All Automic, The date has come for us to quit talking about our One

All Automic,
The date has come for us to quit talking about our One Automic culture event and start
making travel plans! As you can imagine, the logistics and cost for such an event are not
small. So to make it affordable and manageable, we have a few simple guidelines that go
beyond our normal travel policies and ask that you follow them. Look forward to seeing you
ALL in Vienna!
Arrival date:
• September 8 is regarded as the arrival day for international employees. For this day your
local travel policy will be applied.
• Arrival for Austrian employees is planned for September 9 between 7:30 and 8:30 AM to
ensure a smooth check in. If you wish to spend the night from September 8 to 9 at the
hotel, please let us know.
• The mandatory sessions will start Wednesday, September 9, 2015 at 9 am.
Duration of the event:
• The event takes place from Wednesday morning, September 9, 2015 until Friday
afternoon, September 11, 2015, 2:00 pm.
• This is a business event, thus you should plan to participate in all sessions, including the
evening programs. We will have adequate time for you to break out and catch up on
business.
• If you plan to bring your spouse/significant other to Vienna, they can stay in your hotel
room but the additional charges have to be paid by you. They also have to organize and
pay their flights themselves. They are neither allowed to participate in the program nor in
lunch/dinner or evening events.
Extension of the stay:
• You can use vacation (PTO) days (please get approval before booking flights) to come
earlier and stay longer in Vienna or other parts of Europe if you wish and we welcome you
to explore the many interesting things to see and do here.
• We pay for the travel to the event and event costs fully and ask that you cover expenses
related to hotels and food if you wish to extend your trip.
Flights:
• Economy Class for all – employees, managers and executives.
• Book lowest fare, regardless of airline preference, using most direct route (no excess
stops required or layovers more than 3 hrs).
• Upgrade to Economy-Plus with medical certificate only; please provide HR with a medical
certificate that you need more legroom.
Hotel:
• All participants will stay at the Hilton Vienna Stadtpark.
• National participants are encouraged to stay at the Hilton Vienna Stadtpark but may also
spend the nights at home if they prefer to (see travel arrangements).
• Since there are fewer rooms available at the Hilton Vienna Stadtpark than people
attending, Automic offers you the opportunity to book a double room (Superior Category)
with a second Automic party. Booking a double room will guarantee your stay at the Hilton
Vienna Stadtpark and a EUR 50 Amazon voucher, which will be emailed to you after the
event as a little thank you.
• If the Hilton Vienna Stadtpark is overbooked, you may have to stay at a different hotel in
Vienna. Automic will make all the arrangements and you will be notified before your
arrival.
• You should plan to pay for your use of any extras including: Mini bar, spa, etc.
Phones:
• We have made sure your phone has a plan that will work while you are away. Please do
remember that this plan does not give us unlimited International data and calling, only
discounts to roaming rates. Automic will be charged roaming fees for calls, data and
texting. Please don’t use any aircards while you are away as these devices don’t have
international plans assigned to them.
• Warning: Data usage can be very expensive so you should use WiFi connections for your
device whenever possible and avoid data overage costs. Automic will reimburse you for
up to $50 of additional phone expense with submitted invoices for this event. Free WiFi
will be available at the Hilton Vienna Stadtpark.
Transfer arrangements:
• If you travel internationally, transfer arrangements will be taken care of for your arrival in
Vienna. We will book your airport transfer in Vienna according to your arrival/departure
date and time.
• Any transfer arrangements in your city of departure have to be taken care of by you.
• If you live in Vienna you can also spend the nights at home if you prefer. In this case, taxi
vouchers will be provided for the evenings of September 9 and 10, 2015.
• If you live outside Vienna you can spend the nights at home if you prefer. In this case,
parking tickets will be provided for the duration of the event.
Office:
• The offices will remain open for those employees who are not attending the event.
Per diems:
• All meals served during the event will be provided and paid by Automic.
• Soft drinks and a selection of alcoholic drinks will be provided and paid by Automic.
Cocktails and hard liquor will not be paid by Automic and will not be reimbursed.
• Meals and/or drinks consumed outside of the event will not be reimbursed.
• Regarding per diems your local travel policy will be applied.
Passport and/or Visa expenses:
• If you don’t have a passport, please start the process of obtaining one immediately.
• Automic will cover the costs for normal passport processing.
Power plug adapter:
• Please remember that you may need a travel plug adaptor for your stay in Vienna.
Automic will reimburse up to 10 USD for the adaptor. Check your electronic devices to
make sure you have 240v capable devices.
Dresscode:
• Business casual
Emergency Numbers:
• Police: 133
• Ambulance: 144
• Fire brigade: 122
• Euro Emergency Number: 112
See you soon, à bientôt, bis bald!
If there are any further questions, please contact:
Ms. Madeleine Boehm/GPK
+43 (0) 1 585 69 69 - 82
[email protected] or [email protected]
À tous les collaborateurs Automic,
Le temps est venu d’arrêter de parler de notre évènement One Automic culture et de
commencer à préparer notre voyage ! Comme vous pouvez l’imaginer, la logistique et les
coûts d’un tel évènement ne sont pas négligeables. C’est pourquoi, afin de les rendre
abordables et gérables, nous avons établi quelques recommandations simples qui ne sont
pas dans nos politiques de voyage et que nous vous demandons de bien vouloir suivre.
Au plaisir de vous voir TOUS à Vienne !
Date d’arrivée :
• L’arrivée des collaborateurs internationaux est prévue pour le 8 septembre.
• L’arrivée des employés autrichiens est prévue pour le 9 septembre entre 7h30 et 8h30
afin de fluidifier les enregistrements. Vous devrez nous indiquer si vous souhaitez passer
la nuit du 8 au 9 septembre à l’hôtel.
• Les sessions obligatoires commencent le mercredi 9 septembre 2015 à 9h00.
Durée de l’évènement :
• L’évènement se déroule du mercredi matin 9 septembre 2015 au vendredi après-midi 11
septembre 2015.
• Il s’agit d’un évènement d’entreprise, vous êtes donc tenus de participer à toutes les
sessions, y compris aux programmes de soirée. Nous avons prévu suffisamment de
temps pour la détente et les discussions en petits groupes.
• Si vous prévoyez de venir à Vienne accompagné de votre conjoint, celui-ci pourra
partager votre chambre d’hôtel mais les frais supplémentaires seront à votre charge.
L’organisation de son voyage et ses billets d’avion seront également à votre charge. Les
conjoints ne sont pas autorisés à participer aux programmes ni aux déjeuners / dîners ou
aux évènements de soirée.
Extension du séjour :
• Si vous souhaitez arriver avant ou prolonger votre séjour à Vienne ou ailleurs en Europe,
vous pouvez prendre des jours de vacances (congés payés), auquel cas n’oubliez pas de
demander l’accord de votre manager avant la réservation des billets d’avion. Nous vous
encourageons à découvrir les nombreux attraits de Vienne.
• Le coût de l’évènement ainsi que vos frais de voyage sont entièrement pris en charge par
l’entreprise, toutefois, en cas de prolongation du séjour, les dépenses d’hôtellerie et de
nourriture resteront à votre charge.
Vols :
• Classe économique pour tout le monde (employés, cadres et dirigeants).
• Réservez les tarifs les plus bas, indépendamment de vos préférences de compagnie
aérienne et choisissez l’itinéraire le plus direct (pas d’arrêts répétés ou d’escales de plus
de 3 heures).
• Surclassement en classe économique-Plus uniquement sur présentation d’un certificat
médical ; veuillez fournir au service RH un certificat médical justifiant de votre besoin de
plus d’espace pour les jambes.
Hôtel :
• Tous les participants seront logés à l’hôtel Hilton Vienna Stadtpark.
• Les participants nationaux sont invités à rester à l’hôtel Hilton Vienna Stadtpark mais
peuvent également rentrer chez eux le soir s’ils le souhaitent (voir l’organisation des
voyages).
• Le nombre de chambres disponibles à l’hôtel Hilton Vienna Stadtpark étant inférieur au
nombre de participants, Automic vous offre la possibilité de réserver une chambre double
(catégorie supérieure) à partager avec un autre collaborateur Automic. La réservation
d’une chambre double vous garantit un hébergement au Hilton Vienna Stadtpark et un
bon Amazon de 50 euros qui vous sera envoyé par courriel après l’évènement en signe
de remerciement.
• Si l’hôtel Hilton Vienna Stadtpark est complet, vous devrez rester dans un autre hôtel à
Vienne. Automic s’occupera alors de toutes les réservations et vous informera avant votre
arrivée.
• Prévoyez de payer vos extras, tels que mini bar, spa, etc.
Téléphones :
• Nous avons fait le nécessaire pour que vos téléphones continuent de fonctionner à
l’étranger. Nous n’acceptons pas pour autant les appels internationaux illimités, mais
seulement les appels indispensables liés à votre séjour. Des frais d’itinérance pour les
appels, téléchargement de données et SMS seront facturés à Automic. Veillez à ne pas
utiliser de carte réseau sans fil pendant votre séjour car ces appareils ne sont pas
couverts par les forfaits internationaux.
• Attention : le téléchargement de données peut coûter très cher, c’est pourquoi nous vous
recommandons d’utiliser les connexions WiFi chaque fois que cela est possible afin
d’éviter des coûts supplémentaires. Automic remboursera vos dépenses téléphoniques
additionnelles dans le cadre de cet évènement à hauteur de 50 USD sur présentation de
factures. L’hôtel Hilton Vienna Stadtpark offre le WiFi gratuit.
Transferts :
• Pour les voyageurs internationaux, le transfert est prévu à votre arrivée à Vienne. Nous
réserverons votre transfert aéroport aller / retour en fonction de la date et de l’heure de
votre arrivée / départ.
• Tous les transferts depuis votre ville de départ doivent être organisés par vos soins.
• Si vous habitez à Vienne, vous pouvez rentrer chez vous le soir si vous le souhaitez.
Dans ce cas, des bons de taxi seront fournis pour les soirées du 9 et du 10 septembre
2015.
• Si vous habitez en dehors de Vienne, vous pouvez rentrer chez vous le soir si vous le
souhaitez. Dans ce cas, des tickets de parking seront fournis pendant la durée de
l’évènement.
Bureaux :
• Les bureaux resteront ouverts pour les collaborateurs ne participant pas à l’évènement.
Indemnités journalières :
• Tous les repas servis dans le cadre de l’évènement seront fournis et payés par Automic.
• Les boissons sans alcool et une sélection de boisons alcoolisées seront fournies et
payées par Automic. Les cocktails et les alcools forts ne seront pas pris en charge par
Automic et ne seront pas remboursés.
• Les repas et/ou les boissons pris en dehors de l’évènement ne seront pas remboursés.
Dépenses de passeport et/ou Visa :
• Si vous n’avez pas de passeport, veuillez commencer dès à présent les formalités pour
en obtenir un.
• Automic prendra en charge les frais d’obtention de passeport pour un délai normal de
traitement.
Adaptateur prise :
• N’oubliez pas de vérifier la compatibilité de vos appareils électroniques avec les prises
électriques autrichiennes. Le cas échéant, Automic remboursera l’achat d’un adaptateur
électrique à hauteur de10 USD. Vérifiez que vos appareils électroniques sont bien en
240V.
Code vestimentaire :
• Décontracté chic
Numéros d’urgence :
• Police-secours : 133
• Ambulances : 144
• Sapeurs-pompiers : 122
• Numéro d’appel des urgences en Europe : 112
À bientôt, see you soon, bis bald !
Pour toute question, veuillez contacter
Madeleine Boehm/GPK
+43 (0) 1 585 69 69 - 82
[email protected] or [email protected]