Insertion automatique de texte dans Word et - Moteurline

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Logiciels
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Insertion automatique de texte
dans Word et Open Office
Introduction
Microsof Word
Certains logiciels de traitement de texte sont assistés de la fonction
“Insertion automatique” : une info bulle apparaît au niveau du curseur, et affiche des propositions de mots en rapport avec les lettres en
cours de saisie. L’appui sur une touche (espace ou entrée) insère le
mot dans le texte, économisant la saisie des derniers caractères.
Cette solution mérite d’être connue, avant de proposer aux personnes qui en ont besoin des logiciels plus performants de prédiction.
Nous avons testé ce mode de saisie sur deux logiciels “phares” du
traitement de texte sur PC : Word et Open Office.
Insertion automatique dans Word
1/ Propositions de mots
Insertions automatiques sous Word
Nous ne présentons pas Word qui est le traitement de texte le plus
utilisé sur PC.
Ouvrez Word, créez un nouveau document et frappez la phrase
exemple suivante : “bonjour monsieur le secrétaire”.
Vous venez de saisir 30 caractères, espaces compris.
Cliquez sur le menu “insertion” puis sur “insertion automatique”.
La fenêtre “correction automatique” s’affiche : cochez l’onglet
“insertion automatique”.
Dans la fenêtre “tapez les insertions automatiques ici”, saisissez le
mot bonjour, suivi d’un espace, puis cliquez sur “ajouter”.
Faites de même avec les mots, monsieur et secrétaire : les mots ajoutés
apparaissent dans une liste alphabétique.
Fermez la fenêtre en cliquant sur ok.
Saisissez à nouveau le phrase test : dès le 4ème caractère, le mot bonjour apparaît dans une bulle au-dessus du curseur.
Cliquez sur “entrée” pour insérer le mot.
Continuez la saisie, les mots monsieur et secrétaire apparaîtront de
la même manière. Ainsi, le nombre de caractères saisis passera de 30
à 18, soit une économie de 12 caractères. Dans Word, l’insertion
automatique s’opère au 4ème caractère : si deux mots mémorisés commencent par les mêmes lettres, la proposition s’effectuera au 5ème caractère.
2/ Abréviations
Abréviations sous Word
Dans la fenêtre “correction automatique”, cochez l’onglet du même
nom ; saisir une abréviation dans la case “remplacer” (ex. : CS) et
tapez à droite le texte correspondant : “cordiales salutations”.
Cliquez sur “ajouter” puis “ok”.
Dans le texte, saisissez l’abréviation suivie d’un espace et le texte en
clair s’affichera.
Il est possible de faire correspondre à une abréviation des mots composés, une expression, phrase type ou même un texte court.
Insertion automatique dans Open Office
1/ Open Office
Open Office
Issu de l’Open Source, Open Office est une suite bureautique gratuite téléchargeable sur http://fr.openoffice.org
(on la trouve également dans de nombreuses revues informatiques
accompagnées d’un CDrom).
Open Office intègre un traitement de texte, un tableur, un module de
dessin, une calculatrice et un module multimédia proche de Power
Point.
2/ Proposition de mots
Dans le menu “outils”, sélectionner “Auto correction/Auto format”,
puis choisir l’onglet insertion automatique.
La fenêtre propose les options, “compléter les mots”, “ajouter un
espace”, “afficher le mot dans une bulle” et surtout l’option
“enregistrer la liste des nouveaux mots à la fermeture du document”.
On peut choisir de valider le mot affiché par la touche “espace”,
“fin”, “entrée”, ou “flèche droite”.
On peut également définir la longueur minimale des mots enregistrés
(à partir de 5 lettres ou plus) et autoriser un nombre “x” d’entrées.
En cours d’utilisation, les propositions de mots s’affichent dès la 3ème
lettre. Si l’option “afficher sous forme d’info bulle” n’est pas choisie,
la terminaison proposée s’affiche en surligné à la suite des premiers
caractères saisis.
3/ Abréviations
Insertion automatique sous Open Office
Pour entrer une abréviation dans le menu “outils”, sélectionner autocorrection, puis l’onglet “remplacement”.
Saisir l’abréviation dans le cadre “remplacer” et écrire le texte correspondant dans la case “par”, située à droite. Cliquez sur
“ajouter”, puis “ok”. (même possibilités pour mots composés, expression, texte court...).
4/ Remarques
• Open Office peut lire un document Word
• Un document Open Office peut être lu sous Word, s’il est enregistré en format Microsoft Word (cf. type de fichier avant enregistrement).
Abréviations sous Open Office
© APF 2005
Réseau Nouvelles
Technologies
☎ 03 20 20 97 70
Auteur
Thierry DANIGO
Conseiller technique
[email protected]
Juin 2005
Conclusion
De notre essai comparatif, il ressort que les deux logiciels présentent
des performances équivalentes en mode abréviation.
En mode proposition de mots, Word nécessite systématiquement
l’accès au dictionnaire pour y ajouter individuellement de nouveaux
mots, ce qui peut être un avantage pour les personnes qui souhaitent être aidées que sur certains vocabulaires.
Open Office propose de mémoriser tous les nouveaux mots saisis à la
fermeture du document, en fonction de plusieurs critères.
Deux techniques très différentes, utiles l’une et l’autre, mais on aurait
préféré que l’utilisateur puisse définir ses propres choix sur chacun
de ces logiciels.
Ces techniques permettant l’accélération de la saisie au clavier doivent être connues, car elles peuvent aider l’utilisateur avant de lui
conseiller des logiciels plus performants, associant proposition de
mots, prédiction (le mot qui suit), abréviation, avec ou sans aide vocale (ex.: Télépathic, Word Q, Skippy, Penfriend, Prédicotexte...).