Guide informatique pour les nouveaux arrivants - Indico

CERN
CH1211 Geneva 23
Switzerland
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Date : 2013-10-31
Manuel
Guide informatique pour les nouveaux
arrivants
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S. Prodon
S. Prodon
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TABLE DES MATIERES
1.
Organisation du support informatique dans le Département EN ................................... 4
1.1
EN Desktop Support .......................................................................................... 4
1.2
Mandat ........................................................................................................... 4
1.3
Principales demandes ........................................................................................ 4
1.4
Correspondants dans les groupes........................................................................ 5
2.
Autres services au CERN ....................................................................................... 5
3.
Compte NICE ....................................................................................................... 5
3.1
Délivrance ....................................................................................................... 5
3.2
Changer le mot de passe ................................................................................... 5
4.
Connexion au réseau CERN .................................................................................... 6
4.1
Avec un PC fixe CERN ....................................................................................... 6
4.2
Avec un PC portable CERN ................................................................................. 6
4.3
Avec un autre ordinateur ................................................................................... 6
4.4
Avec un téléphone ............................................................................................ 6
4.5
Connexion depuis l’extérieur .............................................................................. 6
5.
Réseau CERN ..................................................................................................... 11
5.1
Stockage de documents dans DFS..................................................................... 11
5.2
Web ............................................................................................................. 12
5.3
Imprimantes .................................................................................................. 12
6.
Gestion des applications ...................................................................................... 12
6.1
Applications disponibles ................................................................................... 12
6.2
Installation d’applications additionnelles............................................................. 12
7.
Annuaire CERN (Phonebook) ................................................................................ 13
7.1
Accéder......................................................................................................... 13
7.2
Modifier les données ....................................................................................... 14
8.
Système de messagerie ...................................................................................... 14
8.1
Microsoft Outlook ........................................................................................... 14
8.2
Outlook Web Access ........................................................................................ 14
8.3
Fonctions utiles .............................................................................................. 14
9.
EDH (Electronic Data Handling) System ................................................................. 15
9.1
Comment accéder........................................................................................... 15
9.2
Mot de passe de signature ............................................................................... 15
9.3
Formulaires utiles ........................................................................................... 15
10. Document Management System (EDMS) ................................................................ 16
11. Informations additionnelles .................................................................................. 16
11.1 Page internet Directory du CERN....................................................................... 16
11.2
Page internet du département IT (Information Technology) .................................. 16
12. E-Groups .......................................................................................................... 16
13. Applications pour les réunions .............................................................................. 17
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13.1
Réservation d’une salle de conférence ............................................................... 17
13.2
Application Indico pour pour la gestion des agendas des réunions .......................... 17
14. Liens utiles ........................................................................................................ 17
15. Lexique ............................................................................................................. 17
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1.
Organisation du support informatique dans le Département
EN
1.1
EN Desktop Support
Pour toute information, veuillez cliquer sur « EN Desktop Support » depuis la Home
Page du Département EN.
Toutes les demandes de support informatique doivent transiter par le portail EN
Desktop Support Service portal ou par téléphone 169807 (Gaetan Richaud).
1.2
Mandat
Le service fournit un support pour tous les ordinateurs à usage de bureautique et aide
à la gestion des équipements informatiques dans le Département.
Le Département EN utilise l’ensemble du support fourni par le Département IT,
notamment l’achat et la réparation des PCs, Windows Desktop (NICE), le support Mac,
les services de support mails et imprimantes. Le service EN complémente les services
offerts par IT avec notamment les activités suivantes:
● Gestion du parc informatique du Département, y compris les achats de PCs, MACs,
écrans et accessoires.
● Configuration et installation des nouveau PCs à usage de bureautique.
● Réparation et dépannage du matériel informatique (à l’exception des MACs).
● Suivi
du
cycle
de
vie
des
équipements
informatiques
du
Département
(déplacement, changement de responsable, mise au rebut).
● Formation des utilisateurs du Départment.
1.3
Principales demandes
Veuillez cliquer sur les liens ci-après en fonction de votre demande :
● Rapporter un problème au EN Desktop Support
● Commander un nouveau PC, MAC, écran ou accessoire
● Déplacer un équipement informatique
● Requête pour un Macintosh (dépannage, installation, configuration) au service IT
Mac desktop
● Problème d’imprimante (dépannage, installation, déplacement, toner) au service IT
printer support
● Problème de software au Service Desk
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2.
Correspondants dans les groupes
Groupe
Correspondant
Code budgétaire
CV
S. Poulsen
54600
EL
S. Oliger
54294
GMS
S. Prodon
88100
HDO
S. Escaffre
54000
HE
J.M. Chevalley
54300
ICE
H. Milcent
87940
MEF
S. Chemli
89100
MME
A. Rasmussen
88700
STI
M. Donze
63609
Autres services au CERN
● Support General (toutes demandes et problèmes logiciels):
Helpdesk Support => [email protected] or 77777
● Pour imprimantes (installation & maintenance):
Printer Support => [email protected] or 77777
● Pour logiciel CAD (Computer Aided Design):
CATIA Support => [email protected] or 77777
● Pour workstations (installation & maintenance)
GS Support => [email protected] or 77777
3.
Compte NICE
Le login CERN (NICE account) vous permet de vous loguer sur votre PC et sur toutes
les applications Web mises à disposition par le CERN. Ce login et ce mot de passe est
personnel et ne doit en aucun cas être transmis à quelqu’un, même au service IT ou
au EN-desktop.
3.1
Délivrance
Votre login CERN vous est communiqué lors de votre enregistrement au bâtiment 55
moyennant la fourniture d’une adresse e-mail personnelle. Vous avez ensuite 3 jours
pour suivre un cours sur la sécurité informatique.
3.2
Changer le mot de passe
Pour changer de mot de passe, il faut aller dans « Account Management » et cliquer
sur « My accounts ». Vous pourrez changer votre mot de passe dans la rubrique
« Account Tasks » en cliquant sur « Change or reset password… ».
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4.
Connexion au réseau CERN
Un PC fixe ou un PC portable doivent d’abord être enregistrés sur le Network Portal
(Netops) avant de pouvoir avoir accès au réseau CERN et à internet. Pour aller sur
Netops, aller sur la page de IT du CERN et dans la rubrique “Connectivity”, cliquer sur
“Network Portal” ou cliquer sur ce lien. Se loguer et remplir les champs indiqués.
Normalement tous les PC CERN sont préconfigurés, dans le doute appelez le ENdesktop au 169807 ou envoyez un mail au [email protected].
4.1
Avec un PC fixe CERN
Un PC fixe CERN doit être branché à un socket Ethernet configuré dans Netops avec
son nom et son adresse Mac. Ce socket sera uniquement dédié au PC configuré et
connecté dessus, ce qui signifie qu’aucun autre PC n’aura de réseau.
4.2
Avec un PC portable CERN
Pour un PC portable CERN, il faut configurer dans Netops un socket en portable (PB).
En effet pour que le PC reste portable, le socket configuré en PB accepte tous les PC
enregistrés dans Netops, ce qui permet d’avoir de la mobilité dans tout le CERN et de
ne pas faire une demande de connexion à chaque déplacement. Les PC portables
peuvent aussi se connecter sur le réseau Wifi du CERN qui est actif dans tous les
bâtiments et dans le tunnel.
4.3
Avec un autre ordinateur
Pour se connecter avec un PC non CERN (PC personnel ou autres), il faut lancer votre
navigateur internet (Internet Explorer, Mozilla,..) et suivre les indications écrites sur la
page Web qui s’affichera.
4.4
Avec un téléphone
Pour se connecter au réseau Wifi du CERN avec un téléphone, c’est la même chose
que le PC portable, il faut juste suivre les instructions écrites sur la page Web ouverte
à l’aide de votre navigateur Internet.
Pour configurer ses mails ou autres, il faut consulter les liens suivants:
● pour les téléphones CERN
● pour les téléphones non CERN
4.5
Connexion depuis l’extérieur
Pour se connecter sur votre PC CERN alors que vous êtes chez vous, il faut tout
d’abord laisser votre PC allumé et branché sur le réseau.
Des informations détaillées sont disponibles en cliquant sur ce lien.
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4.5.1
Autoriser les connexions à distance depuis votre PC CERN
Lors de la première utilisation, vous devez configurer votre PC pour l’autoriser à
accepter les connections à distance.
4.5.2
Accéder au réseau CERN (Remote Desktop)
A partir de votre PC personnel hors du CERN, cliquer sur le menu « Start / All
Programs / Accessories » pour enfin cliquer sur « Remote desktop Connection ».
Le logiciel va s’ouvrir. Il vous faut maintenant taper « cernts.cern.ch » dans le champs
« Computer » et ensuite cliquer sur « Connect ».
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Rentrer votre login Nice ainsi que votre mot de passe. Cliquer sur OK.
Le Terminal Server va s’ouvrir avec votre profil.
4.5.3
Accéder à votre PC CERN (Terminal Server)
Avant de commencer, bien vérifier que votre PC CERN sur lequel vous voulez
vous connecter, est bien allumé et connecté au réseau.
Sur votre PC CERN, cliquer sur le menu « Start ». Ensuite effectuer un clic droit sur
« Computer » pour enfin cliquer sur « Properties ».
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Noter ou retenir le nom du PC (PCEN33453 dans l’exemple).
Accéder au réseau CERN (Remote Desktop) tel que décrit dans la section 4.5.2.
Depuis votre PC personnel connecté en remote desktop, cliquer sur le menu « Start /
All Programs / Accessories » pour enfin cliquer sur « Remote desktop Connection ».
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Taper le nom de votre PC, noté précédemment, dans le champs « Computer ». Cliquer
ensuite sur « Connect ».
Rentrer votre login Nice et votre mot de passe pour enfin cliquer sur OK.
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Vous serez à distance sur votre PC CERN.
5.
Réseau CERN
5.1
Stockage de documents dans DFS
DFS est un serveur de données. L’accès à ce serveur se fait à partir du lecteur réseau
présent dans Start/Computer/Network location/dfs (\\cern.ch)
5.1.1
Stockage des données personnelles
DFS sauvegarde toutes vos données présentes sur votre desktop et dans votre
librairie. Seuls les documents enregistrés sous le disque dur C: ne seront pas
sauvegardés.
5.1.2
Le dossier « Public »
Le Public de DFS est présent sur votre PC mais aussi peut être visible à l’aide du
Phonebook. Il vous suffit de mettre un document dans le répertoire Public de votre
librairie pour que vous puissiez le partager avec des collègues. Il est aussi possible de
mettre des droits sur ces documents partagés.
5.1.3
Les dossiers de partage de données dans DFS
DFS permet d’accéder à des serveurs de données CERN: dossiers partagés pour des
applications, des départements, des groupes, des expériences, etc.
5.1.4
Augmenter l’espace de stockage de DFS
Vous pouvez augmenter l’espace de stockage de DFS à l’aide de ce lien.
Dans la rubrique « DFS requests », cliquer sur « Manage Your DFS Folders and
Quotas ». Vous pourrez ensuite cliquer sur « Ask for more quota » pour enfin cliquer
sur « increase quota to 5 Gb» Il y a possibilité d’augmenter le quota jusqu’à 10 Gb.
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5.2
Web
La plupart des applications du CERN, comme le Phonebook, CMF, etc. sont accessibles
sur le Web. Toutes les informations et les applications sont expliquées et présentes
sur la page internet « Directory ». Grace à ce site vous aurez toutes les informations
sur les différents départements et groupes du CERN.
5.3
Imprimantes
Pour toutes demandes au niveau des imprimantes (commande, installation et
dépannage), il faut appeler le service Printer par téléphone via le helpdesk (77777) ou
par email ([email protected])
Vous avez accès à toutes les informations sur le service Printer du département IT.
Pour installer les drivers d’une imprimante réseau vous pouvez suivre ce tutoriel.
6.
Gestion des applications
6.1
Applications disponibles
CMF (Computer Management Framework) est un logiciel client qui vous donne accès
via le Web au serveur d’application. Grace à CMF, vous pourrez installer et désinstaller
tous les logiciels sous licence CERN.
Quand votre PC vous est livré, Windows 7 est déjà installé et configuré avec
différentes applications indispensables au CERN :
● Microsoft Office
● Adobe Reader
● Phonebook
● Antivirus
6.2
Installation d’applications additionnelles
Pour installer ou désinstaller des applications standard CERN, tout se passe avec CMF.
Il vous suffit de cocher ou décocher le logiciel et de cliquer sur « save » pour que
l’application s’installe ou se désinstalle automatiquement.
CMF vous avertit également dès que IT poste des mises à jour système ou logiciel.
Vous n’aurez qu’à effectuer un clique droit sur l’icône CMF et ensuite cliquer sur
« Pending action ». Vous n’aurez qu’à cliquer sur « Start Now » pour lancer
l’installation des mises à jour.
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7.
Annuaire CERN (Phonebook)
7.1
Accéder
Vous pouvez accéder au Phonebook :
● en cliquant sur l’icône présent sur votre desktop
ou
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● via le Web sur la page internet Mail Services. Pour cela aller sur la page du
CERN/Directory/IT-Information Technology/e-mail/CERN Phonebook ou en allant
sur ce lien.
7.2
Modifier les données
Pour changer les données présentes dans le Phonebook, veuillez contacter votre
secrétaire de groupe.
Pour modifier votre adresse e-mail (ex : ne garder qu’un seul prénom), il est possible
de créer un alias. Pour cela il vous suffit d’aller sur la page internet du service
d’information administrative (AIS, Administrative Information Services) à l’aide du lien
hypertexte. Une fois sur cette page, cliquer sur « Identity Management » et ensuite
sur « User Info », pour enfin enregistrer votre alias dans le champ « Preferred First
name ». Cette manipulation vous permettra d’enlever votre deuxième et troisième
prénom ou changer votre nom de famille dans le champ « Preferred Last Name ».
8.
Système de messagerie
Il y a deux façons de se connecter à votre compte Mail, à l’aide du logiciel Microsoft
Outlook ou par internet via le Outlook Web Access
8.1
Microsoft Outlook
Aller dans le menu Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Outlook 2010
La première fois que vous vous connectez à Outlook, il faut suivre les instructions en
cliquant sur Next à chaque fois. En effet, tout est préconfiguré afin de vous faciliter la
vie.
8.2
Outlook Web Access
Grace à cet outil, vous pourrez vous connectez partout et sur n’importe quel PC CERN
ou non CERN. Il vous suffira d’aller sur Internet et de taper « mmm mail cern » pour
rentrer sur la page Mail services du CERN. Une fois sur cette page, dans la rubrique
Mail Services, cliquer sur « Outlook Web Access ». Vous n’aurez plus qu’à rentrer
votre Login CERN et votre mot de passe pour avoir accès à votre boite mail. Vous
pouvez directement avoir accès au Webmail à l’aide de ce lien.
8.3
Fonctions utiles
8.3.1
Message d’absence
Afin de pouvoir signifier d’une absence, vous pouvez mettre en place un message
automatique qui sera envoyé en réponse de chaque message reçu pendant le temps
configuré.
Pour cela il vous suffit de vous connecter sur le Web Access et de cliquer en haut à
gauche sur Options/Définir les réponses automatiques… et de configurer la date, le
message et de sauvegarder.
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8.3.2
Transfert des jours fériés CERN dans le calendrier Outlook
Afin d’avoir dans votre calendrier Outlook tous les jours fériés déjà visibles, il vous
suffit de cliquer sur le lien suivant et de suivre les instructions.
8.3.3
Augmenter l’espace de stockage
Vous pouvez augmenter l’espace de stockage de vos e-mail à l’aide de ce lien.
Dans la rubrique « CERN Mail Tools », cliquer sur « Mailbox information (spam,
sharing, quota…) », ensuite cliquer sur « Quota Manager ». Vous pourrez augmenter
l’espace de stockage de votre boite mail en cliquant sur « Upgrade to 5GB ».
9.
EDH (Electronic Data Handling) System
9.1
Comment accéder
Taper « EDH » dans la barre d’adresse de Internet Explorer et se loguer avec votre
login et mot de passe CERN.
9.2
Mot de passe de signature
Ce mot de passe est très important puisqu’il sert à signer numériquement vos
commandes Magasin CERN, vos TID, vos demande d’accès et autres. Ce mot de passe
est différent que celui avec lequel vous vous loguer sur votre PC ou votre boite mail.
Vous pouvez demander la création d’un mot de passe de signature EDH en cliquant
sur ce lien.
Il peut se gérer en allant sur la page IT/Account Management/EDH Signature
Password ou en cliquant sur ce lien.
9.3
Formulaires utiles
Pour avoir accès à tous les outils EDH il suffit de taper « EDH » dans la barre
d’adresse d’Internet Explorer ou suivre ce lien.
● Absence Request: Pour demander une demande d’absence ou de congés, il vous
suffit de vous connecter sur EDH et de cliquer sur “Demande d’Absence” et de
rentrer les informations demandés.
● DAI: La Demande d’Achat Interne permet de commander chez un fournisseur
extérieur sans passer par le Magasin CERN. Pour effectuer une DAI, il faut se
connecter à EDH et cliquer sur « Demande d’Achat Interne ».
● Access Request: Afin de pouvoir faire une demande d’accès dans une zone
réglementée, il faut vous connecter à EDH et cliquer sur “Demande d’accès”. Il
vous suffira ensuite de rentrer la zone demandée et de donner la raison de cette
demande.
● Training Request : Ce formulaire sert pour s’inscrire à une formation interne. Il faut
vous connecter à EDH, cliquer sur « Catalogue de formation », sélectionner une
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formation sur le site HR et cliquer sur « Sign-up », puis sauver et envoyer le
document.
● Car Driving Authorization : Ce formulaire permet d’enregister votre permis de
conduire pour obtenir l’autorisation de conduire un véhicule CERN. Il faut vous
connecter à EDH, cliquer sur « Autorisation de conduire », entrer les données de
votre permis de conduire et le joindre en PDF. A noter que si vous avez besoin
d’utiliser le tunnel inter-site, il faut demander une autorisation T « Tunnel transit
autorisation »par le biais d’une demande d’accès.
10.
Document Management System (EDMS)
EDMS est un système informatique de documentation électronique. Cet outil permet
d’archiver et de faire approuver des documents par signature numérique.
Pour avoir accès à EDMS il suffit de taper « EDMS » dans Internet Explorer ou de
cliquer sur ce lien.
Une formation est disponible pour utiliser cette application.
11.
Informations additionnelles
11.1
Page internet Directory du CERN
Vous pouvez trouver sur la page internet du CERN toutes les informations nécessaires
ou complémentaires :
● Les pages internet des groupes, des départements et projets du CERN ;
● Les applications du CERN (EDH, EDMS, phonebook, etc…) ;
● L’application du CERN Map qui vous permet de rechercher un bâtiment au CERN et
de le visionner sur une carte.
11.2
Page internet du département IT (Information Technology)
Vous pouvez voir sur la page internet du département IT toutes les informations
concernant l’informatique comme par exemple :
● Gérer votre compte informatique (Account Management et Windows NICE)
● Avoir accès au FAQ et tutoriel concernant Linux et Mac au CERN
● Configurer ses emails ou les accès réseaux au CERN
Cette page internet regroupe toutes les informations mentionnées précédemment
dans ce guide utilisateur.
12.
E-Groups
Les E-groups servent à vous donner des accès ou des droits sur des fichiers, des outils
d’administration (Netops, EDH,…), des mailing listes ou autres. Votre appartenance à
ces différents E-groups est accessible dans « Account Management » à la rubrique
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« Authorization,
Ressources
and
CERN
Applications »,
cliquer
sur
« E-Groups
membership » ou à l’aide de ce lien.
13.
Applications pour les réunions
13.1
Réservation d’une salle de conférence
Cette application permet de réserver une salle de conférence. Pour avoir accès il vous
suffit de cliquer sur « Directory » depuis la Home Page du CERN, puis « Application »
et « Book a room ». L’application va s’ouvrir et il vous suffira de faire une recherche à
l’aide du filtre pour faire votre réservation.
13.2
Application Indico pour pour la gestion des agendas des réunions
Cette application vous permet de voir tous les évènements prévus au CERN. Pour y
accéder il vous suffit d’aller sur la page d’IT et de cliquer sur « Meetings (inDico) » et
ensuite de cliquer sur les différents choix proposés.
14.
Liens utiles
● Services administratifs du Département EN
● EN Quick guide
15.
Lexique
Service
Link
Page CERN
http://home.web.cern.ch/
Page directory CERN
http://directory.web.cern.ch/directory/
Page IT CERN
http://information-technology.web.cern.ch/
EN-desktop
EN Desktop Support Service portal
[email protected]
Helpdesk
[email protected]
Printer support
[email protected]
Informations sur les imprimantes
https://printservice.web.cern.ch/printservice
Notice d’installation imprimante CERN
https://espace.cern.ch/winserviceshelp/Printing/ConfiguringPrinters/Pages/AddOrRem
ovePrinterOnWin7.aspx
CAD support
[email protected]
GS-support
[email protected]
Network portal
https://network.cern.ch
Application Phonebook
https://phonebook.cern.ch/phonebook/#
Application Outlook Web Access
https://mmm.cern.ch/owa/
Application EDH
https://edh.cern.ch/Desktop/dir_fr.jsp
Application EDMS
https://edms.cern.ch/cedar/plsql/cedarw.site_hom
e
Configuration de son mot de passe NICE
https://account.cern.ch/account
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Service
Link
Configuration EDH
https://account.cern.ch/account/Management/Edh
Password.aspx
Configuration téléphone CERN
http://gsm.web.cern.ch/gsm/
Configuration téléphones non CERN
https://espace.cern.ch/mmmserviceshelp/AccessingYourMailbox/MobileDevices/Pages/D
efault.aspx
Configuration Remote desktop
https://remotedesktop.web.cern.ch/remotedesktop
/
Configuration E-Groups
https://e-groups.cern.ch/egroups/EgroupsSearchMember.do
Configuration DFS (augmentation de
l’espace de stockage)
https://dfsweb.web.cern.ch/dfsweb/Services/Quota
/Default.aspx
Configuration des e-mails (augmentation
de l’espace de stockage)
https://mmmservices.web.cern.ch/mmmservices/
Configuration du nom et prénom
AIS, Administrative Information Services