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Règlement du défilé « Catwalk » cosplay aux Geeks Days
1ère édition le dimanche 24 avril 2016
Article RJIL01 : Généralités
a. Le salon Geek Days aura lieu à Lille Grand Palais
les samedi 23 et dimanche 24 avril 2016.
Ce salon est organisé par GL EVENTS, société au
capital de 90 615 680 €, immatriculée au registre
du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le
numéro 351 571 757, et dont le siège social est
situé au 59 quai Rambaud - 69002 LYON.
b. Le présent règlement régit le déroulement du
défilé « Catwalk ».
Dans un souci d’optimisation et de règles de
sécurité évolutives, des modifications et ajouts
peuvent y être appliquées sans préavis.
c. La participation au défilé « Catwalk » de cosplay
nécessite d’être en accord avec la totalité du
présent règlement.
Votre inscription fait preuve de prise de
connaissance et d’acceptation du règlement dans
sa totalité.
d. A l’occasion du salon Geek Days, GL EVENTS fait
appel à l’association COSPLAYERS AND CO,
association à but non lucratif de loi 1901, dont le
siège social se trouve chez Bertrand Grévin, au 3
rue de Flandre, Résidence Gantois 3, appartement
67 - 59110 La Madeleine – France.
L’association COSPLAYERS AND CO est déclarée au
Journal Officiel depuis le 25 mai 2013 sous le n°
W595022017.
Article RJIL02 : Définitions
a. Le défilé « Catwalk » de cosplay consiste en un
défilé rapide de personnes individuelles et de
groupes costumés, sur des musiques
d’accompagnement imposées.
b. L’équipe des membres de l’association
COSPLAYERS AND CO sera dénommée “Staff
Cosplay”.
Elle travaillera avec les équipes de GL EVENTS à fin
d’optimiser l’organisation et le bon déroulement
du défilé « Catwalk » et des autres animations
cosplay lors du salon Geek Days.
Article RJIL03 : Défilé, Thèmes, Catégories
et durées
a. Le défilé « Catwalk » a lieu le dimanche 24 avril à
14h30.
b. Les thèmes autorisés aux cosplayers pour le
défilé « Catwalk » sont les suivants :
Mangas, cinéma, jeux vidéos, comics, bandes
dessinées, artworks, animés, fan arts + créations
personnelles et versions alternatives basées sur
des personnages tirés d’œuvres existantes.
c. Les catégories sont les suivantes :
- Individuels / 1 seule personne par passage
- Groupes / à partir de 2 personnes par
passage et un maximum de 06 personnes par
passage
d. Durée des passages :
Les participants auront moins d’une minute par
passage pour défiler et prendre des poses.
e. Le salon Geek Days est un événement « tout
public » et ouvert à tous.
Les costumes, prestations scéniques et
comportements des participants au défilé
« Catwalk » de cosplay doivent convenir à un public
de tous âges et toutes sensibilités.
Le staff cosplay de l’association COSPLAYERS AND
CO et la société GL EVENTS se réservent le droit de
refuser une inscription et une participation si elle
est jugée être en non-conformité et non adaptée.
Le non-respect des règles le jour J entrainera une
annulation d’inscription, voir une expulsion du
salon.
f. D’autres animations de cosplay sont organisées
et font l’objet de règlements qui leur sont propres.
Article RJIL04 : Nombre de participants
a. Le défilé « Catwalk » de cosplay peut accueillir
un nombre limité d’inscriptions.
Cette limite peut être modifiée sans préavis, en
fonction du déroulement du salon Geek Days et
des consignes de l’organisateur GL EVENTS.
Article RJIL05 : Inscriptions au défilé
a. Les cosplayers ne peuvent pas s’inscrire dans la
catégorie des individuels et en plus dans celle des
groupes, même avec un costume différent.
b. La confirmation de votre passage sur scène
passe par 3 étapes obligatoires :
b1. Une pré-inscription à l’adresse
[email protected] selon les modalités
annoncées ci-après.
b2. La bonne réception d’un mail de confirmation
de la part l’association Cosplayers and Co.
b3. Votre présentation sur le stand de l’association
Cosplayers and Co avant 12h30 le jour de votre
passage.
Si l’une de ces étapes est manquante, vous ne
pourrez pas accéder aux vestiaires ni au défilé.
Pour rappel, en vous inscrivant vous certifiez avoir
lu et approuvé le présent règlement dans son
intégralité.
c. Pièces à fournir lors de votre inscription par
email à l’adresse [email protected] :
c1. Le formulaire d’inscription ci-après, recopié
dans votre mail et complété en intégralité :
Nom - Prénom :
Age au 23/04/2016 :
Besoin d'un éventuel accompagnant justifié dans
les vestiaires, nom et prénom :
Réplique(s) d'arme(s) à déclarer :
Je certifie avoir lu et approuvé le règlement du
concours (mettre oui) :
c2. Précisez bien si vous avez besoin d’un
accompagnant, comme précisé dans l’article
RJIL06b ci-dessous.
d. Spécificités propres aux inscriptions des
groupes :
d1. Chaque inscription groupe doit être réalisée
par le chef désigné du groupe.
d2. Le chef du groupe s’engage à communiquer, à
faire accepter et à faire respecter le présent
règlement à tous les membres du groupe.
d3. Le chef du groupe devra se présenter au stand
de l’association Cosplayers and Co, accompagné de
tous les autres membres du groupe avant 12h30 le
jour du défilé pour valider leur présence et leur
participation.
Tant qu’il manquera un membre du groupe, votre
passage ne pourra pas être validé et l’accès au
vestiaire ne pourra vous être accordé.
Attention, une pièce d’identité vous sera
demandée pour contrôle de votre identité et
surtout de votre âge.
Article RJIL06 : Vestiaires
a. Accès aux vestiaires :
a.1 L’accès aux vestiaires cosplay est réservé
uniquement aux cosplayers inscrits au défilé
« Catwalk » de cosplay, et se fait après la validation
de votre présence sur le stand de l’association
Cosplayers and Co.
a.2 Il vous sera remis un bracelet avec votre
numéro de passage. Le port de ce bracelet est
obligatoire.
a.3 L’accès aux vestiaires sera gardé par le staff
cosplay.
a.4 Il vous est demandé de respecter les locaux et
matériel mis à votre disposition dans les vestiaires.
a5. L’association Cosplayers and Co ne pourra être
tenue responsable d’éventuelles dégradations ou
vols dans les vestiaires.
b. Accompagnants :
b1. Il est autorisé un et un seul éventuel
accompagnant aux vestiaires par cosplayer
individuel et par groupe.
b2. La présence désirée de cet accompagnant doit
être indiquée dans le formulaire d’inscription et
doit être justifiée (aide à l’habillage, aide au
déplacement, candidat mineur…).
Le staff cosplay se réserve le droit de juger justifiée
ou non la demande d’un accompagnant, ce sera
indiqué dans le mail de confirmation.
Tout accompagnant non spécifié lors de votre
inscription et présent le jour J sera refusé dans les
vestiaires.
b3. Les accompagnants doivent aussi acheter leurs
entrées au salon et porteront aussi un bracelet qui
sera fourni lors de votre confirmation de présence
sur le stand de Cosplayers and Co.
Article RJIL07 : Répliques d’armes, et
accessoires
a. Toutes les répliques d’armes et accessoires
devront être annoncés lors de votre inscription.
b. Lors de la confirmation de votre présence sur le
stand de l’association Cosplayers and Co, tout
élément n’ayant pas été annoncé lors de
l’inscription pourra vous être refusé.
c. Le staff cosplay se réserve le droit d’accepter un
élément supplémentaire non annoncé lors de
l’inscription, si celui-ci est jugé acceptable.
d. Si un participant cache intentionnellement un
élément supplémentaire, il sera disqualifié et
interdit de prendre part au défilé « Catwalk ».
e. Types de répliques et matériaux autorisés :
Que ce soit dans le salon Geek Days pour les
visiteurs costumés ou lors des animations et défilés
pour les cosplayers, il a été convenu avec les
organisateurs du salon GL events,
l'association Cosplayers and Co et les autorités
supérieures que :
Les armes et répliques d’armes réalistes en métal
/ acier (armes à feu, ceintures de munitions,
grenades, armes à flèches, airsoft…) et les
répliques d’armes blanches (katanas, sabres et
épées même dans leurs fourreaux, haches,
shurikens...) seront interdites à l’entrée du salon
Geek Days.
Toute arme tranchante et/ou coupante est
interdite.
Les répliques d'armes achetées lors du salon Geek
Days devront rester dans leurs emballages.
Les agents de sécurité pourront vous exclure du
salon si vous sortez votre réplique de l'emballage.
Article RJIL08 : Participants mineurs
a. L’association Cosplayers and Co se réserve le
droit de refuser l’inscription de cosplayers mineurs.
b. Les cosplayers mineurs de 12 à 17 ans devront
présenter une autorisation parentale signée d’un
parent (père ou mère), et fournir le n° de
téléphone de ce même parent lors de leur
inscription par mail.
c. Les cosplayers mineurs de moins de 12 ans
devront fournir les éléments ci-dessus et être en
plus accompagnés d’un parent (père ou mère) le
jour J.
d. Si l’un des éléments demandés n’est pas
présent, la demande d’inscription sera rejetée.
Article RJIL09 : Costumes et accessoires
Pour le défilé « Catwalk » de cosplay, les costumes
et accessoires peuvent être achetés.
> Métal - Acier = interdit !
Article RJIL10 : Sécurité et choses
interdites sur scène
Les répliques d’armes fictives en carton, papier
mâché, bois léger, diverses matières plastiques et
diverses mousses seront admises. (Jouets à billes
en plastique sans les chargeurs)
> Carton - Mousse - Plastique = autorisé
Sont interdits sur scène :
a. Les accessoires et outils pouvant générer du feu,
les liquides quelques que soient leurs contenants,
l’utilisation de gaz.
b. Les armes réelles, blanches ou à feu.
c. Les répliques d’airsoft en métal, même
déchargées.
d. Les répliques tranchantes, contondantes,
perforantes.
e. Les répliques d’armes doivent être fabriquées
par les participants, dans des matériaux ne
représentants pas de danger pour autrui. (Voir
article RJIL07) L’organisation représentée par GL
EVENTS et l’association Cosplayers and Co se
réserve le droit de refuser une réplique si elle est
jugée non conforme aux critères de sécurité sur
scène, mis en place pour la sécurité de tous.
f. Les projectiles, quels qu’ils soient (même des
bonbons).
g. L’utilisation de confettis, plumes, paillettes… qui
saliraient la scène.
h. Les lasers.
Article RJIL11 : Droit à l’image
a. En adhérant au présent règlement et en
participant aux concours, les participants
autorisent toute exploitation commerciale ou
promotionnelle de leur image filmée ou
photographiée pendant le salon, dans le cadre de
la communication ou promotion du dit salon, pour
une durée de 3 ans .
b. L’organisation, GL EVENTS s’engage à ce que les
images utilisées soient conformes à la morale et à
la loi. Toute image dégradant la personne humaine,
la pornographie et la violence sont formellement
proscrites.
c. Le staff cosplay vous fera signer un document
lors de votre confirmation de présence sur le
stand de l’association Cosplayers and Co,
attestant de la lecture et de l'acceptation du
présent règlement.
Article RJIL12 : Responsabilité
a. L’association Cosplayers and Co et l’organisateur
ne pourront pas être tenus responsables si un
candidat est victime de dommages corporels
provoqués par un tiers ou par une négligence de sa
part.
b. L’association Cosplayers and Co et l’organisateur
ne pourront être tenus responsables de tout vol
qui pourrait survenir dans les vestiaires Cosplay ou
tout autre lieu du salon.
c. Les mineurs de moins de 18 ans restent sous
l’entière responsabilité de leurs parents.
d. Les participants sont responsables des
dommages qu’ils pourraient causer au matériel de
l’organisateur, du staff Cosplay, de l’un de ses
partenaires ou prestataires.