Chef du Protocole

Chef du Protocole
Protocole et logistique au Rotary
"Le protocole n’est pas une fonction honorifique mais essentielle pour la bonne marche
d’un club"
Avant-propos
Tout protocole, d’un coté, peut avoir la rigidité d’une contrainte conventionnelle, peut
suggérer un asservissement à une règle de cérémonial, revêtir les habits diplomates de la
conformité aux usages et doit, in fine, éviter tout froissement de susceptibilité.
Entre amis, d’un autre coté, nul n’est besoin de protocole puisque l’amitié possède la
compréhension des situations et la tolérance des personnes. Par définition et par
disposition, en espérance ou en volonté, tous les Rotariens étant amis, on pourrait faire
l’économie du protocole en toute simplicité et faire fi de l’étiquette.
Mais le monde est ainsi fait qu’il faut l’aider à se passer de protocole.
Voilà, donc, l’objet de la présente note résumant l’expérience vécue, pour modeste partie,
par le signataire.
Que disent le Manuel de procédure ou la littérature du Rotary ?
La question est posée à qui de droit, donc à chacun.
Que suggère l’étymologie ?
Le protocole est issu du grec prôto, premier, qui a évidemment donné Proton, et de kalla,
colle. Le protocole est l’étiquette ou la première page collée sur un recueil.
Au sens figuré, c’est devenu le respect des formes, l’étiquette des rois et des palais et
pourquoi pas du Rotary. Tout cela nous éclaire !
Importance de la fonction au niveau d’un club
Elle contribue à la bonne tenue et à la qualité des réunions notamment statutaires, en
présence de tiers ou non, (fluidité, ordre, ambiance, efficacité, amalgame de l’utile et de
l’agréable).
-à coté de ses rôles d’organisation et de garant du bon déroulement des réunions et
manifestations, il me semble que le chef du protocole –qui doit être un rotarien confirmé -est aussi à l’écoute des autres Rotariens du club et il doit avoir leur confiance. Il est un
intermédiaire entre le Président et les membres, il peut faire remonter les difficultés
personnelles , professionnelles de certains membres, lui faire part du ressenti des Rotariens
face à tel ou tel évènement ou sur l’ambiance au sein du Club. C’est donc un Rotarien de
confiance dont le rôle est sans commune mesure avec le « lecteur de menu « .il est aussi à
l’écoute du Club.
Contenu essentiel de la fonction
Participation spécialisée à l’organisation des réunions et développement des commodités
d’ordre pratique.
Gestion du temps, avec respect des durées.
Gestion logistique
En liaison avec le président, le comité et les membres du bureau.
Contribution à la relation avec la direction de l’établissement du siège du club et le
personnel des repas et de salle de réunion.
Aménagement des locaux.
Mobilier, (structure des tables pour communication aisée, tables en réserve immédiate pour
retardataires), décoration murale et sur table rotarienne ou générale, matériels audiovisuels (location, prêt, doublons, essais).
Environnement : signalisation, identification des membres et autres, lumière (jour et
artificielle), odeurs (tabac, cuisine), climatisation, sonorisation (micro, doublon, essais),
collecte des surplus de documentation.
Gestion des invités et des visiteurs
Collecte continue des noms, origine (et activité éventuellement).
Identification des invités, accompagnateurs, contacts dans le club, gratuité ou paiement
auprès du trésorier.
Délivrance d’un badge.
Information du président sur l’identité des invités ou visiteurs.
Préparation de leur place à table avec répartition des groupes.
Présentation des invités et visiteurs au début de réunion (attention à la phonétique).
Assistance à échange de fanion, prise de photos, signature du livre d’or etc...
Tâches en réunion
Appel à rassemblement, mise à table ou autre activité par annonce micro ou son de la
cloche ou du gong.
Présentation des invités et visiteurs.
Anniversaires célébrés éventuellement.
Information éventuelle sur le programme exceptionnel d’une réunion.
Lecture du menu.
Accueil discret, rapide et mise en place des retardataires.
Surveillance du déroulement du service.
Gestion du temps avec suggestion opportune et rigoureuse au président pour début et fin de
conférence avec délai réservé aux questions et au final.
Préparation des commodités pratiques pour le conférencier (décalage du service fromage
par exemple) de...
Aide à la distribution de documents avec le secrétaire.
Collecte des documents oubliés ou négligés par les Rotariens et restant sur les tables en fin
de réunion !
Spécifications du responsable (et/ou adjoint ou remplaçant dûment averti).
Totale et exclusive disponibilité, avant, pendant et après la réunion (donc dégagé d’autres
tâches ou obligations).
Attitude précautionneuse, attentive et rigoureuse pour tout ce qui se passe ou ne se passe
pas.
Esprit imaginatif avec capacité à l’initiative et à l’adaptation, au service de la réunion.
Perception de sa fonction définie donc limitée, dans le respect de celle du président,
trésorier et autres.
Courtoisie quoi qu’il arrive.
Retour sur investissement personnel
Une meilleure connaissance du Rotary, du club et des Rotariens.
La découverte de savoir-faire modestes, nombreux et divers.
Le protocole n’est pas une fonction honorifique, mais essentielle pour la bonne marche
d’un Rotary-club. Enfin, rappelons que le responsable du protocole fait partie du Comité
du club et participe à ses décisions
(source : The Rotarian)
MISSIONS DU CHEF DU PROTOCOLE
Le Protocole est l’ensemble des usages, des formalités que l'on doit respecter dans
certaines circonstances.
Tout doit être soigneusement préparé et jamais, au grand jamais, laissé à l'improvisation.
Le Chef du protocole doit veiller à ce que la réunion se déroule dans l'ordre, la dignité, la
sérénité et qu'elle produise sur les visiteurs et invités une impression favorable.
C'est au Prolocole qu'il revient de prendre soin des aspects techniques et matériels de la
réunion et de superviser, avec discrétion, son déroulement.
La position du Protocole est donc déterminante pour le succès des réunions
hebdomadaires. En effet, la nature même de ses attributions permet au Président du Club
de jouer en toute quiétude le rôle qui lui est dévolu.
C'est également à l'efficacité de son action que dépend la réalisation du programme prévu.
A ce titre, son rapport peut prendre plusieurs formes : qu'il s'agisse, entre autre, de
rassurer et de mettre à l'aise les visiteurs, de les présenter aux autres membres du Club. de
les accompagner à la place qui leur a été réservée, en ayant soin de les mettre entre des
membres du Club qui ont la même classification ou, si cela n'est pas possible, auprès de
membres à la relation facile, capables d'établir un dialogue avec les visiteurs.
De surcroît et surtout, la compétence et l'habileté dont fera preuve le Protocole dans ses
responsabilités auront pour conséquence directe d'augmenter l'assiduité.
Que chaque semaine, le Protocole s'entretienne avec le Président de la Commission de la
camaraderie pour resserrer les liens existants entre les membres du Club.
Quelques aspects de ses attributions
Les devoirs incombant au Chef du protocole sont d'une si grande diversité qu'il est difficile
de les énumérer tous.
Il devra :
•
arriver à l'avance pour contrôler l'état des préparatifs, tables, sièges, l'acoustique,
•
l'éclairage, la température et le matériel approprié
se tenir à l'entrée pour accueillir les visiteurs.
•
pour le repas, s'assurer de la rapidité du service.
•
pour les retardataires, les accueillir par une plaisanterie pour aviver leur notion de
leur exactitude.
•
pour la discipline, prier les membres de tenir compte de l'ordre du Président et leur
faire remarquer avec diplomatie que leurs chuchotements ou leurs conversations
gênent le conférencier.
•
avoir l’œil sur les membres qui, une fois le repas terminé, sont toujours prêts à
partir. Qu'il attire adroitement leur attention sur cette tendance qui doit être
sérieusement combattue.
La séance d’intronisation (guide de cérémonie)
1) Introduction par le président du club :
“Cher/Chère ....,
J’ai l’honneur et le plaisir de vous souhaiter, au nom du comité et des membres, la bienvenue au sein
du Rotary-club de…
Nous nous réjouissons à l’idée non seulement de partager l’amitié rotarienne mais aussi de travailler
avec vous pour améliorer les conditions de vie de nos concitoyens et des hommes et femmes du
monde entier.
Le Rotary n’est pas, vous le savez, une organisation politique. Cependant les Rotariens sont très
soucieux de la défense du civisme et de la citoyenneté.
Le Rotary n’est pas une oeuvre de charité et pourtant les actions des Rotariens reflètent un esprit de
charité et un sens du sacrifice commun à tous ceux qui sont décidés à aider autrui.
Le Rotary n’est pas une association religieuse ou philosophique et pourtant il est basé sur des
principes moraux et une éthique qui ont été les guides de l’humanité depuis toujours.
Le Rotary est une organisation de chefs d’entreprise, de commerçants, d’artisans, de fonctionnaires
et de membres de professions libérales qui sont déterminés à maintenir une conduite éthique au
sein de leurs professions. Les Rotariens savent que leurs efforts sous le signe de l’idéal de servir
peuvent faire progresser l’entente entre les peuples et la paix.
2) Le parrain présente son filleul :
- sa classification professionnelle et sa profession
- ses qualités humaines
3) Le Président invite l’assemblée à se lever et le dernier membre intronisé dans le club à lire :
- le but du Rotary (voir annuaire) ;
- le critère des 4 questions (voir annuaire ).
4) Le Président invite le nouveau membre à respecter les règles rotariennes en matière d’éthique
professionnelle et personnelle et de partager les idéaux du Rotary afin de favoriser l’entente
mondiale et la paix.
5) Le Président accroche l’insigne du Rotary à la boutonnière du nouveau membre et lui donne la
poignée de main ou l’accolade, symbole de l’amitié rotarienne. (Si le gouverneur ou l’assistantgouverneur ou le représentant du gouverneur est présent, il remettra l’insigne avec le président du
club).
6) Le Président lui remet le badge avec son nom et sa carte d’identité rotarienne qui certifie son
appartenance au RC de .... Cette carte lui ouvrira les portes de tous les Rotary-clubs du monde
(caractère international du Rotary).
7) Il invite ce nouvel ami à présenter, à son tour, un nouveau membre.
8) Le président invite l’assemblée à s’asseoir et demande au parrain de bien vouloir remettre à son
filleul la pochette avec les informations rotariennes.
9) Le président invite tous les membres présents à se présenter à leur nouvel ami (nom,
classification)
10) Le président invite le nouveau membre à prononcer quelques mots.
Si le conjoint est présent, lui remettre un petit souvenir également (des fleurs à l’épouse, un livre sur
le Rotary ou le club à un conjoint masculin). Il doit en effet partager cet honneur. n M.D.
Autre proposition d'engagement à proposer à un nouveau Rotarien lors de la cérémonie
d'admission
Au moment de devenir Rotarien en tant que membre du Club de …………..
Je déclare :
•
Avoir conscience d'entrer dans un mouvement international initié par Paul HARRIS
en 1905. Je sais que ce mouvement repose sur la notion de responsabilité éthique dans
la société à partir de ma profession et sur la notion impérative de SERVIR. J'accepte
les règlements qui régissent le Rotary International en général et ceux du Club
.................................................en particulier.
•
Avoir conscience de représenter ma profession auprès de vous et d'en être ainsi
l'ambassadeur. Je vous en présenterai les données actuelles et ultérieurement son
évolution. Je m'engage à appliquer l'éthique la plus élevée.
•
Avoir conscience que la vie du Club .............................................. oblige chacun de
ses membres à participer bénévolement et spontanément à son fonctionnement. Dans
la mesure de mes possibilités professionnelles, je me porterai constamment volontaire
pour en assumer les responsabilités, responsabilités allant jusqu'à l'acceptation
d'assurer la présidence lorsque j'y serai convié.
• Avoir conscience qu'être Rotarien est un honneur et non un privilège. Je m'engage
notamment à ne jamais m'en prévaloir pour chercher ou concéder à un autre Rotarien
des privilèges ou avantages qui ne sont pas dans la pratique normale des affaires ou
du milieu professionnel…
•
-Signature de l'engagement du Rotarien
•
•
NOM :
SIGNATURE :
DATE :