L`amélioration des réunions de club

L’amélioration des réunions de club
Les objectifs
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•
Identifier les éléments clés de réunions productives
Trouver les moyens de surmonter les obstacles
Analyser les techniques et outils pour des réunions efficaces
Définir un plan d’action pour l’application de compétences de gestion de
réunions
L’organisation :
Cette documentation renferme plusieurs sujets et chaque sujet est structuré de la façon suivante :
•
•
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Vue d’ensemble du sujet et quelques précisions
Des suggestions ou conseils pour expliquer le programme dans le district/club
Liste de documentation sur le sujet (selon le cas)
Vue d’ensemble :
Des réunions longues/ennuyeuses sont la principale raison citée par les anciens membres
comme motif de leur décision de quitter le Lions Club. Les réunions sont un aspect important
de la vie du Lions club et ont un grand effet sur la perception de l’association par ses membres.
Les réunions ont un effet important sur le fonctionnement efficace du club. Si vous tenez des
réunions efficaces vous accomplirez deux buts :
1) les membres continueront de s’intéresser au club
2) Votre club continuera de fonctionner avec efficacité.
Sujets traités
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Le type de réunions
Lignes de conduite pour la gestion des réunions
Règles de base pour la gestion des réunions
Techniques de gestion du temps
Apprécier le degré de motivation des participants
Des suggestions pour améliorer l’atmosphère dans le club
Questions courantes reliées aux sujets:
•
•
•
Comment obtenir un engagement plus profond de la part des membres ?
Comment s’organiser pour commencer et terminer les réunions à l’heure ?
Quels genre de programmes ou d’activités doit-on organiser pour les réunions du club ?
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Types de réunions
Une réunion réussie à besoin doit avoir une raison d’être. Le but de la réunion déterminera tous
les facteurs associés à la réunion. Examinez le tableau, ci-dessous, pour savoir si votre type de
réunion cadre avec son but.
INFORMATIVE
COOPERATIVE /
DE CONSENSUS
DE MOVITATION
N’importe quel nombre
12 ou moins (c’est l’idéal)
N’importe quel nombre
Basée sur :
• Le besoin de savoir
Basée sur :
• La connaissance et
• La capacité à
contribuer
Interactive :
Discussion et prise de
décision par tous les
participants
Basée sur :
• Qui bénéficiera du
message ?
mbre de
Nombre de
participants
Participants
Processus de
communication
A sens unique :
Du responsable au
participant avec une
certaine interaction
Type de
présentation
Style de direction
le plus approprié
Cours magistral
Style colloque, salle en forme
de U
Cours magistral
Directif
Qui invite la participation
Qui suscite l’inspiration
L’importance sera
mise sur
Le contenu
•
Clés de la réussite
•
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Planification et
bonne préparation
Occasion de mettre
la connaissance en
pratique et de poser
des questions
•
•
•
•
L’interaction
La résolution des
problèmes
Ambiance qui invite
au dialogue, à
l’expression libre
Prise de décisions par
le groupe
Surtout à sens unique,
avec un peu d’interaction
L’évolution / le renouveau
•
L’objectivité n’est
pas une fin en soi
mais peut s’avérer
un résultat ;
développement de
la confiance en soi
LIGNES DE CONDUITE POUR LA
GESTION DES REUNIONS
Les étapes à suivre pour la tenue d’une réunion efficace
AVANT LA REUNION
1.
Définissez les objectifs. (Par exemple, en fonction de la nature de la réunion : informative,
directionnelle, motivante)
2.
Prenez contact avec les conférenciers et participants pour confirmer leur participation (2 à 4
semaines avant la réunion).
3.
Choisissez la salle de réunion, réservez le matériel ou équipement nécessaire et prévoyez les
rafraîchissements.
4.
Rédigez l’ordre du jour (cela nécessitera éventuellement la préparation de matériel ou de
documentation pour les présentations).
5.
Faites parvenir aux participants les ordres du jour et tout le matériel nécessaire une semaine environ
avant la réunion.
6.
Mettez-vous en rapport avec toute personne qui sera appelée à faire une ou des interventions pendant
la séance, autre que les participants.
7. Arrivez tôt le jour de la réunion pour vérifier la salle de réunion. (Si le responsable n’est pas en
mesure d’arriver de bonne heure, confiez la tâche de vérification de la salle à une autre personne.)
PENDANT LA REUNION
1. Commencez la réunion à l’heure (énoncez le but principal de la réunion et comment il sera atteint).
2. Confiez les différentes tâches à mener à bien (celui qui s’occupera de l’enregistrement du procèsverbal, le minuteur, le scribe, la personne qui assurera l’application des règles de base établies).
3. Restez fidèle à l’ordre du jour.
4. Encouragez la participation.
5. Bien gérez le temps
6. Aidez à résoudre les conflits.
7. Enoncez clairement le chemin à suivre et faites le résumé des résultats.
8. Adoptez les suggestions ou propositions pour l’ordre du jour de la prochaine réunion.
9. Etablissez l’heure et le lieu de la prochaine réunion – si nécessaire.
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APRES LA REUNION
1. Rangez la salle et retournez l’équipement.
2. Evaluez l’efficacité de la réunion.
3. Rédigez et distribuez le compte rendu de la réunion.
4. Assurez le suivi de toute résolution qui ressort de votre autorité et auprès d’autres personnes à
qui l’on aurait confié la réalisation de résolution.
Les règles de base de la gestion d’une réunion
Pourquoi faut-il en établir?
•
Pour permettre au groupe de définir ses propres attentes sur le comportement individuel et
collectif aux réunions.
•
Pour assurer le support du groupe afin de surveiller le comportement de chaque participant et
du groupe.
•
Pour encourager un processus et des résultats positifs de la part du groupe grâce à un
comportement productif aux réunions.
Comment ?
•
A travers des séances de remue-méninges pour arriver à la concertation du groupe en ce qui
concerne les règles de base applicables pendant les réunions.
•
Le responsable ou animateur peut éventuellement suggérer quelques règles de base, cependant,
un meilleur support sera assuré si les participants ou le groupe définissent la majorité des
règles.
•
Dans certains cas, le groupe pourrait accepter des règles de base standards pour commencer.
•
A la longue le groupe peut ajouter et/ou modifier les règles de base.
Voici quelques exemples de règles de base
•
Nous nous pencherons sur les questions reliées au travail et aux comportements et non
pas sur les personnalités.
•
Les réunions commenceront et se termineront à l’heure.
•
Nous limiterons nos discussions aux sujets qui sont à l’ordre du jour.
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•
Nous respecterons la confidentialité des discussions lors de nos réunions.
•
Tous les participants seront libres d’avoir des opinions et de les exprimer.
•
Nous exprimerons notre opinion chacun à tour de rôle et éviterons les répétitions.
•
Nous ne nous interromprons pas les uns les autres.
•
Allouant suffisamment de temps à chacun, les points de vue seront énoncés
clairement.
•
Nous confierons une question à un sous-groupe ou à une sous-commission pour une
étude plus approfondie si elle nécessite trop de temps à la réunion.
•
Nous nous engagerons individuellement à travailler dans un esprit de collaboration
qui se pliera aux décisions du groupe.
•
Nos réunions seront intéressantes et amusantes et non pas une corvée.
TECHNIQUES DE GESTION DE TEMPS
√ Etablir la priorité des sujets à traiter (les plus importants en premier).
√ Distribuer la documentation ou le matériel et en faire la lecture avant la réunion.
√ Choisir des personnes pour travailler avec des sous-groupes (pendant ou entre les
réunions).
√ Traiter l’ordre du jour en respectant les limites de temps imposées et demander au
minuteur d’avertir le groupe lorsqu’il est temps de passer au sujet suivant.
√ Définir la procédure de discussion (c’est-à-dire, établir les limites sur le nombre
d’interventions possibles par personne et la durée de chaque intervention)
√ Limiter les discussions aux sujets à l’ordre du jour.
√ Prévoir du temps pour les échanges avant ou après les réunions.
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Remèdes rapide pour améliorer l’atmosphère aux réunions de club
Améliorer la participation
•
Soyez enthousiaste – une attitude positive est contagieuse. Vos sentiments à l’égard des
changements positifs dans le club auront une influence sur la réaction des effectifs. Soyez
optimiste et enthousiaste et les membres seront motivés de vous appuyer
•
Rendre visite à un autre club – Le trajet pour se rendre dans un autre club pourrait être
comme une course à relais avec des points de repères et des arrêts le long du chemin. Cette
façon amusante d’aider les membres à mieux connaître, dans une cadre informel, l’équipe
dirigeante du club et de lui poser des question sur les nouvelles idées ou procédures utilisées
dans les réunions d’un autre club.
•
Soyez généreux avec vos compliments – Tous les membres, et surtout les nouveaux,
réagissent de manière positive aux compliments si le travail est bien fait. Les remerciements les
plus simples sont les plus efficaces – un remerciement pendant une réunion de club ou de
commission, une brève lettre, ou quelques mots d’encouragement. Envisagez de créer une
rubrique « Compliments » dans votre bulletin ou sur le site web et mentionnez les personnes
qui ont fait un excellent travail, proposé une suggestion géniale ou fait un effort exceptionnel.
•
Mettez en valeur la participation aux fonctions mondaines – Vous voudrez faire participer
les membres aux activités mondaines aussi bien qu’aux œuvres sociales. Fréquentez les
membres pendant et en dehors des réunions. Fêtez ensemble les occasions telles que les
anniversaires, les anniversaires de mariage, et les accomplissements exceptionnels du Lion, de
son conjoint ou de ses enfants. Le bulletin et le site web du club se prêtent parfaitement aux
annonces de ce genre.
•
Invitez un membre du club à faire une présentation sur un programme – Donnez à vos
Lions le sentiments qu’ils sont importants et que le club a besoin d’eux. Formez-les à de
futures responsabilités dans le club.
•
Communiquez aussi souvent que possible – une communication constante est cruciale pour la
réussite de votre club. Elle crée un environnement confortable et productif où les effectifs sont
motivés à faire de leur mieux. Encouragez les commentaires des effectifs (voir les conseils cidessous) et profitez des réunions de club, du bulletin et du site web pour communiquer les
événements dans le club.
La dynamique du club
Indices sur l’assiduité – Si vous observez les tendances à assister ou à ne pas assister aux
réunions, vous décèlerez les problèmes de sauvegarde de l’effectif. Le fait de manquer les réunions
est le premier signe que l’effectif commence à se désintéresser. Consultez votre secrétaire et
obtenez une liste des effectifs qui ne viennent plus régulièrement. S’ils ont manqué trois réunions
de suite ou davantage, téléphonez-leur pour demander pourquoi. En leur téléphonant en personne,
vous montrez que vous vous intéressez à leur participation à la vie du club.
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La sauvegarde des Lions concerne chacun – Tout en s’assurant que les nouveaux membres se
sentent les bienvenus, engagés et à l’aise, il ne faut pas négliger les membres de longue date. Si
certains effectifs sont membres depuis longtemps, il se peut que leurs buts et leurs besoins aient
changé. Faites-leur comprendre que leur affiliation de longue durée est appréciée en leur
demandant s’ils sont toujours heureux dans le club.
Changez la disposition des places – Changez la disposition des places aux réunions de temps en
temps, pour que tous les effectifs aient la possibilité de faire connaissance. Demandez au Lion
chargé de l’accueil d'essayer quelque chose de neuf en distribuant, à chaque participant, une carte
ou un jeton, portant un numéro correspondant au siège où il doit s’asseoir. Chaque participant
devrait recevoir un numéro. A la fin de la réunion, il pourrait alors y avoir un tirage au sort. Les
règles pourraient être les suivantes : si la personne n’est pas au siège qui corresponds à son numéro
et que son numéro est tiré au sort, elle ne reçoit pas son prix /argent ou un pourcentage de l’argent
est placé dans un fonds qui sera utilisé la prochaine fois.
Le Lions du mois – Mettre, chaque mois, un membre du club en vedette en l'invitant à parler d’un
aspect de leur vie, soit familial, soit professionnel, ou autre.
Les nouveaux membres sont les mieux placés pour accueillir les autres – Demandez aux
nouveaux membres d’accueillir ceux qui viennent aux réunions pendant les premières semaines,
pour qu’ils fassent la connaissance de tous les effectifs.
Il faut que ce soit amusant – Amusez-vous tout en encourageant les effectifs à faire la
connaissance des nouvelles recrues. Avant le commencement de la réunion, demandez à l’un des
effectifs d’être le « Lion secret ». Dans un club qui n’a pas de clans, tout le monde circule
librement et rencontre le Lion secret. Vers la fin de la réunion, demandez au Lion secret de vous
révéler l’identité de ceux qui ne lui ont pas parlé et demandez à l’animateur de leur imposer une
amende. Si vous le faites dans un esprit d’humour et avec légèreté, cette méthode fait passer le
message que les clans exclusives sont découragées.
Cultivez une attitude positive – Lorsque vous envisagez des changements au club, gardez une
attitude positive. Peut-être que votre club tient à la tradition et a l’habitude d’agir d’une certaine
façon mais cela ne devrait pas vous empêcher d’essayer quelque chose de nouveau.
« L’expérience » d’aujourd’hui pourrait devenir la tradition du futur.
Des bulletins et sites web informatifs – Faites du bulletin et du site web de votre club une source
d’informations utiles pour tous les membres. Répétez-y ce qui a été dit aux réunions ou
communiquez les détails qui auraient ralenti le déroulement de la réunion. Rappelez aux membres
que votre bulletin et le site web sont d’importantes sources d’informations sur le club et
encouragez-les à les lire.
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Essayez de gagner du temps – Avez-vous l’impression que votre ordre du jour est aussi concis
que possible mais que les réunions durent quand même trop longtemps ? Examinez le contenu des
sujets à l’ordre du jour et essayez d’abréger certains éléments. Ces petites modifications peuvent
faire gagner du temps. Communiquez le fait que l’ordre du jour a été écourté à tous ceux qui sont
concernés, pour leur permettre de s’organiser
Les programmes à la dernière minute - Ayez quelques programmes en réserve que vous
pourrez présenter rapidement et facilement au cas où le programme officiel serait annulé à la
dernière minute. Voici quelques idées : présentez la vidéo sur le programme international et
discutez de la participation éventuelle de votre club aux buts de l’année, organisez un colloque sur
le recrutement pour trouver des méthodes imaginatives d’attirer de nouveaux membres ou
demander à votre président de relations publiques de vous présenter un bilan sur le statut des
efforts publicitaires actuels et sur l’image de marque du club aux yeux du grand public. Vous
pourrez aussi demander aux membres s’ils ont des programmes non Lions qu’ils accepteraient de
présenter à la dernière minute si nécessaire. Gardez sur vous une liste de ces programmes « en cas
d’urgence » et vous serez prêt à agir rapidement.
Servez-vous de votre marteau – Utilisez-vous votre marteau ou êtes-vous intimidé par l’idée de
l’utiliser pour rétablir l’ordre ? Le marteau est l’une des façons les plus simples et faciles de
demander l’attention des membres et de retourner à la discussion sur l’ordre du jour.
Encouragez la variété – Essayez quelque chose de nouveau de temps en temps pour que les
réunions ne deviennent pas ennuyeuses. Demandez aux membres de s’asseoir dans un endroit
différent au bout de quelques semaines, pour qu’ils fassent la connaissance d’autres gens ; ajoutez
un élément à l’ordre du jour pour rehausser le moral (sollicitez la suggestion du mois ou valorisez
un membre qui a rendu un service exceptionnel) ou changez l’ordre dans lequel les sujets sont
présentés (signalez-le aux personnes concernées pour qu’elles puissent vous suivre !).
Pensez à la musique – Pour lancer une campagne de recrutement de nouveaux membres, un club
avait invité une fanfare à donner un concert devant la salle de réunion en adaptant les paroles à des
phrases qui encouragent l’adhésion dans le Lions Club.
Pensez à vous réunir dans un endroit nouveau – En tenant une réunion de club dans un nouvel
endroit, par exemple, dans un nouveau restaurant, dans un parc en plein air, pendant l’été ainsi de
suite, vous donnez ainsi une nouvelle perspective à la réunion.
Laissez les membres gouverner – Pour donner aux Lions le sentiment que vous avez besoin
d’eux et pour les motiver davantage, confiez-leur la direction d’une activité ou d’un programme.
Rendez visite à d’autres club – C’est une excellente façon de trouver des idées pour votre club.
Un club avait décider de faire quelque chose de tout à fait différent en organisant une excursion en
autocar à différents sites d’intérêt de la ville. Chaque site cachait un indice qui menait au site
suivant. Le site de la réunion du club était la destination finale.
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Ressources:
1. Campagne présidentielle de maintien de l’effectif, La Dynamique du Club :
Quelques stratégies astucieuses pour maîtriser les clans et la politique interne,
juillet 2001
2. Campagne présidentielle de maintien de l’effectif, La Participation :
Quelques stratégies astucieuses pour garder un effectif engagé, juillet 2001
3. Campagne présidentielle de maintien de l’effectif, L’amélioration des réunions :
Quelques stratégies astucieuses pour tenir des réunions efficaces, juillet 2001
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