People - Ricoh

CASE START PEOPLE
Situation
• Marché fortement concurrentiel et
nécessité de garder les coûts sous
contrôle.
• Nécessité d’une plus grande
efficacité.
• Volonté de se concentrer de manière
optimale sur le core business.
Approche
Economies et efficacité accrue
grâce à l’outtasking
de la chaîne documentaire
Des économies, une efficacité accrue et de
en passant par la logistique et le traitement
meilleures possibilités de contrôle sont
de mailings en grands volumes. Ricoh
indispensables pour le combat de chaque
Outsourcing Services dispose de machines
entreprise contre la concurrence.
d’impression et de mise sous pli pour
Certainement sur le marché de l’intérim, où
le traitement automatisé et sécurisé de
les marges sont fortement sous pression.
la chaîne de production “papier”.
Dans une société moyenne, le traitement
Elle possède le savoir-faire requis pour la
des documents représente rapidement 15%
communication numérique, par exemple
du chiffre d’affaires. L’externalisation d’un tel
pour l’intégration directe de factures
processus ‘noncore business’ rendra les frais
électroniques dans le back-office. La solution
opérationnels plus transparents et plus
pour l’impression transactionnelle et
prévisibles. De plus, avec l’externalisation
l’impression de données variables a été
d’activités liées aux documents, les tra-
introduite dans 4 filiales du groupe USG
vailleurs sont dispensés d’autant de tâches
People: Start People Interim, Start People
qui sont des charges pour leur fonction.
Services, Start People Construct et
Pour ces raisons, Start People cherchait un
Financial Forces.
partenaire capable d’une part, de réduire les
C’est principalement pour son savoir-faire
coûts et d’autre part, de développer des
en gestion de documents que Ricoh a été
services numériques.
retenu et jugé le meilleur choix pour une
collaboration à long terme. Dès le premier
De la production
à la distribution
contact et pour l’élaboration du scénario
Ricoh Outsourcing Services est un one-stop-
avec le client. C’est ce qui a notamment
shop pour l’outtasking de documents
mené à la proposition d’implémenter ce
off-site et on-site: de la production à la poste
projet complexe en quatre phases, de façon
idéal, une collaboration intensive commence
• Solution sur mesure pour
l’externalisation des processus de
traitement des documents offsite et on-site (impression, mise
sous enveloppe et expédition des
documents de gestion ainsi que
traitement et diffusion de mailings
personnalisés).
• Implémentation phasée du projet
en concertation permanente avec
le client.
Résultats
• Partenaire impliqué dans la
collaboration.
• Travail plus rapide: les fichiers
livrés sont postés le jour même.
• Excellent retour sur
investissement.
• Hausse de la qualité: finition
professionnelle des factures,
mailings, brochures, etc.
• Plus de temps pour le core business.
• Amélioration et développement
continus des processus
documentaires grâce à des objectifs
concrets, fixés en commun.
• Gains nets de coûts et
d’efficacité grâce à l’outtasking de
la chaîne documentaire.
données variables, qui permet l’impression
en série de documents très différenciés.
Songez par exemple à un imprimé personnalisé full colour comme la brochure
d’accueil des nouveaux intérimaires. Second
volet, le traitement numérique des factures
(fichiers BMF100) et fiches de salaire via
le réseau Isabel. Une implémentation d’un
an et demi que l’on peut franchement
qualifier de réussite!
Start People
Start People, anciennement Creyf’s, fait
partie du groupe USG People, qui depuis
son siège anversois, fournit des services
novateurs en matière de ressources
humaines. Les activités centrales, “travail
flexible”, “Formations” et “Customer-CareServices”, sont prises en charge par
35 filiales dans 13 pays d’Europe. D’autres
marques encore, comme Express Medical,
ABI, Receptel, Accea, Carela, Innotiv,
à s’adapter au mieux aux processus
La deuxième phase a porté sur les
Beaver IT Services et Legal Forces, appar-
d’entreprise de Start People. En outre, Ricoh
contrats des intérimaires, qui étaient pris
tiennent au portefeuille du groupe.
ne se contentait pas de garantir un excellent
en charge jusque là dans les agences
Entreprise de premier plan, Start People
rapport qualité prix, mais aussi de fixer en
régionales. En concertation étroite avec les
fournit chaque jour de l’emploi à plus de
SLA clairs le niveau de service souhaité.
divers Office Managers régionaux, cette
10.000 collaborateurs intérimaires dans
phase s’est effectuée région par région.
notre pays.
Selon les souhaits
du client: implémentation
phasée
La centralisation de ce processus a permis
de réaliser des économies de plus de 30%.
Pour les contrats, le délai est D + 0.
Dans la première phase, tous les flux
People ont été analysés: bilans sociaux, fiches
Impression de données
variables
de salaire, attestations fiscales (formulaires
Les troisième et quatrième phases
281.10) et factures. Chaque sous-traitance
portaient sur l’automatisation des processus
Plus d’informations sur Start People:
d’un nouveau type de document a été
existants. Premier volet, par l’impression de
www.startpeople.be
documentaires au centre de l’activité de Start
précédée d’une phase pilote. Start People
transmet ces documents sous la forme de
fichiers Postscript prêts à être imprimés.
Les SLA prévoient pour Ricoh des délais de
traitement concrets: D + 0 pour les factures
(livrées le matin, imprimées, mises sous
enveloppe et mises à la poste avant 15 heures
“En externalisant la production et la diffusion
de documents de gestion, nous pouvons nous
concentrer de manière optimale sur notre vrai
métier. Cela améliore notre position concurrentielle et nouspermet de rationaliser les coûts.”
au tarif le plus avantageux), D + 1 pour les
Veerle Coffé,
fiches de salaire, D + 5 pour les bilans sociaux
Directeur Régional Commercial Start People
et D + 30 pour les attestations fiscales.
Medialaan 28 A, B-1800 Vilvoorde, +32 (0)2 558 22 11, [email protected], www.ricoh.be
Zone industrielle de Bourmicht 10 A, L-8070 Bertrange, +352 33 58 88, [email protected], www.ricoh.lu