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Groupement d’intérêt économique
Descriptif : Assistant de direction
1. Raison d’être de l’emploi :
•
Apporte une aide permanente à son responsable de service en terme
d’organisation du bureau, de gestion du temps, de relation avec des tiers, de
suivi de dossiers
2. Positionnement de l’emploi :
•
Sous l’autorité d’un responsable de service
3. Autonomie et responsabilités :
•
Activités définies au quotidien par le responsable de service en fonction de
son emploi du temps et de ses priorités
•
Relative autonomie dans l’organisation de son travail en fonction des priorités
qui lui sont donnés
•
Il/elle est garant(e) de l’image du responsable de service
•
Doit respecter les règles de confidentialité
4. Activités :
1. Assurer l’accueil (appels téléphoniques – accueil physique)
•
Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques avec empathie
•
Prendre les messages
•
Qualifier les appels téléphoniques ou la demande des visiteurs sur base des
outils mis à disposition
•
Filtrer et transférer les appels après qualification vers les destinataires
compétents
•
Traiter les demandes reçues sur le répondeur téléphonique
•
Collecter, le cas échéant, des informations complémentaires pour documenter
la demande
•
Assurer, le cas échéant, un traitement immédiat de la demande lorsque les
informations requises sont maîtrisées.
•
Renseigner les interlocuteurs sur les activités du service et la disponibilité du
responsable de service
•
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
•
Réaliser une traçabilité des appels et des visites avec les outils mis à
disposition.
2. Gérer le courrier
•
Assurer l’ouverture, le tri et le classement du courrier afin d’accélérer son
traitement dans le respect des procédures en vigueur
•
Traiter les mails
Qualicité
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•
Faire assurer le suivi des actions urgentes
•
Organiser le classement et l’archivage des dossiers du service
•
Préparer les signataires
3. Rédiger des notes et tout type de document
•
Prendre note et mettre en forme tout type de document
•
Assurer la rédaction de rapports et courriers divers suivant les délégations
fixées par le chef de service
•
Mettre en page des modèles, des rapports, …
•
Mettre en forme des présentations (power point)
4. Organiser les activités du responsable de service
•
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de
secrétariat
•
Collecter de l’information sur base des instructions données
•
Préparer les dossiers sur base de l’agenda
•
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
•
Organiser si nécessaire les déplacements du responsable de service
•
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
5. Organiser des réunions
•
Planifier les réunions avec des intervenants d’autres services ou externes à
l’administration
•
Utiliser l’agenda partagé pour planifier les réunions et activités du responsable
de service
•
Préparer les dossiers et le matériel didactique requis pour la réunion
•
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable de service
•
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
•
Faire respecter les délais dans la transmission des documents utiles avant la
réunion
•
S’assurer de la transmission rapide des comptes rendus
6. Assister le chef de service dans la gestion administrative des RH
•
Collecter les données nécessaires (congés, fiches de prestations, notes de
frais, …) et préparer les documents à transmettre aux services en charge du
traitement
•
Gérer l’agenda interne au service pour planifier les évaluations et les
formations
Qualicité
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7. S’assurer de la planification des rapports vers les organes décisionnels et du
suivi des décisions (tableau de bord)
•
Relever les dossiers devant faire l’objet d’un rapport au Collège/BP ou aux
Conseils
•
S’assurer du respect des délais de transmission des rapports aux organes
décisionnels
•
Assurer le suivi des décisions prises par les organes décisionnels
8. Assister à la gestion des projets du service
•
Alimenter et gérer les tableaux de bord des activités ou projets en
collaboration avec son responsable de service
•
Veiller au respect des délais (budget, activités, …) dans le déroulement des
activités ou projets
9. Gérer les stocks du service
•
S’assurer de la suffisance des fournitures du service
•
Commander les fournitures
•
Réaliser les inventaires
La liste ci-dessus comprend les activités et tâches de l’emploi type. Cependant il ne
s’agit pas d’une liste complète et détaillée. La personne en place est amenée à
effectuer d’autres activités spécifiques à son emploi (cf. descriptif complémentaire)
5. Equipement et matériels :
•
Ordinateur
•
Accès à une messagerie électronique et à Internet
•
Accès aux programmes de bureautique traitement de texte, tableur, logiciel de
présentation, Outlook (gestion de l’agenda partagé, gestion des tâches)
•
Technologies de l’information
photocopieuse, fax,…)
et
de
la
communication
(téléphone,
6. Compétences requises pour l’entrée en fonction :
•
Voir dispositions générales en fonction de l’évolution éventuelle des statuts
•
Posséder le titre requis en fonction de l’emploi et des références statutaires
•
Recrutement :
o Détenteur d’un titre de l’enseignement supérieur (secrétariat,
comptabilité, langue) ou d’une formation en secrétariat assortie
d’une expérience professionnelle
o Techniques de secrétariat
Qualicité
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o Maîtrise des outils bureautiques traitement de texte, tableur, logiciel
de présentation, Internet, Outlook
o Maîtrise des outils informatiques « métier »
o Système de classement et archivage
o Compétence en accueil (physique et téléphonique)
o Expression orale et écrite de qualité
o Bonne présentation
Qualicité
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7. Compétences transversales
Domaine de compétence
Niveaux de compétence
1
2
3
Formations
4
Compétences techniques
Code de la démocratie locale/Loi
Organique des CPAS
X
Législation sociale
X
Stratégie communale
X
Marchés Publics
X
Gestion budgétaire
X
Bureautique
X
Outils collaboratifs
X
Compétences linguistiques
Compétences relationnelles et communicationnelles
Communication
X
Expression orale
X
Gestion de réunion
X
Compétences rédactionnelles
X
Accueil
X
Compétences organisationnelles
Organisation
Auto organisation
X
Organisation avec les autres
X
Management
Gestion des projets
X
GRH
X
Gestion des risques
Sécurité passive
X
Sécurité active
X
Compétences d’adaptation
Adaptation
Qualicité
X
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