Château Mont Sainte-Anne

HOTEL SACACOMIE
Description de tâches
Titre de la fonction : Coordonnateur (trice) des ventes
Supérieur immédiat : Directrice des ventes
Secteur / Unité : Ventes
Date de rédaction : 16 octobre 2006
I.
Sommaire de la fonction
Le(a) coordonnateur (trice) des ventes a pour responsabilité
principale de voir à la préparation, à l’organisation et à la
réalisation de réunions, congrès, voyages de motivation
conformément aux ententes préalablement établies entre les
clients et l’Hôtel Sacacomie (via le vendeur)
PRINCIPALES TÂCHES
• Ouvre les dossiers opérationnels des nouveaux clients
groupes signés.
Comprend bien les paramètres de la rencontre, reconnaît
les attentes et les besoins (niveau d’importance de la
rencontre, nombre de personnes attendues, durée, budget
alloué, profil des participants, etc..)
Proposer des sîtes sur le territoire de L’Hôtel Sacacomie
pour des animations ou activités para réunion, trouver des
fournisseurs potentiels.
Établir les menus avec les clients, selon les choix proposés
par le département de la restauration en conformité avec
les budgets des clients, établir avec le client les besoins
d’audio visuel , l’aménagement désiré, etc…
…2
Négocier les tarifs et les arrangements nécessaires avec les
fournisseurs concernés et majorer la tarification selon la
politique en vigueur à L’Hôtel Sacacomie
Participe à l’élaboration du programme du congrès ou de
la réunion et en assure la mise en œuvre par la rédaction
de plan de séjour qu’il (elle) distribue lors de la réunion de
fonction (habituellement 10 jours et plus avant l’arrivée du
groupe)
Voir à mettre en place les services et les activités
complémentaires à la tenue de l’activité (hébergement et
transport des participants, divertissement, services de
restauration , etc…)
Rencontre des clients lors de visite d’inspection lorsque le
contrat est déjà signé afin de débuter ses suivis
d’événements.
Accueille les clients à l’arrivée de ceux-ci et s’assure de
réviser le programme avec les personnes concernées et voit
aux modifications de dernières minutes et s’assure de faire
le suivi rapidement avec les départements impliqués.
Vérifie la satisfaction des
l’événement et au départ;
clients
tout
au
long
de
• Organise et uniformise la transmission des informations
par la conception et l'implantation de formulaires
d'utilisation courante avec ses collègues;
• Collabore afin de maintenir une bonne communication
entre le service des ventes et les autres services de L’Hôtel
Sacacomie;
• Favorise un climat de travail conforme au style de gestion
privilégié par la direction de l'établissement;
• Rédige et communique tout rapport et/ou compte-rendu
exigé par son supérieur immédiat;
• Exécute toutes autres tâches requises par la nature de sa
fonction.
III. Principales relations au travail
SUPERVISION
• Aucune
COLLABORATION
• Clients / Fournisseurs / Directeur de la réception /
Directeur des activités / Directeur de la restauration /
Directeur de l’entretien ménager / Directrice financière /
Contrôleur adjoint
IV.Attentes spécifiques et objectifs de rendement
• S’assurer de l’utilisation optimal de toutes les installations et voir à en maximiser la
rentabilité
S’assurer de bon déroulement des activités de l’arrivée au départ des participants
Assurer la pleine satisfaction du client de manière à favorise son retour éventuel
Travail à horaire variable s’effectuant généralement sur un quart de travail de jour, mais
pouvant impliquer de longues heures de travail en période de pointe. Fonction
impliquant d’être présent lors de la prestation des services vendus aux clients (jour, soir,
fin de semaine ou jour férié) Travail qui peut s’effectuer sous pression
V.
Profil requis pour le poste
FORMATION
• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en gestion
hôtelière et avoir une excellente connaissance de la langue
française et anglaise parlée et écrite.
EXPÉRIENCE
• Expérience pertinente de deux (2) ans dans le service
hôtelier, de préférence dans un hôtel de villégiature.
QUALITÉS PERSONNELLES
•
Posséder une forte capacité créative, de l'autodiscipline, de
la disponibilité et de l’organisation personnelle.
• Faire preuve d'un bon sens de relations publiques, de
planification, de vente, de négociation.
Aptitude pour le service à la clientèle
Connaissance du français, de l’anglais et autre langue est
un atout
Capacité à effectuer des transactions monétaires
Excellentes aptitudes
communications
pour
la
logistique
Habiletés pour la communication écrite et verbale
Leadership et capacité de prise de décision
Tolérance au stress
et
les
Tâches spécifique (au départ)
-
Mise à jour journalière de la bible
-
Rapports de ventes mensuels
-
Classer les contrats
-
Monter les pochettes de ventes
-
Mettre à jour les listes de prix, fournisseurs, les cartables
-
Mettre à jour les grilles d’activités
-
Faire les calendriers des groupes
-
Faire les horaires du département
-
Coordonner les petits groupes et les clients F.I.T. VIP
-
Adjointe administrative de la dirctrice des ventes