summary responsibilities - NSPA

ORIGINAL
:
English
CLEARANCE
:
NATO SECRET
DATE VALIDATED
:
09 September 2015
VALIDATED BY
:
F. Pedersen
ORGANIZATION
:
COMMUNICATIONS, AIR AND MISSILE DEFENCE PROGRAMME OFFICE, Air Surveillance
Systems Management Group
POSITION No.
:
LD-197
TITLE
:
Technician (Project Support)
GRADE
:
B-5
JOB CODE
:
A32
DUTY LOCATION
:
Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Air Surveillance Systems Management Group Manager for supporting
project life cycle management for implementation of complex, large-scale acquisition projects. More precisely,
he/she is responsible for executing the following tasks:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities

Closely liaising and coordinating with Project Managers to ensure that project management methods and
best practices are enforced and followed.

Assisting Project Managers during each phase of project life cycle from start-up to closure.

Executing Quality Control (QC) on project documents and deliverables, audit and archive project
documents after project closure.

Assisting in preparing, drafting, reviewing and maintaining project management documentation
{Operational Procedures (OPs), technical and end-user documentation}, as required.

Providing administrative support during project reviews, annual plan definition and quarterly status
reports.

Assisting in Project budget planning and reporting, and monitoring budget execution.

Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times
of crisis or war.

In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities,
remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities

Executing regular project status updates.

Assisting project teams with reporting and tracking.

Collating, and regularly preparing reports to Project Managers and Working Groups (WGs) by maintaining
Business Intelligence Centre reports in Project Server.

Identifying and executing statistical analyses on key project metrics as applicable.

Maintaining project workspaces, risks and issues register.
LD-197
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015

Providing involved Chief of Section / Branch and Project Managers with ad hoc analyses and studies
related to project portfolio.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
General Qualifications

Complete secondary school education.

Experience in the support of project management activities.

Ability to understand the technological and life cycle management aspects of projects in the
communications and air defence environment.

Proven experience with project (portfolio) management tools.

Ability to communicate clearly and effectively, both orally and in writing, in technical and non-technical
areas with technicians and non-technical managers of multi-disciplinary teams (including consultants),
dealing with complex, inter-related projects.
Specific Qualifications

A minimum of three years’ experience in project management methodology (preferably PRINCE2),
preferably in project administration and process improvement.
LANGUAGE QUALIFICATIONS

NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in
English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS

A recognized Project Management certification (e.g. PRINCE 2® Practitioner) would be an asset.
PERSONAL CHARACTERISTICS

All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of
Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity,
impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
ADDITIONAL INFORMATION

This position is in principle placed within the Air Surveillance Systems Management Group. However, the
incumbent may be required to support projects conducted within other System Groups or Branches.
LD-197
NATO UNCLASSIFIED
FILE 2015
ORIGINAL
:
Anglais
HABILITATION
:
NATO SECRET
DATE DE VALIDATION
:
9 septembre 2015
VALIDÉ PAR
:
F. Pedersen
ORGANISATION
:
BUREAU DE PROGRAMME "COMMUNICATIONS ET DÉFENSE AÉRIENNE & ANTIMISSILE",
Groupe de gestion des systèmes de surveillance aérienne
POSTE N°
:
LD-197
TITRE
:
Technicien(ne) (soutien de projets)
GRADE
:
B-5
CODE POSTE
:
A32
LIEU D'AFFECTATION
:
Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le chef du Groupe de gestion des systèmes de surveillance aérienne, le (la) titulaire assure
un soutien en matière de gestion du cycle de vie de projets en vue de la mise en œuvre de projets d'acquisition
complexes de grande envergure. Il (elle) exécute plus précisément les tâches suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales








assurer une liaison et une coordination étroites avec les gestionnaires de projet afin de veiller à ce que les
méthodes de gestion de projet et les meilleures pratiques soient respectées et appliquées ;
aider les gestionnaires de projet pendant toutes les phases du cycle de vie des projets, de leur lancement
à leur clôture ;
contrôler la qualité des documents et des produits à livrer liés aux projets, procéder à l'audit et à
l'archivage des documents des projets après leur clôture ;
contribuer à l'élaboration, à la rédaction, à l'examen et à la tenue à jour de la documentation relative à la
gestion de projet [Procédures d'exploitation (OP), manuels techniques et documentation destinée aux
utilisateurs finaux], en fonction des besoins ;
assurer un soutien administratif lors des revues de projet, dans le cadre de la définition des plans annuels
et pour la réalisation des rapports de situation trimestriels ;
aider dans le domaine de la planification et des comptes rendus budgétaires liés aux projets, et assurer le
suivi de l'exécution budgétaire ;
exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées
qui lui seront assignées en période de crise ou en temps de guerre.
En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses
autorités nationales.
Responsabilités particulières





réaliser des points de situation réguliers des projets ;
aider les équipes de projet dans l'élaboration des rapports et le suivi ;
regrouper et régulièrement élaborer des rapports à l'attention des gestionnaires de projet et des groupes
de travail en tenant à jour des rapports à l'aide de Business Intelligence Center dans Project Server ;
déterminer et effectuer des analyses statistiques sur des critères de mesures-clés liés aux projets, selon
les besoins ;
tenir à jour des espaces de travail ainsi qu'un registre des risques et des problèmes liés aux projets ;
LD-197
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015
1072_15#1xx.docx

fournir aux chef de section / branche et gestionnaires de projet concernés des analyses et des études
ponctuelles relatives au portefeuille de projets.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Qualifications générales

Études secondaires complètes.

Expérience du soutien d'activités de gestion de projet.

Aptitude à comprendre les aspects technologiques et les aspects liés à la gestion du cycle de vie de
projets dans les domaines des communications et de la défense aérienne.

Expérience confirmée en matière d'outils de gestion de (portefeuilles de) projets.

Aptitude à communiquer clairement et efficacement, oralement et par écrit, dans des domaines
techniques ou non, avec des techniciens et des cadres non techniques au sein d'équipes
multidisciplinaires (qui peuvent inclure des consultants) traitant de projets complexes et interdépendants.
Qualifications particulières

Au moins trois années d'expérience dans le domaine des méthodologies de gestion de projet (méthode
PRINCE2 souhaitée), de préférence en administration de projet et en amélioration de processus.
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant
principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance
pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

Une certification reconnue en gestion de projet (PRINCE 2® Practitioner par exemple) constituerait un
atout.
QUALITÉS PERSONNELLES

Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte
en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en
conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens
des responsabilités et le professionnalisme.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Ce poste fait en principe partie du Groupe de gestion des systèmes de surveillance aérienne. Toutefois, il
peut être demandé au (à la) titulaire de soutenir des projets relevant d'autres branches ou groupes de
systèmes.
LD-197
NATO SANS CLASSIFICATION
DOSSIER 2015