Conditions générales de Forum Syd

Conditions générales
de Forum Syd
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Conditions générales relatives aux subventions de l'Asdi aux
ONG suédoises et organisations soumises à un accord de
programme octroyées par le biais de Forum Syd
Adoptées par : Maria Kempe, Directrice du service de soutien aux projets
Adoptées : le 28/01/2014
Mises à jour : le 09/02/2016
En vigueur – jusqu’à nouvel ordre
Responsable : Maria Kempe, Directrice du service de soutien aux projets
Publication : réseau interne, réseau Internet
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Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Sweden | tél : +46(0)8 506 370 00 | fax: +46(0)8 506 370 99 | fax:
Table des matières
Définitions ............................................................................................................................. 3
1. Champ d'application .......................................................................................................... 4
2. Demande............................................................................................................................ 4
3. Approbation du budget et auto-financement ..................................................................... 4
4. Subventions administratives .............................................................................................. 5
6. Audit des subventions ....................................................................................................... 5
7. Dispositions relatives à l'adjudication ............................................................................... 6
8. Achat d'équipements coûteux en investissement, de véhicules et autres .......................... 7
9. Utilisation frauduleuse des fonds ...................................................................................... 8
10. Divers .............................................................................................................................. 8
Annexe 1 Description des missions d’audit .......................................................................... 9
Annexe 2 Conditions d'adjudication pour les ONG ............................................................ 12
Annexe 3 Charte de Forum Syd pour contrer la corruption ................................................ 17
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Contexte
Les présentes conditions générales ainsi que les annexes s'appliquent aux ONG suédoises et
organisations soumises à un accord de programme auxquelles ont été accordées des
subventions financées par le budget de la coopération au développement de l'Asdi octroyées
par le biais de Forum Syd.
Ces conditions générales, qui ont été adoptées par la directrice du service de soutien aux
projets, sont en vigueur à compter de janvier 2014 et jusqu'à nouvel ordre pour l'ensemble des
conventions de subventions signées avec Forum Syd.
Définitions
Le terme « organisation » signifie l'organisation ayant reçu une subvention de Forum Syd et à
laquelle ces conditions générales s'appliquent.
Le terme « organisation soumise à un accord de programme » signifie, dans le cadre de ces
conditions générales, une organisation ayant conclu un accord particulier avec Forum Syd
relatif au soutien de projet obtenant ainsi le statut d'organisation soumise à un accord de
programme.
Les termes « subvention », « convention de subvention » « période de subvention » et
« organisation partenaire » doivent avoir la signification indiquée dans la convention de
subvention spécifique établie entre les parties.
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1. Champ d'application
Les présentes conditions générales régissent les fonds de l’Asdi attribués aux ONG suédoises
par le biais de Forum Syd, quel que soit le poste budgétaire de l'Asdi/Forum Syd affecté. Les
conditions sont incluses à l’accord entre l'organisation et Forum Syd. Il existe en outre des
instructions valables pour chaque dotation respective pour l’élaboration des demandes, pour
les rapports comptables, les rapports financiers et les rapports finaux.
2. Demande
Les instructions de chaque objectif ou sous-poste du budget indiquent ce que les demandes
doivent contenir. Elles indiquent également quelles sont les exigences à satisfaire par
l’organisation candidate en conformité avec les exigences et conditions de l’Asdi. Les
exigences qui s'appliquent aux organisations candidates sont de promouvoir le
développement de la société selon des principes démocratiques. De même, un programme ou
projet bénéficiaire de subventions doit promouvoir le développement de la société selon des
principes démocratiques.
La demande doit contenir une description de l’organisation bénéficiaire, de l’activité pour
laquelle la demande est effectuée et du budget réparti selon des sous-postes budgétaires en
conformité avec le type d'activité.
Une organisation candidate doit avoir rempli les exigences afférentes à tout accord
éventuellement conclu au préalable avec Forum Syd, afin que la subvention soit accordée et
versée.
3. Approbation du budget et auto-financement
Un budget qui a été approuvé doit être respecté. L’organisation doit consulter Forum Syd en
cas de divergence importante par rapport aux activités prévues. Le montant budgétaire des
frais administratifs en Suède ne doit pas être dépassé.
L’organisation doit apporter un auto-financement équivalant au minimum à 10 % du budget
du programme ou du projet.
Cet auto-financement doit être constitué de liquidités levées en Suède, tels que, notamment,
les dons, les parrainages, les frais d'adhésion, les recettes de loteries et recettes provenant de
la vente de biens, à condition que ces biens n'aient pas été produits et/ou achetés avec des
fonds de l'Asdi.
Les financements suivants ne doivent pas être inclus à l'auto-financement :

les subventions provenant d'autres organismes publics (État, commune, région, etc.)
en Suède ou à l'étranger

la valeur du propre labeur de l’organisation, les biens et services

les recettes provenant de la vente de services

les financements provenant de partenaires locaux ou d'organisations partenaires dans
les pays en développement
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
les subventions pour les frais administratifs non utilisées

les fonds de l'Asdi
Au cas où une autre organisation bailleur de fonds accepte que ses fonds puissent constituer
une partie ou la totalité de l’auto-financement de projets financés par des fonds octroyés par
Forum Syd, ceci doit toujours, sur demande de Forum Syd, être certifié par écrit par
l’organisation concernée.1.
4. Subventions administratives
Les coûts administratifs sont des coûts liés à la gestion des subventions octroyées via Forum
Syd, notamment des coûts d'élaboration des demandes et de remise des rapports, suivi
continu et vérification annuelle de l'ensemble des subventions provenant de Forum Syd.
Forum Syd accorde une subvention forfaitaire de 8 %, incluse au total de la subvention
octroyée, pour ces coûts administratifs. La subvention administrative n'est pas soumise à un
auto-financement. Les subventions administratives sont réglementées par les « autres
conditions » ainsi que les mémorandums de décisions.
6. Audit des subventions
L'organisation est responsable de l'audit des fonds utilisés sur une base annuelle par un
auditeur externe, indépendant et agréé. L’audit des subventions jusqu’à
50 000 000 couronnes suédoises doit être fait par un comptable approuvé. Les subventions
au-delà de cette somme totale nécessitent un expert-comptable agréé. Les audits doivent être
menés en conformité avec les normes de vérification reconnues internationalement (Normes
internationales d'audit - ISA) fixées par la Fédération internationale des experts-comptables
(IFAC).
L’organisation doit utiliser les termes de référence pour l’audit en annexe (Annexe 1) et
Forum Syd doit approuver au préalable l'auditeur choisi par l'organisation (c’est-à-dire avant
le début de l’audit). 2 Les coûts d’audit sont à la charge de l’organisation et doivent être
inclus dans son budget.
Dans son rapport sur la conformité du rapport financier aux comptes de l'organisation et aux
instructions de Forum Syd relatives aux rapport financier, l'auditeur doit se prononcer en
conformité à la norme ISA 805. (Par instructions de Forum Syd sont entendus les formulaires
de rapport et les sections pertinentes de l'accord entre les parties ainsi que les présentes
conditions).
Le rapport de l'auditeur doit indiquer que l'audit a été effectué conformément aux normes
internationales d'audit ISA. Le rapport doit contenir les observations faites par l’auditeur au
cours de la procédure de vérification. Le rapport de l'auditeur doit également indiquer si
l’organisation a pris les mesures nécessaires compte tenu des recommandations faites lors des
1 Il peut s'agir notamment de Radiohjälpen ou de Världens Barn
2 Il n'est pas nécessaire que l'organisation envoie un certificat ou document similaire, celle-ci étant tenue par la
signature de l'accord avec Forum Syd .. de suivre les modalités d'audit figurant en annexe des conditions
générales de Forum Syd, ceci étant suffisant à l'approbation du choix de l'auditeur.
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audits précédents. Quelle que soit la somme significative indiquée par l'audit et sur laquelle il
se base, tous les écarts mis à jour par celui-ci et n'ayant pas été corrigés par l'organisation
concernant des fonds classés comme paiements aux parties subsidiaires doivent être indiqués
dans le rapport.
L'auditeur doit, dans une lettre de recommandation, documenter toute communication relative
aux questions significatives avec le conseil d'administration ou la direction de l'organisation
concernant l'examen du rapport financier. Cette lettre doit indiquer si l'organisation a pris les
mesures nécessaires compte tenu des observations faites par l'audit lors de la lettre de
recommandation des années précédentes.
L’organisation doit remettre son rapport d’audit à Forum Syd avec le rapport financier annuel
qui doit être remis dans le cadre de l’accord signé. L’organisation doit rédiger une réponse
exprimant son point de vue et les mesures prévues et la remettre à Forum Syd avec le rapport
d’audit.
L'organisation doit collaborer avec Forum Syd et l'assister en cas d’audit supplémentaire, de
suivi et d’enquêtes financières exigés par l'Asdi ou Forum Syd. L'Asdi et Forum Syd ont le
droit de contrôler et/ou d'évaluer, sur place, chaque programme ou projet financé
partiellement ou entièrement par les fonds de l'Asdi octroyés par le biais de Forum Syd. Les
visites, audits et évaluations doivent être précédés de consultations avec l’organisation
concernée. Néanmoins, l'Asdi et Forum Syd se réservent le droit de procéder à des contrôles
aléatoires et sans préavis.
Au cas où l’organisation transférerait des subventions à une organisation bénéficiaire locale,
l’organisation locale a la responsabilité d'assurer un audit annuel de la subvention en
conformité avec les exigences fixées ci-dessus. Une continuité doit être maintenue dans les
rapports d’audit jusqu’à inclure la dernière organisation bénéficiaire de la subvention. Les
instructions d’audit actuelles doivent être transmises, en sections appropriées, à l’organisation
immédiatement subsidiaire.
L'organisation a la responsabilité de s’assurer que l’audit du partenaire immédiatement
subsidiaire couvre les points suivants.
-
Évaluation de l’auditeur
S’assurer que le rapport d’audit a été remis en conformité avec l’accord
Évaluation du rapport d’audit et mesures prises en relation avec les informations
contenues dans le rapport
7. Dispositions relatives à l'adjudication
L'organisation est toujours responsable des adjudications faites par elle ou par ses partenaires
et qui sont financées par les fonds de Forum Syd. Le principe de base étant que, tout en
s’assurant que l’adjudication est aussi économique et appropriée que possible pour
l’organisation et pour le bénéficiaire des biens ou des services, tous les marchés financés par
les subventions doivent être caractérisés par de bonnes pratiques commerciales, une
concurrence saine et doivent rester objectifs.
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Cela signifie que les organisations qui achètent des biens ou des services doivent respecter les
bonnes pratiques commerciales dans leurs adjudications. Il convient de rechercher et de
mettre à profit la concurrence. Les offres publiques et les soumissionnaires doivent être
traités de manière objective afin d’assurer des conditions de concurrence égales.
Règles de base (pour plus de précisions se reporter à l'annexe 2)
a) Une comparaison de prix ou la réalisation d'appel d'offres ne sont requises jamais
requises pour des achats ne dépassant pas 50 000 SEK (hors TVA).
Mais des devis devront toujours être obtenus pour tout achat sans prix fixe. Les devis
doivent ensuite être acceptés expliquement afin d'éliminer tout risque de confusion
quant au contenu de ce qui a été accepté. La facture d'achat doit toujours être
accompagné d'un devis.
b) Il doit exister une comparaison écrite écrite de toutes les adjudications (biens et
services confondus) excédant 50 000 couronnes suédoises hors TVA.
c) Une adjudication restreinte doit s'appliquer pour toutes les adjudications (biens et
services confondus) excédant 300 000 couronnes suédoises hors TVA.
d) Une adjudication ouverte doit s'appliquer pour toutes les adjudications de biens ou de
services pour un montant excédant 2 000 000 couronnes suédoises hors TVA.
Concernant les adjudications en dehors de la Suède, les seuils doivent être ajustés aux
conditions locales. Lorsque ces règles sont appliquées par Forum Syd ou ses partenaires en
dehors de la Suède, celles-ci doivent donc être ajustées aux seuils appropriés. Les seuils
doivent alors être traduits en montants en devise locale équivalant à la valeur des
biens/services en Suède pour les montants indiqués ci-dessus. Les seuils suédois sont
cependant toujours les montants maximum.
Concernant les adjudications récurrentes pour le même type de service, il convient de
fusionner toutes les adjudications durant une année d'activité et n'avoir qu'une seule
adjudication ou bien de conclure des accords-cadre.
Veuillez vous reporter à l'annexe 2 pour l'intégralité des règles d'adjudication.
8. Achat d'équipements coûteux en investissement, de véhicules et autres
L'achat d'équipements autres que les matériaux de consommation courante, tels que
notamment, mais non exclusivement, des véhicules et équipements associés
(« équipements ») peut être financé par des subventions à condition que Forum Syd ait donné
l'autorisation par écrit de l'achat en question. Cette autorisation peut notamment être jointe au
mémorandum de décision ou au budget. Forum Syd peut, dans le cas d'une telle autorisation,
prescrire des restrictions au droit de transfert des équipements.
À la fin de la période de subvention, l'organisation doit, dans la mesure du possible, utiliser
les équipements à des fins et selon des modalités servant l'objectif pour lequel la subvention a
été accordée.
Sauf indication contraire, les équipements peuvent être transférés aux organisations
partenaires. Si le transfert des équipements a été fait au profit de l'organisation partenaire
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durant la période de subvention indiquée dans l'accord, et que la valeur totale des
équipements transférés s'élève à 25 000 couronnes suédoises ou plus, des documents relatifs
au transfert des équipements doivent être conservés par l'organisation de la même manière
que celle-ci doit garder ses documents comptables conformément à l'accord entre
l'organisation et Forum Syd. L'organisation doit, sur demande de Forum Syd, lui fournir des
copies de ces documents.
9. Utilisation frauduleuse des fonds
Pendant la mise en place des programmes ou projets, l'organisation doit s’efforcer de lutter
contre la corruption. La politique en vigueur de lutte contre la corruption de Forum Syd
s'applique à l'organisation. Se reporter à l'annexe 3 pour consulter ce document.
10. Divers
La production des supports d’information et les activités d’information financées en tout ou
en partie par les subventions de l'Asdi doivent être accompagnées du texte suivant:
« [Nom du projet/titre de la publication] est financé avec le soutien de l’Agence suédoise de
coopération internationale au développement(ASDI). ASDI n’a pas pris part à l’élaboration
de cette publication, seul l'auteur est exclusivement responsable du contenu »
Les logos de Forum Syd ou de l'Asdi ne peuvent pas être utilisés dans un contexte, que ce
soit en Suède ou dans le pays de coopération, sans l’accord écrit préalable de Forum
Syd/l'Asdi.
Une organisation à l'étranger à qui une subvention de l’Asdi a été octroyée pour des
programmes ou projets majeurs est tenue d’informer continuellement la représentation
suédoise concernée de cette activité.
L'organisation doit rester à disposition pour des conseils concernant les politiques, principes,
règles et développement des capacités émis régulièrement par Forum Syd et participer à
l'élaboration de ces conseils.
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Annexe 1 Description des missions d’audit
I Introduction
[ORG] a obtenu une subvention de xx xxx couronnes suédoises de la part de [nom de
l'organisation suédoise] pour financer un projet/programme portant le numéro de projet « XX
». Le projet/programme doit être mené pendant la période 201X-201X. [ORG] transfère
également des fonds à YY.
L’objectif de ce projet/programme est de… L’objectif global est de…
[ORG] souhaite engager les services d’un cabinet d’audit pour effectuer l’audit du
projet/programme XX, tel que régit dans l'accord signé entre [ORG] et [nom de l'organisation
suédoise]. L’audit sera mené en conformité avec les normes d’audit internationales de la
Fédération internationale des experts-comptables (IFAC). L’audit sera mené par un auditeur
externe, indépendant et agréé.
II. Objectifs et étendue de l'audit
- L’auditeur doit évaluer le rapport économique pour la période qui va de « janvier à
décembre 201X » remis par [ORG] à [nom de l'organisation suédoise] et exprimer une
opinion selon la norme ISA 805 sur la conformité du rapport financier du projet/programme
soumis à [nom de l'organisation suédoise] aux enregistrements comptables de [ORG] et au
budget convenu ainsi qu’aux instructions de [nom de l'organisation suédoise] pour la remise
de rapport.
- L'auditeur doit examiner, évaluer et rédiger un rapport de conformité dans les termes et
conditions de l'accord et des lois et règlements applicables.
Outre l'audit mené conformément à la norme ISA805, l'auditeur doit particulièrement
examiner le projet conformément à la norme ISRS 4400 concernant les points suivants:
- L'auditeur doit examiner en particulier si les fonds ont été gardés sur un compte distinct et si
deux personnes au sein de l'association peuvent disposer de ce compte.
- L'auditeur doit examiner en particulier si l'octroi des fonds au partenaire est effectué contre
réception d'une demande écrite (une copie scannée est acceptée) ainsi que si le partenaire
dispose d'un accusé de réception pour les fonds octroyés.
- L'auditeur doit examiner en particulier si la collecte de l'auto-financement satisfait les
exigences visées dans la section 3, « Approbation du budget et auto-financement » des
Conditions générales de Forum Syd.
- L’auditeur doit remettre un rapport d'audit contenant les résultats de la procédure d’audit.
Le rapport doit indiquer les mesures prises suite aux audits précédents et si ces mesures ont
été appropriées pour palier les insuffisances rapportées.
- L'auditeur doit, lors de l'audit de l'organisation soumise à un accord de programme, vérifier
tout particulièrement s'il existe bien des contrats entre cette organisation et ses organisations
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partenaires et si les contrats remplissent les exigences minimales indiquées par Forum Syd,
dans l'accord avec ladite organisation soumise à un accord de programme.
- L'auditeur doit vérifier si [ORG] a signé des accords avec les organisations auxquelles il
transfère une partie des fonds et si [ORG] a respecté les règles d’audit de Forum Syd et
possède les routines/ressources satisfaisantes pour prendre les mesures requises sur la base
des rapports d’audit reçus de ces organisations. Ce paragraphe est applicable uniquement si
[ORG] transfère une partie des fonds à une autre organisation.
III. Rapport de l'auditeur
Le rapport de l'auditeur doit contenir deux documents, un rapport d'audit et une lettre
d'engagement à [ORG]. Le rapport doit contenir l’assurance que l’audit a été mené par un
auditeur agréé et en conformité avec les normes internationales d'audit reconnues. Il doit
contenir la signature de l’auditeur responsable (pas seulement le cabinet d’audit) et son titre.
Le rapport doit être rédigé en anglais ou en suédois et doit être présenté à [ORG] en xx
copies.
Le rapport d'audit
-
Le rapport doit indiquer qu'il a été rédigé par l'auditeur conformément à la norme ISA
805 et s'exprimer sur la conformité du rapport économique avec les enregistrements
comptables examinés, le budget et les instructions de Forum Syd pour la remise de
rapport. Le rapport doit indiquer que l'audit a été effectué selon la norme ISA 805 et
selon les instructions d'audit de Forum Syd.
-
Quelle que soit la somme significative indiquée par l'audit et sur laquelle il se base,
tous les écarts mis à jour par celui-ci et n'ayant pas été corrigés par [ORG]concernant
des fonds classés comme paiements aux parties subsidiaires doivent être indiqués
dans le rapport.
Lettre d'engagement
-
L'auditeur doit documenter toute communication relative aux questions majeures avec
le conseil d'administration ou la direction de l'organisation dans une lettre
d'engagement. Si l'auditeur n'a aucune observation à rapporter ceci doit être indiqué
dans la lettre d'engagement.
-
Le cas échéant, cette lettre doit également indiquer si [ORG] a pris les mesures
nécessaires compte tenu des observations faites par l'audit lors de la lettre de
recommandation des années précédentes.
-
Le rapport doit contenir des informations détaillées sur les méthodes d’audit utilisées
et l’étendue de celui-ci
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Par voie de signature ci-dessous, je soussigné, certifie la conformité des exigences, de la mise
en œuvre et des points de cette mission :
Lieu et date : _________________________________________
Signature : ___________________________________________
Nom en toutes lettres :
Titre et nom de l'entreprise :
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Annexe 2 Conditions d'adjudication pour les ONG
Règles pour les adjudications de marchés en
matière de biens et de services au sein de
Forum Syd
1) Principes de base des adjudications concernant les activités financées
par Forum Syd
Toutes les activités de coopération et de développement doivent être caractérisées par
l'utilisation efficace des ressources, la promotion de bonnes pratiques administratives, la
transparence dans la gestion des fonds et la lutte contre la corruption et les irrégularités.
L’une des manières d’y parvenir est de passer des marchés qui soient transparents et
économiquement satisfaisants.
Ces règles d’adjudication des marchés s’appliquent à Forum Syd ainsi qu’aux autres parties
qui mettent en place des activités financées par des subventions octroyées par le biais de
Forum Syd.
L'organisation est toujours responsable des adjudications faites par elle ou par ses partenaires
et qui sont financées par les fonds de Forum Syd. Le principe de base étant que, tout en
s’assurant que l’adjudication est aussi économique et appropriée que possible pour
l’organisation et pour le bénéficiaire des biens ou des services, tous les marchés financés par
les subventions doivent être caractérisés par de bonnes pratiques commerciales, une
concurrence saine et doivent rester objectifs.
Cela signifie que les organisations qui achètent des biens ou des services doivent respecter les
bonnes pratiques commerciales dans leurs adjudications. Il convient de rechercher et de
mettre à profit la concurrence. Les offres publiques et les soumissionnaires doivent être
traités de manière objective afin d’assurer des conditions de concurrence égales.
2) Règles de base
a) Une comparaison de prix ou la réalisation d'appel d'offres ne sont requises jamais
requises pour des achats ne dépassant pas 50 000 SEK (hors TVA).
Mais des devis devront toujours être obtenus pour tout achat sans prix fixe. Les devis
doivent ensuite être acceptés expliquement afin d'éliminer tout risque de confusion
quant au contenu de ce qui a été accepté. La facture d'achat doit toujours être
accompagné d'un devis.
b) Il doit exister une comparaison écrite écrite de toutes les adjudications (biens et
services confondus) excédant 50 000 couronnes suédoises hors TVA.
Par comparaison écrite on entend une adjudication moins formelle qui ne nécessite
pas d'être ouverte. Les propositions de prix par écrit d'au moins trois soumissionnaires
doivent être reçues et la décision du choix du soumissionnaire doit être documentée
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par écrit. Il ne s'agit donc pas d'une adjudication en libre concurrence, le respect des
pratiques commerciales devant néanmoins être de rigueur.
c) Une adjudication restreinte doit s'appliquer pour toutes les adjudications (biens et
services confondus) excédant 300 000 couronnes suédoises hors TVA.
Une adjudication restreinte implique qu'au moins trois soumissionnaires sont invités à
soumettre par écrit une offre. Voir sous 3) ci-dessous.
d) Une adjudication ouverte doit s'appliquer pour toutes les adjudications de biens ou
de services pour un montant excédant 2 000 000 couronnes suédoises hors TVA.
Une adjudication ouverte implique que toux ceux qui le désirent peuvent présenter
une offre, par la publication de la mission, pour le reste les règles sous 3) ci-dessous
s'appliquent également ici.
Concernant les adjudications en dehors de la Suède, les seuils doivent être ajustés aux
conditions locales. Lorsque ces règles sont appliquées par Forum Syd ou ses partenaires en
dehors de la Suède, celles-ci doivent donc être ajustées aux seuils appropriés. Les seuils
doivent alors être traduits en montants en devise locale équivalant à la valeur des
biens/services en Suède pour les montants indiqués ci-dessus. Les seuils suédois sont
cependant toujours les montants maximum.
Concernant les adjudications récurrentes pour le même type de service, il convient de
fusionner toutes les adjudications durant une année d'activité et n'avoir qu'une seule
adjudication ou bien de conclure des accords-cadre.
3) Règles générales concernant les adjudications restreintes et ouvertes3
-
Une documentation explicite et complète sous la forme de spécifications
techniques/termes de référence et conditions commerciales doit être incluse à l'appel
d’offre. Il est important que les spécifications soient neutres et si référence doit être
faite à l’appellation ou la marque commerciale, le terme « ou similaire » doit être
ajouté.
-
Dans les évaluations des offres, il faut prendre en compte les critères spécifiés dans
l’appel d’offre. L’offre acceptée doit être celle qui a été considérée comme la plus
avantageuse lorsque tous les critères ont été pris en considération.
-
Les appels d’offre ne peuvent pas être lancés uniquement à des fins de comparaison.
Une organisation invitée à soumettre une offre doit pouvoir s’attendre à être
effectivement retenue comme fournisseur.
-
L'appel d’offre doit être envoyé à au moins trois parties ou être publié.
-
La composition du groupe d'organisations invitées à soumettre une offre doit, autant
que possible, varier de temps à autre.
-
Pour toutes les adjudications effectuées par le biais d’appels d’offre, l’acceptation
d’une offre et les raisons de cette acceptation doivent être spécifiées dans une décision
3 Concernant les appels d'offre propres à Forum Syd, des instructions plus détaillées figurent en outre dans les
Routines pour les achats et appels d'offre.
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d’adjudication spécifique qui sera signée par une personne responsable de
l’adjudication.
-
Le soumissionnaire dont l’offre a été acceptée doit être informé par écrit dès que
possible et pas plus tard qu’à la prise d’effet de la période contractuelle du marché en
question. Les soumissionnaires dont les appels d’offre n’ont pas été acceptés doivent
en être informés dès que possible.
Il semble raisonnable d’adapter les exigences aux circonstances en vigueur dans la région et à
la législation locale dans le cadre de ces adjudications. Cependant, tous les appels d’offre
doivent se dérouler en conformité avec les bonnes pratiques commerciales.
Concernant les appels d'offre propres à Forum Syd, il existe un manuel interne décrivant de
manière plus détaillée la procédure à suivre en matière de comparaisons de prix et
d'adjudications.
4) Exceptions
En circonstances exceptionnelles, il se peut que l’organisation se considère dans l’obligation
de s’écarter des règles d’appels d’offre soumis à concurrence. Dans ce cas, le principe de
documentation s’applique, c’est-à-dire que les écarts par rapport aux règles doivent être
justifiés et documentés. La documentation doit être proportionnelle au montant en question.
Exemples d'exceptions générales
 Des exceptions peuvent être tolérées au cas où la part de l’organisation dans le budget
total est minime et ne peut pas être identifiée clairement.
 Une ONG suédoise agissant dans le cadre d’un accord ou d'un réseau international qui
à son tour a soumis des documents à l’appui de règles d’adjudication peut choisir de
respecter les règles établies par cette partie. Cela doit être réglementé par un accord
entre l’organisation et la partie concernée ou par une approche documentée des
adjudications de l’organisation.
 Il en va de même pour la coopération avec l’Union Européenne.
Exemple d'exception dans le cadre d'un appel d'offre soumis à concurrence (au moins trois
soumissionnaires)
 Une exception aux règles d’appels d’offre soumis à concurrence peut être permise
pour un projet relatif à une catastrophe grave, lorsqu’un coût supplémentaire possible
peut être pondéré par le fait que les marchandises sont disponibles immédiatement
dans le pays ou la région concernée.
 Dans les cas où il est impossible d'avoir au moins trois soumissionnaires. Forum Syd
travaille dans des contextes difficiles où il peut être impossible parfois de trouver trois
soumissionnaires. Le cas échéant, il convient cependant de chercher le plus de
soumissionnaires possible et documenter ces efforts.
Exemples d’exception par rapport aux bonnes pratiques commerciales
 Les restrictions concernant les bonnes pratiques commerciales peuvent être justifiées
dans le cadre.
d’un blocus commercial recommandé par les Nations Unies.
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
Une autre raison pour ne pas accepter la meilleure offre sur le marché peut être le
manquement du soumissionnaire en question vis-à-vis des pratiques commerciales
généralement reconnues et le fait que le choix de ce soumissionnaire nuirait aux
relations de l’organisation avec ses membres et donateurs.
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5) Aspects environnementaux et juridiques des adjudications
Une utilisation durable des ressources naturelles et un respect de l'environnement sont des
aspects cruciaux du travail de Forum Syd.
L’organisation doit s’assurer que les adjudications satisfont les critères d’écologie et de
développement durable, le soumissionnaire devant produire et livrer ses biens/services de la
manière la plus respectueuse de l'environnement.
L'organisation doit s'assurer que les adjudications respectent les droits fondamentaux de
l’homme tel que stipulés dans les conventions principales de l’Organisation Internationale du
Travail4. Les soumissionnaires qui violent les droits fondamentaux de l'homme ne sont pas
acceptés.
6) Documentation et archivage
Toute la documentation s’appliquant aux adjudications doit être conservée par l’ONG et
archivée pendant une période de 10 ans à compter de la date du rapport final du
projet/programme. La documentation pertinente comprend, en particulier, les avis
d’adjudication, les appels d’offre, les enregistrements relatifs à l’évaluation de l’offre et à la
décision.Elle inclut également les raisons et les décisions qui forment la base de tout écart
conforme au paragraphe 4 ci-dessus.
7) Audits de Forum Syd et inspections : exigences relatives à la
documentation
Les obligations de Forum Syd incluent le suivi et l’examen des appels d'offre à des fins de
coopération et de développement financés par le biais de Forum Syd. Ces types
d’adjudications doivent de ce fait être systématiques et bien documentés. Forum Syd a le
droit d’inspecter toute la documentation afférente à ces types d’adjudications.
4 Les conventions sur la liberté syndicale et sur le droit d’organisation (n° 87 et 98). Les conventions sur
l'interdiction du travail forcé (n° 29 et 105). Les conventions sur l'interdiction du travail des enfants (n°138 et
182). Les conventions sur l'interdiction de la discrimination (n° 100 et 111).
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Annexe 3 Charte de Forum Syd pour contrer la corruption
Champ d'application
La charte pour contrer la corruption de Forum Syd est applicable à l’ensemble de ses opérations et
doit être appliquée par l’ensemble de ses employés, bénévoles et membres du conseil
d'administration. Les règlements anti-corruption s'appliquent également aux partenaires de Forum Syd
ainsi qu´aux organisations engagées aux niveaux inférieurs.
Adoptée par : Conseil d'administration de Forum Syd
Date d'adoption: le 13/11/2013
Responsable : Contrôleur interne
En vigueur jusqu'à nouvel ordre
Définition
Forum Syd partage la définition de l'Asdi de la corruption comme étant « un abus de confiance, de
pouvoir ou de statut à des fins de profit indu. La corruption inclut notamment le versement et la
perception de pots-de-vin - y inclus la corruption de fonctionnaires étrangers - l'extorsion, les conflits
d'intérêt et le népotisme. »
Position vis-à-vis de la corruption
Pauvreté et corruption sont souvent liées, la corruption affectant particulièrement les personnes les
plus démunies et pouvant également, de diverses manières, renforcer la pauvreté. C'est pourquoi la
corruption constitue une menace majeure au développement et va à l'encontre des valeurs de Forum
Syd et des objectifs visés dans son engagement. L'approche de Forum Syd en matière de corruption
est donc de toujours prévenir, de ne jamais accepter, de toujours informer et de toujours agir même
dans des situations où cela peut générer des retards, des obstacles ou un arrêt complet des activités.
Il est fortement encouragé de rapporter les présomptions de corruption. La personne ayant donné
l'alerte est toujours exemptée des sanctions. Ces personnes peuvent rester anonymes. Tous les cas
rapportés sont examinés, conformément à cette charte.
Engagement
 Cette charte doit être incluse à tous les accords de Forum Syd avec des partenaires ainsi qu'avec
tout partenaire subséquent, suédois ou internationaux, au sein de projets ou programmes.
 Cette charte s'applique à tout appel d'offre, y inclus les appels d'offre établis par les partenaires
ainsi qu’aux partenaires de ceux-ci.
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 Les partenaires et tout partenaire subséquent, ainsi que les employés, bénévoles et membres du
Conseil d'administration se doivent d'intervenir dans tout cas de présomption de corruption et d'en
informer Forum Syd conformément à cette charte.
 Les directeurs doivent s'assurer que cette charte et les orientations afférentes à la présomption de
corruption soient connues de l'ensemble des employés et bénévoles et appliquées par ceux-ci.
 Les employés, bénévoles et membres du Conseil d'administration ne doivent pas prendre part à des
décisions dans des situations où leur impartialité ne peut être garantie.
 Les employés et bénévoles sont tenus d'informer leur supérieur dans toute circonstance où leur
impartialité ne peut être garantie. Les membres du Conseil d'administration doivent eux-mêmes
déclarer leur partialité dans les situations pertinentes.
 Les employés, bénévoles et membres du Conseil d'administration ne doivent pas engager
l'organisation, financièrement ou autre, au-delà des autorisations qui leur sont déléguées.
 Les employés, bénévoles et membres du Conseil d'administration ne doivent pas accepter de
cadeaux de collègues, partenaires ou autres individus ou groupes, sauf si ce cadeau est d’une
valeur mineure.
Travail de prévention
Forum Syd, les partenaires de Forum Syd et autres partenaires subséquents doivent :
 Soutenir les processus démocratiques fondés sur la transparence, la responsabilisation et la
participation.
 Évaluer les risques de corruption dans tous les projets, programmes et activités. S'attaquer de
manière appropriée aux risques identifiés et procéder à leur suivi.
 Renforcer la bonne gouvernance et le contrôle interne en son propre sein ainsi qu'au sein des
organisations partenaires.
En cas de présomption de corruption
Il incombe au Secrétaire général d'examiner les cas de présomption de corruption, d'en rendre compte
au Conseil d'administration et, le cas échéant, aux bailleurs. La responsabilité a été accordée au
Secrétaire général conformément aux lignes directrices : Présomption de corruption.
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