Oxfam GB Invitation à un appel d`offres No : 002/KD/01/15

Transcription

V
Oxfam GB
Invitation à un appel d’offres No : 002/KD/01/15
Services d’Entretien, Maintenance et Réparation.
OXGB /KD/KIN/2015/002
Calendrier prévu
Annonce/Publication
14 au 28 Avril 2015
Délivrance des dossiers d’Appel d’Offre
A partir du 14 Avril 2015
Date limite de réponse
28 Avril 2015
Évaluation des Offres
29 Avril 2015
Attribution des contrats
12 Mai 2015
Date de début du contrat
12 Mai 2015
Oxfam Great Britain | Croisement Av. Colonel Ebeya et Hôpital H1/1, Commune de la
Gombé |Kinshasa (DRC)
E-mail: [email protected]
Félicien Mbanghi, Chargé des Achats d’Oxfam GB Kinshasa.
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Invitation à un appel d’offres – Agences de Services d’Entretien, Maintenance et Réparation, 2015
Invitation à l’appel d’offre
Agences de Services d’Entretien, Maintenance et Réparation.
1. Oxfam GB : Contexte général
Oxfam GB est une organisation humanitaire, de campagne et de développement, qui se
consacre à trouver des solutions durables à la pauvreté et la détresse dans le monde. Nous
croyons que chaque être humain a le droit à une vie de dignité et d’opportunités et nous
travaillons en partenariat avez les communautés pauvres, les organisations partenaires
locales, les volontaires et les partisans pour que cela devienne une réalité.
Le programme mondial d’Oxfam inclut trois types d’intervention : une réponse humanitaire,
un travail de développement et mener des campagnes.
En Grande-Bretagne, Oxfam est constitué d’une chaîne de magasins et se fait commerçant
vendant des aliments et de l’artisanat. C’est donc une voix majeure dans le débat sur la
pauvreté et par-dessus tout, une œuvre caritative soutenue par 23 000 bénévoles, 150 000
partisans de campagne et plus d’un demi-million de donateurs réguliers. Oxfam emploie plus
de 3 500 personnes dans 70 pays à travers le monde et a un revenu net d’environ 120
millions de Livres sterling par an.
Oxfam GB fait également partie d’Oxfam International, une famille des Oxfam partageant
des valeurs communes et travaillant de plus en plus en collaboration. Oxfam existe en
Autriche, en Belgique, au Canada, à Hong Kong, en Irlande, aux Pays-Bas, en NouvelleZélande, au Québec, en Espagne et aux U.S.A.
Des fournisseurs rentables et efficaces sont cruciaux dans la réalisation de la majeure partie
de ses actions en tant qu’organisation. Notre politique d’approvisionnement est d’obtenir la
meilleure optimisation des ressources en matière d’approvisionnement des marchandises,
des travaux et des services dont Oxfam a besoin ; de reconnaître l’impact en matière de
sécurité, de santé, de l’environnement, et de l’éthique de toutes les décisions
d’approvisionnement et d’impliquer les fournisseurs dans la réduction de leurs effets
négatifs ; de développer des relations avec le marché des offres qui soutient la
compréhension mutuelle de nos besoins et les capacités de nos fournisseurs, et d’assurer
de manière cohérente, la qualité, la disponibilité et la performance à un coût abordable.
Pour les plus amples informations sur Oxfam GB, veuillez consulter notre site Web:
http://www.oxfam.org.uk et
http://www.oxfam.org.uk/suppliers.
2. Déclaration des valeurs :
L’optimisation des ressources est une chose très importante pour Oxfam GB, car chaque
penny ou dollar économisé représente de l’argent que nous pouvons utiliser pour notre
travail humanitaire et de développement à travers le monde entier. Oxfam GB prend
également en considération les aspects suivants lorsqu’il porte son choix sur un fournisseur
privilégié.
Il s’agit de :
 la volonté pour ce fournisseur de se conformer à l’éthique et à la politique d’achat
d’Oxfam GB ;
 L’existence légale du fournisseur ou prestataire de service
 la qualité des produits et des services offerts;
 la qualité de service technique et pièces de rechange de secours offerts ;
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 la disponibilité et fiabilité des produits et services lui proposés en vente.
3. Politique d’achat et éthique d’Oxfam GB
Oxfam GB fonctionne avec une politique d’achat et éthique (EPP) recouvrant l’achat de
toutes les marchandises et de tous les services. Ceci est inclus dans le Code de conduite
que doivent observer les Fournisseurs et qui procure à Oxfam GB et ses fournisseurs, de
nombreuses normes relatives aux conditions d’utilisation de la main-d’œuvre, aux droits de
l’homme, aux impacts sur l’environnement et aux relations commerciales à travers la chaîne
logistique.
Oxfam attend de ses fournisseurs de preuve d’engagement envers les normes et principes
de la politique d’achat et éthique, l’évaluation et la gestion des risques dans la chaîne
logistique. Pour mener des activités avec Oxfam, il est impératif que vous vous confirmiez
aux normes et principes qu’il prône dans le Code de conduite auquel souscrivent ses
Fournisseurs.
Oxfam GB s’engage à travailler en collaboration avec des fournisseurs existants et futurs qui
acceptent d’observer scrupuleusement et de façon concrète et réaliste, sa politique en
matière d’achat et d’éthique en prenant en compte l’application des dispositions de la loi
locale. Cependant, une volonté de la part des fournisseurs de souscrire au Code de conduite
les concernant et d’effectuer systématiquement des perfectionnements qui sont en
conformité totale avec les normes publiées, fait partie intégrante des critères de sélection et
de retenue des fournisseurs par Oxfam.
4. Les exigences des produits ou services
De ce qui précède, Oxfam GB recherche des Agences d’Entretien, de réparation et de
maintenance aux spécifications ci-dessous décrites :
- Maintenir les installations du bureau de Kinshasa selon les exigences d’Oxfam GB
- Proposition d’un plan de maintenance (préventive, curative) de la climatisation, de
l'électrification, plomberie, étanchéité, réfections, peintures, remplacements d'objets divers
non conformes ou abimés
- Respect des normes d’hygiène et de sécurité dans les opérations sur site
- Garantir une assistance technique de manière permanente
- Qualité des services (Amélioration de la durée de fonctionnement et de vie des
équipements)
- Existence d'un service de conseil technique et de mise à jour par rapport à l’évolution de la
technologie
5. Invitation à la participation au Processus de l’appel d’offres
Cet Appel d’Offre est publié pour permettre à Oxfam GB de procéder à la sélection
judicieuse de fournisseur(s) privilégié(s) locaux capables [de fournir un service
d’entretien, de réparation et de maintenance de qualité dans le domaine de
l’électricité, de la plomberie, du froid (Climatisation, bâtiments, etc...].
Le(s) fournisseur(s) ainsi choisi(s) doit/doivent être à mesure de satisfaire toutes les
exigences des services [ci-dessus décrits] et ce, dans le délai souhaité par Oxfam GB
pour une période de deux années. Oxfam GB se réserve le droit de procéder au
remplacement uniquement des fournisseurs jugés incapables de satisfaire à ses besoins
dans les délais impartis ou dont le niveau des services s’avère insuffisant ou dont la
tarification devient anticoncurrentielle ou encore si le marché connait des changements
considérables auxquels Oxfam GB ne peut plus faire face.
Cet appel d’offres est donc émis dans le seul but d’obtenir des offres pour
l’approvisionnement des biens et/ou services répondant aux spécifications contenues dans
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ce document. Oxfam GB se réserve le droit de passer ou d’attribuer un contrat à l’issue de
cet appel d’offres. Il en est de même en ce qui concerne la résiliation de tout contrat conclu à
l’issue de cet Appel d’Offres, tel qu’indiqué dans les conditions générales du contrat. Les
soumissions retenues passeront un contrat officiel avec Oxfam GB, à relever au niveau de
Contrat de service.
La responsabilité du fournisseur est de s’assurer que son offre est complète et qu’elle
répond aux besoins d’Oxfam GB. Le non-respect de cette responsabilité peut entraîner tout
simplement le rejet de l’offre. Veuillez donc vous assurer que vous avez lu ce document avec
une attention soutenue et que vous avez bien répondu à toutes les questions posées.
6. Spécifications et exigences
Pour les spécifications concernant les Agences de transit et de déclarant en douane ainsi
requises, veuillez consulter l’Annexe C du présent Appel d’Offre, traitant de la liste relative
aux prix.
En termes des exigences, les Fournisseurs devront au regard de la législation en matière de
commerce en vigueur dans leurs pays respectifs, remplir les conditions suivantes :
Il s’agit de :
 L’autorisation ou l’agrément pour exercer la fonction de Services d’entretien, de
réparation et de maintenance
 L’Existence légale de leurs Entreprises respectives (N° DE Registre de Commerce,
etc.) ;
 L’Existence physique de leurs Entreprises respectives (adresse physique, adresse
mail, numéro de contact ou Fax) ;
 Paiement des taxes et impôts fiscaux (Attestations fiscales livrées par la DGI) ;
7. Niveau des dépenses d’Oxfam GB sur [les services d’Entretien, Réparation et
Maintenance]
Aucune donnée pour ce service n’est précisée.
8. Tarification/détails des prix
Pour les détails concernant cette rubrique, nous vous référons à l’Annexe B reprenant les
spécifications exigées pour les matériaux locaux de construction ainsi requis.
Concernant les prix, les Fournisseurs devront présenter la structure de leurs prix sans y
intégrer la TVA. En y intégrant la TVA, ils devront déterminer la proportion en pourcentage
qui représente cette dernière.
9. Modalités de paiement
Les modalités de paiement standard d’Oxfam GB sont dans les 30 jours suivant la réception
de la facture des Marchandises ou des Services ainsi offerts.
10. Information additionnelle
Ce point traite de la liste des pièces justificatives qu’Oxfam exige des fournisseurs.
Il s’agit notamment de :
1. Trois références dont deux doivent provenir de clients de longue date d’au moins
trois ans (nom de la société, nom du contact et numéro de Téléphone).
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2. Taille de la base de données du client – avec une liste de vos clients principaux
comprenant toute organisation non gouvernementale (ONG) et les agences de
L’ONU.
3. Copies des états bancaires tenus au cours des deux dernières années. Ceci inclut le
Registre de Commerce, les Attestations fiscales livrées par la DGI, le compte des
profits et pertes et votre bilan.
11. Réponses.
Vos réponses seront destinées au : [Comité d’Appel d’Offre du Bureau d’Oxfam
GB/Kinshasa et déposées sous pli fermé à l’adresse suivante : Oxfam Grande
Bretagne, Croisement Av. Colonel Ebeya et Hôpital H1/1, Commune de la Gombé
|Kinshasa (DRC)], tous les jours ouvrables (du lundi au vendredi) de 8H00 à 16H00. Hâtezvous car la date limite du dépôt est fixée au 22 Avril 2015 à 16H00.
Pour toute information ou tout renseignement concernant cet Appel d’Offre, veuillez
contacter :
Félicien Mbanghi, Chargé des Achats d’Oxfam GB Kinshasa.
E-mail: [email protected]
N.B : Veuillez ne pas mentionner votre nom ou celui de votre société/Organisation ou encore
marquer quelconque signe sur l’emballage ou l’enveloppe extérieur de votre Offre.
12. Clause de non-responsabilité
Oxfam GB se réserve le droit de modifier les dates du calendrier.
Oxfam GB ne s’engage pas à accepter la soumission la plus basse ou une soumission
quelconque.
Oxfam GB n’est en rien responsable du coût de préparation de la réponse à un appel
d’offres.
13. Critères
Critères
Valeur Technique :
- Maintenir les installations du bureau de Kinshasa selon les
exigeances de Oxfam GB
- Proposition d’un plan de maintenance (préventive, curative) de
la climatisation, de l'électrification, plomberie, étanchéité,
réfections, peintures, remplacements d'objets divers non
conformes ou abimés
- Respect des normes d’hygiène et de sécurité dans les opérations
sur site
- Garantir une assistance technique de manière permanente
- Qualité des services (Amélioration de la durée de
fonctionnement et de vie des équipements)
- Existence d'un service de conseil technique et de mise à jours
par rapport à l’évolution de la technologie
Conformité à la loi des affaires en RDC :
- Présenter les documents administratifs, ainsi que ceux
Ponderation
[%]
40%
10%
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d'agreement.
Expérience du prestataire :
Présence d’un portefeuille des clients, références comprises :
Délais de prestation (Nbre d’heure d’intervention) :
Prix :
- Proposer un tarif compétitif qui reste inferieur au
soumissionnaire pour un niveau de qualité supérieur,
- Cout d'intervention réaliste en fonction de la capacité de payer
de l'entreprise,
- Terme de paiement et tarification acceptables.
10%
10%
10%
20%
Annexe A : Des documents
V
Oxfam GB
Liste des documents
1.
Appel d’offres pour [Services d’entretien et de maintenance]
2.
Annexe A – Calendrier des documents
3.
Annexe C – Calendrier des exigences/de l’offre
4.
Annexe D – Conditions générales d’achat d’Oxfam (édition 2 – Nov. 04)
6.
Annexe E – Conditions supplémentaires du contrat, le cas échéant.
Les documents suivants doivent être remplis et renvoyés avec votre offre:
L’« appel d’offres pour l’approvisionnement des [Services d’entretien et de maintenance] »,
avec d’autres pièces justificatives listées ci-dessus, vous a été envoyé pour vous fournir des
informations et de l’aide dans la préparation à votre réponse officielle.
Confirmation de votre intention à un appel d’offres et de la réception de l’exemplaire des
documents comme listés ci-dessus :
Je/Nous _______________________________________________________ pour et au
nom
de
__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(Nom et adresse de la société) avons reçu la copie de tous les documents listés ci-dessus et
avons/n’avons pas l’intention (rayer la mention inutile) de faire un appel d’offres pour son
examen avant la date de clôture de l’offre.
Signé_______________________________
Date__________________
Veuillez renvoyer un exemplaire de ce calendrier dûment rempli par retour du courrier
à l’attention de:
Page 6 sur 34
Monsieur Kader Diallo
Directeur National de la Logistique
Oxfam GB
Croisement des Avenues Colonel Ebeya et Hôpital N°H1/1 Ville de KINSHASA,
En République Démocratique du Congo,
E-mail : [email protected]
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Annexe B - Spécification
(Spécification du produit et /ou service, si non traité dans le document principal)
Rien à signaler.
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(Vous êtes libre d’utiliser votre formulaire si vous le voulez pour détailler les tarifs de vos
différentes prestations)
N.B. : A noter que tous les prix à fournir dans ce tableau seront fixés en dehors de la TVA. Si
la TVA est incluse dans les prix ainsi fixés, il faudra l’indiquer en déterminant sa proportion.
Le soumissionnaire prendra soin de renseigner sur :
1) la validité de prix de son offre et
2) les termes de paiement qu’il souhaite pour son offre.
En cas de volonté de consentement d’une remise, veuillez en déterminer le pourcentage.
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Annexe D – Conditions générales d’achat d’Oxfam
CONDITIONS GÉNÉRALES D’ACHAT D’OXFAM (ÉDITION 2 – Nov.) 04)
1
Interprétation
1.1
Dans ces conditions:
1.2
‘CONDITIONS’ signifie les conditions générales standard d’achat présentées dans ce
document et (à moins que le contexte ne l’exige autrement) inclut toutes conditions
générales spéciales convenues par écrit entre Oxfam et le Vendeur.
1.3
‘CONTRAT’ signifie le contrat pour la vente et l’achat des Marchandises, et
l’approvisionnement et l’acquisition des Services contenant les Conditions.
1.4
‘ADRESSE DE LIVRAISON’ signifie l’adresse indiquée sur la Commande.
1.5
‘MARCHANDISES’ signifie les marchandises (y compris toute livraison des
marchandises ou une partie d’entre elles) décrites dans la Commande.
1.6
‘COMMANDE’ signifie le bon de commande d’Oxfam auquel ces Conditions sont
annexées, que cette commande soit sous la forme d’une lettre, d’un courrier
électronique ou un autre document.
1.7
‘PRIXE’ signifie le prix des marchandises et/ou les frais pour les Services.
1.8
‘VENDEUR’ signifie la personne comme elle est décrite dans la Commande.
1.9
‘SERVICES’ signifie les services (le cas échéant) comme ils sont décrits dans la
Commande.
1.10
‘SPÉCIFICATION’ inclut tous plans, tous schémas, toutes données ou autres
informations concernant les Marchandises ou Services.
2
Base d’un achat
2.1
La Commande constitue une offre par Oxfam pour acheter des Marchandises et/ou
acquérir les Services sous réserve de ces Conditions et aucune Commande n’est
jugée acceptée jusqu’à ce que le Vendeur accepte soit expressément en donnant un
avis d’acceptation, soit implicitement en accomplissant la Commande, dans sa
totalité ou en partie.
2.2
Ces Conditions s’appliquent au Contrat à l’exclusion de toutes autres conditions
générales faites à un moment donné par le Vendeur, y compris (et sans limitation),
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toutes conditions jointes à un devis, un accusé de réception ou une acceptation de la
commande quelconque.
2.3
Aucune variante des Conditions n’est applicable à une telle Commande donnée,
expressément acceptée par écrit par Oxfam.
2.4
Ces Conditions et toutes spécifications et exigences écrites d’Oxfam doivent
constituer l’accord entier entre les parties aux présentes quant au sujet du Contrat et
remplacent tous les accords écrits ou oraux précédents ainsi que toutes les
représentations par rapport aux présentes, à condition que rien dans cette clause ne
limite la responsabilité d’une partie pour une déclaration frauduleuse.
3
Spécifications
3.1
La quantité, qualité et description des Marchandises et des Services doivent, sauf
telles que stipulées dans ces Conditions, être spécifiées dans la Commande et/ou
toute Spécification applicable fournie par Oxfam au Vendeur ou convenue par écrit
par Oxfam.
3.2
Toute Spécification fournie par Oxfam au Vendeur, ou produite tout spécialement par
le Vendeur pour Oxfam en rapport avec le Contrat, avec le copyright, les droits de
conception et tout autre droit de propriété intellectuelle dans la Spécification, est la
propriété exclusive d’Oxfam. Le Vendeur ne doit pas divulguer à un tiers ni utiliser
une telle Spécification, sauf dans la mesure où cela est ou devient le domaine de la
notoriété publique sans aucune faute de la part du Vendeur, ou tel que demandé aux
fins du Contrat.
3.3
Le Vendeur doit respecter tous les règlements applicables et autres exigences
judiciaires concernant la fabrication, l’emballage, le conditionnement, le transport et la
livraison des Marchandises et la performance des Services.
3.4
Les Marchandises doivent être marquées selon les instructions d’Oxfam ainsi que
tous règlements et exigences applicables du messager, et doivent être correctement
emballées et sécurisées de façon à atteindre leur destination intacte dans le cours
ordinaire du courrier.
4
Prix des Marchandises et des Services
4.1
Le Prix des Marchandises et des Services doit être indiqué dans la Commande et,
sauf indication contraire, doit être:
4.1.1
Sans la moindre taxe sur la valeur ajoutée applicable (qui doit, si elle est
applicable, être payable par Oxfam sous réserve du reçu d’une facture de
TVA) ; et
4.1.2
Tous frais compris pour l’emballage, le conditionnement, l’expédition, le
transport, l’assurance et la livraison des Marchandises jusqu’à l’Adresse de
livraison ainsi que toute taxe, tout frais de douane et autres impôts compris.
4.2
Aucune augmentation du Prix ne doit être effectuée (que ce soit à cause de
l’augmentation des coûts de matériaux, de la main-d’œuvre ou des transports, de la
fluctuation des taux de change ou autre) sans le consentement préalable d’Oxfam
par écrit.
4.3
Oxfam a droit à toute réduction pour un paiement rapide, un achat en vrac ou un
volume d’achat habituellement accordé par le Vendeur, qu’il soit indiqué ou non dans
ses propres conditions générales de vente.
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5
Modalités de paiement
5.1
Le Vendeur a le droit de facturer Oxfam à la livraison des Marchandises ou de la
performance des Services, ou à tout moment après cela, selon le cas, et chaque
facture doit citer le numéro de la Commande.
5.2
Sauf indication contraire dans la Commande, Oxfam doit payer le Prix des
Marchandises et des Services dans les 30 jours après la fin du mois où Oxfam reçoit
une facture appropriée, ou si postérieure à cela, après acceptation des Marchandises
ou Services en question par Oxfam.
5.3
Oxfam a le droit de déduire du Prix toutes sommes dues à Oxfam par le Vendeur.
6
Livraison
6.1
Les Marchandises doivent être livrées port payé jusqu’à, et les Services doivent être
exécutés à l’Adresse de livraison à la date ou dans les limites de la période indiquée
sur la Commande, dans les deux cas au cours des heures habituelles d’ouverture
d’Oxfam.
6.2
Le Vendeur doit s’assurer que la livraison est accompagnée d’un bon de livraison qui
indique, entre autres choses, le numéro de Commande, la date de la Commande, le
nombre de colis et leur contenu et, dans le cas d’une livraison partielle (si spécifiée
dans la Commande), le solde impayé restant à livrer.
6.3
L’heure de la livraison des Marchandises et de la performance des Services
représente l’essentiel du Contrat.
6.4
Si les Marchandises ou Services ne sont pas livrés à l’échéance, sous toutes
réserves de tout autre droit qu’elle aurait, Oxfam se réserve le droit;
6.4.1
D’annuler le Contrat dans sa totalité ou en partie;
6.4.2
De refuser d’accepter toute livraison ultérieure des Marchandises ou
Services que le Vendeur tentera d’effectuer;
6.4.3
De recouvrer du Vendeur toute dépense raisonnablement encourue par
Oxfam pour l’obtention de marchandises ou services de substitution de la
part d'un autre fournisseur quelconque; et
6.4.4
De réclamer des dommages suite à la non-livraison des Marchandises ou
de la non-exécution des Services de la part du Vendeur à l’échéance.
6.5
Lorsque Oxfam convient par écrit d’accepter la livraison des Marchandises ou
l’exécution des Services par versements, le Contrat est interprété comme un contrat
unique et non comme plusieurs d’entre eux. Néanmoins, la non-livraison par le
Vendeur d’un seul des versements donne le droit à Oxfam, à son gré, de traiter le
contrat dans son intégralité comme rejeté.
6.6
Le Vendeur doit fournir l’emballage qui est nécessaire à la livraison des
Marchandises à ses propres frais. Oxfam n’est pas tenu de renvoyer le moindre
emballage ni matériaux de conditionnement au Vendeur pour les Marchandises, que
des Marchandises quelconques soient acceptées ou non par Oxfam.
6.7
Le Vendeur doit rendre Oxfam, à la demande de cette dernière, toute assistance pour
obtenir les permis, licences et approbations donnés qu’Oxfam peut réclamer pour
l’exportation et/ou l’importation des Marchandises et, le cas échéant, pour leur transit
à travers tout pays.
Page 12 sur 34
6.8
Si les Marchandises livrées à Oxfam sont supérieures aux quantités commandées,
Oxfam n’est pas tenue de payer l’excédent et tout excédent est et demeure au risque
du Vendeur et doit être consigné aux frais du Vendeur.
6.9
Oxfam a le droit de rejeter toutes Marchandises livrées qui ne sont pas en conformité
avec le Contrat, et n’est pas jugé avoir accepté de Marchandises jusqu’à ce que
Oxfam ait bénéficié de suffisamment de temps pour les inspecter suite à la livraison,
ou, si postérieur à cela, dans les limites d’une durée de temps raisonnable après que
toute anomalie cachée dans les Marchandises devient évidente.
7
Code d’achat éthique/de conduite pour les fournisseurs (« le Code »)
7.1
Il est impératif, si vous menez une activité avec Oxfam, que vous acceptiez la
responsabilité des conditions de main-d’œuvre, de droits de l’homme et de
l’environnement sous lesquelles les produits sont fabriqués et les services fournis.
Par l’acceptation de ce contrat, le Vendeur confirme, ou convient de tendre vers les
normes et principes du Code de conduite pour les Fournisseurs, à la fois en rapport
avec la performance de cet accord et tout autre accord passé entre le Vendeur et un
tiers à propos de l’approvisionnement des marchandises ou services par le Vendeur.
7.2
Le Vendeur doit périodiquement communiquer le contenu du, et les exigences pour
conformité au, Code de conduite pour les Fournisseurs au personnel, fournisseurs,
sous-traitants et travailleurs à domicile, et doit surveiller et appliquer une telle
conformité. Le Vendeur doit signaler les progrès effectués dans la mise en œuvre du
Code à Oxfam sur demande, et doit entreprendre d’informer Oxfam de toute violation
importante des normes dans l’activité du Vendeur ou dans la chaîne logistique qui
devient connue ou qui est signalée par un tiers crédible au Vendeur au cours de la
relation.
7.3
Toute violation sérieuse du Code ou tout refus de mettre en œuvre l’action corrective
recommandée entraînera une révision de la relation commerciale et pourra mener à
la résiliation de commandes ultérieures.
7.4
Oxfam convient à son tour de prendre la loi locale et son application en considération
et de travailler en collaboration avec vous afin de répondre aux objectifs d’une
amélioration continue.
8
Risque et propriété
8.1
Le risque de dommages ou de perte des Marchandises demeure avec le Vendeur et
passe à Oxfam lors de la livraison totale et correcte à Oxfam, selon la Clause 6.
8.2
La propriété des Marchandises doit passer à Oxfam à la livraison selon la Clause 6, à
moins que le paiement des Marchandises ne soit effectué avant la livraison,
lorsqu’elle passe à Oxfam, une fois que le paiement a été effectué.
8.3
Utilisation du nom d’Oxfam:
8.4
Le Vendeur ne peut pas utiliser le nom d’Oxfam à quelque fin que ce soit au-delà de
la performance des obligations du Vendeur envers Oxfam, à moins que le Vendeur
n’ait d’abord obtenu un consentement écrit pour son utilisation de la part de l’Unité
des médias d’Oxfam.
8.5
La volonté de poursuivre la conformité avec la politique d’achats éthique d’Oxfam
n’implique pas l’adhésion d’Oxfam à la nature éthique de l’activité du Vendeur.
Aucune déclaration de la sorte ne doit être faite.
Page 13 sur 34
9
Confidentialité
9.1
Toutes les informations concernant l’activité, les affaires, les produits, le savoir-faire
des secrets commerciaux, le personnel, les clients et les fournisseurs d’Oxfam, qui
peuvent raisonnablement être considérés comme informations confidentielles (quel
que soit le format ou le support), doivent être appelés ci-après « Informations
confidentielles ». Le Vendeur entreprend de ne pas divulguer, directement ou
indirectement, toute Information confidentielle que le Vendeur peut acquérir de
quelque manière que ce soit, et le Vendeur entreprend en outre d’utiliser toutes les
Informations confidentielles divulguées au Vendeur exclusivement pour la provision
des Marchandises ou Services.
9.2
Exceptions à la confidentialité: Les provisions de cette Clause 8 ne doivent pas
s’appliquer au Vendeur quant à toute information:
9.2.1
Que le Vendeur peut prouver avec document à l’appui produit à Oxfam
sous les 28 jours de divulgation que de telles Informations confidentielles
étaient déjà en la possession du Vendeur avant leur divulgation au
Vendeur dans le cadre de ce Contrat;
9.2.2
Qui est disponible au Vendeur au moment de la divulgation ou qui devient
ultérieurement disponible au public autrement que par un acte ou
manquement quelconque du Vendeur;
9.2.3
Qui est divulguée au Vendeur comme question de droit par un tiers ;
9.2.4
Qui est développée par le Vendeur directement ou indirectement sans
dépendance à la divulgation des Informations confidentielles par Oxfam;
10
Assurance et responsabilité
10.1
Le Vendeur doit avoir et maintenir en vigueur la responsabilité publique, la
responsabilité des produits et les assurances responsabilité civile de l’employeur que
les assurances doivent indemniser Oxfam en case de réclamation ou d’instances.
Une telle couverture d’assurance doit être pour une responsabilité ou perte dans le
cadre du Contrat ou la couverture minimum (le cas échéant) mentionnée dans la
Commande, quelle que soit la plus importante.
10.2
Le Vendeur doit fournir une copie de cette politique à la demande d’Oxfam.
10.3
Rien dans ce contrat ne doit fonctionner pour exclure ou limiter la responsabilité de
l’une des parties:
10.3.1
Pour le décès ou le dommage corporel causé par négligence;
10.3.2
Pour la violation des obligations survenant de la Section 12 de la « Sale of
Goods Act » (Loi sur la vente des marchandises) de 1979 ;
10.3.3
Pour fraude.
10.4
La responsabilité totale d’Oxfam dans un contrat, délit (y compris et sans limitation la
négligence) ou autre, en rapport avec ou provenant du Contrat, doit se limiter au Prix.
11
Garantie et indemnités
11.1
Le Vendeur garantit à Oxfam que les Marchandises:
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11.1.1
Sont de qualité satisfaisante (dans le sens de la « Sale of Goods Act
1979 » (Loi sur la vente des marchandises) telle qu’elle est modifiée) et
sont aptes à toute fin que le Vendeur décide, ou manifestées au Vendeur
par écrit au moment où la Commande est placée;
11.1.2
Sont exemptes d’anomalies au niveau de la conception, des matériaux et
de la fabrication;
11.1.3
Correspondent à tout spécification ou échantillon approprié; et
11.1.4
Sont conformes aux exigences et règlements exécutoires concernant la
vente des Marchandises.
11.2
Le Vendeur garantit à Oxfam que les Services sont effectués par un personnel
qualifié et formé de façon appropriée, avec la prudence et la diligence nécessaire et
selon des normes élevées de qualité, tel qu’Oxfam peut raisonnablement s’y attendre
en toutes circonstances.
11.3
L’approbation d’Oxfam des conceptions fournies par le Vendeur ne relève pas le
Vendeur de ses obligations ni de ses responsabilités sous ces Conditions.
11.4
Les garanties du Vendeur contenues dans cette Clause 11 s’étendent à toute
anomalie ou non-conformité survenant ou se manifestant dans les deux ans qui
suivent la livraison ou lorsque cela est applicable à toute période de temps spécifiée
dans la Commande.
11.5
Sous réserve de tout autre recours, si des Marchandises ou Services ne sont pas
fournis ou effectués selon le Contrat, Oxfam a alors le droit:
11.5.1
D’exiger du Vendeur de réparer les Marchandises ou de fournir des
Marchandises ou Services de remplacement aux risques et frais du
Vendeur, selon le Contrat dans les sept jours; ou
11.5.2
À la seule discrétion d’Oxfam, et qu’Oxfam ait ou non demandé auparavant
au Vendeur de réparer les Marchandises ou de fournir des Marchandises
ou Services en remplacement, de traiter le Contrat comme résilié par
l’inexécution du Vendeur et de réclamer le remboursement de toute partie
du Prix qui n’a pas été payé.
11.6
Si le Vendeur refuse ou manque de rectifier ou de remplacer rapidement de telles
Marchandises lorsque Oxfam le demande, Oxfam peut elle-même, ou pas le biais
d’un agent, d’un sous-traitant ou autre, rectifier ou remplacer de telles Marchandises
et le Vendeur convient de rembourser Oxfam pour les coûts encourus de ce fait. Les
Marchandises rectifiées ou remplacées sont sujettes aux Conditions de la même
manière que celles livrées à l’origine aux termes des présentes.
11.7
Toutes les garanties doivent réchapper de l’acceptation et du paiement.
11.8
Le Vendeur doit totalement indemniser Oxfam pour une responsabilité, une perte,
des dommages, des coûts et des dépenses quelconques (y compris les frais et
dépenses professionnels et de justices) attribués à, encourus, ou payés par Oxfam
suite à ou en rapport avec :
11.8.1
La rupture, la performance négligente ou la non-performance du Contrat
par le Vendeur en relation avec les biens et services;
11.8.2
La violation de toute garantie donnée par le Vendeur par rapport aux
Marchandises ou Services;
Page 15 sur 34
11.8.3
Toute revendication que les Marchandises transgressent, ou que leur
importation, utilisation ou revente transgressent, le brevet, le copyright, le
droit de conception, la marque de commerce ou autres droits de propriété
intellectuelle de toute autre personne, sauf dans la mesure où la
revendication provient directement de la conformité à toute Spécification
fournie par Oxfam;
11.8.4
Toute responsabilité selon la Loi sur la protection du consommateur de
1987 quant aux Marchandises;
11.8.5
Tout acte ou omission du Vendeur ou de ses employés, agents ou soustraitants pour l’approvisionnement, la livraison et l’installation des
Marchandises, et
11.8.6
Tout acte ou omission d’un des membres du personnel du Vendeur en
rapport avec la performance des Services.
12
Résiliation
12.1
Oxfam a le droit à tout moment et pour quelque raison que ce soit, immédiatement
sur avis, de résilier le Contrat dans sa totalité ou en partie, après quoi tout travail sur
le Contrat doit être cessé et Oxfam doit payer le Vendeur une compensation juste et
raisonnable, comme convenue dans la Commande.
12.2
Oxfam a le droit à tout moment, sur avis, de résilier le Contrat dans sa totalité ou en
partie sans compensation de plein droit et sans instituer de poursuites judiciaires surle-champ si :
12.3
12.2.1
Le Vendeur commet une violation matérielle de l’une des Conditions; ou
12.2.2
le Vendeur a une ordonnance de faillite établie contre lui ou fait des
démarches ou un arrangement avec ses créanciers, ou autrement
bénéficie de toute provision exécutoire depuis le moment où elle est en
vigueur pour l’aide de débiteurs insolvables, ou convoque une réunion de
créanciers (qu’elle soit formelle non), ou dépose son bilan (que cela soit
volontaire ou obligatoire) à la réserve d’une liquidation volontaire solvable
dans le but unique d’une reconstruction ou d’une fusion, ou a un séquestre
judiciaire, un directeur, un administrateur ou un administrateur judiciaire
habilité à ses entreprises ou une partie d’entre elles, ou des documents
sont déposés à la Cour pour la désignation d’un administrateur du
Vendeur, ou un avis d’intention pour nommer un administrateur est donné
par le Vendeur, ses directeurs ou par le détenteur autorisé d’une charge
flottante (tel que défini dans le paragraphe 14 du Programme B1 de la Loi
sur l'insolvabilité 1986), ou une résolution est passée ou une pétition
présentée à une Cour quelconque pour la liquidation du Vendeur ou l’octroi
d’une ordonnance d'administration de la Cour quant au Vendeur, ou toutes
instances qui sont commencées concernant l’insolvabilité ou l’insolvabilité
possible du Vendeur, ou tout autre événement analogue dans le cadre des
lois de toutes autres juridictions ; ou
12.2.3
Le Vendeur cesse ou menace de cesser de poursuivre son activité; ou
12.2.4
La position financière du Vendeur se dégrade jusqu’à un tel point que selon
l’avis raisonnable d’Oxfam, la capacité du Vendeur à accomplir ses
obligations de façon adéquate dans le cadre du Contrat est en péril.
La résiliation du Contrat se présentant néanmoins, doit être sans préjudice aux droits
et recours des parties accumulés avant la résiliation. Les conditions qui ont
Page 16 sur 34
expressément ou implicitement un effet après résiliation doivent continuer à être
exécutoires nonobstant la résiliation.
13
Force Majeure
13.1
Dans ce Contrat, “Force majeure” signifie toute cause empêchant le Vendeur ou
Oxfam d’exécuter l’une de ses obligations ou la totalité d’entre elles par rapport aux
Marchandises ou Services, et qui provient de ou est imputable à des actes,
événements, omissions ou accidents allant au-delà du contrôle raisonnable de la
partie ainsi empêchée, y compris, sans limitation:
13.2
13.1.1
Des cataclysmes, une explosion, un incendie, une inondation, des
intempéries ou autres catastrophes naturelles;
13.1.2
Des grèves, des lock-out ou autres litiges industriels (autre que par
l’employé de la partie recherchant le bénéfice de cette Clause) ; ou
13.1.3
Une guerre, une émeute, des mouvements populaires.
Les points suivants ne doivent pas être interprétés comme cas de Force majeure:
13.2.1
La défaillance des fournisseurs ou sous-traitants du Vendeur;
13.2.2
La ventilation d’une usine ou d’une machinerie du Vendeur.
13.3
Si l’une des parties est empêchée ou retardée par Force majeure dans la
performance de l’une de ses obligations dans le cadre du Contrat, cette partie doit
rapidement prévenir l’autre en spécifiant la nature et l’étendue des circonstances
donnant lieu à une Force majeure et doit, sous réserve de servir les intérêts d’un tel
avis et de la Clause 13.5 ; n’a aucune responsabilité quant à la performance de ses
obligations, comme le sont les événements empêchés par Force majeure pendant la
continuation de tels événements, et pendant une période après qu’ils soient arrêtés,
comme cela est raisonnablement nécessaire pour cette partie, qui doit utiliser tous
les efforts raisonnables pour prévenir l’autre partie au terme de la Force majeure et
pour recommencer ses opérations affectées de façon à accomplir ses obligations
dans le cadre de ce Contrat.
13.4
Si l’une des parties est empêchée dans la performance de ses obligations suite à une
Force majeure pendant une période de temps continue dépassant quatre semaines,
l’autre partie peut mettre fin à cela à l’aide d’un avis raisonnable pour la partie ainsi
empêchée.
13.5
La partie revendiquant d’être empêchée ou retardée dans la performance de l’une de
ses obligations dans le cadre de ce Contrat en raison de Force majeure doit prendre
toutes les mesures nécessaires pour mettre fin à cette Force majeure ou trouver une
solution par laquelle le Contrat peut être exécuté malgré la continuation de la Force
majeure.
14
Affectation
14.1
Oxfam peut affecter, transférer ou sous-traiter ses droits et/ou obligations dans le
cadre du Contrat.
14.2
La commande est personnelle au Vendeur et le Vendeur ne doit pas affecter ni
transférer ni sous-traiter l’un de ses droits et/ou obligations dans le cadre du Contrat
sans le consentement préalable écrit d’Oxfam.
Page 17 sur 34
15
Généralités
15.1
Chaque droit ou recours des parties dans le cadre du Contrat est sans préjudice à
tout autre droit ou recours de cette partie, que cela soit dans le cadre du Contrat ou
non.
15.2
Tous les avis requis ou autorisés par ce Contrat doivent se faire par écrit et être
signés au nom de la partie donnant l’avis, être adressés à la partie le recevant et
envoyés par messager, courrier recommandé, télécopie, livraison personnelle ou
autres moyens reconnus de livraison, envoyés aux adresses respectives spécifiées
dans le Contrat. Les avis sont en vigueur à la date de réception par la partie à qui
l’avis a été donné, sauf quand l’avis est envoyé par télécopie, auquel cas il est jugé
avoir été reçu immédiatement à la transmission, à condition que l’envoyeur reçoive la
confirmation d’une transmission sans erreur.
15.3
Tout désistement doit être effectué par écrit. Aucun désistement par l’une des parties
n’est considéré comme désistement de toute violation ultérieure de la même
disposition ou de toute autre disposition du Contrat.
15.4
Si l’une des dispositions de ces Conditions est retenue par une Cour, un tribunal ou
un organisme administratif de juridiction, comme étant totalement ou partiellement
illégale, invalide ou non exécutoire, elle doit, dans la mesure d’une telle illégalité,
invalidité ou inexigibilité, être jugée séparable et le reste des dispositions du Contrat
ainsi que le reste de telles dispositions continuent en vigueur avec tous leurs effets.
15.5
Les parties n’ont pas l’intention que les moindres dispositions du Contrat soient
exécutoires, en vertu de la Loi sur les Contrats (Droits de tierces parties) 1999 ou de
tout autre tiers.
15.6
Le Contrat doit être régi par les lois d’Angleterre et le Vendeur convient de se
soumettre à la juridiction exclusive des tribunaux britanniques.
15.7
En cas de manque de cohérence quelconque entre ces Conditions et toutes autres
conditions générales de ce Contrat, ces Conditions doivent prévaloir.
15.8
Les en-têtes sont pour commodité uniquement et ne font pas partie de ce Contrat.
15.9
Toute référence dans les Conditions à une loi ou disposition de loi doit être
interprétée comme référence à cette loi ou disposition, comme elle a été modifiée,
remise en vigueur ou prolongée au moment opportun.
Page 18 sur 34
Annexe E – Politique d’achat éthique d’Oxfam GB
V
Oxfam GB
POLITIQUE D’ACHAT ÉTIQUE
La politique d’Oxfam GB est de s’efforcer d’acheter des marchandises et services qui:
a) Sont produits et livrés selon des conditions qui n’impliquent pas l’abus ni
l’exploitation d’une personne quelconque;
b) Ont l’impact le moins négatif sur l’environnement.
De telles considérations feront partie de l’évaluation et des critères de sélection pour toutes
les marchandises et tous les services achetés par Oxfam GB.
En outre, Oxfam GB cherchera des sources alternatives lorsque le comportement des
fournisseurs violera manifestement le droit fondamental des bénéficiaires prévus
d’Oxfam GB et qu’aucune bonne volonté ne se manifeste pour aborder la situation dans les
limites raisonnables d’une période de temps donné ; ou lorsque les sociétés de la chaîne
logistique sont impliquées dans la fabrication ou la vente d’armes avec des méthodes qui
sont inacceptables pour Oxfam GB.
BUT
Le but de la politique est de:
a) Promouvoir de bonnes normes environnementales et du travail dans les chaînes
logistiques de
Oxfam GB
b) Protéger la réputation d’Oxfam GB.
CODE DE CONDUITE POUR LES FOURNISSEURS
Les Fournisseurs adoptant ce Code de conduite doivent s’engager à une amélioration
continue qui vise à la conformité des normes spécifiées environnementales et du travail, à la
fois dans leurs propres sociétés et dans celles de leurs fournisseurs.
A.
NORMES DU TRAVAIL
Les normes du travail de ce code sont basées sur les conventions de l’Organisation
internationale du Travail (OIT).
Les emplois sont librement choisis: - * Aucun travail en milieu carcéral n’est forcé, sous
contrôle ou involontaire. * Les travailleurs ne sont pas tenus de déposer leurs
« cautionnements » ni leurs papiers d’identité auprès de leur employeur et sont libres de le
quitter après un préavis raisonnable.
La liberté d’association et le droit à la négociation collective sont respectés: - * Les
travailleurs, sans aucune distinction, ont le droit d’adhérer à des syndicats ou d’en former,
selon leur propre choix et de négocier collectivement. * L’employeur adopte une attitude
ouverte vis-à-vis les activités légitimes des syndicats. * Les représentants des travailleurs ne
sont pas victimes d’une discrimination et peuvent exécuter leurs fonctions de représentants
sur leur lieu de travail. * Lorsque le droit à la liberté d’association et la négociation collective
sont limités par la loi, l’employeur facilite et n’entrave pas le développement de moyens
parallèles pour une association et une négociation indépendantes et libres.
Page 19 sur 34
Les conditions de travail sont sures et hygiéniques: - * Un environnement du travail sûr
et hygiénique doit être fourni en tenant compte de la connaissance prédominante de
l’industrie et de tout danger spécifique. Des mesures adéquates doivent être prises pour
empêcher des accidents et des blessures provenant de, étant associés à, ou survenant au
cours du travail, en minimisant, autant que cela est raisonnablement faisable, les causes de
dangers inhérents à l’environnement du travail. * Les travailleurs doivent recevoir une
formation régulière et enregistrée pour la santé et la sécurité, et une telle formation doit être
répétée pour les nouveaux travailleurs ou ceux qui sont réaffectés. * Un accès à des toilettes
et de l’eau potable propres, et, le cas échéant, des installations sanitaires pour le stockage
des aliments doivent être fournies. * Le logement, lorsqu’il est fourni, doit être propre, sûr et
répondre aux besoins de base des travailleurs. *La société respectant les normes doit
attribuer la responsabilité en matière de santé et de sécurité à un représentant de la direction
générale.
Le travail des enfants ne doit pas être utilisé: - * Aucun nouveau recrutement de travail
pour enfants ne doit être effectué. * Les sociétés doivent développer ou participer et
contribuer aux politiques et programmes qui fournissent une transition pour tout enfant
trouvé à accomplir un travail pour enfants afin de lui permettre de suivre et de rester dans un
enseignement de qualité jusqu’à l’âge adulte. * Les enfants et les jeunes personnes de
moins de 18 ans ne doivent pas être employés la nuit ni dans des conditions dangereuses. *
Ces politiques et procédures doivent être conformes aux clauses des normes pertinentes de
l’Organisation internationale du Travail (OIT).
Les salaires minimums vitaux sont payés: - * Les salaires et prestations réglés pour une
semaine de travail standard répondent, au minimum, aux normes nationales légales ou aux
taux de salaire de référence de l’industrie, quel que soit le plus élevé des deux. Quoi qu'il en
soit, les salaires doivent toujours être suffisamment élevés pour répondre aux besoins de
base et procurer un revenu discrétionnaire. * Tous les travailleurs doivent recevoir des
informations écrites et compréhensibles sur leurs conditions d’emploi en ce qui concerne les
salaires avant de commencer leur emploi, ainsi que sur les précisions de leurs salaires pour
la période de paye concernée chaque fois qu’ils sont payés. * Les déductions de salaires en
tant que mesure disciplinaire ne sont pas permises et aucune déduction de salaire non
fournie par la loi nationale n’est permise, sans la permission expresse et informée du
travailleur concerné. Toutes les mesures disciplinaires doivent être enregistrées.
Les heures de travail ne sont pas excessives: - * Les heures de travail sont conformes
aux lois nationales et aux normes industrielles repère, quel que soit celle qui procure la
protection la plus grande. * En tout état de cause, les travailleurs ne doivent pas être tenus
de travailler régulièrement pendant plus de 48 heures pas semaine et doivent être attribués
au moins un jour de congé pour chaque période de 7 jours en moyenne. Les heures
supplémentaires doivent être volontaires, ne doivent pas dépasser 12 heures par semaine,
ne doivent pas être exigées régulièrement et doivent toujours être compensées à un taux
majoré.
Aucune discrimination n’est pratiquée: - * Il n’existe aucune discrimination d’embauche,
de compensation, d’accès à une formation, de promotion, de résiliation ou de retraite, basée
sur la race, la classe sociale, l’origine nationale, la religion, l’âge, l’incapacité, le genre, l’état
civil, l’orientation sexuelle, l’affiliation syndicale ou l’affiliation politique.
Un emploi régulier est offert: - * Autant que possible, le travail effectué doit être sur la base
d’une relation de travail reconnue qui est établie grâce à la loi nationale et son exercice. *
Les obligations envers les employés selon les lois et règlements du travail et de la sécurité
sociale qui se présentent avec une relation de travail régulier ne doivent pas être évitées par
le biais d’une conclusion de marché de main-d'œuvre seulement, une sous-traitance de
main-d’œuvre ou des accords de travail à domicile, ou par l’intermédiaire de régimes
d'apprentissage où il n’y a aucune intention réelle de transmettre des compétences ou de
fournir un emploi régulier. De telles obligations ne doivent pas non plus être évitées par un
usage excessif de contrats à durée déterminée.
Page 20 sur 34
Aucun traitement sévère ou inhumain n’est autorisé: - * Des abus ou disciplines
physiques, la menace d’un abus physique, un harcèlement sexuel ou autre, une violence
verbale ou autres formes d’intimidation sont interdits.
N.B. : L’élaboration des normes de l'OIT dans le code a été négociée par l’Initiative d'éthique
commerciale (ETI – Ethical Trading Initiative), une alliance de sociétés, des ONG et des
organisations syndicales, qui sont engagées à travailler ensemble pour identifier et
promouvoir des bonnes pratiques concernant la mise en œuvre de codes du travail ; voir
www.ethicaltrade.org.
B.
NORMES ENVIRONNEMENTALES
Les Fournisseurs doivent se conformer au minimum à toutes les exigences légales et
judiciaires concernant les impacts de leur activité sur l’environnement. Des normes détaillées
sur la performance sont une question pour les fournisseurs, mais elles doivent aborder au
moins les points suivants:
Gestion du gaspillage: - * Le gaspillage est réduit et les articles recyclés chaque fois que
cela est réalisable. Des contrôles efficaces du gaspillage quant à la pollution du sol, de l’air
et de l’eau sont adoptés. Dans le cas de matériaux dangereux, des plans d'intervention
d’urgence sont en place.
Emballage et papier: - * Une utilisation excessive et inutile de matériaux est évitée et des
matériaux recyclés utilisés chaque fois que cela est approprié.
Conservation: - * Les processus et activités sont surveillés et modifiés selon les cas pour
garantir la conservation des ressources rares, y compris l’eau, la flore et la faune ainsi que
les terres productives dans certaines situations.
Utilisation d’énergie: - * Tous les procédés de production et de livraison, y compris
l’utilisation de chauffage, ventilation, éclairage, systèmes informatiques et transport, sont
basés sur le besoin d’optimiser l’utilisation d’une énergie efficace et de réduire les émissions
nuisibles.
C.
COMPORTEMENT COMMERCIAL
Le comportement du fournisseur ne doit pas violer les droits fondamentaux des bénéficiaires
prévus d’Oxfam GB. Le fournisseur ne doit pas être impliqué :
1. dans la fabrication d’armes ;
2. dans la vente d’armes à des gouvernements qui violent systématiquement les droits de
l’homme de leurs citoyens ; ou là où il existe un conflit armé ou des tensions majeures
internes ; ou là où la vente d’armes peut mettre la paix et la sécurité de la région en péril.
PRINCIPES D’EXPLOITATION POUR OXFAM GB ET SES FOURNISSEURS
La mise en œuvre du Code de conduite pour les Fournisseurs doit être une responsabilité
partagée entre Oxfam GB et ses fournisseurs, et être informée par un certain nombre de
principes d’exploitation qui sont révisés par périodes.
Oxfam GB effectuera les points suivants:
1.
Attribuer la responsabilité d’assurer la conformité au Code de conduite à un cadre
dirigeant.
2.
Communiquer ses engagements envers le Code de conduite à ses employés, ses
partisans et ses donateurs, ainsi qu’à tous les fournisseurs des marchandises et services.
Page 21 sur 34
3. Rendre les ressources humaines et financières appropriées accessibles pour répondre à
ses engagements annoncés, y compris la formation et les directives pour le personnel
concerné.
4. Fournir des conseils et un soutien non financier raisonnable aux fournisseurs qui
cherchent véritablement à promouvoir et mettre en œuvre les normes du Code dans leur
propre activité et dans les chaînes logistiques appropriées avec les ressources
disponibles.
5. Adopter des méthodes et des systèmes appropriés de surveillance et de vérification pour
la réalisation des normes.
6. Chercher à optimiser l’effet bénéfique des ressources disponibles, par ex. en collaborant
avec d’autres ONG et en donnant la priorité aux lieux de non-conformité les plus
probables.
7. Signaler les progrès effectués chaque année dans la mise en œuvre du Code dans la
gestion d’entreprise d’Oxfam GB, l’Initiative d'éthique commerciale (ETI – Ethical Trading
Initiative), le Groupe des achats interinstitutions et autres parties prenantes, comprenant
le personnel, les fournisseurs et les donateurs.
Oxfam GB attend de ses fournisseurs les points suivants:
1. Accepter la responsabilité des conditions de la main-d’œuvre et de l’environnement sous
lesquelles les produits sont fabriqués et les services fournis. Ceci inclut tout travail sous
contrat ou sous-traité et celui effectué par des travailleurs à domicile ou autres.
2. Attribuer la responsabilité pour la mise en œuvre du Code de conduite à un cadre
dirigeant.
3. Faire une déclaration écrite d’intention concernant la politique de la société par rapport
au Code de conduite et la façon dont elle sera mise en œuvre, si Oxfam GB le demande,
et communiquer cette information au personnel et aux fournisseurs ainsi qu'à Oxfam GB.
4. Signaler les progrès effectués chaque année dans la mise en œuvre du Code, soit en
décrivant les mesures prises pour réaliser la déclaration d’intention, soit en remplissant un
questionnaire, comme Oxfam GB le demande.
Les deux parties devront:
1. Réclamer la cessation immédiate de violations sérieuses du Code, et, si celles-ci
persistent, mettre fin à cette relation commerciale.
2. Chercher à s’assurer que tous les employés ont conscience de leurs droits et sont
impliqués dans les décisions qui les affectent.
3. Éviter toute discrimination contre les entreprises se trouvant dans des pays en voie de
développement.
4. Reconnaître le texte officiel et l’inspection des normes du lieu de travail, ainsi que les
intérêts des syndicats légitimes et autres organisations représentatives.
5. Demander un arbitrage en cas de litiges non résolus.
QUALIFICATIONS POUR LES INSTRUCTIONS GÉNÉRALES
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L’impératif humanitaire est primordial. Lorsque la vitesse de déploiement est essentielle pour
sauver des vies, Oxfam GB achète les marchandises et services nécessaires auprès de la
source disponible la plus appropriée.
Oxfam GB ne peut accepter ni des augmentations de coûts incontrôlés, ni des baisses de la
qualité. L’organisation accepte des coûts internes appropriés, mais travaille en collaboration
avec ses fournisseurs pour réaliser les normes éthiques requises avec l’absence
d’augmentation des coûts ou de réduction de la qualité, autant que possible.
Page 23 sur 34
Annexe G – Questionnaire des Fournisseurs d’Oxfam GB
Questionnaire des Fournisseurs d’Oxfam GB
Merci d’avoir rempli ce formulaire que nous demandons à tous nos fournisseurs de remplir. Les
parties A et B doivent être remplies et signées par votre Directeur financier. Les parties C, D & E
doivent être remplies et signées par un cadre dirigeant responsable de la gouvernance d'entreprise et
de l’éthique. Pour visualiser la politique d’achat éthique d’Oxfam et le Code de conduite pour les
Fournisseurs, veuillez consulter www.oxfam.org.uk/suppliers.
Renvoyer ce formulaire rempli au membre du personnel d’Oxfam avec qui vous avez un contact
principal.
Nom
Département
Lieu du bureau
Partie A : Vos coordonnées commerciales
1. Veuillez fournir le nom de votre activité et toute entreprise mère ou filiale.
2. Veuillez fournir l’adresse de votre activité, y compris le code postal.
Siège social
Adresse pour commandes (si
différente)
Adresse pour paiements (si
différente)
3. Veuillez fournir votre numéro de téléphone, de télécopie, votre adresse de courrier
électronique et site Web :
Téléphone
Télécopie
E-mail :
Site Web
4. Lieu des autres sites d’exploitation (nationaux et internationaux), leurs fonctions et le nombre
approximatif des employés. Joindre une liste complète si l’espace alloué est insuffisant.
Page 24 sur 34
5. Veuillez indiquer la nature de votre activité et vos produits/services principaux.
6. Veuillez fournir le numéro d’enregistrement de votre société, le nombre d’années en activité et
le numéro de TVA:
No d'enregistrement Nbre
d’années en activité :
Numéro de TVA :
7. Quel est le statut légal de votre activité?
Société publique à
responsabilité limitée
Organisme sans but lucratif
Commerçant
indépendant
Société fermée
Organisme gouvernemental
Indépendant
Partenariat
8a. Chiffre d’affaires en Livres sterling ou devise locale:
________
8b. Chiffre d’affaires de la partie de l’activité qui approvisionnerait Oxfam GB
________
8c. Activité d’Oxfam comme un % de 8b, si connu.
________
Partie B : Vos coordonnées bancaires
9. Veuillez fournir vos coordonnées bancaires, code guichet et numéro de compte bancaire, car
les comptes seront payés par transfert bancaire automatique, directement sur votre compte
bancaire. Si vous ne pouvez pas accepter de paiement par virement bancaire automatique et
que vous réclamez un paiement par chèque, veuillez laisser cet espace vide.
Nom de la banque et de la branche:
Code guichet:
Numéro de compte:
10. Si vous utilisez un agent d’affacturage, veuillez fournir son nom, son adresse et ses
coordonnées. Fournir
leurs coordonnées bancaires dans la section 9 ci-dessus.
Page 25 sur 34
11. Déclaration (à signer par le Directeur financier)
Je confirme que toutes les informations fournies sont exactes. Pour et au nom du fournisseur:
Signature
Nom
Poste
Date
Page 26 sur 34
Partie C : Vos normes d’exploitation
12. Nom et position de la personne responsable de la gouvernance d'entreprise/de l’éthique:
13a. Combien de personnes votre société emploie-t-elle? ________13b. % approximatif de
femmes_______
14a. Utilisez-vous des travailleurs à domicile pour une partie quelconque de votre activité?
Oui/Non
14b. Dans l'affirmatif, combien environ ? ___________
ils ?
14c. Quels processus réalisent-
15. Votre société a-t-elle l’une des politiques ou déclarations suivantes? Veuillez fournir des
copies:
Déclaration de qualité
Santé & Sécurité
Gestion de l’environnement
Égalité en matière de
promotions
Formation et
développement
éthique
Objectifs sociaux
Diversité
16a. Les employés sont-ils libres d’adhérer à un syndicat ou d’en former un ?
Oui/Non
16b. Avez-vous des employés appartenant à un syndicat ?
Oui/Non
17. Veuillez spécifier le(s) syndicat(s) que vous reconnaissez dans l’intention de négociation(s)
collective(s) :
18. Y a-t-il d’autres formes de représentations utilisées ? Dans l'affirmatif, veuillez donner des
détails :
Association du
personnel
Comité élu pour la santé et la sécurité
Comité
d’entreprise
Coopérative des
travailleurs
Actionnariat des employés
Autre
19. Comment vous assurez-vous que vos employés ont conscience de leurs droits ?
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Contrats écrits
Manuel d’accueil
Intranet
Autre
Panneaux d’affichage
du personnel
20. Veuillez indiquer les méthodes avec lesquelles vous consultez les employés pour les
décisions qui les affectent et vous obtenez leurs commentaires ou idées :
Réunions
Enquêtes
Boîte à suggestions
Autre
21. Combien les travailleurs les moins bien payés gagnent-ils par rapport au salaire minimum ?
22. Y a-t-il quelqu’un qui est payé à la pièce ?
Oui/Non
23. Quelles sont les heures de travail normales hebdomadaires pour vos employés ?
________________
24. Les heures supplémentaires sont-elles volontaires ?
Oui
Nbre
Parfois
Sans objet, c.-à-d. aucune heure sup. de
travaillée.
25. Les heures sup. sont-elles payées à un taux majoré ?
Oui
Nbre
Congé donné à la place
Cela dépend des employés.
26. Quel est le plus jeune âge auquel quelqu’un peut être employé par la société ?
________
27. La société a-t-elle des normes d’exploitation reconnues pour les produits fournis à Oxfam ?
Qualité
Par ex.
ISO 9000
Environnement
Par ex.
ISO 14001
Main-d’œuvre
Par ex.
SA 8000
Formation
Par ex. « Investors in
People »
Certifié selon :
En cours pour
obtenir :
Autres normes :
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28. Y a-t-il quelqu’un de nommé comme responsable pour les problèmes en matière de santé et
de sécurité pour votre société ?
Oui/Non Donner des détails.
Des évaluations de risques en matière de santé et de sécurité ont-elles été réalisées l’an
dernier ?
Oui/Non Donner des détails.
29. La société a-t-elle fait réaliser un audit des normes du travail ?
détails.
Oui/Non Donner des
30. Votre société est-elle engagée dans la réalisation des normes du travail et de
l’environnement dans le
CODE DE CONDUITE POUR LES FOURNISSEURS
Oui/Non
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Partie D : Approvisionnement de la part de vos fournisseurs
31. Parmi les points suivants, quels sont ceux avec lesquels vous évaluez vos fournisseurs ?
Qualité
Finances
NORMES DU
TRAVAIL
Gestion
Environnement
Éthique commerciale
Production
32a. Avez-vous une Politique/un Code de conduite pour la recherche de
marchandises/services ?
Oui/Non
32b. Dans l'affirmatif, cela inclut-il les normes concernant : (veuillez joindre un exemplaire)
Main-d’œuvre
Éthique commerciale
Environnement
33. Comment évaluez-vous vos fournisseurs ? Veuillez fournir davantage de détails dans
l’espace prévu.
Questionnaires
Visites
Audits
34. La fabrication des marchandises que vous fournissez est-elle entreprise dans l’un des lieux
listés dans la section A ?
Oui/Non/ S/O
En cas contraire, veuillez indiquer le pays (et si possible la région du pays) dans lequel les
marchandises sont
fabriquées, avec le type des marchandises concernées.
35. Veuillez lister les composants principaux du produit et leur pays de fabrication. Vous pouvez
joindre une carte de la chaîne logistique.
36. Votre société est-elle engagée dans l’évaluation des risques du travail et de l’environnement
dans votre chaîne logistique ?
Oui/Non
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Partie E : Amélioration continue
37. Quels progrès votre société a-t-elle réalisé cette année concernant les normes suivantes :
Santé & sécurité, main-d’œuvre, environnement, gestion de la qualité ; et que ferez-vous
l’année prochaine ?
Progrès
a) dans votre
société :
Plan
Progrès
b) dans votre
recherche de
fournisseurs :
Plan
38. Déclaration (à signer par le cadre dirigeant responsable de la gouvernance d'entreprise et de
l’éthique)
Je confirme que toutes les informations fournies sont exactes. Pour et au nom du fournisseur :
Signature
Nom
Poste
Date
N.B. : Il existe des industries sur lesquelles Oxfam a mené des campagnes afin de souligner le mal
qu’elles occasionnent aux communautés pauvres. Si votre société, ou toute entreprise mère ou filiale,
est une implication quelconque dans la production ou la vente d’armes, les produits pharmaceutiques,
les préparations pour nourrissons ou les pesticides ; ou avec le secteur financière, veuillez en informer
votre contact à Oxfam.
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À L'USAGE DU BUREAU SEULEMENT (L’acheteur doit remplir tous les cadres non grisés,
puis renvoyer le formulaire aux Comptes fournisseurs)
Dépenses annuelles prévues :
Moins de 5K GBP
Entre 5K GBP
ET 25K GBP
Plus de 25K
GBP
Moyenne
Faible
Note de risque éthique
Cote de
vulnérabilité
Évalué par
Nom
Date
Créé par :
Date
Élevée
Conditions de paiement
convenues (généralement
30 jours)
Type de produit ou service
fourni (voir notes
d’accompagnement pour liste
complète)
ID du vendeur :
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Annexe H – Politique d'approvisionnement d’Oxfam GB
V
Oxfam GB
Politique d’approvisionnement

Nous développons et adoptons des stratégies et processus optimums
d’approvisionnement qui réalisent une optimisation des ressources en fournissant
les marchandises, travaux et services qui répondent aux besoins d’Oxfam GB, et en
effectuant la cession d’excédents, d’actifs hors exploitation et du gaspillage.

Nous reconnaissons les impacts médicaux, environnementaux, éthiques et
relatifs à la sécurité de toutes les décisions d’approvisionnement, et nous
impliquerons nos fournisseurs pour aborder les problèmes qui peuvent survenir et
nous attendre à ce qu’ils nous assistent dans la réduction de tout effet négatif.

Nous développons des relations avec notre marché des offres qui sont les plus
appropriées pour obtenir une compréhension mutuelle de nos besoins et des
capacités de nos fournisseurs, ce qui assurera la cohérence de la qualité, de la
fiabilité, de la disponibilité et de la performance à un coût abordable.

Nous travaillons en partenariat avec des fournisseurs offrant un soutien approprié et
faisons des demandes concernant l’amélioration des normes qui sont raisonnables
et qui reflètent les circonstances appropriées.

Nous veillons à ce que nos exigences en matière d’offres soient définies de façon
adéquate et spécifiées avec un délai suffisant afin de permettre au marché des offres
de réagir à notre demande.

Nous veillons à ce que nos activités d’approvisionnement soient conformes à la
totalité des lois, règlements, conventions et accords internationaux et nationaux
applicables, qui sont en vigueur dans les pays où nos besoins sont fournis, et nous
veillons à ce que les exigences spécifiques liées aux offres de nos donateurs soient
respectées.

Nous ne nous engagerons pas dans la moindre activité avec nos fournisseurs ou
avec des acheteurs provenant d’autres organisations, qui pourrait être jugée
anticoncurrentielle ou en violation de toute obligation légale dans un pays ou une
région d’échanges commerciaux quelconque.

Nous veillons à ce que les paiements d’approvisionnement des marchandises, des
travaux et produits ou services soient effectués selon les conditions convenues au
moment où la transaction a été finalisée, sous réserve d'une conformité satisfaisante
à la commande d’origine.

Nous nous attendons à ce que nos fournisseurs gèrent leur propre base
d’approvisionnement de façon à ce que cela garantisse une sécurité
d’approvisionnement et qu’ils soient capables de répondre à nos attentes.

Nous ne mettons pas fins à des ententes ou des relations d’achats sans une
considération assurée de toutes les circonstances matérielles, une communication
appropriée et une notification envoyée au fournisseur.

Nous nous attendons à ce que le personnel réponde avec bienveillance aux erreurs
authentiques effectuées par les fournisseurs et ne les exploite pas. Lorsque des
erreurs sont produites avec nos propres clients, nous prendrons des mesures
correctives appropriées de manière aimable et opportune.
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
Nous nous attendons à ce que le personnel n’induise pas délibérément en erreur nos
fournisseurs, à ce qu'ils ne profitent pas d'erreurs authentiques que nos fournisseurs
effectuent et à ce qu’il prenne les mesures nécessaires pour remédier à la situation et
pour réduire l’impact d’une fausse information ou d’une erreur quelconque envers
Oxfam GB et nos fournisseurs.

Nous nous attendons à ce que le personnel agisse de manière impartiale et objective
dans toutes ses activités d’achats et qu’il maintienne des comptes-rendus écrits le
cas échéant, afin de prouver que ses actions sont justes et irréprochables.

Nous nous attendons à ce que le personnel déclare par avance tout intérêt
commercial ou autre qu’il peut avoir avec un fournisseur d’Oxfam GB et d’être
disposé à se retirer de ces transactions si nécessaire.

Nous nous attendons à ce que le personnel maintienne une norme d’intégrité
irréprochable dans toutes ses relations commerciales et de promouvoir les normes
de compétences professionnelles les plus élevées possible dans toutes ses activités
d’approvisionnement.

Nous nous attendons à ce que le personnel n’accepte pas de cadeaux personnels ni
autres documents, qui, individuellement ou cumulativement, peuvent être
raisonnablement déclarés comme aspirant à influencer la décision d’achat.

Nous nous attendons à ce que le personnel cherche à acheter des marchandises et
des services de manière étique, qui sont produits et livrés dans des conditions
n’impliquant pas l’abus ni l’exploitation de la moindre personne et qui ont l’impact le
moins négatif possible sur l’environnement.

Nous nous attendons à ce que le personnel gère les informations telles que les prix,
les salaires et autres informations sensibles ou confidentielles sur les fournisseurs de
manière appropriée.

Nous nous attendons à ce que le personnel soit conforme à la lettre et l’esprit de la
loi des pays dans lesquels il opère et avec lesquels Oxfam GB traite, ainsi que dans
toutes les obligations contractuelles encourues par Oxfam GB ou en son nom.
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Oxfam GB Invitation à un appel d`offres No : 002/KD/01/15

Transcription

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