Utiliser Netmeeting dans les CCM - Service informatique universitaire

Département
Education
et Technologie
UTILISER NETMEETING DANS LES CCM
Monique Colinet
5.82
AVRIL 2003
Centre pour la formation à
l’Informatique dans le Secondaire
Les moyens de communication dans un centre cybermédia
Utilisation de NetMeeting 3.01
Une première utilisation de Netmeeting 3.01
Dès le lancement du programme, une fenêtre s’affiche:
Barre des menus
Effectuer un appel
Introduction de
l’adresse du
correspondant
Raccrocher
1
Rechercher un
correspondant
dans un annuaire
Incrustation d’images
Ajuster le
volume
audio/Afficher la
liste des
participants
Démarrer/Arrêter
la vidéo
2
Transférer
des fichiers
Partager un
programme
Conversation
Tableau blanc
Cette fenêtre est divisée en deux parties:
(1) La fenêtre de visualisation: c’est dans cette fenêtre que vous pourrez voir votre correspondant,
du moins si celui-ci dispose d’une webcam.
(2) La fenêtre de contact: c’est dans cette fenêtre que vous verrez la liste de vos correspondants.
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Les moyens de communication dans un centre cybermédia
Utilisation de NetMeeting 3.01
Comment démarrer une conférence
L’émission d’un appel est indispensable pour accéder à l’ensemble des services offerts par le
logiciel.
Pour contacter une personne connectée au réseau local, vous devez l’appeler soit par
l’intermédiaire du menu Appel - Nouvel Appel soit par l’intermédiaire du bouton Effectuer
l’appel.
L’adresse du correspondant que vous
souhaitez appeler peut être donné de
deux manières différentes:
- le nom de l’ordinateur
(exemple: PTE5259a07 pour un
ordinateur du centre cybermédia)
- l’adresse IP de cet ordinateur
(exemple: 198.162.100.007)
Le type d’utilisation sera le Réseau
puisque nous travaillons dans un réseau
local. Il est également possible de
sécuriser l’appel, mais cela est surtout utile lorsqu’on travaille sur le réseau Internet.
Remarque: l’utilisation d’un nom en clair n’est en principe utilisable que sur Internet et à la
condition que les correspondants soient enregistrés dans un annuaire stocké sur un serveur.
Néanmoins, grâce à la numérotation abrégée, il est possible d’affecter à chaque adresse IP du
réseau local un nom plus clair. Voir à ce sujet l’annexe 1.
Dès que les informations sont introduites, cliquez sur le bouton Appel pour contacter votre
correspondant. Netmeeting affiche une fenêtre vous informant qu’il recherche la personne
contactée (dans l’exemple ci-dessous, la personne est identifiée par le n° IP de sa machine).
Pour que l’appel aboutisse, il faut que votre correspondant:
- ait ouvert le programme sur son ordinateur. Cette tâche peut être en sommeil mais l’icône
(
) figure alors dans la barre des tâches.
- accepte l’appel. Une barre flottante avec deux boutons apparaît en bas et à gauche sur l’écran
de l’ordinateur de votre correspondant.
Si votre correspondant n’accepte pas (il clique sur le bouton Ignorer) ou ne répond pas dans le
temps imparti (une vingtaine de secondes), l’appel n’aboutira pas et un message apparaîtra sur
votre ordinateur.
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Utilisation de NetMeeting 3.01
Par contre, un message différent apparaît si votre correspondant n’a pas lancé l’application
Netmeeting sur sa machine.
Lorsque l’appel aboutit, la liste des personnes en communication, ou en conférence comme cela
est d’usage avec ce logiciel, apparaît dans la seconde partie de la fenêtre principale de
Netmeeting.
Tous les services de Netmeeting sont maintenant disponibles et utilisables.
Les services de Netmeeting
La conversation
Ce module permet de converser (ou de “chatter” pour utiliser un mot à la mode) entre les
participants de la conférence.
Pour démarrer ce module, il suffit de cliquer sur le bouton
ou encore par l’intermédiaire du
menu Outils. Lorsqu’un participant lance cette fonction, la fenêtre de conversation apparaît sur
tous les écrans presqu’instantanément. Chacun peut alors envoyer des messages et lire les
messages des autres participants. La procédure est très simple.
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Utilisation de NetMeeting 3.01
Zone d’affichage des messages transmis
Zone d’entrée des messages
Bouton
d’envoi
des
messages
Liste des correspondants en conversation
Ce module est particulièrement intéressant lorsqu’un ou plusieurs participants n’ont pas de
périphériques audios et/ou vidéos.
D’autre part, chacun des participants peut présenter cette fenêtre de conversation selon ses désirs:
format du message, grandeur de la fenêtre “Conversation”. Ces paramètres peuvent être
modifiés par l’intermédiaire du menu Affichage - Options.
En outre, la conversation peut être enregistrée par chacun des participants (attention, un message
envoyé à un des participants ne sera pas enregistré par les autres) et les formats d’enregistrement
sont divers (traitement de texte, page HTML,...).
Le tableau blanc
Le tableau blanc permet à tous les participants d’une conférence de dessiner et d’écrire
simultanément.
Pour afficher le tableau blanc, cliquez sur le bouton
ou sélectionnez la commande Tableau
Blanc dans le menu Outils.
Dès qu’une personne active cette option, il apparaît sur tous les écrans. Chacun peut alors
l’utiliser pour y placer du texte ou des dessins.
Il est possible pour chacun de redimensionner la fenêtre de ce tableau blanc. Si vous ne souhaitez
pas que les autres participants puissent utiliser le tableau blanc, il est possible de le verrouiller.
Dans ce cas, vous serez le seul utilisateur de ce tableau. Cette option peut être intéressante si le
professeur veut présenter, par exemple, un plan de travail aux élèves.
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Utilisation de NetMeeting 3.01
Pour empêcher les
autres utilisateurs
de modifier le
contenu du tableau
Le contenu d’un tableau blanc peut aussi être sauvegardé. Il peut donc parfois être utile de
prévoir le contenu de son tableau (qui peut d’ailleurs contenir plusieurs pages) avant de
commencer une séance de collaboration. Il n’est en effet pas nécessaire d’être en communication
pour rédiger et enregistrer un tableau à l’avance.
Le partage d’applications
Cette option permet :
- de partager des programmes qui sont installés sur un seul ordinateur
- de laisser contrôler son poste par d’autres utilisateurs.
Ces deux possibilités ont bien sûr leurs avantages et leurs inconvénients. Selon l’utilisation, on
pourra y voir certains avantages. Ce sera aux utilisateurs de les manipuler avec efficacité!
1. Partage sans contrôle
Pour partager un programme, celui-ci doit être actif dans l’ordinateur (placé en mémoire
centrale). Par l’intermédiaire de Netmeeting, vous pouvez alors activer le partage de ce
programme. Pour ce faire, cliquez sur le bouton
ou activez le partage par l’option Partage
du menu Outils.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre et permet la visualisation des options actuellement présentes en
mémoire centrale de l’ordinateur.
Il s’agit alors de sélectionner l’application (ou les applications) que l’on veut partager puis de
valider son choix en cliquant sur le bouton Partager.
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Utilisation de NetMeeting 3.01
Bouton
permettant
l’activation
du partage
Sélection
d’une
application
à partager
A partir de ce moment, le programme est seulement partagé en lecture. Dès que cette application
sera activée sur votre écran, les autres utilisateurs la verront aussi apparaître sur leur machine.
Cette application s’affichera sur tout ou partie de l’écran des autres participants (cela dépendra
de la résolution de l’écran de chacun des participants).
Ils n’auront cependant pas encore la possibilité de l’utiliser. Le pointeur de la souris sera
d’ailleurs transformé en
dès qu’ils voudront le déplacer. D’autre part, ils pourront toujours
utiliser d’autres applications tournant sur leur propre ordinateur et ils verront en outre une
nouvelle icône dans la barre des tâches
leur signalant qu’une application est
partagée. Ils ne pourront pas fermer cette application.
Cette situation va permettre au correspondant qui partage une application de diffuser de
l’information:
- montrer le fonctionnement d’une application
- diffuser une présentation powerpoint, une présentation multimédia en général,...
- utiliser une application (traitement de texte, tableur, navigateur internet,...)
Avec l’environnement cybermédia disponible dans les écoles, cette manière de travailler peut se
révéler intéressante dans la situation précise ou le professeur souhaite effectuer une
démonstration devant sa classe et ne possède pas de moyen de projection.
Remarque: Il n’est pas possible de partager un dossier ou des fichiers sauf par l’intermédiaire de
l’explorateur.
2. Partage avec contrôle
Cette situation est semblable à la première mais dans ce cas, les différents correspondants
pourront utiliser aussi le programme à distance. Il faut toutefois que le propriétaire de cette
application leur en donne l’autorisation.
Dans la deuxième partie de la fenêtre de partage, une option de contrôle devra alors être
sélectionnée:
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Utilisation de NetMeeting 3.01
Dès que ce bouton a été enfoncé, le contrôle peut être pris par n’importe quel participant à la
conférence. Le bouton a alors changé d’aspect et les deux options sont sélectionnables.
A tout moment, le “propriétaire” de l’application peut arrêter le contrôle en enfonçant de nouveau
le bouton “Empêcher le contrôle” et il reprend tous les droits sur l’application.
Comment prendre le contrôle d’une application à distance ?
Plusieurs situations sont possibles:
a) Si aucune des deux cases de la fenêtre précédente n’est cochée, il suffit, à la personne voulant
prendre la main, de double-cliquer sur l’application à partir de son ordinateur.
A ce moment, le propriétaire de l’application
recevra un message lui signalant qu’un
participant veut prendre la main.
Si le propriétaire accepte, le demandeur peut
alors intervenir dans le programme et effectuer
les manipulations qu’il souhaite. Attention à ce
genre de situation qui peut se révéler
dangereuse suivant les applications utilisées.
Le pointeur de la souris prend alors une forme particulière qui lui indique le correspondant qui
à la priorité sur l’utilisation de l’application.
Le fait pour le propriétaire de frapper n’importe quelle touche sur son clavier lui rend la main sur
l’application.
Si, par contre, la réponse n’est pas donnée dans le temps imparti (une vingtaine de secondes) ou
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Utilisation de NetMeeting 3.01
si la demande est refusée, le demandeur recevra aussi un message l’avertissant du refus.
Si la première case “Accepter automatiquement les demandes de contrôle” est cochée, les
prises en main ne sont plus contrôlées et un double-clic sur le bouton de la souris (fait par
n’importe quel participant) peut entraîner alors le désordre le plus complet. Chacun peut tour à
tour intervenir sans aucune autorisation au préalable. Cette situation est à éviter au maximum car
elle entraîne une perte de contrôle total de la part du propriétaire de l’application.
Si la seconde case “Ne pas autoriser d’interruption par les demandes de contrôle pour
l’instant” est cochée alors les participants ne pourront pas prendre la main sur l’application et
leurs tentatives seront directement refusées par le message suivant, sans que le propriétaire ne
soit déranger par une demande de contrôle.
Si les deux cases sont cochées, le même message s’affichera sur l’écran du participant qui tentera
d’intervenir.
Certaines configurations sont donc plus gérables que d’autres. A chacun de paramétrer son
partage en fonction de la situation de travail.
Le transfert de fichiers
Ce moyen de communication peut aussi être intéressant dans un centre CCM lorsqu’un
professeur met à disposition des exercices individualisés pour les élèves et que ceux-ci doivent
les rendre directement au professeur.
Par le biais de Netmeeting, des fichiers de toute nature (texte, image, son, vidéo) peuvent être
envoyés ou reçus. Il s’agit d’une certaine manière de documents attachés à un courrier
électronique.
Pour activer l’envoi de documents, cliquez sur le bouton
ou activez la commande dans le
menu Outils. Une nouvelle fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez régler quelques
paramètres qui faciliteront le travail par la suite.
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Dossier des
fichiers reçus
Liste des
participants
Pour
sélectionner
les fichiers
à envoyer
Liste des fichiers à transférer
Pour pouvoir envoyer des fichiers, ceux-ci doivent se trouver dans la liste de la fenêtre principale.
Une fois que vos fichiers ont été placés dans la liste des fichiers à transférer, vous pouvez choisir
de les envoyer à toutes les personnes participant à la conférence ou à une seule personne (en
choisissant dans la liste des participants) en cliquant sur le bouton
.
Si par contre vous ne souhaitez envoyer qu’une partie des fichiers, il vous suffit de le(s)
sélectionner et de l’(les) envoyer de la même manière.
Remarque: un clic droit sur le fichier à envoyer permettra également cet envoi.
Dès que le(s) fichier(s) est (sont) envoyé(s), l’information apparaît dans la fenêtre de transfert
des fichiers.
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Le destinataire reçoit alors un message l’informant que un ou de(s) fichier(s) lui ont été transmis.
Il peut choisir de les ouvrir directement ou
de les garder dans un dossier spécifique
en cliquant sur le bouton “Fermer”.
La lecture de ce(s) fichier(s) se fera alors
par l’intermédiaire du bouton d’ouverture
du dossier correspondant dans la fenêtre
de transfert de fichiers.
La configuration du dossier de réception
de ces fichiers (c:\Program
Files\NetMeeting\fichiers reçus) peut être
modifiée à tout moment. Pour indiquer le
nouveau chemin, sélectionner la
commande “Changer de dossier” dans le
menu “Fichier”.
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Utilisation de NetMeeting 3.01
Annexe 1 : Utilisation de numéros abrégés
Dans le cas d’une utilisation fréquente de ce programme, il peut être intéressant de créer des
raccourcis d’appel.
Par l’intermédiaire du menu “Appel, choisissez l’option “Créez un numéro abrégé”.
Dans la nouvelle fenêtre, indiquez le nom de l’ordinateur pour lequel vous souhaitez créer un
numéro abrégé. Choisissez aussi Réseau comme mode d’appel. Sélectionnez enfin “Ajouter à
la liste des numéros abrégés” avant de valider vos options.
Vous pouvez effectuer la même opération pour tous les ordinateurs du centre cybermédia.
Lorsque le travail sera
terminé, vous pourrez
alors effectuer vos
appels en cliquant sur
le bouton
(Rechercher un
correspondant dans un
annuaire) de la fenêtre
principale
du
programme.
Vous verrez apparaître
la fenêtre ci-joint. Il
vous suffit de
sélectionner le
r é p e r t o i r e
“Numérotation
rapide” et doublecliquez sur les noms
des postes que vous
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voulez contacter.
Le dossier dans lequel se trouve tous ces raccourcis est c:\Program
Files\NetMeeting\Numérotation abrégée, mais vous pouvez le déplacer où vous le souhaitez.
Ce dossier peut même être copié sur toutes les machines du pool si vous souhaitez que les autres
utilisateurs puissent en bénéficier. Et vous pouvez même créer plusieurs dossiers suivant les
groupes d’utilisateurs.
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Annexe 2 : Les touches de raccourci
CTRL + N
Effectuer un appel
F5
Actualiser une liste d’annuaire
CTRL + D
Ouvrir le pavé de numérotation
CTRL + K
Désactiver les haut-parleurs
CTRL + M
Désactiver le microphone
CTRL + T
Ouvrir le module Conversation
ENTREE
Envoyer un message dans Conversation
CTRL + W
Ouvrir le tableau blanc
CTRL + SUPPR
Effacer une page du tableau blanc
CTRL + +(signe plus)
Insérer une page dans le tableau blanc
CTRL + -(signe moins)
Supprimer une page du tableau blanc
CTRL + Pg Préc.
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CTRL + Pg Suiv.
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CTRL + touches de
direction
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CTRL + S
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N’importe quelle touche
Reprendre le contrôle d’un programme partagé
ECHAP
Arrêter la collaboration avec un programme
partagé
CTRL + F
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