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FICHE DE POSTE
Identification du poste
BAP : J – Gestion et pilotage
Catégorie ou Corps : C
Intitulé du poste : Secrétaire de direction
Quotité d’affectation : 100/100
Niveau de formation
Diplômes requis ou formation requise : Baccalauréat
Contexte de travail
Site d’affectation : Université PARIS 13
Composante / Service : UFR des Sciences de la Communication
Composition du service (effectifs) :
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable administratif et financier
Missions principales et description du poste
I.
Missions principales
Le secrétaire de direction vient en appui de la direction dans la gestion quotidienne de l’UFR.
Mission 1 : Secrétariat de direction et appui à la gestion du planning
Mission 2 : Accueil physique et téléphonique
Mission 3 : Communication et relations internationales
Mission 4 : Taxe d’apprentissage
II.
Détail des missions
Missions
Mission 1 :
Secrétariat de
direction
Activités
-
-
-
Assurer les tâches courantes : préparation, rédaction et reformulation des
courriers, réception, traitement et diffusion du courrier
Rédiger des rapports d’activités, des notes de synthèse
Assurer la gestion et le compte-rendu des appels téléphoniques (prospection
et gestion des relations avec les partenaires et personnels de l’UFR, échanges
avec l’extérieur et les services centraux de l’université, DRH)
Organiser les réunions (Conseils d’UFR, etc.) : envoi des convocations, ordre
du jour, documents annexes, prise de notes & rédactions des procès-verbaux
de séances
Organiser les élections concernant l’UFR
Assurer le suivi de la maintenance matérielle des salles et des bureaux
Seconder le gestionnaire du planning d’occupation des locaux d’enseignement
en tenant compte des emplois du temps de cours communiqués par les
secrétariats pédagogiques
Mission 2 :
Accueil physique et
téléphonique des
usagers,
-
Assurer les activités de secrétariat de l’UFR : accueil physique et téléphonique
des enseignants, des intervenants extérieurs, des partenaires et des usagers
de l’UFR, renvoi d’appels et d’information vers les personnels de l’UFR,
information et orientation des usagers, diffusion d’informations, de
documents et de brochures, classements, archivages
FICHE DE POSTE
Mission 3 :
Communication et
relations
internationales
-
Mission 4 :
Taxe d’apprentissage
-
-
-
Etre le référent communication de l’UFR : mise à jour des supports de
communication, brochures, site internet ; participation aux événements de
valorisation de la composante (Journée Porte Ouverte, Salon du Livre,
réunions d’informations sur les formations, etc.)
Centraliser les candidatures des étudiants de l’UFR en mobilité (Erasmus+,
Crépuq et autres)
Mettre en œuvre une campagne active de collecte de la taxe d’apprentissage
Constituer ou étoffer les bases de données de collecte des informations
existantes au sein de l’UFR (organismes ayant accueilli des stagiaires,
entreprises partenaires, contacts…)
Rédiger, personnaliser et adresser les courriers de collecte de taxe
d’apprentissage conformément à la règlementation ; relancer les entreprises
et partenaires
Assurer le suivi des versements avec les services centraux de Paris 13
Compétences / Connaissances
Compétences professionnelles :
- Qualités d’expression écrite et orale ; orthographe et syntaxe irréprochables
- Capacité à rendre compte de son activité spontanément et de manière synthétique
Savoirs techniques :
- Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Utilisation et adaptation aux outils multimédia, informatiques et bureautiques de manière
efficiente
- Techniques de prise de notes
Contributions à l’activité du service :
- Sens du service public
- Conscience professionnelle
- Sens des responsabilités et prise d’initiatives
Qualités personnelles et relationnelles
- Rigueur, discrétion, sens de l’organisation
- Organisation, soin et ponctualité dans l’exécution des tâches
- Capacité à prendre des initiatives, à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
- Aptitudes relationnelles : être courtois et faire preuve de compréhension, d’écoute, de patience
OBSERVATIONS
Le/la secrétaire de direction constitue un référent central de l’UFR tourné vers l’ensemble de la communauté
universitaire.
Au titre des missions qui lui sont confiées, l’agent est en lien direct avec la direction et le responsable administratif
et financier. Il doit par ailleurs collaborer avec l’équipe administrative, technique et pédagogique et il est amené à
contacter régulièrement les personnels des services centraux de l’université.
De réelles qualités d’expression écrite et orale, et la capacité à rendre compte de manière autonome et
synthétique de son activité, seront des qualités indispensables pour réussir sur ce poste.
Le sens des responsabilités, la capacité à prendre des initiatives, à s’adapter, à s’intégrer et à s’impliquer
dans l’animation quotidienne des services administratifs et pédagogiques de l’UFR, seront également des
compétences mises en œuvre quotidiennement par le/la candidat(e) retenu(e), notamment dans la
perspective de développer la visibilité et l’autonomie de l’UFR (développement du site internet, collecte de
la taxe d’apprentissage, etc.)
FICHE DE POSTE
Liaisons fonctionnelles
Liens avec d’autres postes ou services
Nature du lien
Responsable administratif et financier
Lien hiérarchique
Direction de l’UFR
Equipe administrative et technique
Services centraux
Lien fonctionnel
Conditions de recrutement :
CDD jusqu’au 31 août 2016
Rémunération brute mensuelle : 1500,00 euros
Contact
Personnes à contacter :
Nom – Prénom : Louis-David TEXIER
Fonction : Responsable administratif et financier de l’UFR des Sciences de la Communication
Adresse administrative : UNIVERSITE PARIS 13
99 avenue Jean-Baptiste Clément 93430 VILLETANEUSE
Téléphone : 01 40 49 32 73
Mail : [email protected]
Nom – Prénom : ALLAIN Sandra
Fonction : Responsable du pôle développement des compétences et des ressources humaines
Téléphone : 01 49 40 36 96
Lettre de motivation + CV : recrutbiatss@univ‐paris13.fr