la vidéoconférence nouvelle génération
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La vidéoconférence nouvelle génération Améliorer la productivité des collaborateurs nomades Par Debra Chin Directeur Général - Palmer Research Mai 2011 La vidéoconférence nouvelle génération SOMMAIRE Édito3 Une réalité : la décentralisation du travail 4 La vidéoconférence au service des effectifs décentralisés 5 Conclusion7 À propos d’Arkadin8 À propos de Palmer Research8 2 La vidéoconférence nouvelle génération édito Ingénieurs, architectes, scientifiques, avocats… les cadres sont reconnus pour leur expertise et leur aisance relationnelle. Au cours des trente dernières années, ils ont généré plus de 70 % de la croissance économique aux États-Unis1. Collecter les informations et les partager constituent les clés de leur réussite. Pourtant, la communication et la collaboration deviennent de plus en plus difficiles. En cause : la dispersion géographique des collaborateurs, fournisseurs, partenaires et clients. La mondialisation, les pressions économiques, la concurrence pour attirer les meilleurs talents et les tentatives visant à favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée contribuent aujourd’hui à la “decentralisation” des effectifs. Les cadres sont devenus nomades : ils travaillent depuis différents endroits au moyen de terminaux mobiles (netbooks, smartphones, tablettes, etc.). Ils représentent plus de 70 % de la population active aux États-Unis2. Malgré cette mobilité accrue, les moyens de communication classiques − messagerie électronique, téléphone et réunions en face à face − restent incontournables. Les entreprises cherchent aujourd’hui à exploiter intelligemment la nouvelle génération d’outils capable de soutenir la productivité dans un environnement de travail décentralisé. Les solutions de vidéoconférence HD offrent ainsi un niveau élevé de collaboration, sans coûts supplémentaires liés aux périodes d’inactivité et aux déplacements. Pourtant, seuls 20 % des cadres utilisent la vidéoconférence pour collaborer et échanger3. Si la vidéoconférence, en tant que solution de collaboration, est très largement reconnue, son utilisation se limite bien souvent aux salles de conférence des plus grandes entreprises. L’ancienne génération d’outil impliquait de lourds investissements ainsi que des difficultés d’installation, de maintenance et une qualité de service aléatoire. On assiste aujourd’hui à l’émergence d’une nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD (Haute Définition) économiques, faciles à installer et à utiliser, et proposant la qualité des vidéos HD. Elles offrent une plus grande flexibilité de déploiement grâce à l’exploitation des terminaux informatiques déjà présents au sein de l’entreprise (mobiles, PC, netbooks et équipements de vidéoconférence). Avec l’adoption du haut débit, l’amélioration du rapport prix / performance grâce à de nouveaux fournisseurs de solutions et la course aux gains de productivité des entreprises, les analystes s’accordent à prédire une explosion du marché des solutions de vidéoconférence sur PC. 1 “Economic Conditions Snapshot”, McKinsey 2010 2 “Mobile Knowledge Workers: Emerging Opportunities”, Infotrends 2011 3 “Making Collaboration Work for the 21st Century’s Distributed Workforce”, Forrester Consulting 2010 3 “On assiste aujourd’hui à l’émergence d’une nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD économiques, simples à mettre en place et à utiliser, et proposant la qualité des vidéos HD.” La vidéoconférence nouvelle génération une réalité : la décentralisation du travail 1.2 milliard de personnes Le temps où tous les employés travaillaient sur le même site, 40 heures par semaine et restaient dans la même entreprise jusqu’à la retraite est révolu. Selon le cabinet d’analyse Forrester, le pourcentage de cadres travaillant depuis différents sites, que ce soit à domicile, en déplacement ou chez un client, s’élève à 30 %4. L’évolution des pratiques d’embauche explique en partie la décentralisation des effectifs. Pour rester compétitives, les entreprises recherchent les meilleurs talents, sans se soucier de leur localisation. Salariés et prestataires externes sont ainsi choisis pour travailler à distance et des compétences clés sont sous-traitées à des équipes basées dans différents pays. Au final, plus de 80 % des cadres communiquent avec des collègues en poste dans d’autres locaux et près de 90 % d’entre eux échangent avec des personnes extérieures à l’entreprise, dans le même pays ou à l’étranger5. La population des travailleurs nomades devrait atteindre, d’ici 2013, 1,2 milliard de personnes, soit plus d’un tiers de la population active dans le monde. “Le pourcentage de cadres travaillant depuis différents sites, que ce soit à leur domicile, en déplacement ou depuis le site d’un client, s’élève à 30 %.” La recherche de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée favorise aussi la décentralisation du travail. Les cadres nomades passent ainsi 53 % de leur temps de travail chez eux. D’ici 2016, 43 % de l’ensemble des travailleurs américains exerceront en télétravail, au moins à temps partiel6. S’ils sont dispersés sur plusieurs sites, ces collaborateurs se montrent également nomades. Selon IDC, la population de travailleurs nomades devrait atteindre, d’ici 2013, 1,2 milliard de personnes, soit plus d’un tiers de la population active dans le monde7. La généralisation du haut débit a révolutionné la façon dont les cadres se connectent et communiquent entre eux. Chaque semaine, 67 % d’entre eux utilisent un PC, 40 % un smartphone et 7 % une tablette dans le cadre de leur activité professionnelle8. Même si les communications constituent depuis toujours un facteur stratégique, assurer la connexion et la collaboration entre les cadres dans l’environnement décentralisé actuel n’en demeure pas moins un vrai challenge. COMMUNICATION ET COLLABORATION AVEC DES COLLÈGUES ET DES CONTACTS EXTERNES (FUTURE OF WORK 2011) 60% Autres bureaux, même pays 74% 32% Autre bureaux, même pays et étranger 20% 8% Autres bureaux, étranger 6% 0 10 20 Collègues 30 40 50 60 70 80 Contacts externes AVANTAGES CLÉS DE LA VIDÉOCONFÉRENCE Ibid (FROST & SULLIVAN 2011) 5 Ibid 4 6 “US Telecommuting Forecast 2009-2016”, Forrester 2010 7 Worldwide Mobile Worker Population 2009-2013 Forecast, IDC 2010 8 Réduction des coûts Collaboration renforcée Ibid Amélioration du service client Réduction des déplacements Point d’accès unique Accroissement de la mobilité 4 La vidéoconférence nouvelle génération La vidéoconférence au service des effectifs décentralisés Si l’efficacité des réunions en face à face n’est plus à prouver, cette pratique se heurte parfois à des contraintes de temps et de coûts. Les moyens classiques, comme la messagerie électronique et le téléphone − accessibles et peu coûteux − ne contribuent pas véritablement à créer un environnement propice à l’échange d’informations. Alors que les entreprises accélèrent la décentralisation de leurs ressources, elles se tournent vers des technologies avancées de communication et de collaboration, à l’image de la vidéoconférence HD sur PC. Objectif : optimiser la productivité de leurs équipes dispersées 45 minutes géographiquement. D’après le cabinet Gartner, d’ici 2015, 20 millions de salariés dans le monde utiliseront des solutions de vidéoconférence fournies par leur employeur, un marché qui devrait peser 8,6 milliards de Parmi les principaux de l’adoption de la vidéoconférence, COMMUNICATION ETdollars. COLLABORATION AVEC DESavantages COLLÈGUES ETcompte DES CONTACTS EXTERNES (FUTURE OF WORK 2011) on : la réduction des coûts, le renforcement de la collaboration et de la productivité, et un service client de meilleure qualité9. 60% Autres bureaux, même pays 74% Malgré l’importante valeur ajoutée qu’offre la vidéoconférence, peu d’entreprises ont encore recours à cette solution pour communiquer et collaborer. Une étude de Frost & Sullivan révèle 32% Autre bureaux, même qu’environ la moitié des entreprises utilise une solution de vidéoconférence, mais 41 % d’entre pays et étranger 20% elles précisent que la solution reste le monopole du top management. Par ailleurs, l’utilisation 8% Autres bureaux, demeure relativement faible − une installation courante de vidéoconférence en salle n’étant étranger 6% utilisée que 45 minutes par jour selon Gartner10. En ce qui concerne les cadres, seuls 20 % 10 20 30 40 50 60 70 80 d’entre eux utilisent0 actuellement la vidéoconférence pour collaborer et échanger. 50 % de ceux Contacts externes Collègues qui ne s’en servent pas avancent des arguments sur les difficultés d’accès à cette solution11. AVANTAGES CLÉS DE LA VIDÉOCONFÉRENCE (FROST & SULLIVAN 2011) Réduction des coûts Collaboration renforcée Amélioration du service client Réduction des déplacements Point d’accès unique Accroissement de la mobilité Accélération de la prise de décision Meilleur équilibre travail / vie privée Solution plus écologique 0 5 10 15 20 25 FACTEURS INFLUENÇANT LE DÉLAI D’IMPLÉMENTATION D’UN PROJET DE VIDÉOCONFÉRENCE (FROST & SULLIVAN 2011) 9 “ 2010 North America Investment Decisions in Communications and Collaboration Products and Services”, Frost / performance &Qualité Sullivan 2011 10 11 de l’application “ Dataquest Insight: Videoconferencing Products and Services Market Forecast Worldwide 2007-2013”, Gartner Autres priorités 2009 technologiques “Making Collaboration Work for the 21st Century’s Distributed Workforce”, Forrester Consulting 2010 Faible rapport coût / efficacité Difficulté de mise en œuvre Solution actuelle non satisfaisante Faible valeur ajoutée 5 Une installation courante de vidéoconférence en salle n’est utilisée que 45 minutes par jour. “Plus de 80 % des cadres communiquent régulièrement avec des collègues travaillant dans d’autres locaux et près de 90 % d’entre eux échangent avec des personnes extérieures à l’entreprise.” La vidéoconférence nouvelle génération COMMUNICATION ET COLLABORATION AVEC DES COLLÈGUES ET DES CONTACTS EXTERNES (FUTURE OF WORK 2011) 60% Autres bureaux, même pays 74% 32% Autre bureaux, même 20 millions de salariés pays et étranger 20% 8% L’adoption de la vidéoconférence souffre aujourd’hui de ses débuts difficiles. Auparavant Autres bureaux, 6%à gérer, les solutions de vidéoconférence nécessitaient de lourds complexesétranger à installer et investissements avec répondaient 0 des 10 performances 20 30 40 qui 50 ne60 70 80 pas toujours aux attentes exprimées. Elles impliquaient généralement une bande passante Contacts externesdédiée et un support informatique sur site. Collègues De même, la compatibilité avec les postes clients étant faible, le déploiement de la solution se limitait souvent aux salles de conférence et aux bureaux de la direction. C’est donc sans AVANTAGES CLÉS DE LAétude VIDÉOCONFÉRENCE surprise qu’une récente de CDW positionne la difficulté à justifier l’investissement (FROST & SULLIVAN 2011) comme obstacle majeur à la mise en œuvre de ce type de solution12. Enfin, selon une étude de Frost & Sullivan menée auprès de cadres dirigeants américains, voici les principales Réduction des coûts raisons émises pour reporter un projet de vidéoconférence : des performances et une qualité Collaboration renforcée insuffisantes, d’autres investissements technologiques plus prioritaires, et les coûts associés. Amélioration du service client Réduction Grâce à l’émergence de la nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD et à des déplacements l’accessibilité au haut débit, les entreprises n’ont plus besoin de reporter la mise en œuvre Point d’accès unique D’après le cabinet Gartner, d’ici 2015, 20 millions de salariés dans le monde utiliseront des solutions de vidéoconférence fournies par leur employeur, un marché qui devrait peser 8,6 milliards de dollars. “Les fournisseurs de solutions de vidéoconférence SaaS proposent désormais la vidéoconférence HD sur des réseaux IP non dédiés, ce qui permet de réduire les coûts et d’éliminer les problèmes d’évolutivité liés aux architectures basées sur des ponts de vidéoconférence, type MCU, sur des réseaux dédiés.” des solutions de collaboration à distance, qui permettent d’améliorer la productivité de Accroissement de la mobilité leurs collaborateurs. Les fournisseurs de solutions de vidéoconférence SaaS proposent Accélération de la prise désormais vidéoconférence HD sur des réseaux IP fiables, réduisant ainsi les coûts et les de la décision Meilleur équilibre problématiques d’évolutivité associés à l’utilisation de systèmes multipoints. Les utilisateurs travail / vie privée ne sont plus cantonnés aux salles de vidéoconférence de l’entreprise ; ils peuvent collaborer Solution plus écologique à distance depuis leurs PC, netbooks, smartphones et tablettes, pour organiser des réunions 0 5 virtuelles où qu’ils se trouvent. 10 15 20 25 FACTEURS INFLUENÇANT LE DÉLAI D’IMPLÉMENTATION D’UN PROJET DE VIDÉOCONFÉRENCE (FROST & SULLIVAN 2011) Qualité / performance de l’application Autres priorités technologiques Faible rapport coût / efficacité Difficulté de mise en œuvre Solution actuelle non satisfaisante Faible valeur ajoutée Absence de formation des utilisateurs Conjoncture économique Problèmes de sécurité Manque de convivialité Difficulté de gestion Pas dans la stratégie de l’entreprise 0 12 5 10 15 “Video Conferencing Straw Poll”, CDW 2011 6 20 25 La vidéoconférence nouvelle génération conclusion Aujourd’hui, les cadres doivent communiquer et collaborer avec des collègues, des partenaires et des clients éloignés. Même si la messagerie électronique, le téléphone et les réunions en face à face restent largement utilisés, ils ne constituent pas la solution la plus économique ni la plus efficace pour échanger en temps réel avec des sites distants. La vidéoconférence HD contribue à créer un environnement propice au partage d’informations et permet aux entreprises de renforcer leur productivité, tout en diminuant la durée et les coûts des déplacements. Malgré ces avantages, la vidéoconférence s’avère peu déployée et peu utilisée en dehors des salles de conférence et des bureaux de la direction. En cause, son coût, la difficulté d’utilisation et des performances peu convaincantes. Selon les analystes, une véritable explosion du marché de la vidéoconférence portée par l’innovation technologique devrait se produire. Grâce à la vidéoconférence HD proposée en tant que service sur des réseaux IP non dédiés, les entreprises pourront mettre en œuvre, simplement et rapidement, la collaboration à distance et ainsi améliorer la productivité de leurs collaborateurs, tout en disposant d’une solution économique, fiable, évolutive et accessible à tous depuis n’importe quel terminal, partout dans le monde. Les solutions de vidéoconférence HD nouvelle génération doivent s’appuyer sur les fondamentaux suivants : • SVC, une technologie évolutive : la nouvelle norme de compression vidéo H.264 offre la meilleure qualité de vidéoconférence HD possible sur tout type de IP, par opposition aux réseaux maintenus par une qualité de service. Cette technologie élimine les problèmes de gigue et de latence courants avec les technologies classiques et permet de réunir en vidéoconférence de nombreux participants, sans décalage ni perte d’informations. • Accessibilité multiplate-forme : l’accès à la vidéoconférence HD depuis n’importe quel pays du monde, à l’aide de n’importe quel équipement compatible (PC, netbook, tablette), et ce quel que soit le réseau (local, WAN, Internet, sans fil), assure aux cadres de rester toujours hautement productifs. • Interface conviviale : une interface simple à utiliser, qui intègre des fonctionnalités comme le répertoire, le partage des bureaux et des applications, la possibilité d’organiser des réunions virtuelles sans réservation préalable et l’accès en un clic pour rejoindre des sessions de vidéoconférence HD, dans le but d’améliorer la productivité et d’accélérer l’adoption de la solution par les collaborateurs. • Compatibilité avec les systèmes multipoints existants : la nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD s’intègre parfaitement au système de vidéoconférence multipoint, et permet de réduire les coûts et d’accroître de façon significative la qualité des systèmes en salle déjà en place. • Support à l’adoption par les collaborateurs : les sessions de formation gratuites proposées aux employés par le fournisseur de la solution contribuent à accélérer son adoption à l’échelle de l’entreprise. • Solution de vidéoconférence en mode cloud : la flexibilité de déploiement de la vidéoconférence en mode cloud privé, public ou hybride rend l’infrastructure totalement transparente pour l’utilisateur final, tout en offrant une expérience d’utilisation évolutive, fiable et économique aux collaborateurs. 7 “Selon les analystes, une véritable explosion du marché de la vidéoconférence portée par l’innovation technologique devrait se produire.” La vidéoconférence nouvelle génération À propos d’Arkadin Créé en France en 2001, Arkadin est l’un des leaders mondiaux des services de collaboration à distance. Arkadin propose une offre complète, allant des solutions d’audio, web et vidéoconférence aux communications unifiées. Grâce à ses solutions personnalisables, économiques et intuitives, Arkadin permet à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, de communiquer et de collaborer de manière efficace afin d’améliorer leur productivité. Fort de ses 49 bureaux, répartis dans 28 pays, en Asie, Europe, Moyen-Orient, Afrique, Amérique latine et Amérique du Nord, Arkadin déploie ses solutions de collaboration à distance, qui dopent la productivité et réduisent les coûts d’exploitation. Arkadin apporte de la valeur ajoutée à plus de 26 000 clients, grâce à un support local dédié. ArkadinVideo est une solution de vidéo conférence HD qui permet à tous vos collaborateurs de participer à des réunions en face à face à distance avec leurs collègues, clients, prospects et partenaires stratégiques aux quatre coins du globe, à l’aide d’un simple PC et d’une connexion Internet haut débit. www.arkadin.fr À propos de Palmer Research Palmer Research conçoit et réalise des études de marché personnalisées pour aider les décideurs informatiques et les entreprises de haute technologie à tenir leurs objectifs commerciaux. Créé en 2001, Palmer Research fournit les données et les informations dont leurs clients ont besoin pour mieux comprendre les dynamiques de marché, les clients, les perspectives et les partenaires commerciaux. L’entreprise se trouve à Los Altos, CA. Pour plus d’informations, appelez le +1 (650) 224-7439 ou consultez www.palmerresearchgroup.com À propos de Debra Chin Debra Chin a rejoint Palmer Research comme directeur général en 2006. Au cours de sa carrière, elle a notamment occupé des postes de cadre dirigeant dans le marketing et la recherche pour des entreprises des secteurs haute technologie, télécommunications et biens de consommation courante. Elle est titulaire d’un MBA de la Columbia Business School et d’un BSE en Économie de la Wharton School of Business. 8 La vidéoconférence nouvelle génération notes 9 Ce document est une publication de la société Arkadin. Toutes les marques et logos, déposés ou non, sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Document non contractuel. Conception & réalisation : Indexel 153, rue de Courcelles 75017 Paris +33 (0)1 44 65 25 25 www.arkadin.fr