comment s`organiser pour mettre en œuvre le dif

Comment s’organiser pour mettre en œuvre le DIF ?
Objectifs
•  Répertorier les obligations de l’entreprise liées au DIF.
•  Définir une stratégie DIF pour l’entreprise
•  Mettre en place des procédures de gestion du DIF
•  Financer le DIF
Depuis le 4 mai 2004, les salariés disposent de trois modes d’accès à la formation :
•  A l’initiative de l’employeur dans le cadre du plan de formation professionnelle (voir CHAP. 10)
•  A leur initiative dans le cadre des congés de formation (voir CHAP. 14) et notamment du CIF (voir CHAP. 13) ;
•  A leur initiative avec l’accord de leur employeur dans le cadre du nouveau droit individuel à la formation
(voir FICHES 4-1à 4-9)
Quelles sont les obligations pour l’entreprise ?
Le droit individuel à la formation présente des opportunités de mise en œuvre et de financement pour le développement de la formation du salarié. Il suppose parallèlement des obligations pour l’entreprise, notamment :
•  l’information nominative annuelle des salariés sur le montant des droits acquis au titre du DIF ;
•  la réponse sous un mois aux demandes de départ en formation des salariés au titre du DIF ;
•  la contractualisation des choix de formation.
Afin de répondre à ces obligations, de faire du DIF un véritable dispositif visant la formation tout au long de
la vie des salariés et d’éviter les risques de contentieux, nous vous conseillons de mettre en place un système
de traitement spécifique.
Ce système suppose de définir :
•  un circuit de traitement des demandes ;
•  des procédures d’accès au DIF ;
•  des outils d’information ;
•  des outils de gestion.
Un préalable indispensable… Vous renseigner sur les dispositions de la branche.
Quelle stratégie DIF adopter ?
Réussir une politique DIF nécessite d’encadrer sa mise en œuvre.
La première question à se poser pour mettre en œuvre une stratégie DIF est : qu’est-ce que l’entreprise veut
faire du DIF ? Formation “récompense”, outil de dialogue social, outil d’articulation avec le plan, outil pour
développer l’employabilité ou construire des parcours, outil de management… ces réponses déterminent par
la suite les moyens et les acteurs que l’on souhaite impliquer dans la gestion du DIF.
Différentes types de stratégies peuvent être définis :
•  une stratégie “incitative” : on va proposer aux salariés des actions de formation DIF identifiées, par exemple
à l’aide d’un catalogue ;
•  une stratégie centrée sur le dialogue social : elle est négociée avec les IRP et fait l’objet d’un accord. Les
actions prioritaires seront par exemple choisies en consultant les IRP, qui pourront être des relais d’information
auprès des salariés ;
•  une stratégie centrée sur la construction de parcours : l’entreprise définit des parcours de professionnalisation pour les salariés. Parmi les modules, certains se réalisent dans le cadre du plan, d’autres dans le cadre du
DIF. Le parcours est construit en coresponsabilité avec le salarié, de manière individualisée.
•  une stratégie passive : on attend les demandes des salariés, et on répond au cas par cas ;
•  …
Miniguide Centre INFFO - Janvier 2009
La négociation d’un accord d’entreprise sur le DIF peut porter sur :
• les conditions d’acquisition des droits à DIF (règles d’ancienneté, abondement, salariés à
temps partiel) ;
• la mise en œuvre pendant le temps de travail ;
• l’articulation avec le plan de formation ;
• les priorités ;
• les modalités de mise en œuvre (catalogue, période de demandes, information des salariés,
mode de règlement des désaccords et litiges, formalisation des départs hors temps de travail,
allocation…) ;
• …
L’essentiel pour réussir sa stratégie DIF…
Intégrer le DIF à la politique formation de l’entreprise.
•  Bien connaître les DIF prioritaires de sa branche.
•  Mettre en place un dialogue social au niveau collectif (par un accord), et au niveau individuel (par les
entretiens annuels ou professionnels).
• 
Comment mettre en place des procédures de gestion du DIF ?
Mettre en place des cadres collectifs :
•  actions prioritaires mais pas exclusive (formations, population-cible, type d’actions…) ;
•  période de réponse (par ex : avant l’élaboration du plan) ;
•  une sélection d’offres ou d’organismes de formation.
Définir le rôle des différents acteurs :
•  Qui reçoit la demande (service RH, manager, responsable de service…) ?
•  Qui décide de l’accord ou non ?
•  Qui communique la réponse au salarié ?
Attention
Passé le délai d’un mois sans réponse, la demande est automatiquement acceptée ! Il est nécessaire de prévoir une permanence de traitement des demandes.
Communiquer sur le DIF
Vers qui ?
Managers
Salariés
IRP
Quand ?
31 décembre ?
Date anniversaire du contrat ?
Au moment du recueil des besoins de formation ?
Lors des entretiens professionnels ou annuels ?
Par qui ?
Le manager direct ?
La DRH ?
La direction ?
Sur quoi ?
Le compteur (au minimum une fois par an)
Les règles d’utilisation
Les procédures et outils internes
Les formations accessibles (catalogue par exemple…)
Les priorités ou critères d’arbitrage
Les expériences à valoriser
Comment ?
De manière adaptée en fonction du public et de l’entreprise :
• courrier, bulletin de paie
• intranet
• e-mail
• journal d’entreprise
• réunion d’information
• entretiens professionnels ou annuels
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Gérer les compteurs
Établir des tableaux de bord pour connaître les compteurs de chaque salarié.
•  Prévoir les liens avec la paie pour le versement de l’allocation formation en cas de départ hors temps de
travail.
• 
Mettre à disposition des outils de gestion du DIF
Lettre de demande de DIF (voir annexe 22 des Fiches pratiques)
Modèle de relevé des droits relatifs au DIF (voir annexe 23 des Fiches pratiques)
•  Modèle de contrat DIF (voir annexe 24 des Fiches pratiques)
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• 
Comment financer le DIF ? (voir FICHE 11-12)
L’entreprise peut solliciter un financement de l’Opca.
Sinon les frais de formation, le montant de l’allocation formation ou de la rémunération du DIF sont à la charge
de l’employeur.
Peut-on provisionner du DIF ?
L’entreprise ne peut provisionner que dans deux cas :
•  quand il y a désaccord entre l’employeur et le salarié sur le choix de l’action de formation ;
•  en cas de licenciement ou de démission du salarié (voir FICHE 11-12-2).
En savoir plus
A lire
• 
Les Fiches pratiques de la formation continue
(voir CHAP. 11)
Se former au Centre INFFO voir planning des formations en fin d’ouvrage.
• 
• 
Session de formation “DIF en entreprise : de la stratégie à la mise œuvre”.
Session de formation “Mettre en œuvre le DIF en collectivité territoriale”.
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