
fait passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ;
accepte les décisions finales du groupe et s’y plie, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa
position propre, partage les réussites de l’équipe et assume sa part de responsabilité dans ses échecs.
•
Souci du client :
considère tous ceux auxquels est assure la prestation de services comme des “clients” et cherche à voir
les choses de leur point de vue ;
établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect;
discerne les besoins des clients et trouve les moyens d’y répondre ;
suit l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir
devancer les problèmes, tient les clients informes de l’avancement des projets ;
tient les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
V. Acquisition de connaissances
Après son affectation, l'expert associé sera en mesure de :
formuler des documents d'appels d'offres pour l’achat de services de transport aérien ;
conclure des dossiers d’achat en faisant des recommandations conformes aux Règles et
Réglementations Financières de l'Organisation des Nations Unies et aux procédures et pratiques
régissant les Achats de l'Organisation des Nations Unies ;
Rédiger des contrats et des amendements conformes aux critères de l’Organisation des Nations Unies.
VI. Informations utiles
La Division des Achats du Secrétariat de l'ONU est responsable des achats d'une large gamme de biens et de
services à l'appui des activités des départements et bureaux du Secrétariat des Nations Unies et des missions de
maintien de la paix. L’Expert associé sera affecté à l'équipe Affrètement Aérien Longue Durée de la Section
Logistique et Transport. Cette équipe est responsable des achats de services de transport aérien pour les Missions de
maintien de la paix et les Missions politiques spéciales du monde entier et collabore avec la Section du Transport
Aérien du Département d’Appui aux Missions.
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