Règles pour les adjudications de marchés en matière de biens et de

Datum/Date
2016-02-09
Status
Decided, approved
Författare/Writer
Helena Hansson
Dokument nr/Document Nr
Beslutad av/Decided by
Annica Sohlström, Sida Civsam
Skapat/Created
2011-09-27
Règles pour les adjudications
de marchés en matière de
biens et de services au sein de
Forum Syd
1.
Principes de base des adjudications concernant les activités
financées par Forum Syd
Toutes les activités de coopération et de développement doivent être caractérisées par
l'utilisation efficace des ressources, la promotion de bonnes pratiques administratives,
la transparence dans la gestion des fonds et la lutte contre la corruption et les
irrégularités. L’une des manières d’y parvenir est de passer des marchés qui soient
transparents et économiquement satisfaisants
Ces règles d’adjudication des marchés s’appliquent à Forum Syd ainsi qu’aux autres
parties qui mettent en place des activités financées par des subventions octroyées par le
biais de Forum Syd.
L'ONG est toujours responsable des adjudications faites par elle ou par ses partenaires
grâce aux subventions de Forum Syd. Le principe de base étant que, tout en s’assurant
que l’adjudication est aussi rentable et adéquate que possible pour l’organisation et pour
celui qui reçoit les biens ou les services, tous les marchés financés par les fonds de
coopération doivent être caractérisés par de bonnes pratiques commerciales, une bonne
concurrence et l’objectivité.
Cela signifie que les ONG qui achètent des biens ou des services doivent respecter les
bonnes pratiques commerciales dans leurs adjudications. Il convient de rechercher et de
mettre à profit la concurrence. Les offres publiques et les soumissionnaires doivent être
traités de manière objective afin d’assurer des conditions de concurrence égales.
2.
Règles de base
a) Une comparaison de prix ou la réalisation d'appel d'offres ne sont requises
jamais requises pour des achats ne dépassant pas 50 000 SEK (hors TVA).
Mais des devis devront toujours être obtenus pour tout achat sans prix fixe. Les
devis doivent ensuite être acceptés expliquement afin d'éliminer tout risque de
Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Sweden | tel: +46(0)8 506 370 00 | fax: +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org
confusion quant au contenu de ce qui a été accepté. La facture d'achat doit
toujours être accompagné d'un devis.
b) Il doit exister une comparaison écrite de toutes les adjudications (biens et
services confondus) excédant 50 000 couronnes suédoises hors TVA.
Par comparaison écrite on entend une adjudication moins formelle qui ne
nécessite pas d'être ouverte. Les propositions de prix par écrit d'au moins trois
soumissionnaires doivent être reçues et la décision du choix du soumissionnaire
doit être documentée par écrit. Il ne s'agit donc pas d'une adjudication en libre
concurrence, le respect des pratiques commerciales devant néanmoins être de
rigueur.
c) Une adjudication restreinte doit s'appliquer pour toutes les adjudications (biens
et services confondus) excédant 300 000 couronnes suédoises hors TVA.
Une adjudication restreinte implique qu'au moins trois soumissionnaires sont
invités par écrit à participer à soumettre par écrit une offre. Voir sous 3) cidessous.
d) Une adjudication ouverte doit s'appliquer pour toutes les adjudications de biens
ou de services pour un montant excédant 2 000 000 couronnes suédoises hors
TVA.
Une adjudication ouverte implique que toux ceux qui le désirent peuvent
présenter une offre, par la publication de la mission, pour le reste les règles
sous 3) ci-dessous s'appliquent également ici.
Concernant les adjudications en dehors de la Suède, les seuils doivent être ajustés aux
conditions locales. Lorsque ces règles sont appliquées par Forum Syd ou ses partenaires
en dehors de la Suède, celles-ci doivent donc être ajustées aux seuils appropriés. Les
seuils doivent alors être traduits en montants en devise locale équivalant à la valeur des
biens/services en Suède pour les montants indiqués ci-dessus. Les seuils suédois sont
cependant toujours les montants maximum.
Concernant les adjudications récurrentes pour le même type de service, il convient de
fusionner toutes les adjudications durant une année d'activité et n'avoir qu'une seule
adjudication ou bien de conclure des accords-cadre.
3.
Règles générales concernant les adjudications restreintes et
ouvertes1

Une documentation explicite et complète sous la forme de spécifications
techniques/termes de référence et conditions commerciales doit être incluse à
l'appel d’offre. Il est important que les spécifications soient neutres et si
référence doit être faite à l’appellation ou la marque commerciale, le terme « ou
similaire » doit être ajouté.
1
Concernant les adjudications de marchés pour Forum Syd, il existe également des instructions
plus détaillées dans le document “Routines pour les achats et adjudications”.
2 (5)

Dans les évaluations des offres, il faut prendre en compte les critères spécifiés
dans l’appel d’offre. L’offre acceptée doit être celle qui a été considérée
comme la plus avantageuse lorsque tous les critères ont été pris en
considération.

Les appels d’offre ne peuvent pas être lancés uniquement à des fins de
comparaison. Une organisation invitée à soumettre une offre doit pouvoir
s’attendre à être effectivement retenue comme fournisseur.

L'appel d’offre doit être envoyé à au moins trois parties ou être publié.

La composition du groupe d'organisations invitées à soumettre une offre doit,
autant que possible, varier de temps à autre.

Pour toutes les adjudications effectuées par le biais d’appels d’offre,
l’acceptation d’une offre et les raisons de cette acceptation doivent être
spécifiées dans une décision d’adjudication spécifique qui sera signée par une
personne responsable de l’adjudication.

Le soumissionnaire dont l’offre a été acceptée doit être informé par écrit dès
que possible et pas plus tard qu’à la prise d’effet de la période contractuelle du
marché en question. Les soumissionnaires dont les appels d’offre n’ont pas été
acceptés doivent en être informés dès que possible.

Il semble raisonnable d’adapter les exigences aux circonstances en vigueur
dans la région et à la législation locale dans le cadre de ces adjudications.
Cependant, tous les appels d’offre doivent se dérouler en conformité avec les
bonnes pratiques commerciales.

Concernant les appels d'offre propres à Forum Syd, il existe un manuel interne
décrivant de manière plus détaillée la procédure à suivre en matière de
comparaisons de prix et d'adjudications.
4.
Exceptions
En circonstances exceptionnelles, il se peut que l’organisation se considère dans
l’obligation de s’écarter des règles d’appels d’offre soumis à concurrence. Dans ce cas,
le principe de documentation s’applique, c’est-à-dire que les écarts par rapport aux
règles doivent être justifiés et documentés. La documentation doit être proportionnelle
au montant en question.
Exemples d'exceptions générales

Des exceptions peuvent être tolérées au cas où la part de l’organisation dans le
budget total est minime et ne peut pas être identifiée clairement.

Une ONG suédoise agissant dans le cadre d’un accord ou d'un réseau
international qui à son tour a soumis des documents à l’appui de règles
d’adjudication peut choisir de respecter les règles établies par cette partie. Cela
doit être réglementé par un accord entre l’organisation et la partie concernée ou
par une approche documentée des adjudications de l’organisation.
3 (5)

Il en va de même pour la coopération avec l’Union Européenne.
Exemple d'exception dans le cadre d'un appel d'offre soumis à concurrence (au
moins trois soumissionnaires)

Une exception aux règles d’appels d’offre soumis à concurrence peut être
permise pour un projet relatif à une catastrophe grave, lorsqu’un coût
supplémentaire possible peut être pondéré par le fait que les marchandises sont
disponibles immédiatement dans le pays ou la région concernée.

Dans les cas où il est impossible d'avoir au moins trois soumissionnaires.
Forum Syd travaille dans des contextes difficiles où il peut être impossible
parfois de trouver trois soumissionnaires. Le cas échéant, il convient cependant
de chercher le plus de soumissionnaires possible et documenter ces efforts.
Exemples d’exception par rapport aux bonnes pratiques commerciales

Les restrictions concernant les bonnes pratiques commerciales peuvent être
justifiées dans le cadre d’un blocus commercial recommandé par les Nations
Unies.

Une autre raison pour ne pas accepter la meilleure offre sur le marché peut être
le manquement du soumissionnaire en question vis-à-vis des pratiques
commerciales généralement reconnues et le fait que le choix de ce
soumissionnaire nuirait aux relations de l’organisation avec ses membres et
donateurs.
5.
Aspects environnementaux et juridiques des adjudications
Une utilisation durable des ressources naturelles et un respect de l'environnement sont
des aspects cruciaux du travail de Forum Syd.
L’organisation doit s’assurer que les adjudications satisfont les critères d’écologie et de
développement durable, le soumissionnaire devant produire et livrer ses biens/services
de la manière la plus respectueuse de l'environnement.
L'organisation doit s'assurer que les adjudications respectent les droits fondamentaux de
l’homme tel que stipulés dans les conventions principales de l’Organisation
Internationale du Travail2. Les soumissionnaires qui violent les droits fondamentaux de
l'homme ne sont pas acceptés.
6.
Documentation et archivage
Toute la documentation s’appliquant aux adjudications doit être conservée par l’ONG
et archivée pendant une période de 10 ans à compter de la date du rapport final du
projet/programme. La documentation pertinente comprend, en particulier, les avis
2
Les conventions sur la liberté syndicale et sur le droit d’organisation (n° 87 et 98). Les
conventions sur l'interdiction du travail forcé (n° 29 et 105). Les conventions sur l'interdiction
du travail des enfants (n°138 et 182). Les conventions sur l'interdiction de la discrimination (n°
100 et 111).
4 (5)
d’adjudication, les appels d’offre, les enregistrements relatifs à l’évaluation de l’offre et
à la décision.
Elle inclut également les raisons et les décisions qui forment la base de tout écart
conforme au paragraphe 4 ci-dessus.
7.
Audits de Forum Syd et inspections: exigences relatives à la
documentation
Les obligations de Forum Syd incluent le suivi et l’examen des appels d'offre à des fins
de coopération et de développement financés par le biais de Forum Syd. Ces types
d’adjudications doivent de ce fait être systématiques et bien documentés. Forum Syd a
le droit d’inspecter toute la documentation afférente à ces types d’adjudications.
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