N° 31, mars 2008 - Archives de France

Direction des Archives de France
Bulletin d’information francophone sur l’EAD, n° 31, mars 2008
Sommaire
Un nouveau module de description aux Archives de la ville de Genève: ISAAR(CPF) et XML/EAC
Mnesys, un logiciel pour la production, la publication et la consultation d’instruments de recherche
XML/EAD
Journée Pleade 2008
Référentiels, données d'autorité, thésaurus, ontologies ... Pour en savoir plus !
Journée MEX aux Archives fédérales allemandes
Lu pour vous
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Un nouveau module de description aux Archives de la ville de Genève: ISAAR(CPF) et XML/EAC
Contexte
Au début des années 2000, les Archives de la Ville de Genève (ci-après AVG) ont choisi d’élaborer leur propre
solution informatique pour la description archivistique. Elles ont mis au cœur de leur réflexion les normes
internationales de description proposées par le Conseil International des Archives (ICA) ainsi que le langage de
balisage et d’échange XML (eXtensible Markup Language).
Après une phase d’étude et de conception, les AVG ont créé IDEA (Instrument de Description Electronique des
Archives). En 2003, elles ont lancé sur le web un module consacré à la description des fonds recourant à
ISAD(G) et XML/EAD, dont il a déjà été question dans ce Bulletin (N°14, décembre 2003).
En décembre 2007, elles ont mis en ligne un second module de description, consacré, cette fois, aux notices
d’autorité. Ce module suit la norme internationale ISAAR(CPF) et fonctionne grâce à une solution informatique
en XML/EAC.
Les notices réalisées peuvent être consultées sur le site des AVG en se rendant sur la page http://w3public.villege.ch/seg/xmlarchives.nsf/RechercheFonds?OpenForm et en cliquant ensuite sur les différentes catégories de
fonds proposées sous la rubrique "Accès direct aux fonds".
Partir … de rien
Dès le début du projet, nous avons adopté la norme ISAAR(CPF) comme base de référence. Nous avons étudié
le texte et les exemples proposés dans la brochure éditée par le Conseil International des Archives. Après quoi,
nous avons réalisé une matrice de nos notices et défini les informations que nous souhaitions mentionner.
En anticipant de quelques mois sur les développements informatiques, nous avons lancé un programme visant à
compléter les fiches de description des producteurs des fonds que nous conservons. Nous n’avions jamais rédigé
de notices d’autorité auparavant. Pour effectuer ce travail, nous avons eu recours à une équipe de jeunes
historiens sous contrats temporaires.
Pendant la rédaction des premières fiches de description, il est apparu que certains champs étaient plus difficiles
à renseigner que d’autres. C’est le cas, par exemple, de l’élément Statut juridique, pour lequel nous avons dû
recourir aux éclaircissements du Service juridique de la Municipalité. Par ailleurs, la norme elle-même laissant
une très grande latitude d’action, nous avons souhaité préciser notre pratique et harmoniser notre façon de
rédiger les notices. C’est ainsi que nous avons décidé que les informations correspondant aux éléments allant de
Histoire à Contexte général devaient être données sous la forme d’éléments structurés indépendants, et non sous
la forme d’un texte rédigé à l’intérieur de l’élément Histoire, puisque la norme laisse le choix entre les deux
possibilités. De la sorte, nous étions certains que la bonne information figurerait au bon endroit, et serait en outre
plus aisément identifiable.
Ces difficultés, qui pourraient paraître a priori secondaires, ne doivent pas être négligées. Des fiches trop
disparates ou incomplètes peuvent nuire grandement au succès d’une telle entreprise. Idéalement, il conviendrait
d’abord de réunir toutes les informations nécessaires pour la rédaction des fiches avant de se lancer dans la phase
d’informatisation.
La solution informatique
Pour la deuxième phase du projet, nous avons décidé de reconstituer la même équipe que dans le cas du module
achevé en 2003. Nous avons à nouveau sollicité Mme Sarra Ben Lagha, spécialiste XML, ainsi que le Service
informatique de la Municipalité. La consultante s’est lancée dans l’étude de la version Beta d’EAC et, après
quelques échanges de points de vue, a commencé la réalisation des premiers essais.
Nous avons repris exactement la même approche que pour le module consacré à ISAD(G). Nous avons mis au
centre de notre projet la norme ISAAR(CPF), et l’avons balisée en XML/EAC (version Beta).
Nous avons également retenu les mêmes objectifs de diffusion que ceux qui avaient été définis pour le projet
relatif aux inventaires : les fiches devaient être accessibles sur le web en formats html, Pdf et EAC. En résumé,
du point de vue de notre approche et du résultat final, ce second module est presque l’exact miroir du premier.
A quoi ressemble la solution informatique ? La création des notices d’autorité se fait directement en XML selon
une structure qui reprend les zones et éléments de la norme ISAAR(CPF). Les outils pour réaliser la saisie
informatique des notices sont :
ƒ
ƒ
Le logiciel d’édition en langage XML XMLSpy
Un schéma XML W3 ISAAR propre aux AVG. Ce schéma XML contient les différents éléments et
zones de la norme ISAAR(CPF).
Une fois les notices rédigées en XML grâce à notre schéma ISAAR(CPF), celles-ci sont transformées en fichiers
XML EAC à l’aide d’une feuille de style XSLT. Chaque élément du schéma ISAAR(CPF) est ensuite converti
en un élément EAC équivalent. Le choix des éléments EAC à utiliser, c’est-à-dire les correspondances entre les
éléments ISAAR(CPF) et les éléments EAC, est majoritairement basé sur les suggestions faites dans le document
« EAC Crosswalk : ISAAR(CPF) 2nd ed. (27-30 octobre 2003) to EAC Beta » (P.-G. Ottosson, EAC Working
Group, 2004).
Les fichiers de diffusion aux formats HTML et Pdf sont finalement générés à partir des fichiers XML EAC. Ces
fichiers de diffusion sont publiés sur le site web des AVG. On recourt à des feuilles de styles XSLT pour générer
les fichiers HTML et des feuilles de style XSL:FO pour générer les fichiers Pdf.
Les relations entre ISAAR(CPF) et EAC (version Beta)
La plus grande difficulté rencontrée dans la réalisation de ce projet réside dans la version actuelle d’EAC ; celleci présente en effet quelques différences importantes avec ISAAR(CPF). Par exemple, la DTD EAC comporte
des éléments spécifiques aux familles, personnes ou collectivités, contrairement à la norme ISAAR(CPF) qui ne
fait pas de distinction et utilise la même structure (les zones et éléments) pour tous les types de producteurs
d’archives.
Cette différence essentielle implique que, si la majorité des éléments ISAAR(CPF) ont une équivalence unique
dans EAC, certains d’entre eux ont une équivalence différenciée en fonction du type de producteur. Par exemple,
à l’élément ISAAR(CPF), « 5.2.6 Textes de référence », correspond l’élément EAC <causa>, mais ce dernier est
uniquement réservé aux collectivités. Les informations de l’élément 5.2.6 ISAAR(CPF) seront donc placées dans
<causa> pour les collectivités et dans un autre élément pour les familles et les personnes.
Il nous a également fallu tenir compte du fait que EAC Beta considère comme obligatoires certaines
informations qui ne le sont pas dans ISAAR(CPF). C’est le cas, par exemple, du statut du fichier EAC (brouillon
ou version publiée). Le fichier ne sera pas considéré comme valide si cette information n’est pas présente. Nous
avons donc dû adapter notre schéma ISAAR(CPF) afin que les éléments obligatoires dans le schéma EAC le
soient également dans notre schéma ISAAR(CPF).
Bilan et perspectives d’avenir
Quelques mois après le lancement de ce nouveau module, nous sommes satisfaits du résultat. La pratique des
normes internationales de description est devenue tout simplement incontournable dans la vie de notre
institution. Nous allons du reste réaliser un Guide de rédaction et d’application destiné au personnel amené à
préparer les notices d’autorité, comme nous l’avions fait pour le module consacré à ISAD(G). Il est en effet
fondamental de formaliser et d’harmoniser les pratiques en matière de description, afin de bien les ancrer dans
l’institution.
Cela dit, IDEA a encore une marge d’évolution. Nos prochains efforts porteront sur quatre thèmes : l’indexation,
le moteur de recherche, la mise à disposition de documents numérisés et les nouvelles normes édictées par le
Conseil International des Archives.
Enfin, à plus long terme, nous espérons que la nouvelle version de la DTD EAC proposée à la communauté
professionnelle sera plus facile à utiliser et qu’elle correspondra mieux à la norme ISAAR(CPF). Nous pourrions
alors être amenés à envisager la possibilité d’adapter IDEA à cette nouvelle version.
Jacques Davier et Didier Grange
Contact :
[email protected] ; [email protected]
Archives de la Ville de Genève,
Palais Eynard, 4 rue de la Croix-Rouge,
CH 1211 Genève 3
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Mnesys, un logiciel pour la production, la publication et la consultation d’instruments de recherche
XML/EAD
Le 5 février dernier, la société nantaise Naoned Systèmes a fait une démonstration à la direction des Archives de
France d’une application logicielle, Mnesys, qui permet la production, le classement et l’indexation
d’instruments de recherche XML/EAD. Le logiciel avait fait l’objet de premiers tests lors du séminaire annuel de
formateurs EAD, en juin 2007. Depuis cette date, Mnesys est en cours de déploiement dans plusieurs services
d’archives départementales, ce qui s’est traduit par l’ajout de nouvelles fonctionnalités : ajout d’un module
permettant la création et la gestion de thesauri ou de listes d’autorité, visualisation au sein d’une visionneuse
autonome des documents d'archives numérisés associés aux instruments de recherche... Voici une présentation
de Mnesys par Alexis Moisdon, directeur des projets de Naoned Systèmes :
« Mnesys est un progiciel entièrement Web dédié aux services d'archives. Mnesys est composé d’une gamme de
modules répondant chacun à un besoin précis. Un service peut utiliser un seul des modules de la gamme Mnesys
ou décider d'utiliser tous ces modules de manière entièrement intégrée et gérer ainsi toute sa chaîne de traitement
archivistique.
Mnesys Gestion permet la gestion des entrées, des éliminations, des espaces et des communications. A noter que
Mnesys Gestion s’adapte à tout type de récolement et ne demande de la part du service d'archives aucune
ressaisie de cote. Grâce aux technologies Web à partir desquelles le progiciel a été développé, Mnesys Gestion
permet la reconnaissance automatisée lors de la saisie de cotes, l’interface graphique de suivi des espaces de
stockage...).
Mnesys Thésaurus permet la création et la modification de thésaurus et de listes d'autorités. Ces thésaurus
peuvent ensuite être repris dans les modules Mnesys Classement et Mnesys Recherche. A noter que Mnesys
Thésaurus permet de générer, à partir d'une liste d'inventaires XML-EAD intégrés au logiciel, une liste de
descripteurs pouvant ensuite être rattachée aux formulaires de recherche du module Mnesys Recherche.
Mnesys Classement permet la production, la conversion rétrospective et le classement d'inventaires d'archives
électroniques. Très grande facilité de prise en main (aucune connaissance des normes EAD et EAC n’est
requise), ergonomie et conformité par rapport aux normes archivistiques : tels sont les principes de base de
Mnesys Classement. Tout le processus de saisie des inventaires passe par des formulaires qui proposent de
nombreuses aides à la saisie (notamment pour la saisie des cotes et des dates) et un éditeur de contenu de type
Word (appelé « éditeur EAD ») qui permet de prendre en compte toute la richesse en terme de mise en forme et
d'indexation qu'offre l’EAD. A noter que Mnesys Classement offre une interface d'aide à la conversion de vos
inventaires Word ou Excel qui permet une conversion en XML-EAD rapide, conforme et qui ne nécessite pas de
connaissance particulière de cette norme.
Mnesys Recherche a été conçu spécifiquement pour la mise en ligne d'instruments de recherche encodés en
XML au sein d'un portail de recherche archivistique accessible sur Internet et en salle de lecture. En terme de
publication, Mnesys Recherche peut publier des inventaires allant de quelques dizaines d'octet jusqu'à 40 ou 50
Mo. Mnesys Recherche permet d'intégrer des inventaires au format XML-EAD provenant de n'importe quel
autre logiciel. Quatre modes de recherche sont proposés par défaut : une recherche simple (formulaire unique),
une recherche guidée proposant des formulaires distincts selon différents types de fonds (état civil, documents
figurés, bibliothèque, notaires, cadastre ...), une recherche par le plan de classement et une recherche experte.
Mnesys Visualisation offre au grand public et aux chercheurs un accès permanent et rapide aux ressources
numériques dont les services d'archives disposent. Mnesys Visualisation gère des documents numérisés faisant
jusqu'à plus de 50 Mo. La technologie sur laquelle le module repose permet non seulement un accès très rapide
aux images mais prévient de toute surcharge du serveur en terme d'espace disque supplémentaire et d'utilisation
de la mémoire (aucun prétraitement des images n'est requis). Mnesys Visualisation a été testé sur des montées en
charge allant jusqu'à 2000 connexions (équivalent à 400 connexions simultanées).
Mnesys CMS permet la gestion complète d'un site Internet de service d'archives (actualités, pages
d'informations générales, photothèque, expositions virtuelles, malette pédagogique virtuelle...). Mnesys CMS
gère les droits d'accès des rubriques et pages, offrant ainsi au service d'archives la possibilité d'ouvrir un ou
plusieurs Extranet à destination d'un groupe d'utilisateur particulier (services versants, professeurs, thésards...). A
noter que l’intégration de ce module avec Mnesys Recherche permet à un service de gérer dans un même logiciel
les contenus de son site Internet et la publication de ses inventaires dans un portail de recherche intégré dans le
site Internet.
Parmi les services utilisateurs de Mnesys, on compte pour le moment les Archives départementales du Doubs, du
Nord, de la Drôme et de la Seine-Maritime.
Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site Internet dédié au logiciel (www.mnesys.fr) ou contacter
Alexis Moisdon, directeur des projets de Naoned Systèmes, la société qui est éditrice du progiciel Mnesys :
Alexis Moisdon
courriel : HYPERLINK "mailto:[email protected]" [email protected]
tel : 02 40 26 87 56
Une version d’évaluation du progiciel est à la disposition de tout service d’archives qui en fera la demande
auprès d’Alexis Moisdon. »
En complément de cette présentation, on peut signaler que certaines fonctionnalités restent encore à
développer : permettre la création de liens internes dans un instrument de recherche XML/EAD avec l’élément
<ref> et l’attribut TARGET, améliorer éventuellement l’affichage des résultats à l’issue de la recherche simple,
ajouter un module pour la production, la gestion et la publication de notices d’autorité structurées en
XML/EAC, etc.
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Journée Pleade 2008
Les sociétés AJLSM et Anaphore vous invitent à une journée consacrée au progiciel Pleade et aux
services offerts par ces deux sociétés autour de cet outil. Cette journée aura lieu le mercredi 26 mars 2008 au
Muséum national d'histoire naturelle, auditorium de la Grande Galerie de l'évolution, au Jardin des plantes, à
Paris.
Au cours de cette journée, vous aurez l'occasion de découvrir toute la richesse de la version 3 de Pleade,
à l'aide de présentations, démonstrations, discussions, etc. Un programme détaillé sera publié à l'adresse
http://pleade.com/journee-2008 au cours des prochains jours.
Pour assister à la journée, vous devez nécessairement vous inscrire en envoyant un courriel à l'adresse
[email protected] en précisant votre nom ainsi que votre affiliation. Dans un premier temps, deux
personnes par institution seront acceptées.
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Référentiels, données d'autorité, thésaurus, ontologies ... Pour en savoir plus !
Une journée d'étude parrainée par la BnF et par la Commission Générale "Information et
documentation" de l'AFNOR (CG46) aura lieu le 28 mars prochain. Cette manifestation aura pour thème les
référentiels, données d'autorité, ontologies, taxonomies, etc
Après avoir précisé la terminologie qui s'attache à cette grande famille que constituent les référentiels,
et en avoir fait une typologie, quelques exemples de vocabulaires contrôlés mettront en évidence la convergence
des besoins entre différents secteurs professionnels. C'est ensuite la structuration même des données qui sera
abordée : comment identifier et organiser les informations susceptibles de garantir l'interopérabilité entre des
systèmes d'information hétérogènes ? La question sera étudiée du point de vue documentaire, juridique et
économique.
Rendus publics sur le Web, les référentiels ont cessé d'être des outils réservés aux professionnels pour
lesquels ils ont été conçus. Quelles sont les réactions des usagers ? Quelle appropriation en font-ils ? Comment
influencent-ils à leur tour l'organisation des données ? Le point de vue des utilisateurs des données sera examiné
en s'appuyant sur des rapports d'enquêtes rendant compte de la diversité des usages des référentiels sur le Web,
mais aussi sur l'expérience d'une librairie en ligne.
Il n’est pas possible d’imposer à tous les mêmes référentiels ; pour y remédier, l'une des solutions
consiste à exploiter les relations sémantiques entre différents vocabulaires contrôlés pour les rendre
interopérables. La présentation d'un projet de recherche en cours sur ce thème démontrera la faisabilité d'une
telle orientation.
Enfin une table ronde permettra à 6 experts d'exposer leur point de vue sur le rôle des référentiels dans
le développement du Web sémantique.
Consultez le programme : http://www.bnf.fr/pages/infopro/journeespro/no-Afnor2008.htm
L'organisation de cette journée d'étude est confiée à Françoise Bourdon, présidente de la Commission
de Normalisation "Modélisation, production et accès aux documents" (AFNOR/CG46/CN357) et adjointe au
directeur de l'Agence bibliographique nationale à la BnF.
Cette journée d'étude se tiendra le vendredi 28 mars 2008 de 9h à 17h30 au Petit Auditorium de la BnF,
site François-Mitterrand (Hall Est). Compte tenu du nombre élevé d’inscrits et des limites d’accueil de la salle,
les inscriptions sont closes. Si vous désirez toutefois vous inscrire sur la liste d’attente, vous pouvez envoyer vos
coordonnées (nom, prénom, institution, téléphone, fax et courriel) à : [email protected]
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Journée MEX aux Archives fédérales allemandes
Le 23 avril 2008, les Archives fédérales allemandes organisent à Coblence une journée de présentation
de la suite logicielle MEX.
L’application MEX (“Editeur Midosa pour les standards XML”) est disponible sur SourceForge en
anglais et en allemand pour Windows et Mac. Le logiciel MEX a été développé dans le cadre des deux projets
<daofind> et <daofind+> avec le financement de la Fondation Andrew W. Mellon, New York. MEX peut être
utilisé pour saisir et éditer des fichiers EAD, EAC et METS et pour produire des versions HTML d’instruments
de recherche en ligne avec des images numériques liées.
Seront présentés les résultats des projets <daofind> et <daofind+>, ainsi que les principales fonctions de
la plateforme logicielle et une démonstration de quelques exemples d’instruments de recherche liés à des images
numériques et produits avec MEX. Une présentation complémentaire expliquera comment définir des profils
EAD, EAC et METS pour des situations spécifiques de travail. Sur la base du prototype développé dans le cadre
du premier projet <daofind>, la fondation Mellon a en effet financé le développement de profils correspondant à
un type d’instrument de recherche ou au type de documents décrits (états des fonds, instruments de recherche
pour les dossiers de personnel ou pour les fonds d’origine privée).
En deuxième partie de journée, des exemples d’utilisation pratique du logiciel seront présentés, pour la
conversion rétrospective d’instruments de recherche existants, pour la publication sur Internet des données
provenant de la base BASYS des Archives fédérales, pour la conception d’un prototype de portail des archives
allemandes et pour un projet pédagogique impliquant des étudiants en archivistique.
La langue de travail sera l’allemand. Des informations complémentaires et le programme complet sont
disponibles à : www.daofind.de Pour assister à cette journée, il est nécessaire de s’inscrire avant le 14 avril en
envoyant un courriel à l’adresse suivante : [email protected] .
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Lu pour vous
Magia Ghetu Krause et Elizabeth Yakel, “Interactivité dans les archives virtuelles : un instrument de recherche
de la nouvelle génération, les collections numériques de l’expédition Ours polaire ”, The American Archivist,
volume 70, number 2, hiver 2007.
En janvier 2006, les étudiants et de l’école d’information de l’université du Michigan ont constitué un groupe de
recherche sur les instruments de recherche de la prochaine génération. L’objectif du groupe était de repenser
l’affichage et les fonctionnalités des instruments de recherche en ligne en utilisant les technologies du Web 2.0.
Le groupe a également souhaité faire des tests sur un outil archivistique interactif permettant de prendre en
compte les commentaires des utilisateurs. Les tests ont porté sur les collections de l’expédition “Ours polaire”, à
la Bibliothèque historique Bentley de l’université du Michigan.
Les collections de l’expédition “Ours polaire” désignent un ensemble de collections concernant une expédition
américaine en Russie du Nord en 1918-1919. Les Etats-Unis envoyèrent des soldats, dont beaucoup provenaient
du Michigan, pour rejoindre des troupes alliées et combattre les bolcheviks. Les soldats américains relatèrent
cette expérience dans des journaux personnels, de la correspondance, des photographies, etc. La Bibliothèque
historique Bentley s’efforce depuis les années 1960 de documenter cet épisode important de l’histoire du
Michigan par l’acquisition de plus de 60 collections relatives à l’expédition “Ours polaire”.
Bien que la Bibliothèque Bentley maintienne la provenance de chaque collection selon l’individu ou la famille
qui a produit ou rassemblé les papiers composant cette collection, les documents sont également décrits
collectivement et présentés comme faisant partie d’une histoire plus large fondée sur cet événement spécifique.
Toutes ces collections sont regroupées intellectuellement pour faciliter l’accès des utilisateurs intéressés par cette
expédition. En 2000, la Bibliothèque Bentley a décidé de numériser les collections à la fois pour préserver les
originaux et pour en faciliter l’accès. En complément, le site des collections numériques de l’expédition “Ours
polaire” intègre des instruments de recherche XML/EAD et une base de données Filemaker recensant plus de
6100 soldats ayant participé à la campagne.
Ce projet a été retenu par le groupe de recherche de l’université du Michigan pour plusieurs raisons : les relations
entre ces différentes collections, centrées sur un même événement historique, l’intérêt du grand public et des
chercheurs pour l’expédition “Ours polaire”, la numérisation de collections entières et enfin le grand nombre de
métadonnées réutilisables pour le développement d’une nouvelle interface de consultation.
L’outil Everything 2 a été retenu comme application de gestion de contenu pour le site web. MySQL sert comme
outil de stockage permanent des données. Des feuilles de style en cascade forment l’interface et le système est
relié à l’EAD pour générer des instruments de recherche. En complément de l’EAD, le site englobe les
fonctionnalités du Web 2.0 et utilise des logiciels Open Source comme Apache et des langages de
programmation (Perl et Javascript) pour le développement d’une interface dynamique (le site est visible à :
http://polarbears.si.umich.edu/). Le site comporte différentes fonctionnalités, inspirées notamment
d’Amazon.com, de Flickr.com ou de deli.cio.us.com :
-
Des signets permettent aux utilisateurs de sauvegarder un lien vers une collection ou un document et de
conserver cette information dans son compte personnel. Les utilisateurs qui reviennent sur le site peuvent
aller directement de la page d’accueil aux sources qu’ils ont précédemment identifiées. Les signets offrent
une méthode adaptée pour retrouver des documents d’archives dans de gros instruments de recherche en
ligne et ils sont connus de la plupart des usagers qui ont l’expérience de catalogues bibliographiques, de
sites web ou même de systèmes EAD comme par exemple la suite logicielle DLXS permettant le
développement et l’exploitation de bibliothèques numériques.
-
Les visiteurs peuvent ajouter des commentaires. Ils peuvent compléter les informations relatives aux
documents, poser des questions ou participer à des discussions. Ces commentaires peuvent être utilisés de
différentes manières : correction d’erreurs, postage de renseignements complémentaires, création de
références croisées vers d’autres ressources dans et en dehors du site. Tous les visiteurs peuvent lire les
commentaires. Les visiteurs qui se sont enregistrés peuvent également ajouter des commentaires à un
document ou répondre aux commentaires d’autres chercheurs ou de l’archiviste. Les commentaires sont
interrogeables et identifiés comme commentaires dans les résultats de recherche.
-
Les chemins de liens sont les “traces” des visiteurs précédents gardées en mémoire par le système. L’outil
Everything2 utilise un mécanisme de filtrage collaboratif générant des “liens souples”. Les chemins de liens
permettent d’attirer l’attention des visiteurs sur des pages en relation avec leur recherche et vues par d’autres
utilisateurs. Les relations entre documents sont ainsi mises en évidence, via le recueil des informations sur
leur utilisation par tous les visiteurs du site, le filtrage de ces informations et leur restitution à d’autres
visiteurs.
-
La navigation via des liens HTML est le mécanisme central de navigation du site de l’expédition “Ours
polaire”. Sept rubriques ont été créées : noms de personnes, collections, unités militaires, lieux
géographiques, organismes, mots matières et type de support. En général, les plates-formes donnant accès à
des instruments de recherche EAD permettent une navigation seulement à partir seulement de l’intitulé des
fonds et/ou des noms de leur producteurs.
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L’interrogation directe complète la navigation et est disponible sur chaque page du site. Le moteur de
recherche interroge tous les champs et les unités documentaires pertinentes s’affichent en fonction de la
collection dont elles font partie.
-
Les profils utilisateurs sont facultatifs. Les visiteurs peuvent créer des profils quand ils s’enregistrent. Il est
possible de s’enregistrer à chaque fois. Les visiteurs peuvent également ajouter une notice biographique à
leur profil utilisateur, qui peut être vue par d’autres visiteurs s’étant enregistrés. Une fois enregistré, on peut
faire des commentaires, créer des signets, conserver une liste des dernières collections les plus consultées,
visualiser les autres utilisateurs consultant simultanément le site ou encore accéder aux profils d’autres
utilisateurs.
Le site a officiellement été mis en ligne en janvier 2006 et de février à avril, une enquête a été lancée sous forme
d’un questionnaire, accessible à tous les visiteurs, enregistrés ou non. Les utilisateurs devaient à la fois évaluer
les différentes fonctionnalités du site et décrire la manière dont ils le consultaient. Les réponses ont dans
quelques cas été suivies d’entretiens semi-guidés avec l’équipe de projet. En voici les principaux résultats :
-
La plupart des visiteurs effectuaient des recherches généalogiques et avaient un lien familial avec un soldat
ayant participé à l’expédition “Ours polaire”.
-
Les signets ont été peu utilisés car au moment de l’enquête, il n’était pas possible d’inclure dans un signet
l’image numérique d’un document en particulier.
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Beaucoup de commentaires signalaient des erreurs dans les noms propres, l’affectation erronée de tel ou tel
soldat dans une unité, etc. D’autres apportaient des compléments d’informations. Les utilisateurs peuvent
donc contribuer activement à l’enrichissement du site et de se l’approprier. Ces corrections bénéficieront
également à d’autres utilisateurs. Des visiteurs du site ont également directement répondu aux questions
d’autres visiteurs. Cette fonctionnalité permet donc le partage d’information entre utilisateurs (archivistes
responsables des collections compris).
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Les chemins de liens ont été moins utilisés que prévu. Une nouvelle version du site essaie de rendre plus
explicite cette fonctionnalité (par la mention “les chercheurs qui ont visualisé cette page ont également
vu…”).
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Pour la plupart des visiteurs, la navigation au sein du site était la fonctionnalité la plus importante. La liste
de noms propres est la plus utilisée.
-
La recherche libre se fait en priorité sur les noms de personnes et sur les mots matières. La recherche a
souvent été jugée problématique car les utilisateurs doivent saisir leurs propres termes qui n’aboutissent pas
forcément à des résultats pertinents.
-
83% des utilisateurs estiment que l’accès aux images numériques de collections complètes est la
fonctionnalité la plus importante du site. La qualité des images numériques a permis à certains de se faire
une idée plus précise de la place de cet événement dans l’histoire des Etats-Unis.
En conclusion, il ressort de cette enquête que les utilisateurs des archives peuvent contribuer, directement ou
indirectement, à la description et à l’accès des documents. Cette collaboration peut être avantageuse pour les
utilisateurs présents et futurs, en faisant de l’instrument de recherche un document dynamique. Les archivistes
peuvent utiliser les outils interactifs utilisés dans d’autres domaines pour enrichir les descriptions archivistiques.
Par contre, certaines fonctionnalités du site ont été peu utilisées, peut-être en raison de la nouveauté du site et
aussi par la prépondérance des visiteurs intéressés par l’histoire de leur famille et pas nécessairement par
l’expédition “Ours polaire” en général. Ces outils de navigation sont-ils les plus appropriés pour les instruments
de recherche archivistiques ? D’autres outils permettant d’annoter les instruments de recherche eux-mêmes ne
seraient-ils pas plus adaptés ? La question reste ouverte.
Le site évoluant, le groupe de recherche poursuit son étude du site et de la communauté qu’il crée. Le nombre de
commentaires va en croissant et peut-être les visiteurs feront-ils à l’avenir des commentaires sur les images
numériques. Depuis la rédaction de cet article, il est en effet possible de faire des commentaires sur tel ou tel
document et les visiteurs ont commencé à le faire. Des ajustements du mécanisme de filtrage collaboratif ont
également été opérés et il est possible de voir de manière plus exhaustive si les “traces” de visiteurs sont utilisées
par d’autres pour naviguer dans le site.
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Merci de faire parvenir toute information ou tout article pour le prochain numéro à : Claire Sibille, Direction des
Archives de France, Département de l’innovation technologique et de la normalisation