Jonquière, le 24 septembre 2007 Monsieur, Madame, Voici le

Jonquière, le 24 septembre 2007
Monsieur, Madame,
Voici le manuel des exposants pour le Salon Parents aujourd’hui qui se
tiendra les 19, 20 et 21 octobre 2007 au Holiday Inn Saguenay.
Une modification à l’horaire a été apportée. Le samedi 20 octobre, le
salon fermera ses portes à 18 h 00 au lieu de 21 h 00 comme il était
prévu.
Par ailleurs, ceux qui désirent louer des chambres au Holiday Inn
Saguenay, nous vous invitons à faire vos réservations avant vendredi le
5 octobre au (418) 548-3124. Vous trouverez tous les détails dans le
manuel des exposants.
Vous pourrez visiter le site internet au www.parentsaujourdhui.ca, la
programmation sera disponible très bientôt.
Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à
communiquer avec moi en tout temps au (418) 548-5556 poste 7 ou
sans frais au 1-866-776-0007.
Anick Ratté, promoteur
(418) 548-5556 poste 7
[email protected]
www.parentsaujourdhui.ca
Du 19 au 21 octobre 2007
Holiday Inn Saguenay – Centre des congrès
MANUEL DE
L’EXPOSANT
Bon salon à tous les exposants !
Anick Ratté, promoteur
1
RENSEIGNEMENTS POUR LES EXPOSANTS
Promoteur
L’événement est organisé par :
Anick Ratté, promoteur
Développement des Affaires
Madie Solution Publicité
2655, boulevard du Royaume, bureau 600
Jonquière (Québec) G7S 4S9
Téléphone : 418 548-5556, poste 7
Télécopieur : 418 548-5559
Courriel : [email protected]
Site Internet : www.parentsaujourdhui.ca
Lieu de l’événement
Holday Inn Saguenay Centre des congrès
2675, boul. du Royaume
Jonquière (Québec) Canada G7S 5B8
www.saguenay.holiday-inn.com
Heures d’ouverture
Vendredi 19 octobre 2007 :
13 h 00 à 21 h 00
Samedi 20 octobre 2007 :
9 h 30 à 18 h 00*
Dimanche 21 octobre 2007 :
9 h 30 à 17 h 00
(Les portes sont ouvertes pour les exposants dès 8 h 30 chaque matin)
* : Une modification a été apportée à l’horaire
Adresse de livraison
Aucune livraison ne sera acceptée avant jeudi le 18 octobre 2007 à 13 h 00, jour du montage.
Tout le matériel d’exposition devra être expédié, frais de port payé à l’adresse suivante :
SALON PARENTS AUJOURD’HUI
Monsieur Olivier Barrette
Holday Inn Saguenay Centre des congrès
2675, boulevard du Royaume
Jonquière (Québec) Canada G7S 5B8
Toutes les précautions seront prises, mais la direction du Salon ne sera pas responsable de la perte ou du
bris du matériel et des accessoires confiés au receveur.
2
Horaire de montage
Anick Ratté et Olivier Barrette seront sur place pour l’entrée et la sortie du matériel. Vous pouvez les joindre
au 418 548-5556 jusqu’au 17 octobre 2007. Pour les joindre le 18 octobre et durant le salon voici les
numéros : Olivier Barrette -> 418-812-9152, Anick Ratté -> 418-550-0087.
N.B.
La période de montage et d’aménagement de la salle débutera jeudi 18 octobre 2007 de 13 h 00 à
22 h 00 et se poursuivra le vendredi 19 octobre 2007 de 8 h 00 à 11 h 00. Les exposants doivent
respecter cet horaire. L’accès au débarquement de marchandises est situé derrière l’Hôtel (voir «Entrée des
marchandises» sur le plan).
•
•
•
•
Le stationnement à l’aire de réception est interdit. Les camions doivent quitter les lieux aussitôt le
déchargement complété, à défaut de quoi ils seront remorqués aux frais de l’exposant.
Le temps alloué pour décharger vos marchandises est de quinze (15) minutes.
Des chariots de manutention manuels seront mis à la disposition des exposants, sans frais, pour
permettre le transport du matériel jusqu’au stand ; Toutefois, vu le nombre limité de chariots, il est
fortement conseillé aux exposants d’avoir son propre chariot à manutention manuel.
Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur matériel.
Tous les jours, du 19 au 21 octobre 2007, les exposants pourront apporter du matériel à leur stand durant
l’heure précédant l’ouverture du salon en ayant recours à de l’équipement roulant léger. Ces livraisons se
feront par la porte « Entrée des exposants » ou par l’entrée principale selon l’ampleur de la marchandise
transportée. Cependant dès l’ouverture, et ce, tous les jours, ces équipements ne seront plus tolérés dans la
salle et le transport dudit matériel ne se fera que de façon manuelle.
3
Horaire de démontage
La période de démontage des stands et du déménagement du matériel d’exposition débutera
dimanche le 21 octobre 2007 à 17 h 00. Aucun exposant ne pourra démonter son stand, ni
désassembler ses présentoirs avant 17 h le 21 octobre 2007.
L’exposant devra libérer les lieux de toute marchandise au plus tard à 23 h 59, dimanche le 21 octobre
2007, à défaut de quoi il devra rembourser à la direction du salon toutes les dépenses engagées pour libérer
lesdits lieux (incluant les frais d’entreposage). Afin de réduire les risques de vols au moment du
démontage, il est recommandé que les articles de valeur soient emportés par l’exposant dès la
fermeture du salon et que le reste du matériel soit gardé sous la surveillance de l’exposant.
Entreposage
Les caisses, les boîtes et le matériel d’emballage doivent être retirés des stands. Ils seront entreposés
durant l’exposition. À la clôture, ils seront rapportés aux stands par l’exposant lui-même.
1- Plier et attacher ensemble les boîtes vides.
2- Se procurer les étiquettes d’entreposage.
3- Apposer les étiquettes sur les boîtes en prenant soin d’indiquer, en lettres majuscules, le nom de
votre compagnie et le numéro de votre stand. Numéroter les boîtes.
4- Aviser Anick Ratté lorsque les boîtes sont prêtes à être entreposées.
Si ces étapes ne sont pas suivies et que les boîtes sont laissées telles quelles dans les allées, elles seront
automatiquement jetées.
Admissibilité des exposants
La direction se réserve le droit de refuser l’admission à la salle d’exposition à tout visiteur, exposant ou
employé d’exposant qui, de l’avis de la direction, est indésirable, ivre ou qui, d’une façon quelconque
perturbe le bon fonctionnement des opérations.
Afin d’être autorisé à entrer sa marchandise et à monter son stand, un exposant devra avoir payé
entièrement le montant de sa location d’espace.
Services aux exposants
Électricité
La location du stand comprend l’éclairage (deux (2) lampes 75 de watts). Pour des besoins supplémentaires,
veuillez communiquer avec :
M. Olivier Barrette
Madie Solution Publicité
Téléphone : 418 548-5556 poste 25 ou 418 812-9152
Télécopieur : 418 548-5559
Courriel : [email protected] / www.madie.ca
4
Téléphone
Les exposants qui désirent un service téléphonique doivent communiquez avec :
Bell Canada
Coordonnateur des événements spéciaux
700, rue de la Gauchetière Ouest, Bureau 5S2
Montréal (Québec) H3B 4L1
Téléphone : 514 870-1870 / 1 800-472-5113
Télécopieur : 514 391-1322 / 1 800-473-7299
Courriel : [email protected]
Installation d’enseignes
Les exposants qui désirent un service d’installation d’enseignes ou qui désirent installer des banderoles ou
des enseignes peuvent le faire avec l’autorisation de la direction (selon les normes à respecter).
Location de matériel (meubles et accessoires, clé en main, etc.) et audiovisuel
La location d’un espace comprend un stand avec mur rigide, l’identification, deux (2) lampes de 75 watts,
une (1) table et deux (2) chaises. Pour tout besoin supplémentaire :
REMPLIR LE FORMULAIRE EN ANNEXE (voir page 7 et 8 du document)
M. Olivier Barrette
Madie Solution Publicité
Téléphone : 418 548-5556 poste 25 ou 418 812-9152
Télécopieur : 418 548-5559
[email protected] / www.madie.ca
Stationnement des exposants
Le stationnement est gratuit. Cependant, nous demandons aux exposants de stationner leur véhicule le plus
loin possible de l’entrée principale afin de libérer la place pour la clientèle du salon.
Sécurité
Un service de sécurité de base est assuré en permanence par la direction pendant les heures d’ouverture.
Toutefois, la direction du salon et le propriétaire de la salle d’exposition n’assument aucune responsabilité
pour les objets perdus, volés ou détruits.
5
Règlements généraux
Les stands standards et préfabriqués, y compris les enseignes, ne doivent pas dépasser huit (8) pieds de
hauteur. Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s’assurer des détails
suivants :
1- Un espacement d’un (1) pouce doit être laissé de chaque côté des cloisons du stand. Pour toute
dimension non conforme, vous devez obtenir l’autorisation de la direction (15 jours avant
l’événement).
2- La conception des stands doit permettre une ligne de vue, c’est-à-dire que la hauteur maximale des
murs latéraux dans les cinq (5) premiers pieds à partir de l’allée ne peut excéder quatre (4) pieds. La
hauteur maximale acceptée pour toute autre partie de mur est de huit (8) pieds. Toute exception à ce
règlement devra être approuvée au préalable par la direction du salon (15 jours avant l’événement).
3- Toutes les parois des stands doivent êtres fabriqués de matériaux peints ou recouverts
avec bon goût sur toutes les surfaces exposées à la vue du public.
4- Tous les stands doivent avoir un revêtement de sol (moquette) dont les dimensions maximales sont
celles de l’espace loué (8 pi sur 10 pi pour le Salon Parents aujourd’hui).
5- Aucun stand ne devra dissimuler les déclencheurs d’alarme, les salles de distribution électrique, les
panneaux de signalisation et l’accès des locaux.
6- L’exposant qui a un stand de type « Pop-up » doit fermer les côtés de façon esthétique et avec un
matériau rigide. Toute demande spéciale concernant l’apparence d’un stand doit être soumis pour
approbation à la direction au plus tard 15 jours avant l’ouverture du salon et être accompagné d’un
plan ou d’un croquis illustrant la demande.
7- La direction du salon permet l’utilisation de bannières et d’objets promotionnels à condition de suivre
les règlements suivants :
• Obtention de l’autorisation de la direction du salon pour toutes les installations.
• Respect de la hauteur maximale d’une banderole autoportante qui est de 8 pieds (2,44 m).
• Le matériel graphique peut apparaître sur les deux (2) côtés.
• En tout temps, la distribution d’articles promotionnels doit être faite à l’intérieur de l’espace loué
par l’exposant.
Bruit
L’exposant devra respecter les visiteurs et ses collègues exposants. Tout appareil qui provoque du bruit de
façon abusive est interdit et sera enlevé aux frais de l’exposant.
Tout exposant qui aura recours à l’utilisation d’un micro pour effectuer une démonstration ou une séance
d’animation devra obligatoirement prévoir un espace de huit (8) pieds (2,44 m) entre l’endroit où
l’animateur est installé et l’allée la plus proche et ce, de tous les côtés.
Règles d’ignifugation
Les règlements du service des incendies de la ville de Saguenay exigent que tous les objets servant à la
décoration soient ignifugés.
Murs, plafond et sol de l’édifice
Il est interdit de perforer, peindre ou altérer les murs de l’édifice et les colonnes de béton de la salle
d’exposition. Le sol de l’édifice ne doit en aucun cas être perforé, peint ou altéré de quelque façon que ce
soit. Aucun adhésif autre que le ruban gommé ne peut être appliqué sur le sol. L’exposant doit enlever le
ruban gommé sur le lors du démontage, sinon des frais additionnels lui seront facturés.
Autocollants
La distribution d’autocollants est interdite. Les frais engagés pour les enlever du plancher, des murs ou
d’autres stands seront payés par l’exposant.
Assurances
Ni la direction ni le propriétaire de la salle d’exposition ne peuvent être tenus responsables des dommages
causés aux produits, aux stands, aux outils par le feu, le vol ou toute autre cause. Pendant le séjour dans
l’édifice ou ses dépendances, l’exposant doit lui-même assurer son matériel contre tous les risques. La
direction et le propriétaire de la salle d’exposition ne peuvent être tenus responsables pour les coups et
6
blessures subis par un exposant ou un membre de son personnel pendant son séjour dans l’édifice et ses
dépendances.
Activités promotionnelles
Toute sollicitation commerciale doit se faire à l’intérieur du stand de l’exposant. Les activités de nature
promotionnelle sont interdites dans les allées, restaurants et couloirs. Les réclames commerciales et les
concours organisés par les exposants en rapport avec leur participation à l’événement ne doivent engager le
promoteur d’aucune façon. L’exposant devra fournir à la direction, sur demande, l’autorisation de la Régie
des alcools, des courses et des jeux du Québec obtenue en vue de l’organisation d’un tel concours. Tout
concours doit au préalable être approuvé par la direction de l’événement.
Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec
1, rue Notre-Dame Est, bureau 9.01
Montréal (Québec) H2Y 1B6
Téléphone : 514 873-3577 / 1 800 363-0320
Télécopieur : 514 873-6759
Hébergement
Vous êtes à l’extérieur de la ville et vous avez besoin d’un hébergement? Un tarif a
été négocié pour vous, exposants du Salon Parents aujourd’hui.
Holday Inn Saguenay Centre des congrès
2675, boul. du Royaume
Jonquière (Québec) Canada G7S 5B8
Téléphone: (418) 548-3124
Sans frais: 1-800-363-3124
Télécopieur: (418) 548-1638
www.saguenay.holiday-inn.com
* * * IMPORTANT * * *
Vous devez réserver votre chambre avant le vendredi 5 octobre 2007. Veuillez
mentionner que vous désirez bénéficier du tarif des exposants du Salon Parents aujourd’hui, car un bloc de
chambres a été réservé spécifiquement pour vous. Toutefois, après le 5 octobre, vu l’achalandage des
activités dans la région, nous ne pourrons garantir que des chambres seront disponibles.
Tarifs : Chambre régulière (occupation simple ou double) – 1 lit ou 2 lits 94.95 $ + taxes *
• Toute personne additionnelle devra payer un tarif de 15 $ + taxes par personne
Restauration
Sur place vous pourrez vous procurer toute l’information nécessaire pour une bonne
alimentation durant le salon. Responsable de la restauration, Monsieur Réjean
Laberge 1-800-363-3124.
7
8
9