Modalités du stage D`assistant ingénieur

Modalités du stage
D’assistant ingénieur
1.
Équipe coordinatrice
•
Coordinateurs des départements :
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–
–
–
EES : Cédric Koeniguer ([email protected])
INFO : Aurélien Max ([email protected])
MATX : Denis Solas ([email protected])
PSO : Fabian Zomer ([email protected])
•
Secrétariat : Bénédicte Bon ([email protected])
•
Relations internationales (RI) :
–
–
–
2.
Cycle Ingénieur
Filière Etudiant
4ème année
Europe : Chantal Escudié ([email protected])
Autres continents : Said Zouhdi ([email protected])
Josiane Dervieu ([email protected])
Objectifs du stage
Niveau du stage : assistant ingénieur.
Structure d’accueil : entreprise ou laboratoire (université, organismes publiques, EPIC, …).
Il pourra comporter des objectifs spécifiques à chaque spécialité (par exemple plus orienté recherche ou non) et, à ce
titre, la validation du choix du stage appartient à la spécialité.
Il est important de faire apparaître l’intitulé « assistant ingénieur » dans les lettres de motivation et les courriers,
afin de bien définir les attentes de ce stage auprès des entreprises : cela vous permettra d’éviter les sujets trop
« techniciens », et d’aller davantage vers un travail de niveau ingénieur
3.
Aspects administratifs
a) Choix du stage
Le sujet, accompagné de toutes les informations utiles, doit être validés par le responsable des stages de la spécialité.
Vous pouvez également lui demander des conseils pour la rédaction des CV et lettres de motivation, ainsi que pour avoir
des contacts (essentiellement des années passées).
Recherche de stage :
 en entreprise ou en laboratoire en France en France : vous devez faire la recherche par vous-même.
Quelques pistes : forum, annuaire des anciens (ADIPS), offres de stage (ADIPS, intranet, sites
internet…), bases de données des départements, …
 à l’étranger : vous devez dans un premier temps contacter les RI.
o si vous recherchez un stage en entreprise, c’est à vous d’en faire la recherche
o si vous souhaitez postuler à des stages dans des universités : vous contactez les laboratoires
(contacts éventuellement donnés par les RI) en mettant en copie les RI
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Modalités du stage
D’assistant ingénieur
Cycle Ingénieur
Filière Etudiant
4ème année
b) Convention (consulter l’intranet)
Pour démarrer le processus administratif de votre stage, rendez-vous sur la base Horizon Entreprises de Polytech Paris
Sud, et remplissez votre « Fiche de stage ». C’est elle qui génèrera la convention de stage quand elle sera complète.
La convention de stage complète sera imprimée par le secrétariat et vous serez prévenu de venir la chercher.
Déposer le dossier papier complet au bureau des stages de Poyltech Paris-Sud
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


la convention en trois exemplaires signée par vous et par l'entreprise
la copie de la carte d'étudiant
l'attestation de responsabilité civile
2 enveloppes au format 16*23 (ou 16*32) libellées :
une à l'adresse de l'élève,
une à l'adresse de l'entreprise d'accueil.
 Pour tout séjour à l’étranger,
o Attention aux cartes d’identités périmées mais valides sur le sol français. Tous les pays ne les acceptent
pas, faites faire un passeport impérativement.
o Attention également aux conditions d’obtention des visas. Renseignez-vous auprès des ambassades.
o Prenez une assurance « voyage » personnelle qui couvre : le rapatriement, l’avance des frais médicaux
et chirurgicaux, l’avance de fonds à l’étranger (raisons juridiques), accompagnement psychologique
o joindre le mail de confirmation de votre inscription au fichier ARIANE du site du ministère des
affaires étrangères :
http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/le-ministere-et-son-reseau/evenements-et-actualites-du/article/vous-partez-envoyage-inscrivez
o joindre la fiche Sécurité à l’International
Le bureau des stages se charge de faire signer la convention par
votre responsable de stage de l'école,
le tuteur de stage de l’école,
le service des Relations Internationales si départ à l’étranger
le directeur de l’école
Le service des stages enverra une convention signée à chaque partie prenante.
Avant de commencer votre stage, vous devez vérifier que votre convention est conforme et signée par toutes les
parties concernées (l’entreprise, Polytech Paris Sud et vous-même). Cette convention est indispensable.
Attention aux délais. Il convient de compter au moins une semaine pour cette phase !!!
Convention non signée avant début du stage = stage non validé
Tout courrier doit être envoyé à l’adresse suivante :
Polytech Paris Sud
Maison de l’ingénieur – Bâtiment 620
Rue Louis de Broglie – Campus d’Orsay
Université Paris Sud
91405 ORSAY Cedex
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Modalités du stage
D’assistant ingénieur
Cycle Ingénieur
Filière Etudiant
4ème année
c) Tutorat
Un tuteur de l’école vous accompagnera durant cette période en entreprise. Conjointement avec votre responsable en
entreprise, il a pour rôle de juger votre travail, mais également de vous aider pendant le stage (aide technique ou
concernant les documents exigés pour les évaluations). N’hésitez pas à le contacter en cas de problème (problème de sujet
de stage, d’encadrement, …) ou pour toutes autres questions pratiques.
Votre tuteur pourra faire une visite sur site. Il devra être présent le jour de la soutenance.
4.
Rapport de stage
Le stage doit aboutir à la rédaction de documents écrits (rapport technique et rapport personnel) situant votre
participation dans le contexte général de votre lieu d’accueil.
Rapport principal (25 pages environ, hors annexes) :
 Dans ce rapport, vous devez dans un premier temps présenter l'entreprise dans laquelle vous avez effectué le stage
(4-5 pages maximum). Cette présentation ne doit pas être un « catalogue » de fonctions administratives ni des
équipes de travail. Elle doit juste décrire le fonctionnement général de l’entreprise, sa situation économique
replacée dans son contexte et le rôle interne ainsi que le fonctionnement de l’équipe qui vous a accueilli. Ce n’est
pas la partie principale de votre rapport, contrairement au rapport de stage d’immersion, mais elle doit vous situer
ainsi que votre projet au sein de l’entreprise.
 Dans un second temps, vous devez décrire la mission qui vous a été confiée, les objectifs précis. Vous devez donc
décrire le but de ce stage et expliquer ce que vous avez développé. Veillez à ne pas rentrer trop dans les détails :
les explications très techniques seront mises en annexes. Par exemple, ne développez pas les lignes de code dans
le corps du rapport. Vous pouvez éventuellement les mettre en annexe. Cette partie s’adresse à un public
scientifique qui n’est pas nécessairement spécialiste du domaine (du niveau d’un étudiant de 4 ème année, quel que
soit son département).
 En conclusion, vous devez préciser ce que votre stage a apporté à l’entreprise. Vous devez en particulier résumer
les réalisations au regard des objectifs qui ont été fixés et envisager éventuellement des perspectives à ce travail.
Concernant la forme du rapport, vous devez adopter les règles que vous avez eues à respecter pour la rédaction du
rapport du stage d’immersion de 3ème année. Je vous rappelle les points importants :
 Page de garde : vous utiliserez SVP le modèle fourni sur le site intranet ce qui permettra un archivage facile.
 N’oubliez pas de placer les remerciements au début du rapport.
 Utilisez une police qui facilite la lecture (arial 10 ou times 12), marges habituelles. Numérotez vos figures et vos
pages et faites des appels dans le texte à vos figures (et à vos tableaux). Leurs légendes doivent être complètes
pour permettre une bonne compréhension.
 Les annexes doivent être numérotées et titrées afin d’apparaître dans la table des matières. De même que pour les
figures et les tableaux, elles doivent être citées dans le texte. Les annexes se trouvent à la fin du rapport. Elles
sont à numéroter, n’oubliez pas d’en faire la liste. Dans la mesure du possible, soyez raisonnables…. Elles ne
donnent lieu à aucune obligation de lecture de la part du lecteur…On doit pouvoir comprendre votre stage « sans
elles ». Dans certains cas très particuliers, elles vont représenter un très gros volume, reliez les à part du rapport.
 Bibliographie : Elle doit faire apparaître tous les ouvrages (livres, extraits de cours, articles scientifiques,
internet…) qui vous ont aidé à réaliser votre mémoire. Si vous utilisez une figure ou un tableau ou un extrait de
texte provenant d’un ouvrage, vous devez le mentionner. Une liste de références bibliographiques doit être
normée (vous trouverez des exemples ci après pour chaque type d’ouvrage) : consulter l’annexe I de ce document
 Les stagiaires à l’étranger doivent rédiger leur rapport en anglais, afin que leur encadrant puisse le lire.
 Relisez votre rapport et soyez vigilants sur l’orthographe. Faites aussi attention aux remerciements, à
l’introduction et à la conclusion !
Vous devez faire relire le rapport au maitre d’apprentissage de l’entreprise. Il pourra être amené à classer le rapport
« confidentiel » et à modifier le fond.
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Cycle Ingénieur
Filière Etudiant
4ème année
Un deuxième rapport (rapport personnel) vous est demandé (5-6 pages maximum).
La page de garde sera identique à celle du rapport technique.
Il s’agit de décrire les apports de ce stage aussi bien au niveau de votre formation que du parcours professionnel que vous
envisagez. Vous devez également décrire ce que votre stage a apporté à l’entreprise.
Insérez en fin du rapport un CV et la lettre de motivation que vous avez utilisés pour obtenir ce stage, ainsi que celui et
celle que vous feriez à présent pour une nouvelle démarche.
NB : Selon les départements, la préparation du stage peut revêtir des formes différentes : certains auront à faire des
rapports bibliographiques, d’autres des soutenances de pré-stages….renseignez vous auprès de votre responsable des
stages.
5.
Soutenance : 15 minutes suivies de questions
La soutenance se déroulera au Bâtiment 620, Maison de l’Ingénieur, Plateau de Moulon à ORSAY.
Pour vos présentations, nous mettons à votre disposition un PC portable et un vidéoprojecteur. Prévoyez plusieurs
« supports informatiques » pour votre présentation et deux formats différents (ayez toujours un format pdf en plus d’un
autre type ppt).
La soutenance (15mn d’exposé suivies de 15mn de questions du jury) doit être soigneusement préparée.
Cet exposé s’adresse à un auditoire intéressé par le sujet mais non spécialiste, il doit donc être très précis et présenter
clairement votre participation. Comme pour le rapport, évitez d’exposer des détails trop techniques.
Il est souhaitable que votre encadrant soit présent selon ses disponibilités et ses facilités de déplacement.
6.
Evaluation et validation
Votre évaluation tient compte du rapport, de la qualité de la soutenance (présentation orale et réponses aux questions)
et des appréciations de votre responsable (cf annexe II).
Vous serez évalués selon les 3 critères suivants :
 évaluation faite par le maitre en stage en entreprise (/7)
 rapport de stage (/8)
 soutenance de stage (/5)
Le stage ne peut être validé que lorsque :
• la convention de stage ou le contrat de travail est transmis au secrétariat avant le début du stage,
• l’appréciation du responsable de stage ou du tuteur est fournie au secrétariat avant/pendant la soutenance,
• La note finale est supérieure ou égale à 10 sur 20
• le mémoire, s'il doit être corrigé, est remis au secrétariat à la date précisée par le responsable des stages.
ATTENTION : Un stage non validé implique automatiquement une « non admission »
dans l’année supérieure
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Modalités du stage
D’assistant ingénieur
Cycle Ingénieur
Filière Etudiant
4ème année
ANNEXE I : Présentation de sources bibliographiques
Une bibliographie peut être classée :
 par ordre alphabétique,
 par ordre chronologique d’apparition, avec des renvois entre [] dans le texte.
Quelques règles générales :
Lorsque l’auteur est une organisation, une association, citer son nom en guise d’auteur sans l’abréger :
Ex : Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques (INSEE)
Lorsqu’il n’y a pas d’auteur, ni d’organisation : c’est le titre de l’article qui commence la citation :
Ex : L’économie du patrimoine naturel. (1993).
La présentation d’une référence bibliographique varie selon le type de document que vous avez à citer : Il existe de
nombreuses variantes de présentation mais quelle que soit la forme choisie, la référence doit permettre à tout lecteur de
retrouver le document sans aucune ambiguïté et difficulté.
Pour un article (d’une revue nationale, internationale, d’un périodique, …):
NOM Prénom de l’auteur, Titre de l’article, Titre de la revue, volume et numéro de la revue, (année de parution), pages
de l’article.
Ex : [1] MARTIN N., L’économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n°2328, (1993), p.2-8.
Ex : [2] VINCENT J., MILANE J., DANZUNPRE J.J. et SANVAING-DANLHOTTE J.J.J., Physical Review B, 55,
(2001), p 1987.
Si c’est un article que vous n’avez consulté que par voie électronique sachant qu’il existe sous format papier, il est
préférable d’ajouter directement après le titre de l’article et entre crochets [version électronique].
Ex : MARTIN N., L’économie du patrimoine naturel. [Version électronique], Problèmes économiques, Juin, n°2328,
(1993), p.2-8.
Si c’est une revue qui n’existe que sous forme internet ou dont la forme internet diffère de la forme papier, indiquer à la
fin de la référence la date à laquelle vous avez repris l’article, suivie de l’adresse du site :
Ex : MARTIN N., L’économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n°2328, (1993), p.2-8, consulté le
11/09/2006 à l’adresse http://www.cogsi.ecs.uk
Pour un livre :
NOM Prénom de l’auteur, Titre de l’ouvrage, Maison d’édition, Ville de publication, (année de publication), pages du
livre concernées.
Ex: [3] BAUMOL W., The Theory of Environmental Policy, Cambridge University Press, Cambridge, (1988), p 23-28.
Pour des documents obtenus sur Internet (Un site internet n’est pas une source bibliographique). C’est ce que l’on y
trouve qui en est une. Ainsi, comme déjà dit plus haut :
Document en ligne :
AUTEUR Prénom, Titre de l’ouvrage, Maison d’édition, Ville de publication, (année de publication), pages du livre
concernées, consulté le jour, mois, année, sur source…..
Ex : BAUMOL W., The Theory of Environmental Policy, Cambridge University Press, Cambridge, (1988), p 23-28,
consulté le 11/09/2006 à l’adresse http://www.cogsi.ec.uk
Périodiques en ligne :
AUTEUR Prénom, Titre du périodique, volume et numéro de la revue, (Date de publication de l’article), pages de
l’article, consulté le jour, mois, année, sur source…..
Ex : MARTIN N., L’économie du patrimoine naturel, Problèmes économiques, Juin, n°2328, (1993), p.2-8, consulté le
11/09/2006 à l’adresse http://www.cogsi.ecs.uk
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Cycle Ingénieur
Filière Etudiant
4ème année
Modalités du stage
D’assistant ingénieur
ANNEXE II : Fiche d’évaluation
Les étapes
Critères d’évaluation du stage
du stage
Evaluation Par le tuteur : prise en compte de la fiche remise
entreprise par l’entreprise/laboratoire d’accueil, de l’avis
(coeff 7) du tuteur (+/- visite), …
Contexte/enjeux de la mission
Niveau technique ou scientifique (résultats)
Maîtrise technique/scientifique (discussion)
Recherche bibliographique
Qualité introduction/conclusion
Rapports Pertinence des documents mis en annexe
écrits
Orthographe, grammaire, style
(coeff 7) Pagination, légendes, index, …
Apports de la mission (compétences),
formulation des apports sur le CV
Rapport général : Réflexion, prise de recul
Rapport général : Présentation, construction,
orthographe
Présentation de la mission/vulgarisation
Exposé Niveau technique ou scientifique
oral
Maîtrise technique / scientifique (questions)
(coeff 6) Expression (qualité, clarté, débit)
Qualité de présentation (transparents, ..)
Très
Bien
Bien
Passable
Insuffisant
Note
(/20)
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Cycle Ingénieur
Filière Etudiant
4ème année
NOM du stagiaire
Prénom du stagiaire
Département :
Rapport de stage
Assistant Ingénieur
Cycle Ingénieur à Polytech Paris Sud – 4ème année
Dates du stage
Tuteur école : NOM Prénom – titre
Mail tel :
PHOTO – LOGO – TITRE – A
personnaliser
Société :
Adresse :
Dates du stage :
Tuteur de l’entreprise :
Tél. entreprise + mail :
et son Logo
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