Ne plus archiver de documents papier dans mon organisation ? Oui

Ne plus archiver de documents papier dans
mon organisation ? Oui ! Mais comment ?
Destruction de l’original papier après numérisation
Les limites légales d'une administration zéro-papier
Il existe de multiples avantages à numériser des flux identifiés de documents d’une organisation : diminution
du volume de papier, accessibilité de l’information, augmentation de la sécurité, réduction des coûts n’en sont
que quelques exemples.
Le cadre légal actuel ne comporte pas d’affirmation générale quant à la dématérialisation de l’entier des papiers d’une administration. Il est en revanche possible par différents mécanismes techniques d’augmenter la
force probante d’un document numérisé.
Il est important de comprendre les enjeux autour de la preuve de l’authenticité et de l’intégrité d’un titre : en
cas de litige, la valeur de ce dernier pourrait être remise en cause et perdre sa valeur probante. Un document
digitalisé qui ne respecterait pas certaines règles pourrait dès lors ne pas être reconnu par le juge.
La réduction du risque par la réglementation interne
L’organisation interne de l’administration et l’application de standards adoptés par elle influent sur la force
probante du titre. Lorsqu’un document est remis en cause, ces précautions font office de mesures de prudence et diminuent ainsi de manière conséquente les risques que le juge ait des raisons de douter de l’authenticité du titre dont l’original papier a été détruit.
Concrètement, cette responsabilité se traduit par l’élaboration d’une organisation interne claire et systématique. L’adoption de standards, la documentation de l’organisation du processus de dématérialisation et la
mise en œuvre d’un système de contrôle qualité sont autant de mesures permettant de prévenir les doutes
sur l’authenticité du titre. Il est capital d’instruire les usagers dans ce sens, en élaborant des directives internes.
La destination du document
La détermination de la nature du document est
une étape-clé du processus. Les exigences légales
étant hétérogènes, l’étape de la qualification du
document à numériser doit être exempt d’erreur
au risque d’y appliquer par la suite un processus erroné privant ainsi le titre de ses qualités probantes.
Le droit comptable
Lorsque les bases légales sur la conservation de
données sont rigoureusement observées (Olico),
les originaux n’ont plus la nécessité d’être conservés en format papier, à l’exception toutefois de
certains documents comptables spécifiques mentionnés à l’art. 958f CO.
L’authenticité
La régularité du document papier
Lors de la conversion d’un document, la numérisation à l’aide d’un scanner fait disparaître certaines
caractéristiques techniques en matière d’authenticité et d’intégrité.
La question à garder à l’esprit est celle de la destination du document. Il faut vérifier s’il y a une présence d’indice qui devrait permettre de décider du
sort du document : suppression ou conservation
de l’original papier.
Intangibilité du document scanné
Pour conserver l’intégrité d’un document, il est nécessaire que certaines étapes échappent au contrôle de l’utilisateur. Cela s’explique par le risque
que ce dernier en manipule le contenu et porte
ainsi atteinte à l’intégrité du titre.
SCSE
Le but de la loi est de fournir le cadre et les instruments permettant d’attribuer à une signature électronique (qualifiée) une valeur juridique identique
à la signature manuscrite. La signature électronique doit permettre de déterminer l’origine d’un
document électronique (authenticité) et de vérifier
que le document n’a pas été modifié (intégrité).
Il existe différents types de certificats en fonction
de la nature d’un document.
Correspondance
Le droit comptable commercial révisé ne mentionne plus le terme « correspondance ». Néanmoins, sa conservation reste obligatoire dans deux
cas de figure :


Elle peut d’une part constituer une pièce
comptable, en tout ou en partie.
D’autre part, il se peut que la correspondance ne soit pas constitutive d’une pièce
comptable, mais qu’elle soit un élément de
déclaration fiscal.
Le droit fiscal
L’OelDl établit les qualités nécessaires à la validité
d’une signature électronique. C’est cet aspect qui
est fondamentalement différent de ce qui prévaut
en comptabilité. En effet, il est requis une « signature électronique avancée » délivrée par un fournisseur reconnu.
Lorsque les bases légales sont rigoureusement observées, les originaux n’ont plus besoin d’être conservés en format papier.
Notre solution
Les outils
Notre solution réunit les outils spécifiques permettant la dématérialisation et la destruction d’un original papier répondant au cadre légal de l’OelDI et
de l’Olico :
tebifiles-DEMAT
Disponibilité
Assurer la disponibilité des informations (l’application est accessible en temps réel et un mécanisme
de sauvegarde / restauration est mis en place et
testé).
Archivage
Distinguer les informations archivées des informatiques actuelles (cette distinction est paramétrée à
l’aide des métadonnées).
Journalisation
Enregistrer les consultations et les accès au système de stockage des documents.
Documentation
L’infrastructure, l’organisation, les compétences,
les instructions de travail, les procédures et les
modes d'utilisation des supports modifiables doivent être actualisées et conservés.
Intégrité
Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit
garantir que les livres et les pièces comptables ne
puissent être modifiés sans que la modification soit
apparente. Des procédés techniques sont utilisés,
qui garantissent l'intégrité des informations enregistrées.
Horodatage
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
Les licences M-Files
La configuration d’un plan de classement
La licence ChronoScan
La configuration du workflow de validation des
factures fournisseurs
La documentation et la formation des intervenants
L’intégration à un ERP
Le module Trusted Digital Signatures de MFiles
Certificat
Certificat avancé émanant d’un fournisseur reconnu au sens de la SCSE. Par exemple : Organisation certificate on smart card/USB proposé par
SwissSign.
Mesures de prudences
La liste des documents qui ne peuvent être détruits
est précisé dans l’Olico. Il s’agit du rapport de gestion (bilan, compte de résultat et annexes) et du
rapport de révision).
Il est également nécessaire de conserver les contrats.
Par mesure de prudences, tout original papier contenant une signature manuscrite devrait être conservé.
Il est important de documenter le processus à l’interne et d’émettre des directives à l’ensemble des
collaborateurs participants à la gestion des factures fournisseurs.
Le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification.
Migration
Lors de chaque activité de dématérialisation, la solution crée un procès-verbal détaillé qui est ensuite
archivé automatiquement.
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