Guide de référence - Research

Service de gestion de la recherche (SGR)| Research Management Services (RMS)
Pavillon Tabaret, pièce 159 | Tabaret Hall, Room 159
550 Cumberland, Ottawa, ON K1N 6N5, (613) 562-5841
http://www.sgr.uottawa.ca | http://www.rms.uottawa.ca
(English follows on page 5)
Guide de référence
Financement de la recherche à l’Université d’Ottawa
Généralités :
• Les fonds provenant d’une subvention sont versés en fiducie à l’Université d’Ottawa pour
un projet sous la direction d’un chercheur ou d’une équipe précise.
Pour plus de détails voir : le Guide d’administration financière des trois organismes :
http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuideGuideAdminFinancier/Responsibilities-Responsabilites_fra.asp
•
L’Université et le chercheur sont responsables de la gestion des fonds.
•
Le financement doit donc être dépensé uniquement pour les coûts directs de la recherche,
dans le respect des règles du bailleur de fonds et de l’Université.
•
Définition de coûts directs de la recherche :
o Si je n’avais pas acheté XXXX, pourrais-je quand même continuer ma recherche?
o Si la réponse est OUI, il ne s’agit pas d’un coût direct.
Gestion d’un projet de recherche
Responsabilités :
Le chercheur principal est responsable de la gestion et de la conduite des activités de recherche.
• Par exemple, il est responsable :
o De la gestion des finances et des ressources humaines; du respect des
réglementations, du respect des politiques et des modalités, conditions des
bailleurs de fonds, etc.
•
Nous vous recommandons fortement de consulter le Guide du chercheur, disponible sur
le site du Service de gestion de la recherche (SGR) :
http://www.sgr.uottawa.ca/guide_chercheur/resp_cher.asp
•
•
Il est également important d’être familier avec la Politique 48, Subventions et contrats
administrés par l’Université, disponible ici :
http://www.uottawa.ca/gouvernance/reglement_48.html
Nous encourageons également les chercheurs à consulter le site internet des ressources
financières. Le tableau de bord FAST MaRecherche est conçu pour faciliter la tâche des
chercheurs en leur fournissant un outil pratique pour la gestion des fonds :
http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/chercheur/index.php
Statut du projet de recherche :
• Votre compte est ouvert et vous pouvez dès maintenant utiliser les fonds du projet
mentionné ci-dessus.
OU
• Vous n’avez pas encore obtenu l’accès à vos fonds de recherche. Afin d’accéder à ceuxci, vous devez respecter une ou des conditions.
Certification requise :
La ou les certifications suivantes pourraient être requises :
• Éthique : http://www.recherche.uottawa.ca/deontologie/
• Soin et utilisation des animaux :
http://www.uottawa.ca/vr-recherche-research/animal_care/fra/index.html
• Biosécurité : http://www.uottawa.ca/services/sesst/biosafety.htm
Note importante :
• Toute certification doit être obtenue avant d’amorcer le projet de recherche.
• Chaque certification doit être renouvelée une fois l’an, à l’exception de la biosécurité qui
est une fois aux deux ans.
Budget (2 situations possibles) :
• Le montant accordé en subvention correspond au montant demandé.
•
Le montant accordé en subvention est inférieur au montant demandé.
• Nous vous recommandons fortement de revoir vos objectifs de recherche, vos
activités et de modifier votre budget selon le montant accordé, le tout avant
d'enclencher vos activités.
• À moins d’avis contraire, les titulaires peuvent en général déroger aux activités ou
aux calendriers de recherche proposés, ou les deux. Par ailleurs, ils ne sont pas
tenus de respecter à la lettre l’attribution des fonds définie dans la demande aussi
longtemps qu’ils utilisent leur subvention aux fins générales pour lesquelles elle
avait été accordée à l’origine.
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Dépenses :
• La responsabilité de confirmer l’admissibilité d’une dépense est celle du chercheur et de
l’administrateur de recherche. Il est donc important de bien connaitre les réglementations
suivantes :
o Guide d’administration financière des trois organismes (Utilisation des
subventions) :
http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuideGuideAdminFinancier/FundsUse-UtilisationSubventions_fra.asp
o Admissibilité des dépenses liées à la recherche (anglais seulement) :
http://www.rms.uottawa.ca/grants/research_manag/documents/Eligibility_of_rese
arch_expenditures.pdf
•
Déplacement :
o Règlement 21 : http://www.uottawa.ca/gouvernance/reglement_21.html
o Demande de remboursement des frais :
http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/formulaires/remboursementvoyage.php?stakeholder=employee
•
Déléguer l’autorisation de signature :
o http://www.sgr.uottawa.ca/guide_chercheur/del_aut_sig.asp
La procédure suivante peut varier d’une faculté ou d’un département à l’autre.
• Procédure concernant les dépenses :
o Les dépenses seront traitées par le gestionnaire de recherche. Ce dernier peut
aider le chercheur avec le processus, mais les étapes suivantes sont généralement
appliquées:
 Compléter et signer le formulaire approprié, celui-ci peut varier selon le
type de dépense.
 Fournir les pièces justificatives pour la dépense (ex. : billet d’avion, reçu
original, etc.)
 Remettre le formulaire et les pièces justificatives à l’administrateur de
recherche.
• Si un chercheur possède plusieurs comptes ou fonds de recherche, il doit s’assurer, avec
l’aide de son administrateur de recherche, que chaque dépense est administrée dans le
bon compte.
Achat d’équipement :
Notez que l’Université d’Ottawa a un processus d’approvisionnement. Veuillez vous renseigner
auprès du Service des approvisionnements pour plus d’informations.
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Embaucher des étudiants :
Important : Un étudiant peut être embauché uniquement après avoir rencontré toutes les
conditions de l’octroi l’obtention des certifications requises et l’ouverture d’un compte.
Il est également important d’être familier avec les informations et documentations suivantes :
• Convention collective : http://www.rh.uottawa.ca/politiques/conventions/cupe.php
• Politique 47B : Conditions de travail des employés contractuels rémunérés à partir de
subventions et contrats externes :
http://www.uottawa.ca/gouvernance/reglement_47b.html
• Conseil des trois agences subventionnaire :
http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuideGuideAdminFinancier/FundsUse-UtilisationSubventions_fra.asp
Nous vous recommandons de rencontrer votre gestionnaire de recherche lorsque vous aurez à
embaucher des étudiants.
Personnes-ressources
Services d’aide à la recherche :
Service de gestion de la recherche (SGR)
Téléphone : (613) 562-5841
Courriel : [email protected]
Site internet : http://www.sgr.uottawa.ca/
Service des approvisionnements
Téléphone : (613) 562-5746
Courriel : [email protected]
Site internet :
http://www.approvisionnements.uottawa.ca/
Bureau d’éthique et d’intégrité de la
recherche
Téléphone : (613) 562-5387
Courriel : [email protected]
Site internet :
http://www.recherche.uottawa.ca/deontologie/
Valorisation de la recherche et transfert de
technologie (VRTT)
Téléphone : (613) 562-5399
Courriel : [email protected]
Site internet :
http://www.vrtt.uottawa.ca/index.asp
Bureau des Initiatives de développement
stratégique (IDS)
Téléphone : (613) 562-5270
Site internet :
http://www.recherche.uottawa.ca/ressourcesfinancement-infrastructure.html
Le bureau de la gestion du risque
Téléphone : (613) 562-5892
Courriel : [email protected]
Site internet :
http://www.uottawa.ca/services/sesst/index.ht
m
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Reference Guide
University of Ottawa Research Funding
Principles:
• Funding (from an award) is awarded to the University of Ottawa (in trust) for activities
conducted by a specific researcher or research team.
For more details, please consult the Tri-Agency Financial Administration Guide
http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuideGuideAdminFinancier/Responsibilities-Responsabilites_eng.asp#deviation
•
The University and the researcher are responsible for the management of the funds.
•
Funding must therefore be spent in accordance with the agency/sponsor rules and the
University rules and must be spent on direct research expenses.
o Question to ask: If I didn’t buy XXX, could I still conduct my research?
o If the answer is YES, then it is not a direct research expense.
Research Project Management
Responsibilities:
• As principal investigator, you are responsible for the management and conduct of project
activities. For instance, you are responsible for:
o financial management, human resources management, compliance with terms and
conditions of award, compliance with rules and policies, etc.
•
You are encouraged to consult the Researcher’s Guide available on Research
Management Services’ (RMS) website:
http://www.rms.uottawa.ca/researchers_guide/res_resp.asp
•
You should also be familiar with Policy 48 – Grants and Contracts Administered by the
University of Ottawa. Link for Policy 48:
http://web5.uottawa.ca/admingov/policy_48.html
•
You are encouraged to consult the financial resources website. The researchers index
(Fast MyResearch) will simplify your task by providing an effective tool to manage your
funds:
http://www.financialresources.uottawa.ca/researcher/index.php
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Status of the research project:
• Your account is open and you can begin using the funds for the purposes of the above
mentioned project.
OR
•
At this time, you do not have access to your research funding. You must ensure to meet
the specific conditions of the project prior to accessing your funding.
Certification Needs:
The following certification(s) may be required:
• Ethics: http://www.research.uottawa.ca/ethics/
• Animal Care: http://www.uottawa.ca/vr-recherche-research/animal_care/eng/
• Biohazard: http://www.uottawa.ca/services/ehss/biosafety.htm
Important Notes:
• Certification must be obtained before research begins.
• Certification must be renewed annually (except biohazard which is every two years).
Budget (2 possible situations) :
• The amount of funding requested and the amount received are the same.
•
The amount of funding requested and the amount of funding received differ.
• It is strongly encouraged that prior to starting your research, you review your
research objectives, as well as your research activities, based on the funding
received and re-adjust your budget.
•
Unless otherwise specified, grantees may generally deviate from the proposed
research activities and/or schedules. Furthermore, they are not required to adhere
strictly to the allocation of funds set out in the application as long as they use their
grant for the broad purpose for which it was originally awarded.
Expenses:
• Verifying the eligibility of expenses is a joint responsibility – yours and the research
administrator. You should be familiar with the following rules:
o Tri-Agency Financial Administration Guide (Use of Grant Funds):
http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuideGuideAdminFinancier/FundsUse-UtilisationSubventions_eng.asp
o Eligibility of Research Expenditure Document:
http://www.rms.uottawa.ca/grants/research_manag/documents/Eligibility_of_rese
arch_expenditures.pdf
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•
•
Travel:
o Policy 21: http://web5.uottawa.ca/admingov/policy_21.html
o Travel Reimbursement Procedure:
http://www.financialresources.uottawa.ca/forms/travelreimbursement.php?stakeholder=employee
Delegation of signing authority:
o http://www.rms.uottawa.ca/researchers_guide/del_sig_auth.asp
The following process may vary depending on the faculty/department.
• Process for expenses:
o Expenses will be processed by the research administrator. The research
administrator can help you with the process but, in general terms, to process an
expense, you need to do the following:
 Complete and sign the appropriate form (form will vary depending on the
expense).
 Provide proper support documentation for the expense (e.g., airfare ticket,
original receipt purchase).
 Submit the form and the documentation to the research administrator.
• If you have more than one research account/research funding, together with your research
administrator, you must ensure that the expense is charged to the right account.
Purchase of Equipment:
Please note the University of Ottawa has a procurement process. Please consult Material
Management Services (MMS) for additional information.
Hiring of students:
Important: You can only hire a student once you have met all conditions of the award and once
an account is open.
You should be familiar with the following documentation/information:
• Collective Agreement:
http://www.hr.uottawa.ca/policies/agreements/cupe.php
• Policy 47B – Working conditions for contractual staff paid from grants and external
contracts: http://web5.uottawa.ca/admingov/policy_47b.html
• Tri-Council: http://www.nserc-crsng.gc.ca/Professors-Professeurs/FinancialAdminGuideGuideAdminFinancier/FundsUse-UtilisationSubventions_eng.asp#compensation
Please meet with your research manager when you are ready to begin the process of hiring
students.
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Important Resources
Support Services:
Research Management Services (RMS)
Phone: (613) 562-5841
E-mail : [email protected]
Website : http://www.rms.uottawa.ca/
Material Management Services (MMS)
Phone: (613) 562-5746
Email: [email protected]
Website:
http://www.financialresources.uottawa.ca/
mms/index.php
Office of Research Ethics and Integrity
Phone : (613) 562-5387
E-mail : [email protected]
Website :
http://www.research.uottawa.ca/ethics/index.
html
Technology Transfer and Business
Enterprise (TTBE)
Phone: (613) 562-5399
E-mail: [email protected]
Website : http://www.ttbe.uottawa.ca/
Office of Strategic Development Initiatives
(SDI)
Phone: (613) 562-3193
Website :
http://www.research.uottawa.ca/resourcesfunding-infrastructure.html
Office of Risk Management
Phone : (613) 562-5892
Email : [email protected]
Website :
http://www.uottawa.ca/services/ehss/index.
htm
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