programme d`acquisition d`ordinateur par le personnel

GUIDE
PROGRAMME D’ACQUISITION D’ORDINATEURS ET
D’ÉQUIPEMENTS INFORMATIQUES PAR LE PERSONNEL
(PAO)
Novembre 2013
Table des matières
1.
ADMISSIBILITÉ __________________________________________________ 3
2.
PROCÉDURE ____________________________________________________ 4
3.
FOURNISSEUR __________________________________________________ 6
4.
REMBOURSEMENT ______________________________________________ 7
5.
ÉQUIPEMENT ADMISSIBLE ______________________________________ 7
6.
ÉQUIPEMENT NON ADMISSIBLE _________________________________ 8
7.
LES OFFRES COMMERCIALES ___________________________________ 8
8.
FAQ ____________________________________________________________ 9
Programme d’acquisition d’ordinateurs – Procédure
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INTRODUCTION
Le programme d’acquisition d’ordinateurs et d’équipement informatiques par le
personnel (PAO) est offert aux employés du CVM. Il offre la possibilité d’acquérir
des équipements informatiques et de faire financer cet achat par le collège sous
la forme d’un prêt sans intérêt d’un maximum de trois ans. Vous trouverez plus
bas les détails régissant ce programme.
1. ADMISSIBILITÉ
1.1
Ce programme annuel est offert à tous les employés permanents du collège
détenant un poste. Les employés non permanents sont donc priés de
vérifier en premier lieu leur admissibilité (voir section 1.2 ci-dessous). Si le
système vous indique que vous ne l’êtes pas, vous devez contacter le
service des finances pour faire évaluer votre admissibilité (Josée Joly poste
2152). Pour les employés non permanents, le service des finances en
collaboration avec le service des ressources humaines évaluera, cas par
cas, l’admissibilité au programme.
1.2
Pour vérifier votre admissibilité, allez maintenant sur le site d’inscription
(http://cgi2.cvm.qc.ca/pao), entrez votre numéro d’employé et votre date de
naissance (AAMMJJ), on vous donnera deux informations, votre statut
d’admissibilité au programme et votre solde restant (taxes incluses) que le
collège peut vous prêter cette année pour financer des achats admissibles
au PAO. Voici les deux fenêtres qui pourraient s’afficher, en fonction de
votre situation :
Programme d’acquisition d’ordinateurs – Procédure
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1.3
Le montant maximal financé par le Collège du Vieux Montréal est de 3 000 $
par employé toutes taxes incluses.
1.4
Un employé ne peut avoir plus de 3 000 $ en dette accumulée dans le
contexte du PAO. Au moment de l’ouverture du programme, le solde dû au
30 juin 2013 pour les enseignants et pour le personnel non enseignant sera
utilisé comme référence pour établir le montant que le collège accepte de
financer.1
2. PROCÉDURE
2.1 Avant de procéder à tout achat, il est préférable de valider les cinq éléments
suivants :

sa propre admissibilité au programme (voir 1.2),

le montant total, taxes incluses, des achats que le collège peut
financer cette année (3 000 $ moins le solde dû au CVM),

l’admissibilité de l’équipement autorisé,

que le fournisseur de l’équipement est dûment enregistré au niveau
de la taxe de vente auprès du ministère des Finances

que les équipements demandés ont été autorisés (voir 2.5).
2.2 Les achats faits avant la date de début du programme sont admissibles pourvu
que les conditions décrites en 2.1 soient respectées.
2.3 L’inscription au programme doit être confirmée par une facture d’un
fournisseur, au nom de l’employé, avant la fin du programme (13 décembre
2013). Cependant, en cas de rupture de marchandise pour l’équipement
choisi, la confirmation se fait de la façon suivante : on doit présenter à la DTI
(A05.60), avant la fin du programme, une preuve d'acompte sur ledit
1
Exemple : si au 6 octobre 2013 un employé doit encore 1 000 $ au collège sur des achats faits dans les
PAO précédents, il ne pourra faire financer que 2 000 $ sur le PAO novembre 2013.
Programme d’acquisition d’ordinateurs – Procédure
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équipement admissible dans le cadre du programme. La facture devra alors
être apportée avant le 13 décembre 2013, si c’est impossible, vous devrez
prendre entente avec le service des finances.
2.4 Pour s’inscrire
1. L’employé devra aller sur le site Internet http://cgi2.cvm.qc.ca/pao. Ce site
n’est fonctionnel que sur PC. Le numéro d’employé est requis pour y avoir
accès.
2. Ensuite, il faut donner la description de ses intentions d’achat ainsi que le
coût approximatif de chacun des articles.
3. Pour les employés n’ayant pas accès à Internet, ils pourront se présenter
en personne à la DTI (A05.60) à la date et l’heure de l’ouverture du
programme. Le personnel de la DTI enregistrera alors sur le site Internet
les renseignements nécessaires.
2.5 Avant de procéder à l’achat des équipements, vous devez vérifier, sur le
même site Internet, quel montant et quels équipements ont été autorisés. Pour
effectuer cette vérification, il suffit de vérifier le contenu de la case « montant
accordé » (voir plus bas). Si cette case est vide, l’autorisation n’a pas encore
été donnée. Vous remarquerez que dans notre exemple que l’autorisation a
été donnée et que certains articles ont été refusés, ne correspondant pas à
l’esprit du programme (voir section 6). Le délai entre l’inscription et
l’autorisation faite par la DTI des montants et des équipements ne devrait pas
dépasser 24 heures ouvrables. Vous recevrez aussi un courriel de confirmation
d’approbation.
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Montant accordé
différent de zéro ainsi
que les crochets sur les
articles refusés (s’il y a
lieu) montrent que la
demande a été validée.
Vous pouvez donc
procéder aux achats.
3. FOURNISSEUR
3.1 L’employé peut acheter son équipement chez un fournisseur dûment
enregistré au niveau de la taxe de vente auprès du ministère des Finances.
3.2 Le CVM n’offre aucun service sur les équipements acquis, il est recommandé
de prendre des garanties auprès du fournisseur.
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4. REMBOURSEMENT
4.1 L’employé est responsable de procéder à l’achat de ses équipements et d’en
acquitter la totalité du coût.
4.2 L’employé se présente à la direction du service informatique avec la facture
originale où il est clairement indiqué que la marchandise a été reçue et la
facture entièrement payée. Le service informatique s’assurera que les achats
sont conformes à la liste des équipements acceptés par le programme (voir
5).
4.3 Une fois la facture approuvée, elle sera acheminée au service des finances
où un chèque sera émis au nom de l’employé, dans un délai maximum de 10
jours ouvrables. Le chèque sera remis à l’employé lors de la signature d’une
reconnaissance de dette, incluant les modalités de remboursement, pour un
montant maximal de 3 000 $ et un maximum de 3 ans.
L’application de la récupération du prêt commence sur la paie suivant la
signature de la reconnaissance de dette. Ce prêt est sans intérêt et la valeur
des intérêts non payés est ajoutée à votre revenu comme avantage
imposable.
Toute personne n’ayant pas 26 paies par année versées par le collège, devra
prendre une entente particulière avec le service des finances.
5. ÉQUIPEMENT ADMISSIBLE
5.1 Tout équipement périphérique ou toute composante d’un ordinateur :













Ordinateur complet ou ses parties (clavier, souris, boîtier, disque dur,
écran)
Ordinateur portable, tablettes
Lecteur de DC ou DVD
Graveur de DC ou de DVD
Imprimante
Numériseur
Carte vidéo, de son, de réseau
Mémoire
Logiciel
Caméra numérique (photo, vidéo)
Périphérique spécialisé (colorimètre d’écran…)
Équipement hautement mobile (BlackBerry, iPod, iPhone, Androïd…)
Commutateur sans fil (Router, hub),
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6. ÉQUIPEMENT NON ADMISSIBLE
6.1 Voici une liste non exhaustive d’équipements non admissibles
 Consoles de jeu
 Tout équipement de cinéma maison
7. LES OFFRES COMMERCIALES
Nous fournissons ces renseignements à titre d’information seulement et cela
n’engage aucune responsabilité du CVM. Ceci ne doit pas être interprété comme
un endossement de ces produits. Il est de votre responsabilité de faire les
comparaisons pertinentes.
7.1 Microsoft
Le programme Campus 3.5 permet une installation étendue de Windows 8
français 64 bits, d’Office 2013 français pour Windows et d’Office 2011 pour Mac,
rendant ces applications accessibles à domicile. Ce sont des exemplaires à clefs
uniques qui sont offerts aux membres du personnel du CVM au coût de 15,00 $
avant taxes. Ces logiciels sont en vente au magasin scolaire. On ne peut
qu’acheter un seul exemplaire de chacun par employé. Cette règle s’applique
pour toutes les nouvelles versions, si vous avez acquis XP, Vista ou Windows 7
précédemment, vous pourrez acquérir Windows 8 cette année, mais une seule
fois (idem pour Office). Les versions Windows 8 et Office 2013 ainsi qu’Office
2011 pour Mac sont disponibles maintenant au magasin scolaire. Aux fins de
vérification par Microsoft, le magasin scolaire conservera dans ses dossiers le
numéro des employés qui feront l'achat de ces produits.
7.2 Pour Dell et Apple :
Les fournisseurs d’équipement informatique Dell et Apple offrent des réductions
pour le personnel du CVM.
Le magasin en ligne d’Apple vous offre l'accès aux prix éducation sur les Macs,
logiciels et autres produits. Nous observons cependant que si le produit est très
récent, donc fort probablement très demandé, il n’y a pas de différence entre les
prix affichés sur ce site et ceux du magasin Apple de la rue Sainte-Catherine.
Les étudiants, les parents et le personnel du collège sont tous admissibles pour
les achats en ligne sur ce site.
7.3 Offres commerciales
Pour plus de détails au sujet des offres commerciales, consultez notre site
Internet à l’adresse suivante :
http://www.cvm.qc.ca/activitesservices/dti/offres/Pages/index.aspx
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8. FAQ
Voici une liste des questions qui nous ont été posées assez fréquemment et les
réponses correspondantes :
1. PC ou MAC
a. Pourquoi je suis-je pas capable d’accéder à partir de mon MAC au
site PAO pour m’inscrire au programme?
b. Le site PAO n’a été développé que pour un accès par PC, les
ordinateurs Apple ne peuvent donc pas adéquatement naviguer sur
le site PAO.
2. Rupture de stock
a. Hier, mon fournisseur d'équipement informatique m'a avisé que ses
deux fournisseurs étaient en rupture de stock pour le matériel que
j’ai commandé. Est-ce que dans le cadre du programme
d'acquisition ce serait acceptable que je formalise ma commande et
que je paie la facture même si je ne reçois l'équipement que dans
quelques semaines?
b. Voici ce que nous vous suggérons : nous ne vous conseillons pas
un paiement d’avance pour un produit que vous n’avez pas encore
reçu aux seules fins de respect des règles du programme.
Cependant, en cas de rupture de marchandise pour l’équipement
choisi, la confirmation se fait de la façon suivante : on doit
présenter à la DTI (A05.60), avant l'expiration de l’inscription, une
preuve d'acompte sur ledit équipement admissible dans le cadre du
programme. La facture devra alors être apportée avant le 13
décembre 2013.
.
3. Demande acceptée
a. Dans la case du montant accordé, pour moi, tout est en gris. Cela
signifie-t-il que ma demande soit encore à l'étude ou bien qu’elle ait
été acceptée?
b. Si dans cette case le montant est zéro, c’est que l’autorisation n’a
pas encore été donnée. Si c’est différent de zéro, c’est que
l’autorisation a été donnée.
4. Confirmation par courriel
a. Est-ce que je reçois une confirmation par courriel lorsque ma
demande est acceptée?
b. Oui, une confirmation est envoyée, mais sans les détails de ce qui
est accepté ou refusé. Vous devez retourner sur le site pour les
détails.
5. Limites de crédit cumulatives et solde du prêt
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a. Si j'achète pour 1 000 $ cette année (sur 3 000 $ possibles), est-ce
que je peux acheter pour 5 000 $ au prochain PAO, ou encore estce qu'il ne me reste que 2 000 $ au prochain PAO?
b. Non, dans les deux cas, ce sont deux limites qui ne sont liées que
par le solde et non cumulatives. Un employé ne peut devoir plus de
3 000 $ au collège. Pour un premier achat, dans le cadre du
programme, cette année il y a 3 000 $ disponibles et l’an prochain il
n’y aura que 3 000 $ moins le solde du 3 000 $ de l’an dernier qui
sera disponible. Si entre cette année et l’an prochain vous faites un
remboursement de 1 000 $ sur un prêt original de 3 000 $, l’an
prochain votre solde sera donc de 2 000 $. Il ne sera alors possible
d’emprunter que 1 000 $.
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