Dossier Nu00B0 2 du mois de novembre 2014 Un extranet

ARC / DOSSIER N°2 DU MOIS DE NOVEMBRE 2014
Un extranet : obligatoire pour qui pour quoi ?
Le nouvel article 18 Alinéa 6 de la loi du 10 juillet 1965 oblige, à partir du 1er janvier
2015, les syndics professionnels à mettre à la disposition du syndicat des
copropriétaires un « espace numérique ». Cet extranet doit prévoir deux interfaces :
l’une pour le conseil syndical et une autre pour les membres du syndicat de
copropriétaires afin de leur donner accès aux documents de la copropriété qui les
concernent.
Voici l’alinéa de la loi concernant ce point :
« Le syndic est chargé (…) :
-
« de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic
professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés
relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de
l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet
accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des
membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical ».
Comme on peut le constater, l’article ne précise pas quels sont les documents
minimums à mettre en ligne que ce soit sur l’interface du conseil syndical ou sur celle
réservée aux copropriétaires. Il reste aussi muet quant à l’imputation de ce service.
Doit-il être considéré comme une obligation de gestion courante devant rentrer dans
les honoraires de base ou bien comme une prestation particulière pouvant justifier
des honoraires complémentaires ?
Les syndics vont, quant à eux, réclamer des honoraires complémentaires en
invoquant les investissements financiers qu’ils ont engagés pour mettre en place
cette solution. Ils vont, en revanche, omettre de préciser que ce service va leur
permettre d’obtenir un gain de productivité important ainsi qu’une réduction de leurs
frais de gestion.
L’argument de l’investissement financier n’est donc pas pertinent pour justifier d’une
demande d’honoraires supplémentaires. Sachant que ce sont les professionnels
eux-mêmes qui sont à l’origine de l’introduction de cette obligation.
D’autant plus - comme on va le voir dans le présent dossier - qu’il y aura
« extranet » et « extranet », c’est-à-dire des extranets minimums et des extranets
très complets.
Nous invitons les conseils syndicaux à la vigilance.
Voici les éléments qu’il faudra impérativement contrôler afin d’apprécier la qualité de
solution extranet proposée par le syndic.
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I. Les éléments à contrôler
1) La « consultation comptable »
copropriétaire : attention
des
comptes
individuels
de
Bien souvent, les syndics proposent la « consultation comptable », suggérant qu’il
s’agit de la consultation du grand livre et des documents comptables de la
copropriété. Or, il ne s’agit en général que la possibilité de consultation du relevé de
la situation du compte de chaque copropriétaire individuellement.
La plupart des extranets proposent ce service. Cela pour la raison simple qu’elle
permet au syndic un gain de productivité. Les copropriétaires appellent moins les
gestionnaires ou le comptable pour avoir un point sur leur situation comptable
individuelle puisqu’ils peuvent désormais la consulter en ligne. D’autres syndics ont
même utilisé cette option pour envoyer les appels de fonds en ligne, économisant
ainsi les photocopies et les frais d’envoi à leur avantage.
Ce service constitue donc incontestablement un avantage pour le syndic plus que
pour le syndicat des copropriétaires.
2) Les documents minimums
La plupart des syndics proposent des solutions extranets qui présentent en majorité
des documents très basiques.
On retrouve les procès-verbaux et convocations des assemblées générales
précédentes ou encore le règlement de copropriété et ses mises à jour éventuelles. Il
s’agit en réalité des archives numérisées qui font partie de la mémoire de la
copropriété.
Il faut donc aller beaucoup plus loin et imposer la fourniture de documents
stratégiques qui permettent de suivre de façon quasi quotidienne la gestion de la
copropriété.
Exemple : la délivrance du grand livre général, des factures, des ordres de service
ou des contrats en vigueur, mais aussi du carnet d’entretien ou des éventuels cahiers
des charges en cas de moyens et gros travaux.
3) La mise à jour des données
Il y a deux types de documents stratégiques :
• les documents « statiques » comme les factures, les contrats et les ordres de
service, etc. ;
• les documents qui évoluent comme le grand livre, le carnet d’entretien, le
relevé des charges, les relevés bancaires.
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Pour ces derniers documents, il faudra convenir avec le syndic d’une fréquence de
mise à jour. Une fois par mois semble raisonnable aussi bien pour répondre aux
contraintes techniques du syndic que pour satisfaire aux besoins du conseil syndical
qui a, rappelons-le un pouvoir (voire un devoir) de contrôle de ces documents.
4) La propriété des bases de données
Il est impératif que le syndicat des copropriétaires reste le propriétaire de l’ensemble
des données et documents numériques de la copropriété.
C’est pour cela qu’il faudra prévoir dans le contrat de syndic une clause qui précise
explicitement que l’ensemble des données reste la propriété inaliénable du syndicat
des copropriétaires. En cas de changement de syndic, les documents numérisés
pourront être ainsi transférés au nouveau syndic repreneur qui pourra les récupérer
facilement (voir point suivant).
5) La migration des données
Il faudra définir dans le contrat de syndic un format informatique de délivrance des
documents en cas de transfert des données vers un autre syndic. Généralement, on
utilise le format tableur (Excel, etc.). On évitera les formats statiques de type PDF.
6) La possibilité de télécharger et d’imprimer les documents
Le conseil syndical devra imposer au syndic la possibilité que les documents
consultables en ligne puissent être non seulement téléchargeables sur le disque de
l’utilisateur, mais aussi imprimables sur une imprimante locale.
Certains syndics verrouillent ces possibilités, ce qui oblige à lire les documents sur
l’écran d’ordinateur.
II. La valorisation de ce service dans le contrat de syndic
L’article 18, alinéa 6 de la loi de 1965 laisse néanmoins une « zone d’ombre » quant
à la facturation de ce service.
Faut-il le considérer comme une obligation du syndic, devant rentrer dans la gestion
courante et donc compris dans les honoraires de base ou bien le considérer comme
une prestation particulière au motif que l’assemblée peut y déroger ?
Selon nous, cette obligation s’impose légalement au syndic et doit rentrer dans le
contrat de base et dans les honoraires de gestion courante, comme c’est le cas aussi
désormais, pour les comptes bancaires.
Cet extranet ne peut donc être facturé dans le cadre de prestations particulières en
plus du forfait. Cependant dans la mesure où cet extranet permet un gain de
productivité au syndic, si l’assemblée générale refuse ce service il peut y avoir une
augmentation des honoraires à hauteur de la « valorisation » de l’extranet prévu
dans le contrat (pénalité en cas de dérogation à l’obligation).
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Ceci pourrait paraître curieux, mais ce sera le meilleur moyen d’éviter que les
copropriétés ne soient tentées de refuser l’extranet, outil de bonne gestion.
III. Comment l’ARC agit pour faire évoluer la situation ?
L’ARC a initié un groupe de travail pluridisciplinaire qui a pour but de travailler sur un
texte permettant de définir ce que devra au minimum contenir la solution
« extranet » proposée par les syndics professionnels.
Ce groupe est composé de syndics professionnels, d’éditeurs de logiciels, de
professionnels de l’immobilier et d’associations de consommateurs.
L’ensemble des travaux et des recommandations de ce groupe seront condensés
dans un « livre blanc » qui sera alors remis aux ministères de la Justice et du
Logement ainsi qu’au rapporteur de la loi ALUR, le Député Daniel Goldberg.
Nous vous livrons d’ores et déjà dans ce dossier certaines réflexions émanant de ce
groupe de travail :
1. l’ensemble des participants est consentant pour dresser une liste minimum de
documents que le syndic sera tenu de mettre à la disposition du conseil
syndical ;
2. conformément aux demandes de l’ARC, on retrouve, dans cette liste, entre
autres les documents stratégiques que sont le « grand livre comptable », les
factures ou les ordres de service. Ces documents devront périodiquement être
mis à jour. Il semble qu’une actualisation mensuelle soit une périodicité
acceptable aussi bien par les syndics qui doivent réaliser des rapprochements
bancaires que par les associations représentant les conseils syndicaux qui
doivent disposer de documents à jour ;
3. le groupe de travail a aussi convenu que l’ensemble des données figurant
dans l’extranet était la seule propriété du syndicat des copropriétaires. À
ce titre, il faut déterminer une norme informatique des traitements des
données qui permettra d’assurer une interopérabilité d’un syndic à l’autre en
cas de changement.
Comme on peut le constater sur les points les plus importants, un consensus est
acquis.
D’où l’importance d’un document collectif qui acte de ce consensus.
IV. Une marginalisation des syndics bénévoles ?
Certaines chambres syndicales pensent que cette nouvelle obligation réservée
uniquement aux syndics professionnels va marginaliser les syndics bénévoles qui ne
seront pas en capacité de proposer un service d’extranet similaire. Il est vrai que ce
service impose un développement qui n’est pas forcément coûteux, mais qui
nécessite un savoir informatique.
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Voilà pourquoi la coopérative technique de l’ARC proposera bientôt deux outils qui
vont permettre aux syndics bénévoles d’apporter un véritable extranet performant au
service des copropriétaires et de la copropriété.
Le premier outil permettra de mettre en ligne l’ensemble des documents propres à la
copropriété (grand-livre, procès verbaux, factures, ordres de services …) ainsi qu’un
agenda numérique qui indiquera les évènements de la copropriété.
Mais, au-delà, la coopérative est en train de développer un nouvel outil qui permettra
aux copropriétaires dont la copropriété est gérée par un syndic bénévole adhérent à
l’ARC de consulter ou de suivre en ligne leur état individuel de charges et de
connaître la situation financière de la copropriété.
Eh oui, il y a les syndics bénévoles adhérents à l’ARC et les autres !
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