SAP Document Conversion

Solutions pour les
documents SAP DMS
SAP DMS : LE MODULE GED SAP
SAP propose en standard un module pour gérer les documents directement
dans SAP. Ce module présente toutes les fonctionnalités d’une application de
Gestion Electronique de Documents :
Création, modification, affichage, gestion des versions et des statuts, gestion
de workflow, gestion des droits d’accès… Les documents gérés dans SAP DMS
peuvent être liés à tout type d’objet SAP : article, nomenclatures, outillages,
équipement, poste technique, avis qualité, etc. Les documents sont enregistrés dans le Content Server
SAP, le système de stockage de fichiers SAP.
COLLECTE ET DISTRIBUTION DES DOCUMENTS SAP DMS
SEAL Document Distribution Director est un module SEAL Systems
intégré à SAP pour la collecte et la diffusion des documents gérés
dans SAP DMS. En plus des possibilités offertes pour la recherche,
la collecte et la distribution des documents, la solution permet
d’optimiser les processus opérationnels SAP par la génération de
dossiers métiers : Dossiers d’achats, de vente, de fabrication, de
maintenance et de qualité,… La solution SEAL s’interface dans les
processus standards d’impression des commandes (contrôle de
message) ou des ordres. Elle permet de récupérer les bons documents, dans la bonne séquence en même temps que les formulaires
standards SAP. Toutes les diffusions sont sauvegardées sous la forme
d’un objet technique SAP, intitulé requête de sortie, afin d’assurer
la traçabilité des diffusions dans SAP. Il est également possible d’ajouter des estampillages (numéro de
l’ordre, nom de l’utilisateur, date, etc.) lors de la distribution des dossiers métiers.
LA MIGRATION EN MASSE DES DOCUMENTS VERS SAP DMS
Lors du démarrage d’un projet ou dans le cadre de l’utilisation de SAP DMS, il est
nécessaire de réaliser une migration en masse des documents existants. SEAL Systems
propose un outil permettant d’automatiser la création des informations de gestion
documentaire dans SAP DMS (FID) et de migrer les fichiers originaux dans le système
de stockage SAP. DMS Loader interprète un fichier CSV ou MS Excel contenant les métadonnées de Fiche Info Document SAP, le chemin vers le fichier à charger, ainsi que les
liaisons d’objets SAP. DMS Loader a été retenu dans de nombreux projets SAP DMS pour sa rapidité et sa
flexibilité. Des tests réalisés par nos clients ont révélé que DMS Loader est trois fois plus rapide que les
méthodes standards SAP.
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LA CONVERSION DES DOCUMENTS SAP DMS
Le PDF est devenu le format d’échange (consultation
écran, impression, ...) et de conservation des fichiers dans
l’entreprise. Le format PDF est souvent généré au moment
de la validation du document dans SAP, afin de figer les
documents dans leur contenu. SEAL
Systems propose la solution DPF4CONSolutions by SEAL Systems
VERT pour gérer les conversions en
masse de fichiers (fichiers bureautique,
formats graphiques, format CAO, etc.). La solution est intégrée à SAP pour
la conversion automatique des documents SAP DMS lors de leur passage à
un statut de validation. Les métadonnées SAP (date, nom, statut, version,…)
peuvent être également reprises en tant qu’estampillages sur les documents,
lors de leur conversion. L’interface SEAL Conversion Cockpit permet de contrôler les conversions directement dans SAP.
Convert & Publish
LA PUBLICATION DOCUMENTAIRE A PARTIR DE SAP
Les informations de gestion documentaire et les documents SAP DMS
peuvent être utilisés pour la création automatique de documentations
PDF structurées. La solution Direct Publishing est utilisée pour la génération automatique de documentations produits, projets, ou de catalogues
de pièces de rechange. Une table des matières avec signets facilite l’accès
au bon document. La documentation peut être restituée sous la forme
d’un fichier PDF ou d’une structure de DVD, dans le cas où il est nécessaire
de diffuser un nombre très important de fichiers.
SEAL Systems
SEAL Systems est Software partenaire SAP et propose un ensemble de solutions dédiées aux documents SAP : Migration, Conversion, Publication, Impression et Diffusion électronique. Très intégrée à SAP, les solutions SEAL Systems permettent à plus
de 850 clients d’optimiser leurs processus opérationnels par une gestion et diffusion
documentaire maîtrisées.
Solutions for SAP®
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