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3.2 - Juillet 20
013
1
SOMMAIRE
1 PRINCIPES GENERAUX _____________________________________________ 3 1.1 Présentation _______________________________________________________ 3 1.2 Règles de sélection des Producteurs adhérents qui sont audités _______________ 4 1.3 Définitions générales _______________________________________________ 4 1.4 Définition des Lampes concernées _____________________________________ 5 1.4.1 Détermination qualitative des Lampes ______________________________ 5 1.4.2 Détermination quantitative des Lampes _____________________________ 7 1.5 Définition des EEE Pro concernés _____________________________________ 7 1.5.1 Détermination qualitative des EEE Pro _____________________________ 7 1.5.2 Détermination quantitative des EEE Pro ___________________________ 11 2 REALISATION DE L’AUDIT_________________________________________ 12 2.1 Conflit d’intérêt potentiel ___________________________________________ 12 2.2 Planning des audits ________________________________________________ 12 2.3 Définition des objectifs d’audits ______________________________________ 12 2.4 Réalisation du contrôle des processus opérationnels ______________________ 13 2.5 Réalisation du contrôle documentaire__________________________________ 13 2.6 Points d’audits observés ____________________________________________ 14 2.7 Compte rendu d’audit synthétique ____________________________________ 14 2
1
PRINCIPES GENERAUX
1.1
Présentation
Récylum est l’éco-organisme agréé par les Pouvoirs Publics pour la collecte et le
recyclage des déchets d’équipements électriques et électroniques :
ménagers de la catégorie 5 (lampes) depuis le 9 août 2006, ci-après les
« Lampes »
professionnels des catégories 5 (matériels d’éclairage), 8 (dispositifs médicaux)
et 9 (instruments de surveillance et de contrôle) depuis le 15 août 2012, ci-après
les « DEEE Pro »
Récylum a ainsi, pour objet, d’organiser en France la collecte et le recyclage des Lampes
usagées détenues par les particuliers et les professionnels, ainsi que des DEEE Pro du
bâtiment, de l’industrie, de la recherche et du médical, détenus par les professionnels.
Tous les Producteurs d’équipements relevant de son périmètre d’agrément peuvent
adhérer à Récylum et lui verser une redevance calculée sur la base des quantités
d’équipements mis sur le marché au cours de chaque année civile. Les déclarations sont
trimestrielles et annuelles dans le cadre de la procédure d’adhésion standard, et
uniquement annuelles dans le cadre de la procédure d’adhésion simplifiée.
Les Producteurs adhérents doivent, avant le 30 janvier de chaque année, adresser à
Récylum une déclaration annuelle des quantités d’équipements mis sur le marché au
cours de l’année précédente. Cette déclaration est certifiée exacte et sincère par un
commissaire aux comptes, ou à défaut un expert-comptable indépendant, ou le
représentant légal du Producteur adhérent.
Dans le cadre contractuel qui lie les Producteurs adhérents à Récylum, ces derniers ont
accepté de pouvoir être audités à tout moment par un auditeur désigné par Récylum (sauf
à avoir fait certifier leurs déclarations annuelles par un commissaire aux comptes).
L’auditeur mandaté par Récylum exercera une mission indépendante et sera soumis à
une obligation de confidentialité à l’égard de toutes les informations sur les Producteurs
adhérents dont il aura connaissance à l’occasion de l’exécution de sa mission.
Récylum a souhaité mettre en œuvre des audits dont l’objectif est double :

S’assurer que les règles de reconnaissance et de déclarations des équipements
concernés soient bien acquises ;
S’assurer de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations fournies par le
Producteur adhérent.
Par ces audits, Récylum entend, ainsi, contribuer à la sécurisation des quantités
d’équipements déclarées par le Producteur adhérent. En effet, outre l’obligation
réglementaire de contrôle de ses adhérents imposée à Récylum, le Producteur adhérent
peut se voir infliger, en cas de contrôle des autorités publiques, une amende
3
(contravention de 3ème ou 5ème classe) si des équipements mis sur le marché n’ont pas été
déclarés.
Ce manuel d’audit est conçu afin de permettre :

1.2
Une mise en œuvre facilitée des audits ;
Le respect du cadre de la mission confiée à Récylum dans le cadre de son
agrément par arrêté ministériel ;
Une utilisation pédagogique de l’audit.
Règles de sélection des Producteurs adhérents qui sont audités
Les Producteurs adhérents qui sont audités, chaque année, doivent être sélectionnés
selon des critères :

Aléatoires ;
Objectifs ;
Non contestables ;
Equitables ;
Transparents.
Par exemple, il ne doit être tenu compte ni de la taille de l’entreprise, ni des marques des
équipements vendus, ni d’aucune autre considération de marché.
La règle de sélection se fera de façon quantitative :

1 tiers gros éco-contributeurs ;
1 tiers moyens éco-contributeurs ;
1 tiers petits éco-contributeurs.
La sélection des Producteurs adhérents se fera par tirage au sort dans chacune des trois
catégories ci-dessus avec élimination de la liste, sur une durée de 5 ans, de plus de 90%
des Producteurs adhérents déjà sélectionnés, pour le(s) tirage(s) suivant(s) pour assurer
la rotation et l’exhaustivité des Producteurs adhérents audités.
Le tirage au sort sera réalisé par le cabinet d’audit à partir de la liste des Producteurs
adhérents à jour transmise par Récylum.
Indépendamment de ces règles de sélection qui doivent concerner plus de 90% des
audits, Récylum se réserve le droit de diligenter un audit chez tout Producteur adhérent
pour lequel il est nécessaire de préciser ou de sécuriser la procédure d’identification et
de déclaration des quantités d’équipements mis sur le marché.
1.3
Définitions générales
DEEE Pro : Déchets issus des EEE Pro.
4
EEE : On entend par équipements électriques et électroniques (EEE) les équipements
fonctionnant grâce à des courants électriques ou à des champs électromagnétiques, ainsi
que les équipements de production, de transfert et de mesure de ces courants et champs,
et qui relèvent de l’une des 10 catégories de la réglementation DEEE (cf. article R543172 du Code de l’environnement).
Ne sont pas considérés comme des EEE, les équipements qui :
Fonctionnent à des tensions supérieures à 1000 volts en courant alternatif et
1500 volts en courant continu ;
Sont conçus pour des utilisations exclusivement militaires ;
Sont couverts par une autre réglementation (par exemple la directive VHU Véhicules Hors d’Usage de type tourisme et fourgonnettes).
EEE Pro : EEE répondant cumulativement aux critères suivants :
Ils appartiennent à une des catégories d’équipements explicitement visées en
annexe III du contrat d’adhésion relatif à certains DEEE professionnels
(catégories 5 (Matériels d’éclairage), 8 (Dispositifs médicaux) et 9 (Instruments
de contrôle et de surveillance)) ;
Les déchets qui en sont issus sont assimilables à des déchets d’équipements
électriques et électroniques professionnels au sens de l’article R.543-173 du
Code de l’environnement.
Lampes : Lampes relevant de la catégorie 5 visée au I de l’article R543-172 du Code de
l’environnement.
Mise sur le Marché : Correspond à l’acte de livraison par son Producteur, à titre
onéreux ou gratuit, d’un équipement au premier client du Producteur. Lorsque le
Producteur est l’utilisateur d’un équipement, la mise sur le marché correspond à sa mise
à disposition interne.
Producteur : Toute personne qui fabrique, importe ou introduit sur le territoire national
à titre professionnel des équipements électriques et électroniques, sauf si ces
équipements sont vendus sous la seule marque d’un revendeur. Dans ce cas, le revendeur
est considéré comme Producteur.
Territoire national : France métropolitaine et les DOM/COM suivants : Guadeloupe,
Guyane, Martinique, Réunion, Saint-Martin, Saint-Pierre-et-Miquelon et Mayotte.
1.4
1.4.1
Définition des Lampes concernées
Détermination qualitative des Lampes
Une Lampe est une source construite en vue de produire un rayonnement optique, en
général visible. Une Lampe est un équipement qualifié de « consommable » : elle est
munie d’une interface mécanique et électrique (tel un culot), lui permettant d’être
facilement échangeable (à l’aide d’outils simples et couramment employés, tels des
tournevis ou pinces, et excluant le recours aux soudures, collages et sertissages) au cours
de la vie du produit qu’elle équipe.
5
A l’exception des ampoules à filament (ampoules à incandescence, halogènes, infra
rouge et tubes linolite), toutes les sources lumineuses remplaçables durant la vie de
l’équipement sur lequel elles sont montées, sont concernées.
Les Lampes mises sur le marché devant être déclarées sont :

Les Lampes destinées à la maintenance d’équipements existants (livrées en
l’état) ;
Les Lampes intégrées dans des équipements neufs ou d’occasion (luminaires,
bancs d’insolation UV, distributeurs de boissons, vitrines réfrigérantes, appareils
de projection, blocs autonomes de sécurité, aquariums,…).
De façon non exhaustive, les Lampes suivantes sont concernées :

Tubes fluorescents,
Lampes fluocompactes à alimentation incorporée,
Lampes fluocompactes à alimentation séparée,
Lampes à décharge,
Lampes à vapeur de mercure,
Lampes sodium à haute pression,
Lampes sodium à basse pression,
Lampes aux iodures métalliques,
Lampes et tubes à LED’s (ou à diodes électroluminescentes),
Lampes germicides,
Lampes ultraviolet,
Lampes à bronzer (type UVA et UVB),
Lampes à induction,
Lampes mixtes,
Tubes à décharge pour flash en photographie,
Lampes pour la reprographie (autre qu’à filament),
Lampes pour la projection (photo, vidéo, cinéma) (autre qu’à filament),
Lampes pour l’éclairage de scènes (théâtre, studio de prise de vues,…) (autre
qu’à filament),
Lampes électroluminescentes,
…
Les Lampes doivent être déclarées selon ces 4 sous-catégories :

Tubes fluorescents rectilignes
Lampes fluocompactes (avec et sans ballast)
Lampes à LED
Autres Lampes (iodure métallique, sodium, vapeur de mercure,…)
Les LED (diodes électroluminescentes) seules ne sont pas des Lampes, mais des
composants d’équipement (un luminaire, un téléviseur, etc…), qui seront traités en
même temps que tous les autres composants lors de la fin de vie de l’équipement. Elles
ne doivent donc pas être déclarées à Récylum.
Les Lampes concernées doivent avoir un marquage spécifique (« poubelle barrée »).
6
1.4.2
Détermination quantitative des Lampes
Les Lampes mises sur le marché doivent être déclarées en unités.
Les Lampes à déclarer sont les Lampes mises sur le marché depuis le 15 novembre 2006
(15 novembre 2007 dans les DOM/COM concernés), que les Lampes soient destinées au
marché professionnel ou au marché grand public.
La mise sur le marché correspondant à l’acte de livraison par son Producteur, à titre
onéreux ou gratuit, d’une Lampe au premier client du Producteur, les Lampes en stock
chez le Producteur adhérent ne sont pas à déclarer. Elles seront à déclarer au moment de
leur mise sur le marché. Il convient, donc, de prendre en compte le stock de Lampes lors
des déclarations.
A titre d’exemple, les Lampes qui sont reprises dans leur emballage d’origine par le
Producteur adhérent contre émission d’un avoir, et sont réintégrées dans le stock, ne sont
plus considérées comme des Lampes mises sur le marché. Ces Lampes ne sont pas à
déclarer à Récylum. Par contre, si les Lampes reprises sont détruites par le Producteur
adhérent, elles sont considérées comme mises sur le marché et doivent donc être
déclarées à Récylum.
Les Lampes livrées gratuitement à titre d’échantillon, doivent également être déclarées à
Récylum.
A titre d’information, l’éco-contribution doit être supportée pour toutes les Lampes
concernées en termes de typologie et qui sont mises sur le marché. L’éco-contribution
doit être facturée par le Producteur de la lampe à son premier client. Si ce premier
client est un professionnel qui va revendre cette lampe, ce dernier doit refacturer à son
propre client la même éco-contribution. La facturation de cette même éco-contribution
se fera, ainsi de suite, jusqu’au consommateur final qui peut être un professionnel ou un
particulier.
1.5
1.5.1
Définition des EEE Pro concernés
Détermination qualitative des EEE Pro
Sont considérés comme des équipements professionnels ceux qui du fait de leur nature
ou à défaut, de leur circuit de commercialisation, sont destinés exclusivement aux
professionnels.
Le Producteur est seul responsable de la détermination du statut (ménager ou
professionnel) des équipements qu’il met sur le marché.
Les équipements professionnels pris en charge par Récylum relèvent des catégories 5
(matériels d’éclairage), 8 (dispositifs médicaux) et 9 (instruments de surveillance et de
contrôle) visées au I de l’article R543-172 du Code de l’environnement.
7
Les EEE Pro doivent être déclarés à Récylum selon les sous-catégories suivantes, listées
en annexe III du contrat d’adhésion :
Sous-catégorie
Catégorie
N°
Description (2)
Appareils d’éclairage intérieur et leurs alimentations (y compris
lorsqu’elles sont déportées) :
•
•
•
•
5.1
Appareils d’éclairage extérieur et leurs alimentations (y compris
lorsqu’elles sont déportées) :
Catégorie 5
Matériels
d’éclairage
Professionnels
•
•
•
•
•
•
Armatures industrielles et décoratives
Baladeuses
Chemins lumineux
Encastrés, plafonniers, appliques et suspensions (tertiaires, hospitalier et industriels
/ fonctionnels et décoratifs)
Hublots
Luminaires étanches
Luminaires tertiaires sur pied ou à poser
Projecteurs et spots d’éclairage décoratif et d’accentuation
Réflecteurs industriels et réglettes
Barrettes et bandes flexibles à diodes électroluminescentes (DEL / LED)
5.2
(1)
•
•
•
•
•
•
•
•
Appliques et hublots étanches
Eclairages routiers : luminaires de tunnels et lanternes (hors mât et crosse)
Eclairages mobiles de chantiers
Encastrés de sol et mur pour balisage et mise en valeur
Luminaires d’éclairage décoratif
Luminaires de balisage
Projecteurs d’éclairage sportif et d’espaces
Projecteurs de mise en valeur
Systèmes de gestion d’éclairage : (3)
5.3
•
•
Systèmes de gestion centralisée d’éclairage
Systèmes d’éclairage dynamique
Appareils d’éclairage de sécurité :
5.4
•
•
•
•
•
•
Blocs autonomes d’éclairage de sécurité (BAES)
Blocs autonomes d’éclairage de sécurité pour l’habitation (BAEH)
Blocs bi-fonction (BAES –BAEH)
Luminaires d’éclairage de sécurité sur source centrale (LSC)
Systèmes pour blocs autonomes d’éclairage de sécurité adressables (3)
Blocs autonomes portables d’intervention
Autres matériels d’éclairage à définir
(1) Equipements électriques et électroniques dont la fonction est de produire un rayonnement
lumineux, y compris les pièces nécessaires à leur fixation et à leur alimentation, à l'exclusion des
mâts pour les luminaires de voiries et des sources lumineuses elles-mêmes lorsqu'elles sont
facilement interchangeables en vue de leur remplacement au cours de la vie des équipements
qu'elles équipent.
Les sous-ensembles électriques des EEE, lorsqu’ils ne sont pas directement vendus en OEM à un
fabricant d’EEE (ex. : ballast vendu en OEM à un fabricant de luminaires), sont des EEE visés par
le présent Contrat.
(2) Liste des équipements visés non exhaustive.
(3) Unités centrales et déportées, capteurs, actionneurs et accessoires, hors câblage et matériel
bureautique.
8
Sous-catégorie
Catégorie
N°
Description (2)
Dispositifs médicaux fixes (plus de 250 kg) :
8.1
•
•
Scanners, IRM, pet scan, lithotripteurs, lasers de chirurgie oculaire …
Salle/table d’échographie, radiographie, radiographie panoramique,
mammographie, radiothérapie, fluoroscopie …
Dispositifs médicaux mobiles (de 50 à 250 kg) :
8.2
•
•
•
•
•
•
•
Mobiles de radioscopie peropératoire, radiographie, échographie, endoscopie …
Matériels d'assistance respiratoire, respirateur d'anesthésie …
Matériel de diagnostic ophtalmologique
Microscopes et robots chirurgicaux
Machine de dialyse et d'hémofiltration
Couveuses, incubateurs, lithotripteurs
Lecteurs de plaques radiographiques
Dispositifs médicaux portables (moins de 50 kg) :
•
•
•
8.3
Catégorie 8
•
Dispositifs
médicaux
professionnels
Mobiliers médicaux :
8.4
(hors produits
implantés ou
infectés)
•
•
•
Instruments chirurgicaux (unités de contrôle, moteurs, pièces à mains, câbles.…)
Dispositifs de monitorage
Pompes (insuline, assistance respiratoire, aspirateur chirurgical …), centrifugeuses,
pousse-seringues …
Défibrillateurs, endoscopes, lithotripteurs, lasers anti inflammatoire …
Thermomètres, spiromètres, tensiomètres … professionnels
Stations de travail et de traitement d’images ou de données médicales
(informatique)
Accessoires destinés aux dispositifs médicaux (moniteurs/écrans, imprimantes,
chariots avec alimentation intégrée, alimentations secourues …)
•
•
•
Lits, fauteuils, tables d’examens/d’opération et d’accouchement motorisés.
Matelas anti escarres avec commande électrique
Ascenseurs pour patients / lève-malades
8.5
Dispositifs médicaux d’hygiène :
8.6
Dispositifs médicaux frigorifiques :
•
Stérilisateurs, hottes aspirantes, machine à laver les instruments, autoclaves …
(1)
8.7
•
Banques du sang, coffres cryogéniques, caissons réfrigérés …
Dispositifs médicaux de diagnostic in vitro fixes (plus de 250 kg):
•
Automates d'analyse (biochimie, immunochimie, hématologie, microbiologie,
immunologie infectieuse, tests génétiques …)
Dispositifs médicaux de diagnostic in vitro mobiles (de 50 à 250 kg):
8.8
•
•
Centrifugeuses de grande capacité
Dispositifs médicaux de diagnostic in vitro portables (moins de 50 kg):
•
8.9
•
•
•
Accessoires destinés aux dispositifs de diagnostic in vitro (moniteurs/écrans,
imprimantes, chariots avec alimentation intégrée, alimentations secourues …)
Stations informatique de traitement de données biologiques ou médicales.
Centrifugeuses de paillasse
Autres dispositifs médicaux à définir
(1) Equipements électriques et électroniques répondant aux définitions des dispositifs
médicaux et de leurs accessoires telles que données par les Directives 93/42/EEC et
98/79/EC, hors dispositifs médicaux qui deviennent normalement infectieux avant la fin de leur
9
cycle de vie et dispositifs médicaux implantables actifs qui sont des DASRI (Déchets d’activités de
soins à risques infectieux).
Sous-catégorie
Catégorie
N°
Description (1)
Appareils de gestion et de régulation d’énergie (2) :
9.1
•
•
Régulateurs, programmateurs et afficheurs d'énergie (électrique, calorifique,
fluidique …). Gestionnaires et compteurs d’énergie
Thermostats
Appareils électroniques de sécurité :
9.2
•
•
•
•
•
•
•
Avertisseurs sonores y compris sirènes industrielles
Détecteurs volumétriques d’intrusion
Matériel de vidéosurveillance (caméras, moniteurs, enregistreurs)
Systèmes d’alarme intrusion filaire et radio (centrales, sirènes, détecteurs, claviers,
transmetteurs …)
Systèmes de contrôle d’accès (centrales, lecteurs, claviers, carillons, commandes
de gâche …)
Transmetteurs téléphoniques
Portiers vidéo/audio et leurs gâches électriques, interphones …
Systèmes de sécurité incendie :
9.3
•
•
•
•
Catégorie 9
Détecteurs de fumée (hors ioniques), de flamme ou de gaz (autonomes ou pas).
Systèmes d’alarme incendie (tableaux de détection, centralisateurs de mise en
sécurité incendie, tableaux d’alarme technique, tableaux de synthèse, répétiteurs,
détecteurs techniques associés, sirènes, détecteurs autonomes, déclencheurs)
Blocs autonomes d’alarme sonore (BAAS)
Systèmes de diffusion d’alarme visuelle (SDAV)
Systèmes de fermeture et de protection solaire :
Instruments de
contrôle et de
surveillance
professionnels
•
9.4
•
•
Motorisation de porte sectionnelle, porte piétonne, volet roulant, store, portail
basculant/coulissant, niveleur de quai … (moteur électrique ou électro-hydraulique
avec son motoréducteur).
Capteurs de sécurité (fin de course, anémomètre …)
Armoires de commande
Appareils de mesure et de test :
•
9.5
•
•
•
•
•
9.6
Instruments de mesure chronométrique, optique, acoustique, chimique, débitmétrique, dimensionnelle, électrique, accélérométrique, hygrométrique, magnétique,
massique, volumétrique, photométrique, pyrométrique, radiométrique,
thermométrique, viscosimétrique, taxi-métrique …
Analyseur de signaux digitaux et numériques
Enregistreurs et systèmes d’acquisition de données
Equipement de test de réseaux et télécommunication
Matériel de préparation d’analyse (agitateur, centrifugeuse, mise en température
froid/chaud …)
Bancs de test divers (réglages automobiles, détection fausse monnaie, test de
cartes électroniques …)
Appareils de surveillance et contrôle des installations industrielles :
•
•
Panneau de contrôle
Automatismes (senseurs/actionneurs)
Appareils de génération/stockage d'énergie :
9.7
•
•
•
Onduleurs, onduleurs solaires, chargeur de batteries
Alimentations stabilisées
Convertisseurs AC/DC, sinusoïdaux …
Autres instruments de contrôle et de surveillance à définir
10
(2) Ne sont pas concernés les équipements mis sur le marché en tant que composant destiné à
intégrer un autre équipement (ex : thermostat intégré dans un distributeur automatique).
Lorsque les volumes sont peu significatifs, les petites pièces utilisées au sein des SAV
des Producteurs adhérents pour réparer les équipements peuvent ne pas être déclarées.
En revanche, les sous-ensembles qui sont mis à disposition des clients pour la
maintenance ou le complément fonctionnel des équipements doivent être déclarés.
1.5.2 Détermination quantitative des EEE Pro
Les équipements professionnels doivent être déclarés en unités et en poids (en tonnes
avec 3 décimales).
Les poids correspondent au poids net total des EEE Pro incluant l’ensemble de leurs
accessoires, hors emballages, notices, lampes, piles et accumulateurs.
La facturation de l’éco-contribution est établie sur la base des poids déclarés (barème à
la tonne d’équipements mis sur le marché).
La mise sur le marché correspondant à l’acte de livraison par son Producteur, à titre
onéreux ou gratuit, d’un équipement au premier client du Producteur, les EEE Pro en
stock chez le Producteur adhérent ne sont pas à déclarer. Ils seront à déclarer au moment
de leur mise sur le marché. Il convient, donc, de prendre en compte le stock
d’équipements lors des déclarations.
A titre d’exemple, les EEE Pro qui sont repris dans leur emballage d’origine par le
Producteur adhérent contre émission d’un avoir, et sont réintégrés dans le stock, ne sont
plus considérés comme des équipements mis sur le marché. Ces EEE Pro ne sont pas à
déclarer à Récylum. Par contre, si les équipements repris sont détruites par le Producteur
adhérent, ils sont considérées comme mis sur le marché et doivent donc être déclarés à
Récylum.
Les équipements livrés gratuitement à titre d’échantillon, doivent également être
déclarés à Récylum.
Dans le cas où des équipements mis sur le marché, puis repris par le Producteur adhérent
à un client, quittent définitivement le territoire national à fin de réemploi, réutilisation ou
destruction, les EEE Pro ainsi repris peuvent être déclarés pour être déduits de la
contribution annuelle.
11
2
REALISATION DE L’AUDIT
2.1
Conflit d’intérêt potentiel
Afin d’éviter tout conflit d’intérêt, dans le cas où un Producteur adhérent sélectionné
pour être audité serait le client de Deloitte & Associés (commissariat aux comptes,
expertise-comptable ou autre), le cabinet Deloitte & Associés, en charge de la réalisation
des audits, informera Récylum avant de confirmer l’audit. Si toutes les parties sont
d’accord, l’audit sera confirmé. Dans le cas contraire, Récylum confiera cet audit à un
autre cabinet d’audit.
2.2
Planning des audits
Les Producteurs adhérents sélectionnés pour les audits seront avertis par Récylum. Le
cabinet d’audit se chargera de fixer les dates d’audit. Dans le meilleur des cas et sauf
exception, ces dates d’audit devront être connues par les Producteurs adhérents
sélectionnés au moins trois semaines avant l’audit.
2.3
Définition des objectifs d’audits
Les objectifs d’audit sont de s’assurer que :

L’exhaustivité des types d’équipements (tous les types d’équipements à déclarer)
soit déclarée ;
L’exactitude des types d’équipements (exclusivement les types d’équipements à
déclarer) soit déclarée ;
L’exhaustivité des quantités d’équipements (tous les équipements à déclarer)
soit déclarée ;
L’exactitude des quantités d’équipements (exclusion faite des équipements en
stock, retour client,…) soit déclarée ;
Les processus opérationnels, mis en place afin de rendre compte des méthodes
et des modalités de productions des informations chiffrées à partir desquelles les
déclarations sont produites, sont fiables ;
Le registre spécial, contenant les bases de calcul et tous les documents utilisés
par le Producteur adhérent pour déterminer les quantités d’équipements mis sur
le marché, existe ;
Les informations du registre spécial sont cohérentes avec la définition des
équipements relevant des catégorie 5, 8 et 9 visées au I de l’article R543-172 du
Code de l’environnement;
Les informations du registre spécial concordent avec les données contenues
dans la comptabilité du Producteur adhérent.
L’audit porte sur les 3 années précédentes.
12
2.4
Réalisation du contrôle des processus opérationnels
L’auditeur doit comprendre les procédures de contrôle interne existantes en mettant en
évidence les contrôles clés permettant de répondre aux objectifs d’audit.
L’auditeur doit contrôler et analyser les processus opérationnels mis en œuvre par le
Producteur adhérent afin de rendre compte des méthodes et des modalités de productions
des informations chiffrées à partir desquelles les déclarations auront été produites.
Les contrôles à mettre en œuvre sont :

Récupérer un descriptif de ces processus opérationnels,
Décrire à l’aide d’entretiens ces processus opérationnels,
Déterminer les contrôles clés permettant de valider les objectifs d’audits,
Réaliser des tests afin de contrôler la fiabilité de ces processus opérationnels.
Ce travail doit permettre :

2.5
D’identifier les risques potentiels et la définition des contrôles palliatifs,
De couvrir les risques de production d’informations chiffrées erronées,
De s’assurer que le Producteur adhérent a mis en place des procédures de
contrôle interne et des outils efficaces, en ce qui concerne la production des
données servant aux déclarations des quantités d’équipements mis sur le
marché.
Réalisation du contrôle documentaire
L’auditeur doit mettre en œuvre un contrôle documentaire. Celui-ci portera sur la
production des données qui servent à établir les déclarations périodiques. Elles devront
être justifiées par le Producteur adhérent à cette occasion. Ce contrôle documentaire doit
permettre de :
Vérifier l’existence, chez le Producteur adhérent, d’un Registre Spécial
contenant les bases de calcul et tous les documents utilisés par le Producteur
adhérent pour déterminer les quantités d’équipements mis sur le marché.
Le Producteur adhérent s’est engagé dans, le contrat d’adhésion, à tenir un registre
spécial contenant les bases de calcul et tous les documents utilisés pour remplir les
déclarations.
Le registre spécial doit être identifié et matérialisé dans un dossier (cahier, classeur,
pochette…).
Vérifier la cohérence de ces informations avec la définition des équipements
relevant des catégorie 5, 8 et 9 visées au I de l’article R543-172 du Code de
l’environnement.
13
L’auditeur devra réaliser des tests de cohérence en rapprochant les équipements déclarés
et les catalogues commerciaux du Producteur adhérent, avec les états de gestion des
ventes, des achats et des stocks d’équipements.
Vérifier la concordance de ces informations avec les données contenues dans la
comptabilité du Producteur adhérent.
L’auditeur devra réaliser des tests de concordance en rapprochant les quantités
d’équipements déclarés, avec la comptabilité et les états de gestion des ventes, des
achats et des stocks d’équipements.
2.6
Points d’audits observés
Les points d’audits observés devront être centralisés dans une partie spécifique et
présenter :
Les écarts ou la non-conformité constatée,
Les observations visuelles et documentaires recueillies au cours de l’audit.
2.7
Compte rendu d’audit synthétique
En fin de mission, l’auditeur présentera un compte rendu synthétique au Producteur
adhérent. Ce compte rendu synthétique, ci-joint en annexe 2, devra être signé par une
personne dûment habilitée à engager le Producteur adhérent.
Ce compte rendu comprend :
La synthèse des constats de l’auditeur,
Le tableau des équipements mis sur le marché, chaque année, avec les écarts
éventuels constatés par l’auditeur.
14
ANNEXE 1
Matrice de contrôle de l’auditeur
1/5
Nom d
de l’auditeur :
Date eet lieu de l’audiit :
Produccteur adhérent audité
a
:
Equipeements concernéés : [Lampes ou
u EEE Pro]
Matrice de contrôle de l’’auditeur
Contrôôle des processu
us opérationnells
Validation quualitative des équ
uipements conceernés
Existe-t-il une procédure perm
mettant de s’assuurer de
l’exhaustivitéé des équipemen
nts concernés (touus les
équipements concernés sont-iils bien tracés daans le
système organnisationnel du Producteur
P
adhérrent) et
de l’exactitudde des types d’éq
quipements conccernés
(seuls les équuipements concerrnés sont-ils décclarés) ?
Décrire le proocessus opérationnel qui permet de
s’assurer que tous les équipem
ments concernéss sont
bien identifiéés et que seuls les équipements
concernés sonnt bien identifiéss
Identifier les contrôles clés peermettant de s’assurer
de l’exhaustivvité des types d’équipements conncernés
Réaliser des ttests pour valideer ces contrôles cclés
de l’exactitudde des types d’éq
quipements conccernés.
Le système organisationnel du
d Producteur addhérent
oler les équipemeents
permet-il d’iddentifier et d’iso
concernés (syystème de codification…) ?
Oui
Non
2/5
Constats/Com
mmentaires
Nom d
de l’auditeur :
a
:
u EEE Pro]
Matrice dee contrôle de l’auditeur
Contrôôle des processu
us opérationnells
Validation quuantitative des éq
quipements conccernés
Existe-t-il une procédure perm
mettant de s’assuurer de
d
dééclarés
l’exhaustivitéé des quantités d’équipements
et de l’exactittude des quantitéés d’équipementts
déclarés (prisse en compte dess équipements enn
stocks, des reetours d’équipem
ments,…) ?
Décrire le proocessus opérationnel qui permet de
s’assurer que tous les équipem
ments concernéss ont
bien été déclaarés et que seuls les équipementss à
déclarer (mis sur le marché) ont
o été déclarés
de l’exhaustivvité et de l’exacttitude des quantiités
d’équipementts déclarées
S’assurer quee le système orgaanisationnel du
Producteur addhérent permet de
d connaître avecc
précision les quantités mises sur le marché, vvérifier
les contrôles et cadrages effecctués à l’aide dees
d ventes, état ddes
documents diisponibles (état des
stocks, état dees achats), contrrôle de cohérence avec
le chiffre d’afffaires, prix unittaire, poids unitaaires,
quantités d’éqquipements vend
dus, quantités
d’équipementts en stocks, équ
uipements dans lle
catalogue,…
Oui
Non
3/5
Constats/Com
mmentaires
Nom d
de l’auditeur :
a
:
u EEE Pro]
C
Check-list comp
plémentaire
Sorties de stoocks non vendues
Le Producteuur adhérent a-t-il des mises au rebbut, des
échantillons ggratuits, des consommations
d’équipementts pour sa propree entreprise ? Enn
d’autres term
mes, existent-ils des
d sorties de stoocks
non vendues ?
Si oui, ces sorties sont-elles correctement
c
décclarées
à Récylum ?
Retours en stoocks
Le Producteuur adhérent a-t-il des retours en sstocks ?
Si oui, ces rettours en stocks sont-ils
s
bien dédduits des
déclarations à Récylum ?
Lampes intéggrées [lampes un
niquement]
Le Producteuur adhérent a-t-il des Lampes intéégrées
à d’autres artiicles ?
Si oui, ces sorties sont-elles correctement
c
décclarées
à Récylum ?
EEE Pro expoortés [EEE Pro uniquement]
u
Le Producteuur adhérent a-t-il exporté sous coontrôle
des EEE Pro à fin de réemplo
oi, réutilisation oou
destruction ?
Si oui, ces exxports sont-ils co
orrectement déclarés à
Récylum ?
Oui
Non
4/5
Constats/Com
mmentaires
Nom d
de l’auditeur :
a
:
u EEE Pro]
Contrôle docu
umentaire
Vérifier l’existence chez les Producteur
P
adhéérent
d’un registre spécial contenan
nt les bases de calcul et
tous les docum
ments utilisés paar le Producteur
adhérent pourr déterminer les quantités
d’équipementts mis sur le marrché.
Oui
Non
Vérifier la coohérence de ces informations
i
aveec la
définition dess équipements reelevant des catéggories 5
(matériels d’ééclairage), 8 (disspositifs médicauux) et 9
(instruments de surveillance et
e de contrôle) vvisées
au I de l’articcle R543-172 du Code de
l’environnem
ment.
Vérifier la cooncordance de cees informations aavec les
données contenues dans la co
omptabilité du
Producteur addhérent.
5/5
Constats/Com
mmentaires
ANNEXE 2
Modèle de compte rendu d’audit
1/5
Nom d
de l’auditeur :
a
:
u EEE Pro]
Modèle de ccompte rendu
u d’audit
Compte rendu d’audit synthétique
s
E
Existence d’un reegistre spécial ?
L
Le registre spéciaal contient-il les bases de calcul et
toous les documennts utilisés par lee Producteur
aadhérent pour détterminer les quaantités
dd’équipements m
mis sur le marchéé ?
C
Ces informationss sont-elles cohérrentes avec
ddéfinition des équuipements relevaant des catégoriees 5
(m
matériels d’éclaiirage), 8 (dispossitifs médicaux) et 9
(iinstruments de ssurveillance et dee contrôle) viséees
aau I de l’article R
R543-172 du Cod
de de
l’’environnement ?
C
Ces informationss concordent-ellees avec les données
contenues dans laa comptabilité du
u Producteur
aadhérent ?
E
Existe-t-il des proocessus opératio
onnels mis en œuuvre
ppar le Producteurr adhérent afin de
d rendre comptee
ddes méthodes et ddes modalités dee production des
innformations chifffrées à partir deesquelles les
ddéclarations ont éété produites ?
Oui
Non
D
Date
C
Constats/Comme
entaires
Nom Prénom du sign
nataire
R
Recommandations dde l’auditeur :
Qualiité du signataire
Visa du Produccteur adhérent
Bon pour
p
acceptation
n des conclusionss de l’audit
C
Ce document n’est pas opposable aux
x pouvoirs publics.
2/5
Nom d
de l’auditeur :
a
:
u EEE Pro]
Moodèle de comp
pte rendu d’a
audit [lampes]]
Tableauu réalisé par ann
née
Quantités de L
Lampes mises sur
s le marché p
par la
société
Du 001/01/20__ au 31/12/20__
3
Constattées
Tubes fluorescents linéaires
Déclaréées
Ecartts
Constattées
Lampes fluocom
mpactes (avec ett
Déclaréées
sans bballast)
Ecartts
Constattées
Lampess à LED
Déclaréées
Ecartts
Constattées
Autres Lampees (tous types)
Déclaréées
Ecartts
Constattées
Déclaréées
Total de chaaque colonne
Ecartts
Constattées
Quantité totaale mise sur le
Déclaréées
marrché
Ecartts
Fab
bricant
D
Date
Marque
M
distributeur
Introduction
Im
mportation
Vente à
distance
Nom Prénom du sign
nataire
C
x pouvoirs publics.
Bon pour
p
acceptation
3/5
Nom d
de l’auditeur :
a
:
u EEE Pro]
Mod
dèle de comptte rendu d’au
udit [EEE Pro
o]
Quantités d’E
EEE Pro mis su
ur le marché paar la
société
Du 001/01/20__ au 31/12/20__
3
Constattées
Déclaréées
[Préciser la soous-catégorie]
Ecartts
Constattées
Déclaréées
Ecartts
Constattées
Déclaréées
Ecartts
Constattées
Déclaréées
Ecartts
Constattées
Déclaréées
Total de chaaque colonne
Ecartts
Fabricant
Unitéés
Poids
Marque
distributeur
Unités
Poid
ds
Introducction
Unités
Unitéés
Quantité totaale mise sur le
marrché
Poids
Imp
portation
Unitéés
Poids
Poidss (en tonnes avec 3 déécimales)
Constattées
Déclaréées
Ecartts
D
Date
Nom Prénom du sign
nataire
C
x pouvoirs publics.
Bon pour
p
acceptation
4/5