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N
équipe
Comme tout chef d'entreprise qui se respecte,
les pharmaciens sont de plus en plus
nombreux à adopter le tableau de bord
pour piloter leur officine. Et garder le cap
de la productivité d'équipe. Encore faut
iIsavoir comment s'y prendre.
Savoir manier
un tableau de
un projet d'équipe, c'est
tableau de bord,pas besoin d'investir dans un logiciel
bien. Partir sur de bonnes
spécialisé puisque toutes les informations figurent
dans le logiciel de l'officine. Il suffit de les extraire
pour les compiler dans un tableur de type Excel. Pas
bases en connaissant la réelle
situation économique de
l'officine, c'est essentiel pour
Mener
pouvoir actionner les bons
leviers. Je ne vois pas comment un pharmacien peut
aujourd'hui se passer d'un tableau de bord pour suivre
l'évolution de son activité et s 'assurer que la trésorerie
de l'officine est saine , lance Olivier Desplats,associé
du cabinet Flandre Comptabilité Conseil et président
du réseau CGP (Conseil Gestion Pharmacie),qui re-
groupe treize cabinets indépendants répartis dans
toute la France. La zone de turbulence qui touche les
officines depuis octobre 2009 impose a minima un
suivi mensuel afin de pouvoir identifier les éventuels
problèmes et de réagir immédiatement, sans attendre
la publication du bilan annuel.
besoin non plus de surveiller l'activité et la rentabilité
au jour le jour.. Un suivi mensuel est amplement suffisant, avec une comparaison systématique sur le même
mois de l'année précédente .,précise Bru no Boirie.
Scruter la marge brute
Le chiffre d'affaires reste à surveiller, ventilé en fonction des différents taux de TVA, et traité par rapport
au nombre de jours ouvrés. Dans certains cas, il peut
être utile de faire ressortir les génériques ou de
distinguer du CA courant la réserve hospitalière ou
les EHPAD,qui comprennent des médicaments chers
avec une marge faible. Il faut également mesurer des
données comme le nombre de clients, le panier
raisonner uniquement en termes de chiffre d'af-
moyen, le panier moyen ordonnances ou encore le
CA par salarié équivalent temps pleïn,qui donne une
bonne indication sur la rentabilité de l'équipe officinale. Si le suivi de l'activité se révèle relativement
faires 1TC, un indicateur qui conditionne le prix de
simple, celui de la marge brute apparaît plus
vente des officines.» Une progression du CA 77'Cne reflète en rien la bonne santé économique d'une pharmacie, rappelle Bruno Boirie, associé d'Extencia,un
complexe, comme l'explique Olivier Desplats.» La
Réaliser un suivi mensuel
Le tableau de bord incite les pharmaciens à ne plus
cabinet d'expertise-comptable implanté dans cinq
villes en Aquitaine et qui est lui aussi membre du
réseau CGP Elle peut même cacher une diminution de
la rentabilité ou du nombre de clients. Pour éditer un
Pharmacien Manager- septembre 2011 - n'iio
marge brute s'obtient en soustrayant du CA les rétrocessions, le coût d'achat des marchandises vendues,
plus ou moins la variation des stocks. Le problème,
c 'est que la gestion des stocks doit être actualisée,
avec des entrées et des sorties correctement gérées
dans l'outil informatique..
expérience
Jean-Louis Bordenave
titulaire à Pessac
Un suivi quotidien et mensuel
A la tête de la pharmacie de l'Alouette a Pessac, une officine de quar-
tier qui emploie 23 salariés et réalise un chiffre d'affaires annuel de
6,6 millions d'euros, Jean-Louis Bordenave et ses quatre cotitulaires
s'astreignent à un suivi quotidien de l'activité. «Tousles matins, lorsque
l'on fait la caisse, l'un des titulaires édite un tableau de bord en extrayant
du système informatique une quinzaine d'indicateurs sur la journée précédente le CA, avec la ventilation par taux de TVA, le nombre de clients,
le nombre de factures en tiers payant, le CA par vendeur, la marge... A la
fin du mois, nous éditons un tableau mensuel avec les mêmes indicateurs, que l'on compare au méme mois de l'année précédente.
or
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Par ailleurs, l'officine reçoit chaque mois de son cabinet d'expertisecomptable un tableau de bord qui intègre le chiffre d'affaires, mais
aussi l'évolution du stock informatique ainsi qu'une comparaison
avec l'ensemble des pharmacies gérées par le cabinet, une donnée
qui se révèle très précieuse. «Je n'étais pas très content de ma progression en avril dernier, raconte Jean-Louis Bordenave. En consultant
les données régionales, je me suis aperçu que la variation générale
indiquait une forte dépression.»
Y.R.
fOT0U0M
Calculer la rentabilité
Pour arriver à l'excédent brut d'exploitation (EBE),
qui mesure, lui, la rentabilité de l'officine, il faut
soustraire de la marge brute les différentes charges
externes (loyers, honoraires, frais de déplacement...), qui représentent en moyenne 5 % du CA
annuel,ainsi que les salaires et les charges sociales
du personnel,à rapporter en pourcentage du chiffre
'1'affaires. Il ne reste plus alors qu'à ajouter les
rges arrières qui ont une incidence significative
sur I'EBE. Dans la dernière partie du tableau de
tembre 2010, tous les pharmaciens se lamentaient
de voir leur CA baisser par rapport au même mois de
l'année précédente. Mais à cette époque, l'activité
avait été boostée par l'effet grippe HI NI. Quand une
alerte survient, il ne faut donc jamais s'arrêter au simple constat, mais se poser les bonnes questions. Si
l'analyse apporte une réponse évidente, tout va bien.
En revanche, lorsque l'on n 'arrive pas à identifier le
problème, il faut effectuer un deuxième contrôle en
faisant appel éventuellement à son expert-comptable
qui aura, lu,, un peu plus de recul.
bord, il faut soustraire de I'EBE les remboursements
d'emprunts, capital et intérêts compris, les impôts,
ainsi que les prélèvements nécessaires pour assurer
le train de vie du ou des pharmaciens, si l'officine
est en nom propre. Lorsque la pharmacie est en
société, la rémunération des titulaires doit figurer
dans les charges d'exploitation. Le résultat de cette
soustraction débouche sur ta trésorerie disponible,
un indicateur essentiel puisqu'il permet de savoir si
la situation de l'officine est saine.
Analyser sinon rien
Le tableau de bord édité,encore faut-il savoir l'interpréter. - Sans analyse, un tableau ne sert à rien,
confirme Bruno Boirie. Un chiffre d'affaires qui ne
Oser la comparaison
Pour que l'analyse soit véritablement efficace,il faut
aussi prendre du recul en surveillant les données
non pas au mois, mais par trimestre, afin de lisser
certaines aberrations ponctuelles. Il faut enfin être
en mesure de se comparer à la moyenne régionale
de la profession, une donnée que peuvent fournir
les cabinets d'expertise-comptable..' Si le tableau de
bord fait ressortir une marge de 26,5 % et un EBE de
10 %, il est essentiel de savoir si vous êtes au-dessus
ou en dessous de la moyenne régionale. Et dans les
deux cas, il faut essayer de comprendre les raisons
de cette surperformance ou de cette sous-performance .', conseille Olivier Desplats. Si votre CA
progresse plus, une baisse du nombre de clients, du
panier moyen, de la marge ou de la trésorerie peu-
stagne, alors que les autres progressent, il existe
vent être liés à un problème dans l'officine, mais
termes de management,d'accueil des clients, ou de
gammes inadaptées...
Yves Rivoal
aussi à la morosité ambiante. Par exemple, en sep-
peut-être un problème au sein de l'officine en
Pharmacien Manager - septembre 2011 - n°110