Gestion des garages

@utoTruck
Gestion des garages
ENVIRONNEMENT
Fonctionne sous « Windows/NT/2000/XP »
Base de données « SQL/Server »
Outil de développement « MAGIC 8.3 »
Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux
Licences nécessaires :
Windows/NT
SQL/Server
Run-Time MAGIC
DESCRIPTIF GENERAL
Spécialement adapté aux contraintes des professionnels de l’automobile et de
l'utilitaire, @utoTruck permet d’optimiser la gestion de l’entreprise au travers de
ses outils de génération de devis, ordres de réparation, factures.
@utoTruck aide également dans le développement de votre activité en offrant
toute une palette de fonctionnalités telles que
l’analyse de l’activité
le suivi des véhicules et des clients
l’édition de statistiques comparatives
la création et l’envoi de mailings
la prise en charge de la télécopie ou d’internet.
@utoTruck permet :
d’optimiser la facturation et la comptabilité de l’entreprise
de fournir les outils d’aide à la décision
d’aider à rentabiliser et augmenter les ventes
d’assurer le suivi et l’élargissement de la clientèle par des actions
commerciales ciblées et automatisées.
@utoTruck est intégré au système de comptabilité en temps réel. Ce lien
dynamique avec la comptabilité permet de connaître en tout temps la situation de
l’entreprise.
@utoTruck ne nécessite aucun traitement spécifique à la facturation ou à la mise
à jour des données. Cela signifie qu'il n'y a pas de traitement de fin de jour, de
mois ou d'année.
@utoTruck permet également de travailler sur plusieurs périodes simultanément.
Par exemple de faire des factures sur une période ou une année, ceci même si la
période précédente n'est pas terminée.
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GESTION DES CLIENTS
FICHIER CLIENTS
Le fichier des clients peut être commun à toutes les sociétés. La gestion de ce
fichier permet de traiter les données de chaque débiteur en se référant à une date
de validité, d’avoir un historique des informations relatives au client dans le
temps. Par exemple, un changement des conditions de paiement à partir d’une
date donnée ne provoque pas la perte des anciennes conditions.
Les données d’un client sont mémorisées sous forme d’onglets, et des
recherches selon divers critères sont possibles.
Les critères principaux :
nom
date de naissance
numéro de plaque
châssis
numéro de client
numéro de véhicule.
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GESTION DES CLIENTS
Les informations clients sont regroupées dans des onglets par genre : généralité
(pour la facturation), vente, liste des véhicules, solde, chiffre d’affaires, suivi,
personne de contact et marketing.
Dans l’onglet C.A., il y a la possibilité d’afficher l’historique de toutes les factures
clients, indépendamment du véhicule, ainsi que de connaître la ventilation de son
C.A. (articles, main d’œuvre, vente véhicules, options et divers). Depuis
l’affichage de l’historique des factures, @utoTruck permet d’interroger et/ou de
réimprimer directement les documents.
Pour les clients « sociétés », plusieurs contacts peuvent être gérés
simultanément avec leur fonction dans la société (direction, chef des achats,
chauffeur, etc.) et leur adresse privée. Ceci permet de personnaliser le suivi du
client, même pour les entreprises.
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GESTION DES CLIENTS
Un écran permet de visualiser en un seul coup d'œil l’ensemble de toutes les
actions effectuées auprès des clients (facturation, contact, etc.) pour une année
déterminée.
Le suivi client donne accès à une synthèse des contacts effectués par le vendeur
auprès du client.
La gestion des ces informations peut se faire soit par le programme de la gestion
des clients, soit par un programme spécifique de suivi des contacts lié à l’agenda
vendeur.
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GESTION DES VEHICULES
FICHIER VEHICULES
Les informations propres à un véhicule peuvent être communes à toutes les
sociétés. Elles sont regroupées dans des onglets par genre : base, vente, achats,
leasing–full service, chiffre d’affaires, options de série et payantes, articles
utilisés, images.
Divers critères de recherche sont possibles.
Les critères principaux :
nom du client
numéro de client
numéro de plaque
châssis
numéro de véhicule
marque, modèle
différentes dates
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GESTION DES VEHICULES
Toutes les caractéristiques (les options, les désignations, les couleurs et les
intérieurs) sont enregistrées pour chaque véhicule.
L’historique des interventions (factures clients, garanties, internes, etc.) est à
disposition dans la gestion des véhicules. Cet historique est tenu pendant toute la
durée de vie du véhicule.
Les dates des contrôles antipollution, ainsi que les différentes dates de garantie,
font partie intégrante de la gestion des véhicules. Ces informations sont mises à
jour automatiquement lors de l’impression de la facture.
L’onglet « article » donne une vue d’ensemble des articles utilisés pour ce
véhicule, indépendamment de sa provenance (client, interne, garantie).
L’onglet « images » permet d’insérer des images de différentes provenances
(scannées ou extraites d’un autre fichier) telles que permis de circulation, photos,
différents rapports, etc.
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GESTION DES VEHICULES
FICHIER VEHICULES – UTILITAIRES ET POIDS LOURDS
L’onglet «Base VU » permet de gérer des informations spécifiquement pour les
utilitaires et les poids lourds.
Une sélection, avec extraction, des données véhicules est disponible pour la
relance des différents rappels à faire pour les véhicules (contrôle antipollution,
RPLP, contrôle citerne, etc…)
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GESTION DES ARTICLES
FICHIER ARTICLES
Les
informations
articles
sont
regroupées
dans
des
onglets
principaux / secondaires par genre: base, généralité, stock, retenues clients et
fournisseurs, mouvements, récapitulatif (regroupés par année, mois et semaine),
ventes, achats, véhicules, liens, remplacés, mutations, fournisseurs.
La quantité en stock est présentée avec deux informations : le stock réel et le
stock calculé. Ce dernier tient compte des commandes en cours chez les
différents fournisseurs, ainsi que des ventes à honorer.
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GESTION DES ARTICLES
La gestion des articles permet de définir plusieurs lieux et plusieurs
emplacements de stock.
Lors de la vente d’un article ayant plusieurs lieux de stock, le système propose
par défaut le lieu de stock de l’utilisateur, avec la possibilité de ventiler le
déchargement sur plusieurs lieux.
Lors de mutation du lieu de stock, le système peut imprimer, sur demande, un
ordre de déplacement.
Les informations suivantes sont gérées par article :
les remplacés
les commandes en cours (fournisseurs)
les livraisons à honorer (client)
les liens
l’historique des mutations de prix et codes remises
les multiples fournisseurs.
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GESTION DES ARTICLES
Il est possible de suivre la trace d'une pièce directement depuis le fichier d
gestion de l'article et d'accéder directement à la facture de vente ou au B.L. de
livraison en cours si nécessaire.
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GESTION DES ARTICLES
Les inventaires comptables rétroactifs sont possible grâce à l’historique des
mouvements d’achats et de ventes.
Une structure du numéro d’article conforme à l’importateur peut être mise en
place pour formater et trier les articles selon les normes en vigueur pour toutes
les marques.
Ex. : Structure de numéro
Marque
Format d’édition
Ordre de tri (impression)
Fiat, Lancia, Alfa Romeo
1234 567 890
1234567890
Mercedes-Benz
A 111 222 33 44 5555
B 1 2 34 5678
A22244111445555
B12345678
Mazda
1111 22 33333333
22333333331111
Nissan
11111 22222 333
11111 22222 333
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GESTION DES ARTICLES
Les informations sur le volume de vente depuis la création de l’article sont
disponibles et facilitent la gestion des propositions de commandes. Celles-ci sont
calculées automatiquement sur la base des codes ABC (volume de vente) et des
tendances (positive ou négative).
Une commande unique peut également se faire directement depuis un fichier de
commande manuelle ou depuis la facturation.
Le système met en évidence les articles dont le stock serait surévalué.
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GESTION DE LA FACTURATION
AGENDA ATELIER
Un programme de gestion de la planification atelier est intégré à la facturation.
Ceci permet de prendre des rendez-vous et de les transférer en OR (ordres de
réparation) en temps voulu et de gérer un parc de véhicule de location ou de
remplacement. Cette planification peut-être gérée par société, département et/ou
employé.
Détail d'une journée :
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GESTION DE LA FACTURATION
FACTURATION
La facturation est une partie importante de l’activité d’un garage, Elle a été
étudiée afin de prendre un minimum de temps pour son élaboration. La possibilité
est offerte d’établir une facture ou une note de crédit sur la base d’une facture ou
d’un devis déjà existants.
La gestion d’un nouveau client et d’un nouveau véhicule se fait directement à
l’ouverture de l’ordre de réparation, ce qui évite des manipulations et une perte de
temps. Il suffit de remplir les informations nécessaires à l’élaboration de l’ordre de
réparation uniquement.
L’intégration des textes et des standards, ainsi que la gestion des garanties et
l’élaboration des documents et fichiers, se fait automatiquement pour certaines
marques (Mercedes-Benz, Fiat, Lancia, Alfa Romeo). Il est toujours possible
d'utiliser les textes standards d'une marque pour les marques pas représentées
par la société.
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GESTION DE LA FACTURATION
Une gestion de mémo châssis ou client permet de ne pas oublier certaines
informations importantes. Cette information est rappelée si nécessaire à chaque
ouverture d'un rendez-vous ou d'un OR.
D'autres informations permettent de gérer la facturation. Notamment s'il y a un
contrat de service ou si les factures doivent parvenir à une autre adresse, etc.
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GESTION DE LA FACTURATION
Selon le système de timbrage actif dans le garage, la saisie des temps se fait soit
en heures effectives (total calculé), soit en heures d’arrivée et de départ.
La gestion des comptes de vente (codes produits) est automatique depuis les
différents paramètres.
La TVA se calcule automatiquement selon les données du client et selon les
différentes données saisies dans la facture. Plusieurs codes TVA peuvent être
introduits sur la même facture.
La gestion de l’ordre de réparation est simplifiée par la ventilation. Toutes les
opérations sont saisies sur l’ordre de base. Les différentes lignes sont ventilées
par la suite sur les ordres respectifs (interne, assurances, garanties, etc.). Lors de
la ventilation de ces lignes, le programme recalcule les différentes conditions,
tarifs de la main d’œuvre, conditions articles, etc.
Pour certaines lignes de main d’œuvre, des liens avec des articles peuvent être
mis en place, ceci par marque et par modèle de véhicule.
L’édition des factures se fait selon les besoins spécifiques du garage et/ou
également selon les exigences des importateurs.
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COMPTABILITE VEHICULES
La comptabilité véhicules est gérée directement depuis la création des véhicules
et mise à jour automatiquement lors des différentes facturations (préparation
véhicule, vente du véhicule, etc.).
Le suivi d’une affaire se fait depuis l’achat d’un véhicule jusqu’à la vente de la
dernière reprise.
Il est possible de faire des simulations proches de la réalité pour la vente de
véhicules grâce à l’introduction de données manuelles et/ou provisoires.
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STATISTIQUES, ANALYSES ET INVENTAIRES
STATISTIQUES ET ANALYSES
Des statistiques et analyses sont disponibles dans @utoTruck. Voici les
principales :
Clients :
fidélité client
contacts clients par vendeur
Véhicules :
statistiques de fidélité atelier (IRS)
Articles :
analyse des ventes par code famille et catégorie de client
analyse des ventes par client et code famille
liste de rotation des stocks
calcul des marges par secteur de vente
(atelier, guichet, envoi par poste, garanties, internes, etc.)
Ventes :
analyse par code produit et canal de vente
analyse par code produit et catégorie de client
statistiques des ventes véhicules neufs et occasions.
Inventaires
Véhicules :
inventaire des véhicules neufs
inventaire des véhicules d’occasion
Articles :
inventaire physique
inventaire valorisé.
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GESTION DES OFFRES ET DES CONTRATS DE VENTE
OFFRES ET CONTRATS DE VENTE
Ce module gère les clients et les véhicules pour les offres et les contrats
directement depuis les fichiers de la base. Il possède de nombreuses
fonctionnalités simplifiant le travail et offrant ergonomie et convivialité. Il permet
de créer des clients prospects et de les suivre jusqu’à la facturation véhicules, et
même au-delà avec l’échéancier des contacts.
Vous avez la possibilité d’obtenir rapidement les informations concernant vos
clients et votre parc de véhicules neufs et d’occasion selon des critères
prédéfinis.
Les vendeurs ont la possibilité de réserver, pour une période déterminée, des
véhicules attribués à une offre.
Après la vente du véhicule, le vendeur est en mesure, en tout temps, de
connaître le suivi du véhicule à l’atelier. Lors d’une intervention de l’atelier, une
fiche de sortie du véhicule est remplie par le réceptionniste et tout problème fait
l’objet d’une information au vendeur. Cette information est injectée
automatiquement dans l’échéancier du vendeur.
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ORGANIGRAMME
Action du
vendeur
Contact client
Création du
prospect
Client ou
prospect
existant
Contrôle si le
client appartient
déjà à un autre
vendeur
Définition du
véhicule
Véhicule en
stock
Reprise des
données
Saisie des
données
Reprise d’un
véhicule
Reprise des
données d’un
véhicule
existant
Non
Saisie des
données
Etablissement
du rapport
d’expertise
Evaluation de la
reprise
(Eurotax)
Etablissement
de l’offre
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Opération
informatique
Edition de
document
Information au
vendeur
ORGANIGRAMME
Leasing
Calcul et
création de
l’offre leasing
Offre acceptée
Non
Oui
Etablissement
du contrat de
leasing
Mémorisation
de l’offre
Mise en place
du suivi client
Etablissement
du contrat
Commande du véhicule
s'il n'est pas en stock
Annexe au
contrat du client
Contrat d’achat du véhicule repris
(si nécessaire)
Création du suivi client, jusqu’à la
livraison du véhicule
Livraison du véhicule
Mise en place du suivi client
après la vente
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