Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise
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Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 1/79 Consultation Statut : Validé Projet RVI Cahier des Charges Fonctionnel Nom du projet : RVI Référence : RVI-CDC Fonctionnel-20050518 Rédacteurs : Dectis Consultants Alix Michel Driss Rachdi Fouad Rachdi Relecteurs RVI : Dominique Martin Michel Eyshen Vincent Garez Rémi Goron Version n° : 2.2 En date du 18 Mai 2005 Date : 18 Mai 2005 Date d’émission de l’appel d’offres : Mai 2005 Objet : Le présent dossier constitue la synthèse des besoins fonctionnels et techniques pour la refonte du système d’information RVI du Pavillon de la Volaille. Il constitue la base de la consultation en intégrant, en particulier, la description des domaines fonctionnels et des besoins exprimés. 1 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 2/79 Consultation Statut : Validé SOMMAIRE 1 PREAMBULE ........................................................................................................ 4 2 DESCRIPTION DU PAVILLON DE LA VOLAILLE - ORGANISATION ET ACTEURS.... 6 3 4 5 2.1 ACTIVITE DES GROSSISTES (POSTES) ........................................................................ 7 2.2 ROLE DE LA SOMAVOG (RVL) .............................................................................. 8 2.3 ROLE DU SYNDICAT DE LA VOLAILLE ET DU GIBIER ......................................................... 8 OBJECTIFS ET PERIMETRE DU PROJET RUNGIS VOLAILLE PLUS ......................... 9 3.1 LES PROJETS DU PROGRAMME RUNGIS VOLAILLE PLUS................................................... 10 3.2 PERIMETRE DU PROGRAMME RUNGIS VOLAILLE INFORMATIQUE ......................................... 11 3.3 CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME ............................................................. 13 3.4 GESTION DU DICTIONNAIRE DE DONNEES .................................................................. 13 3.5 OUTIL DE PARAMETRAGE ET DE CONFIGURATIONS DU PROGICIEL........................................ 14 3.6 GESTION DE LA CONFIDENTIALITE .......................................................................... 14 REFERENTIEL COMMUN DE DONNEES ............................................................... 15 4.1 REFERENTIEL FOURNISSEURS ............................................................................... 16 4.2 REFERENTIEL PRODUITS ..................................................................................... 20 4.3 INFORMATIONS PRODUITS (ET LIEN AVEC LE FOURNISSEUR) ............................................ 21 4.4 REFERENTIEL TRANSPORTEURS .............................................................................. 23 4.5 REFERENTIELS CLIENTS ...................................................................................... 26 DESCRIPTION FONCTIONNELLE DU BESOIN PAR DOMAINE ............................. 31 5.1 DOMAINE : ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS............................................................ 31 5.2 DOMAINE : ACHATS GENERAUX ............................................................................. 43 5.3 SYNTHESE DES FONCTIONS DU DOMAINE ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS .......................... 43 5.4 DOMAINE VENTES EN SALLE ................................................................................. 45 2 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 3/79 Consultation Statut : Validé 5.5 DOMAINE TELEVENTE ........................................................................................ 50 5.6 DOMAINE LOGISTIQUE DES VENTES ........................................................................ 54 5.7 DOMAINE FACTURATION ET PAIEMENT (CENTRE DE FACTURATION ET DE PAIEMENT) ................ 57 5.8 DOMAINE : LOGISTIQUE ..................................................................................... 60 5.9 DOMAINE TRAÇABILITE ....................................................................................... 61 5.10 DOMAINE : ATELIER DE TRAITEMENT DU GIBIER ......................................................... 62 5.11 DOMAINE : PILOTAGE ET TABLEAUX DE BORD ............................................................. 63 6 PRINCIPALES REGLES DE GESTION .................................................................. 70 7 FONCTIONNALITES ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES............................... 74 8 9 7.1 INTERFACES ................................................................................................... 74 7.2 TRAITEMENTS PAR LOT ....................................................................................... 74 7.3 DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES A DEVELOPPER EN SPECIFIQUE ................................... 74 VOLUMETRIE .................................................................................................... 75 8.1 ESTIMATION DU VOLUME DES DONNEES FONCTIONNELLES ............................................... 75 8.2 VOLUMETRIE UTILISATEURS PAR TYPOLOGIE ET NATURE D’ACTIVITE .................................... 77 CADRE DE REPONSE DU SOUMISSIONNAIRE .................................................... 78 9.1 FORMALISME REQUIS POUR LA PRESENTATION ET LA SPECIFICATIONS DE LA SOLUTION PROPOSEE (CF. CCA) .............................................................................................................. 78 9.2 DESCRIPTION DES MODULES FONCTIONNELS .............................................................. 78 9.3 INTERFACES ENTRE MODULES PROPOSES PAR LE SOUMISSIONNAIRE .................................... 78 9.4 ESTIMATION DU FLUX ENTRE MODULES ..................................................................... 79 9.5 DESCRIPTION DE L’ARCHITECTURE APPLICATIVE ........................................................... 79 3 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 4/79 Consultation Statut : Validé 1 Préambule Le Pavillon de la Volaille et du Gibier a lancé un vaste programme de rénovation de son organisation et de ses outils, appelé Rungis Volaille Plus (RVP). Le programme RVP est constitué de plusieurs projets destinés à étendre physiquement l’espace du Pavillon et à optimiser son organisation et son fonctionnement : Projet Rungis Volaille Logistique (RVL) : nouvelle organisation logistique, Rungis Volaille Informatique (RVI) : nouveau système informatique commun. Le présent cahier des charges décrit plus spécifiquement les besoins exprimés par le Syndicat de la Volaille pour le système Rungis Volaille Informatique. Il doit servir de base pour les soumissionnaires consultés pour la présentation de leur offre fonctionnelle et technique pour le projet RVI. Dans sa réponse, le soumissionnaire indiquera les spécifications qu’il ne pourra pas offrir, et celles qui devront être analysées en détails en début de réalisation du Projet RVI. Les propositions des fournisseurs consultés devront couvrir l’ensemble des besoins. La structure des réponses devra respecter, autant que possible, celle indiquée en annexes du Cahier des Charges Administratifs (CCA) et à la fin du présent document. Le planning de la consultation (détaillé dans le CCA) se présente comme suit : Appel à candidature (Mai 2005) auprès d’éditeurs de progiciels (solutions métiers et ERP), Etude comparative (fin Juin 2005) et choix de 2 ou 3 finalistes, Investigations détaillées avec 2 ou 3 éditeurs incluant la réalisation de maquettes sur des processus prioritaires, Elaboration du budget global et contractualisation (Octobre 2005). La maîtrise d’ouvrage du projet RVI est placée sous la responsabilité conjointe de Mademoiselle Dominique MARTIN, Secrétaire Général du Syndicat, de Monsieur Rémi GORON en tant que Chef de Projet et Monsieur Vincent Garez en tant que Chef de Projet Informatique. 4 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 5/79 Consultation Statut : Validé Dans ce dispositif, Monsieur Goron sera chargé de : Coordonner les différentes actions et intervenants du Syndicat sur le projet, Suivre la réalisation du projet et gérer, avec le Comité de Pilotage, l’utilisation des ressources/budgets, Préparer les réunions des différentes instances de pilotage. Monsieur Vincent Garez aura la charge des questions liées à l’architecture informatique et à la mise en place du système RVI : Coordonner les différentes actions techniques liées au projet dont le Syndicat a la charge, Participer aux choix technologiques avec le Maître d’œuvre, Suivre la réalisation du projet et assister le Comité de Pilotage dans les prises de décision techniques, 5 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 6/79 Consultation Statut : Validé 2 Description du Pavillon de la Volaille - Organisation et acteurs Le Pavillon de la Volaille et du Gibier, situé à Rungis, regroupe : les Grossistes en viande de volaille et gibier, la SOMAVOG, propriété des grossistes (future RVL) qui agit en tant que prestataire logistique. Le Pavillon de la Volaille emploie environ 300 personnes. Il est ouvert du mardi au samedi inclus, pour la clientèle professionnelle. L'organisation du Pavillon date des années 1970 et a évolué sans rupture majeure, au gré de la mise en œuvre des technologies du froid et de l'apparition de nouveaux produits. Les éléments suivants permettent de dimensionner l’activité du Pavillon : Domaine Activités Tonnage et Données et chiffres clés 100 000 tonnes par an dont 85 000 tonnes traitées par les Grossistes (85%) et 15 000 tonnes de Direct, 250 jours d'activité par an, Poids moyen d'un colis 9 Kg. Commercial 3 500 factures par jour en moyenne, 7 000 clients répertoriés pour le Pavillon, 1 000 clients fréquentent chaque jour le Pavillon. Logistique amont 400 à 500 fournisseurs actifs, 100 camions par jour en moyenne, 85 000 tonnes par an soit 340 tonnes par jour pour environ 38 000 colis, 4 000 références potentielles de produits volailles. Logistique aval Une commande moyenne de 10 colis pour quasiment 100 Kg de marchandise, Soit 9,5 millions de colis manipulés par an. 6 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 7/79 Consultation Statut : Validé 2.1 Activité des grossistes (postes) Les grossistes sont des sociétés indépendantes, intervenant sur le Pavillon de la Volaille pour commercialiser les produits de type viande de volaille en frais ou surgelé, gibier, produits transformés (foie gras, etc.). Ils confient à la SOMAVOG (RVL) une majeure partie de leurs fonctions logistiques, afin de se concentrer sur leur cœur de métier : les achats, la mise en rayon des marchandises sur l’aire de vente, la vente, la gestion de la relation client, la gestion économique et sociale de leur entreprise. La vente se déroule entre 2h et 9h du matin. A sa clôture, les grossistes assurent des tâches administratives comme la synthèse des ventes, l’inventaire des stock non vendus (resserre), la commande de nouveaux produits aux fournisseurs, etc. A l’avenir, les grossistes souhaitent mutualiser d’autres services et moyens qui sont décrits dans le présent cahier des charges. 7 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 8/79 Consultation Statut : Validé 2.2 Rôle de la SOMAVOG (RVL) La SOMAVOG sera appelée Rungis Volaille Logistique (RVL), à compter de la mise en œuvre du projet RVI. Elle prend en charge les fonctions suivantes, pour le compte des grossistes : La logistique d'approvisionnement du Pavillon : - réception et gestion des arrivages (mise en conformité de la traçabilité), - réception des marchandises dans le cas de retours client, retrait ou rappel de produits. La manutention, le stockage, et la mise à disposition des produits pour les grossistes, La préparation de commande, Les enlèvements et les expéditions, La gestion du centre de traitement du gibier, La destruction des produits, La fourniture de certains consommables, La surveillance et la maintenance des bâtiments (hors périmètre du projet), Divers services collectifs (nettoyage, surveillance, production et distribution de froid, etc.). La SOMAVOG réalise également, pour son compte propre, des activités de « Direct » qu’elle facture directement à ses propres clients. L’essentiel des approvisionnements des grossistes se fait entre 23h et 6h du matin. Les activités de plateforme de la SOMAVOG (RVL) ont lieu en continu 24 heures / 24. 2.3 Rôle du Syndicat de la Volaille et du Gibier Le Syndicat des Commissionnaires-Négociants à la vente en gros de Volaille et de Gibier, représente l’ensemble des entreprises (postes) situées sous le Pavillon de la Volaille. Il est souverain pour l’ensemble du projet Rungis Volaille Plus. 8 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 9/79 Statut : Validé Consultation 3 Objectifs et périmètre du projet Rungis Volaille Plus L’augmentation des volumes, la nécessité de mutualiser certaines fonctions, la recherche d’une meilleure efficacité dans les processus de gestion ainsi que l’évolution de la réglementation (en particulier la traçabilité) entraînent une refonte complète du Pavillon pour pouvoir y intégrer une nouvelle logistique compatible avec les normes européennes et notamment le Règlement 178/2002/CE), tant au niveau de la plateforme, qu'au niveau des entreprises. L'application, au 1er Janvier 2005, des normes sanitaires européennes se traduit par la mise en place d’une traçabilité complète des produits, de leur production à leur consommation, en passant par le stockage, et toute transformation qu’ils pourraient subir. La refonte du Pavillon de la Volaille doit permettre la recherche de nouvelles sources de création de valeur pour l’ensemble des acteurs qui le composent : Domaine Objectifs attendus Optimisation de la logistique Simplifier les opérations logistiques (contrôle, allotissement, etc.), tant au niveau des quais SOMAVOG (RVL) que des arrivages sur les postes. Optimiser les délais et les coûts de livraison. Se mettre en conformité avec les exigences réglementaires Maîtrise de la actuelles, et anticiper les orientations réglementaires à venir, Organiser, de façon coordonnée, les plans de rappel et de traçabilité retrait, Valoriser, via la traçabilité interne au Pavillon de la Volaille, l’argument de la sécurité alimentaire pour le consommateur. Mutualisation risques des Mettre en place une alerte crédit pavillon, Structurer un point unique de facturation et de paiement (CFP), Minimiser le risque crédit. 9 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 10/79 Consultation Statut : Validé 3.1 Les projets du Programme Rungis Volaille Plus Le projet Rungis Volaille Plus est constitué de plusieurs projets dont certains donneront lieu, à terme, à la création de cellules dédiées: Projet Contenu Référencement Fournisseurs Sous-composant du projet RVI ayant pour finalités : Le Référencement standard, l’établissement d’accord cadre et le suivi des contrats des fournisseurs La gestion des données sur les fournisseurs Production d'informations (pour fournisseurs produit/type de clients + prévisions) : type de L’échange de documents logistiques et organisation Référencement Clients Sous-composant du projet RVI ayant pour finalités : Le référencement des informations clients La gestion et l’exploitation des données sur les clients La gestion des caractéristiques liées à (gardeuse, rendez-vous, types de véhicule, etc.) RVL - Rungis Volaille Logistique l’enlèvements Gestion des flux physiques, Gestion de la plateforme, Gestion des services proposés aux clients, Maintenance de l'ensemble des outils du Pavillon, Gestion des actifs immobilisés sur le pavillon (infrastructure, matériel...). RVI - Rungis Volaille Informatique Acquisition, gestion et mise à disposition de toutes les informations concernant les flux du Pavillon (notamment dans le but de s'assurer de la traçabilité des produits). Organisation, gestion et mise à jour des données recensées sur le Pavillon CFP - Centre de Facturation et de Paiement Gestion unique et centralisée de l’encaissement et de l’édition de factures, Mutualisation de l’Alerte Crédit. 10 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 11/79 Consultation Statut : Validé Tous ces projets seront traités dans le périmètre du projet RVI. En plus des référentiels communs (clients, produits, fournisseurs, logistique, tableaux de bord) à l’ensemble du Pavillon, RVI devra proposer aux grossistes qui le souhaitent, un système optionnel de gestion commerciale et de gestion (comptabilité, paye, trésorerie, etc.). Deux types de situation devront coexister : Les postes ayant choisi de s’intégrer, de manière complète (référentiels communs ET système de gestion commerciale) à RVI, Les postes qui auront préféré conserver (ou développer) leur propre système de gestion commerciale ou de gestion, auront la charge de l’interfaçage avec RVI. 3.2 Périmètre du Programme Rungis Volaille Informatique Le projet RVI couvre les besoins informatiques relatifs à : l’activité des grossistes, qui constituent l’unité de base de l’organisation du nouveau système d’information (achats, approvisionnement, gestion des stocks, vente, facturation, alerte crédit, etc.) la logistique du Pavillon, le traitement du gibier, le Direct, voire d’éventuelles demandes de fournisseurs pour la réalisation de leur traçabilité, délégation de l’étiquetage, statistiques, dématérialisation de factures ou documents, etc. Il inclut également la définition et la mise en place d’un référentiel commun (fournisseurs, clients, produits, transporteurs, etc.), qui servira de socle à chaque grossiste pour personnaliser son système, et mettre en place des règles de gestion applicatives spécifiques 11 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 12/79 Consultation Statut : Validé Le projet RVI est découpé en domaines fonctionnels, regroupant des fonctions complémentaires et liées, sans préjuger de l’architecture technique ou logicielle qui sera mise en place: Gestion du référentiel de données (clients, fournisseurs, produits, transporteurs), Gestion des achats et approvisionnements, Domaine Logistique (réception, stockage, expédition, flux physiques internes, etc.), Domaine Gestion Commerciale et télévente (vente commission et négoce, gestion des tarifs, prise de commande, gestion des opérations commerciales, promotions, etc.), Domaine Facturation et Paiement, Domaine Pilotage et tableaux de bord, Centre de Traitement du Gibier, Comptabilité/finances, Ressources humaines, Une intégration maximale entre ces domaines est recherchée, afin d’éviter les redondances, le développement d’interfaces et bénéficier d’une base d’informations mise à jour en temps réel et partagée par l’ensemble des acteurs du Pavillon. Les interfaces avec les applications spécifiques des Grossistes ou de la SOMAVOG ne sont pas au périmètre de ce cahier des charges. En revanche, la disponibilité d’une solution et d’une technologie d’interfaçage performantes dans l’offre du soumissionnaire est un atout pour RVI. 12 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 13/79 Consultation Statut : Validé 3.3 Caractéristiques générales du système Le projet RVI sera basé sur des solutions de type progiciels, et utilisera les normes et standards (EDI, GENCOD, systèmes d’exploitation ouverts, base de données relationnelles, etc.) Les solutions recherchées devront, dans tous les domaines fonctionnels, être : multi-sociétés, multi-établissements, multi-entités, multi-sites, multi-localisations logistiques (suivi et localisation des unités logistiques à travers des organisations multi-sites), multi-plans de comptes, multi-axes d’analyse, multi-devises. Dans ce cadre, la gestion multi-sociétés, multi-établissements devra permettre de partager des règles de gestion (tables de paramétrages et de contrôles, données et traitements, etc.) en : utilisant un référentiel unique, dupliquant les règles, re-paramétrant les règles, entité par entité ; Le Pavillon de la Volaille étant amené à se restructurer à plus ou moins long terme, le système devra permettre de fusionner plusieurs entités (sociétés, établissements ...). La localisation géographique du futur Pavillon n’est pas encore entérinée. La solution choisie devra être souple et ne pas générer de contraintes physiques car le système pourrait être déplacé dans d’autres locaux. 3.4 Gestion du dictionnaire de données Le système doit permettre de gérer une base de données unique, pour tous les domaines décrits dans le cahier des charges. L’information doit être unique et fonctionnellement non redondante. Elle doit respecter les règles inhérentes aux bases de données afin de garantir la fiabilité et l’intégrité des données. La solution retenue devra disposer d’un dictionnaire de données avec, pour certaines d’entre elles, une prédéfinition selon des normes internationales ou sectorielles (EDIFACT, données de base agroalimentaires, codification EAN, etc..). 13 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 14/79 Consultation Statut : Validé Les données du dictionnaire doivent être paramétrables (forme, structure, règles de gestion, etc.). Il devra être possible d’ajouter des données supplémentaires, non prévues en standard dans la solution. Les modifications sur les données du dictionnaire sont préférablement prises en compte immédiatement, sans recompilation. Les données du dictionnaire doivent être consultables par générateur d’états, générateur d’écrans ou par un langage de requête. Les logiciels doivent privilégier le temps réel pour toutes les opérations de saisie, modification, suppression, et consultation. Les accès aux données doivent être sécurisés par menu, fonction, nature d’opération, ensemble homogène d’informations. Cette remarque concerne également les données gérées en tables de correspondance pour l’interfaçage avec les systèmes extérieurs. 3.5 Outil de paramétrage et de configurations du progiciel L’outil de paramétrage devra être puissant, simple et accessible à des utilisateurs finaux. L’administration et le suivi des versions de paramétrage devront être pris en charge par le progiciel. 3.6 Gestion de la confidentialité La solution devra disposer d’outils de gestion de la confidentialité, pour sécuriser les accès aux référentiels. Les règles de confidentialité seront établies par la cellule RVI en concertation avec l’ensemble des acteurs internes concernés. Le progiciel devra être doté d’un « workflow » intégré, pour les approbations liés à la mise à jour des référentiel, la gestion des circuits de décision et pour informer les grossistes d’événements relatifs à leur clientèle (ex. défaut de paiement, alerte crédit, etc.). 14 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 15/79 Consultation Statut : Validé 4 Référentiel commun de données Le projet RVI est fondé sur un socle commun à tous les acteurs du Pavillon de la Volaille : Le référentiel Fournisseurs, Le référentiel Produits, Le référentiel Clients, Le référentiel Transporteurs, Les référentiels sont structurés autour de deux types d’informations : Les données de base mutualisées sont constituées par l’ensemble des informations non stratégiques, qui seront accessibles, via R.V.I., à l’ensemble des grossistes et à la SOMAVOG. Informations mutualisées Ces données reprennent une partie des éléments contenus dans les référentiels clients, fournisseurs, et produits. La mise à jour de ces données est pilotée/coordonnée par la cellule RVI selon des procédures restant à définir. Les données de base privées sont relatives aux informations stratégiques d’un poste. Elles sont accessibles uniquement aux grossistes concernés. Informations privées Elles incluent les données de gestion commerciale pour les grossistes qui souhaitent utiliser la gestion commerciale optionnelle proposée RVI. Ces données concernent des éléments contenus dans les référentiels clients, fournisseurs, et produits. RVI contiendra les outils pour gérer les droits d’accès et la confidentialité des données spécifiques aux grossistes Les référentiels seront mis à jour à la demande des grossistes, de la SOMAVOG, des clients, des fournisseurs, des transporteurs, sous la supervision de RVI qui sera la seule cellule habilitée à le modifier. 15 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 16/79 Consultation Statut : Validé La mise en place d’un workflow fortement intégré aux processus fonctionnels doit être envisagée pour la gestion des données de ce référentiel. Ce processus devra respecter au minimum les étapes suivantes : Saisie d’une demande de création ou de mise à jour (localisée) Réception et validation de la demande (centralisée) Création ou modification de l’article en référence à la demande (localisée ou centralisée) A tout moment il est possible de modifier ou de compléter les informations propres à une donnée du référentiel par une personne disposant des droits nécessaires. Ces données seront consultables dès validation par RVI. Elles seront caractérisées par une date de prise d’effet et une date de fin de validité. Les mises à jour du référentiel pourront également être effectuées par les messages EDI adéquats. 4.1 Référentiel Fournisseurs 4.1.1 Données « Fournisseurs » mutualisées et non mutualisées La référentiel Fournisseurs regroupe l’ensemble des acteurs qui sont en relations avec la RVL ou les grossistes : abattoir, industriels, grossiste, Chasse, collecteurs de chasse, grossiste importateur, éleveur, transporteur, etc. Pour des besoins de traçabilité, les différents intermédiaires doivent être gérés et suivi à chaque étape de réception, stockage, distribution expédition, voire retour produits. Le référentiel est mutualisé pour les données suivantes : Données administratives, Typologie, Existence d’un contrat-cadre, Relations privilégiées avec certains transporteurs, Historique de création/modification. Les autres données de base (contacts, coordonnées bancaires, modalités de règlement) sont spécifiques et restent sous la responsabilité de chaque grossiste. 16 Projet “ RVI” Date de mise à jour : CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL 18 Mai 2005 Page 17/79 Statut : Validé Consultation 4.1.2 Principes de gestion des données « Fournisseurs » La cellule RVI sera chargée de l’évolution du référentiel « Fournisseurs » : Les fournisseurs disposeront d’un accès direct à la base, pour enregistrer directement les modifications qui les concernent. Mais ces modifications devront être validées par la cellule RVI (cas d’une nouvelle gamme) Elle devra référencer les nouveaux fournisseurs (à l’initiative des postes, de RVL, ou des fournisseurs eux-mêmes) Elle devra gérer les accès des postes aux différents fournisseurs, notamment dans le cas où un grossiste souhaite travailler avec un nouveau fournisseur. Les annonces fournisseurs sur le détail de la livraison par poste, les contacts du grossiste chez le fournisseur, les conditions commerciales, les taux de commission, les prix d’achats, les taux ou montants des frais (livraison, décharge, gardeuse…), les modes de règlement et facturation (crédit fournisseur, échéanciers, avoirs, encours…) ainsi que les coordonnées bancaires des fournisseurs sont des données privées pour chaque grossiste. Dans tous ces cas, le processus de validation via RVI doit pouvoir se faire de manière extrêmement réactive, afin de ne pas pénaliser les ventes. 4.1.3 Informations fournisseurs Informations Commune ou privée Commentaires Code fournisseur C alphanumérique unique l’ensemble des entités pour Nom fournisseur C (3 noms possibles : commande, bon de livraison, facture) Identification EAN C Contacts Dirigeant C Groupe du fournisseur C Adresses C Adresses de facturation, règlement, 17 Projet “ RVI” Date de mise à jour : CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL 18 Mai 2005 Page 18/79 Informations Statut : Validé Consultation Commune ou privée Commentaires Pays C langue utilisée C Téléphone C Fax C Nom et coordonnées du responsable logistique C Nom du responsable qualité chez le fournisseur C Nom responsable compte fournisseur interne P Existence d’un contrat-cadre C Clauses de rendez-vous C Mention des transporteurs habituels C Liste des transporteurs Statut du fournisseur C qualifié, annuler non qualifié, interdit, à Statut du fournisseur P qualifié, annuler non qualifié, interdit, à Catégorie de fournisseur C Abattoir, Industrie, Grossiste, client, Chasse, collecteur de chasse, grossiste-importateur, éleveur, transporteur. RIB (relevé d’identité bancaire) P contrôle de la clé RIB pour la France, contrôle des longueurs pour les autres pays numéro de SIRET C pour chaque entité Gamme de produit Devise 18 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 19/79 Informations Consultation Commune ou privée code SIREN contrôlé C code APE C N° de TVA intra-communautaire C N° d’agrément C Date création du fournisseur C Code blocage à la saisie P Code blocage au paiement P Taux de commission P Taux applicables aux frais P Code tiers payé et ses coordonnées (physiques et bancaires) P Date de dernière comptabilisation de facture P Validité de l’homologation P Modalités de paiement P Seuil de crédit (Grossiste) P Seuil de crédit (Global CFP) C Numéro d’acheteur P Statut : Validé Commentaires unicité du code dans le fichier En cas de litige Plusieurs zones disponibles pour définir les règles de calcul et d’imputation (frais de décharge, frais de timbres, coûts administratifs, etc.) Plusieurs code des utilisateurs autorisés à s’approvisionner auprès du fournisseur Statistiques : Chiffre d’affaires réalisé année encours + 2 années précédentes P 19 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 20/79 Informations Consultation Commune ou privée Encours de commande P Quantités retournées sur l’année encours + 2 années précédentes P Statut : Validé Commentaires Indicateurs de performance : Respect des délais Ecarts de prix Conformité des quantités de livraison Respect de la conformité Non conformités par motif C P C C C Ex. casse, qualité, température, étiquetage, conditionnement, etc. 4.2 Référentiel Produits Les articles sont codifiés pour permettre une identification unique au sein du Pavillon de la Volaille. D’autres informations permettent d’effectuer des regroupements à des fin de statistiques ou de traitements spécifiques permettant de faciliter la gestion des approvisionnements, leur suivi comptable et statistique (ex. famille, gamme d’article, etc.). Un code générique est affecté à chaque article géré au sein du Pavillon. Il est utilisé sur les lignes de demande d’achat et de commandes, pour identifier le produit en complément du texte descriptif. Il permet de faire des statistiques d’achats et des recherches de fournisseurs (par le lien Produit - Fournisseur). Ce code générique peut également être relié à la référence du produit chez le fournisseur. La base Produits devra répondre aux objectifs suivants : Simplicité de gestion et d’entretien Gestion en masse des données Simplicité d’utilisation dans tous les flux du système (télévente, identification des produits, calcul des besoins, recherche dans le stock, calcul des prix …) 20 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 21/79 Statut : Validé Consultation 4.2.1 Principes de gestion des données Produits Les postes doivent pouvoir accéder à toutes les données qui les concernent et uniquement celles-là. La base de données Produits peut être alimentée, en temps réel, par les grossistes ou les fournisseurs. Une validation par la cellule RVI est toutefois nécessaire à la création définitive d’un nouveau produit dans la base. Les tarifs des produits liés à des contrats cadres sont consultables par l’ensemble des acteurs du Pavillon. Les tarifs des autres produits sont privés. 4.3 Informations Produits (et lien avec le fournisseur) Information Commune ou privée Code fournisseur C Code de l'article codifié ou de l'article générique C Désignation article C Code EAN C Type de produit C PCB (conditionnement par combien) C Délais de livraison C Code de l'article chez le fournisseur C Tarifs actuels P Tarifs précédents et dates de ces tarifs P Date de dernière commande P Dernier prix d’achat P Commentaires prix et validité par période et par quantité 21 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 22/79 Information Quantité achetée année années précédentes Statut : Validé Consultation en-cours Commune ou privée + 2 P Quantité retournée année en-cours + 2 années précédentes P Quantité en cours de commande P Commentaires Par ailleurs, le référentiel Produits devra intégrer, à terme, les données spécifiques suivantes : Famille Produit (Gibier, Volaille, BOF, F&L, Marée, Fournitures…), Animal (Poulet, Dinde, Lapin, …), Variété (Blanc, Jaune, …), Région, Appellation d’Origine (Bresse, Gers, …), Qualité (Fermier, Végétal, Certifié, Label Rouge, Bio, ...), Conditionnement (Sous-vide, Sous-Gaz, Carton, …), Méthode de conservation (Frais, Surgelé, Conserve, …), Abattage (Classique, Hallal, …), Type d’élaboration (Entier, Découpé, Effilé, Eviscéré, Transformé, …), Origine (Métro, CEE, Import, …), Zone libre caractéristique 1, Zone libre caractéristique 2, Zone libre caractéristique 3, Poids moyen, Poids net (ou gamme de poids), Lien avec le tarif. 22 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 23/79 Consultation Statut : Validé Pour chaque lot de produit, le système devra gérer les informations suivantes : N° d’abattoir Date de fabrication Lieu et date d’abattage Date de conditionnement DLC, DLUO 4.4 Référentiel Transporteurs 4.4.1 Principes de gestion du référentiel transporteur Le référentiel Transporteurs doit répondre à plusieurs objectifs : Connaître les relations privilégiées entre un transporteur et un fournisseur, Disposer d’une information fiable, concernant la qualité du transport effectué (ponctualité, conformité sanitaire, informations sur le type de camion…), qui pourra, si nécessaire, être remontée vers le fournisseur, Connaître les caractéristiques techniques des camions, afin de mieux gérer les arrivages sur les quais SOMAVOG (RVL), et impacter la traçabilité, Anticiper les contraintes techniques pour permettre une optimisation des arrivages (en fonction du type de camion par exemple), Permettre une remontée d’information sur les arrivages (écarts, ponctualité, état sanitaire, etc.) A terme, RVL souhaite développer son activité de prestations logistiques pour ses propres clients. Ceci devrait l’amener à développer une relation de type client/fournisseur avec les transporteurs (commande de prestation de transport et règlement). 23 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 24/79 Statut : Validé Consultation 4.4.2 Informations Transporteur Information Commune ou privée Commentaires Code Transporteur C alphanumérique unique pour l’ensemble des entités Nom Transporteur C (3 noms possibles commande, bon livraison, facture) Identification EAN C Contacts Dirigeant C Adresses C Langue utilisée C Téléphone C Fax C Nom et logistique coordonnées Nom du responsable fournisseur du responsable qualité chez le Adresses de règlement, : de facturation, C C Nom responsable Exploitation C pour chaque entité Clause de rendez-vous C Statut du transporteur C qualifié, non interdit, à annuler Catégorie du transporteur C Sous-traitant, chargeur, commissionnaire, tractionnaire, voiturier, etc. Type de véhicule C type remorque, tonnage, dimensions, dimension container, etc. qualifié, 24 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 25/79 Statut : Validé Consultation Information Indices de performances Commune ou privée Commentaires C 10 à 15 indicateurs à définir au cours du projet Respect des délais Conformité quantités livraison Respect de conformité Devise C RIB (relevé d’identité bancaire) C numéro de SIRET C code SIREN contrôlé C code APE C N° de TVA intra-communautaire C N° d’agrément C Date création du transporteur C Départements desservis C Code blocage à la saisie C Code blocage au paiement C Date de facture dernière comptabilisation de des de la contrôle de la clé RIB pour la France, contrôle des longueurs pour les autres pays unicité du code dans le fichier En cas de litige C Validité de l’homologation C Modalités de paiement C Seuil de crédit C 25 Projet “ RVI” Date de mise à jour : CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL 18 Mai 2005 Page 26/79 Statut : Validé Consultation 4.5 Référentiels Clients 4.5.1 Base de données Clients La base de données Clients est alimentée à l’initiative des grossistes, des clients, ou de RVL, sous contrôle de la cellule RVI, dont la validation est nécessaire pour un référencement définitif. Tous les clients seront référencés dans la base, à l’exception des clients occasionnels. Les modes de règlement qui devront être utilisés par des clients non référencés restent à définir. Le référentiel Clients est décomposé en deux groupes de données : Groupe de données contenu Données administratives Typologie (R.H.F., boucheries, etc.) Références bancaires Données mutualisé Données logistiques (adresse d’ouverture, gardeuses, etc.) de livraison, horaires Alerte crédit « Pavillon » Historique de création/modification. Conditions commerciales (marges, ristournes, conditions de paiement, y compris alerte crédit propre au poste), Données spécifiques à chaque grossiste et privées Liste de clients à fournir à une fréquence donnée (commandes prédéfinies, nécessité d’appeler le client, etc.), Historique des ventes sur le poste (volumes, marges, incidents de paiement, etc.) Contact du client chez le grossiste, Autorisation éventuelle du grossiste à délivrer au client un bon d’enlèvement de ses marchandises, sans passage par le CFP. 26 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 27/79 Statut : Validé Consultation 4.5.2 Principes de gestion des données « Clients » La cellule RVI sera chargée de l’évolution du référentiel « Clients » : Elle devra référencer les nouveaux clients (à l’initiative des postes, de RVL, ou des fournisseurs eux-mêmes) en utilisant les données officielles (validation par KBIS) Elle devra gérer les accès des postes aux différents clients, notamment dans le cas où un grossiste souhaite travailler avec un nouveau client. Un grossiste ne pourra accéder à la base « Clients » mutualisée, que pour consulter les données relatives aux clients avec lesquels il travaille, et non à l’ensemble de la base. Les conditions commerciales, les données bancaires, l’ensemble des informations liées à la facturation et à la comptabilité, seront privées. Dans tous ces cas, le processus de validation via RVI doit pouvoir se faire de manière extrêmement réactive, afin de ne pas pénaliser ou empêcher les ventes. 4.5.3 Informations Clients Informations générales Commentaires Code Client Obligatoire attribué à la création (alphanumérique unique pour l’ensemble des entités) Nom du client Obligatoire Nom du dirigeant Date de création/modification Groupe du client Noms de personnes habilitées à acheter Adresses, pays, téléphone Fax Adresse de facturation Identifiant EAN Nom du contact chez le client Donnée spécifique grossiste 27 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 28/79 Statut : Validé Consultation Informations générales Commentaires Type de clients Boucherie, R.H.F., postes, autres… grossiste, personnel des RIB (relevé d’identité bancaire) contrôle de la clé RIB pour la France, contrôle des longueurs pour les autres numéro de SIRET code SIREN contrôlé unicité du code dans le fichier code APE N° de TVA intra-communautaire Assurance crédit (Oui/non) Dans le cas de clients assurés pour un montant maximum. Données de livraison et d’enlèvement Commentaires Modalité d’enlèvement de la marchandise Enlèvement sur le poste, enlèvement sur la plateforme, livraison, mise en gardeuse. Tiers reprenant Société habilitée à enlever la marchandise Caractéristiques de transport Type de véhicule habituellement utilisé Jours et livraison heures d’enlèvement ou de Adresses de livraison Données mutualisées Horaires d’ouverture Données mutualisées Nécessité de prendre des rendez-vous pour Oui/Non les livraisons Accepte les livraisons partielles ? Oui/Non 28 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 29/79 Statut : Validé Consultation Alerte crédit Pavillon Commentaires Niveau de l’alerte crédit collective Vert, orange, rouge. Historique des incidents de paiement Données commerciales Taux de remise, ristourne remises de fin d’année Commentaires et rabais, Délai de paiement Mode de règlement Commandes pré-établies (liste de produits Liens avec la base Produit (pour la télévente ou et fréquence) les commandes récurrentes) Historique de chiffre d’affaire : C.A. réalisé semaine N-1, mois N-1, trimestre N-1 et année N-1 Date de la dernière visite sur le poste Historique et motifs des retours client 29 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 30/79 Consultation Statut : Validé Les clients peuvent avoir des rôles différents dans le processus de ventes : Le donneur d’ordre est celui qui passe la commande. A un même donneur d’ordre peut correspondre plusieurs livrés, facturés, payeurs etc. L’acheteur qui est celui qui assure l’exécution de l’achat auprès des grossistes ou de RVL (il n’assure pas nécessairement le règlement de la transaction). Le Livré est le partenaire à qui le grossiste pourra livrer la marchandise, dans le cas d’une plate-forme un client livré peut regrouper plusieurs clients préparés. Le Préparé : client à qui sont destinés les marchandises. étiquetés à son nom Les contenants sont Le Relais de livraison: Le relais de livraison est un partenaire par lequel passe une livraison sans être l’acteur livré final. Il peut faire l’objet d’accords commerciaux. Les prestataires logistiques : A l’heure actuelle, les prestataires logistiques associés au transport ne sont pas gérés dans la base client mais dans l’outil de gestion du transport. Le Facturé : client destinataire des factures. Il peut également en effectuer le règlement. Il peut être à la fois le Commandeur, le Préparé, le Livré, le Facturé et le Payeur ou une société tierce. Le Payeur : peut être différent du client facturé. L’assuré par : assume le risque client. 30 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 31/79 Consultation Statut : Validé 5 Description fonctionnelle du besoin par domaine 5.1 Domaine : Achats et approvisionnements La gestion des approvisionnements couvre l’ensemble des fonctions d’achat, de réception de marchandises provenant des fournisseurs. Ces approvisionnements font, ou non, l’objet de commandes préalables. Il faut distinguer : les approvisionnements matière, en volaille ou gibier, réalisés par les grossistes de manière individuelle pour leur propre compte, des achats de frais généraux, réalisés par les grossistes, pour leur compte propre ou par la SOMAVOG, pour son propre compte ou pour l’ensemble du Pavillon. Les approvisionnements ne sont pas concertés entre les grossistes. Toutefois, le système doit laisser aux postes la latitude suffisante, pour se regrouper afin d’obtenir de meilleures conditions tarifaires auprès des fournisseurs. 5.1.1 Objectifs de progrès Permettre de réceptionner efficacement les produits, en y intégrant directement les éléments de traçabilité envoyés par le fournisseur (échange de fichier ou EDI). Gérer les approvisionnements (commission). résultant d’une commande (négoce) ou non Valider ou encadrer les demandes d’achat de manière formelle, si nécessaire. Obtenir une meilleure fluidité des processus logistiques (RVL), grâce à une meilleure visibilité sur les arrivages. Faciliter la gestion à moindre coût, des retours clients et des plans de rappel. Mettre en place des tableaux de bord « Approvisionnements », au niveau du Pavillon et des postes. Favoriser les fournisseurs avec lesquels un contrat cadre a été conclu. Garder la souplesse nécessaire pour que certaines négociations de tarifs puissent être menées en commun. 31 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 32/79 Consultation Statut : Validé 5.1.2 Processus du domaine Achats et approvisionnements Les processus du domaine sont décrits ci-dessous. Approvisionnement grossiste auprès de fournisseurs dans le cadre du négoce, de la commission ou du « négoce différé », Approvisionnement RVL (client Direct), Réception marchandise, Rappels de produit (à l’initiative du Syndicat, de la DSV, d’un fournisseur, d’un grossiste, ou de RVL), Réception marchandises dans le cas de la gestion des retours clients (voir aussi le domaine Gestion Commerciale). 5.1.3 Processus Achats Grossistes 5.1.3.1 Organisation générale des Achats grossistes Le grossiste s’approvisionne, en matière (volaille ou gibier), auprès de ses propres fournisseurs, à des prix qu’il négocie pour son compte exclusif. Le grossiste peut également s’approvisionner auprès d’un autre poste. Fonctionnement actuel : Actuellement la plupart des vendeurs réalisent eux-mêmes leurs approvisionnements directement auprès des fournisseurs. Ces demandes d’achat sont souvent validées, formellement ou non, par le chef d’entreprise. Dans la majorité des cas, le fournisseur sollicite les grossistes par le biais de sa télévente. Les commandes prises ne font pas systématiquement l’objet d’une confirmation. 32 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 33/79 Consultation Statut : Validé Fonctionnement envisagé à court terme : La validation informatique ne doit pas être bloquante pour l’approvisionnement. Elle doit permettre à terme de vérifier systématiquement : les seuils d’achat, les périmètres d’achat par acheteur, les prix limites. Le système doit permettre de gérer des approvisionnements dans le cadre de la « commission ». Dans ce cas, le fournisseur expédie à un grossiste de la marchandise, sans commande préalable. Le grossiste l’intègre dans ses stocks, et la vend pour le compte du fournisseur (qui en reste propriétaire). Les commandes d’approvisionnement doivent être signalées, de manière systématique, à RVL en vue de préparer les réceptions et de planifier l’activité de la plate-forme logistique. 5.1.3.2 Description du processus Achats Etape Négociation d'achat Saisie et enregistrement de la commande Enregistrement des ordres de ventilation par poste Objet Le Grossiste négocie au quotidien le prix d'achat et les quantités (téléphone). Chaque Grossiste enregistre ses commandes auprès de ses différents fournisseurs. Le fournisseur doit accuser, formellement, réception de la commande. Chaque poste transmet, avant 14 Heures, à RVL les ordres de ventilation des marchandises à réceptionner (répartition marchandises plateforme et marchandises salle des ventes). Sauf ordre contraire de la part des grossistes, toute la marchandise réceptionnée par RVL est envoyée par défaut sur les postes. 33 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 34/79 Etape Consultation Statut : Validé Objet Emission bon de livraison Le fournisseur transmet à l'attention de RVL (par fax, Internet ou EDI), pour chaque camion de marchandise, le bon de livraison, qui ventile le contenu du camion par grossiste. Le fournisseur transmet au transporteur un bon de livraison de la marchandise à livrer sur le Pavillon de la Volaille. Ce bon suivra la marchandise tout au long de son transport. RVL enregistre les informations concernant la marchandise envoyée, contenues dans le bon de livraison transmis par le fournisseur, afin de procéder aux vérifications et contrôle lors de la réception Enregistrement RVL vérifie les quantités réceptionnées et les quantités figurant sur le bon de livraison. Une comparaison des quantités réceptionnées avec les quantités annoncées est envisagée à moyen terme. Les écarts éventuels sont communiqués aux grossistes. 5.1.4 Processus Réception marchandises sur la plateforme 5.1.4.1 Organisation générale des réceptions de marchandises La plateforme réceptionne des marchandises qui pourront : faire l’objet d’un étiquetage particulier être stockées pendant une durée à déterminer, faire l’objet d’une commande de « Direct » par un donneur d’ordre qui achète une prestation logistique/transport à la Somavog, être transférées sur l’aire de vente dès réception. RVL peut réceptionner tous les colis, y compris ceux qui ne font pas l’objet d’un bon de livraison. Toute réception acceptée doit être enregistrée par RVL, en fonction des bons de livraison et des colis effectivement reçus. Les B.L. relatifs à la réception sont signés par le réceptionnaire, et enregistrés dans le système RVI. 34 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 35/79 Consultation Statut : Validé RVL vérifie les quantités par rapport aux documents de livraison et contrôle l'état sanitaire et réglementaire des marchandises reçues (température, estampille, DLC/DLUO, étiquetage, etc.). En cas de problème à la livraison les fournitures peuvent être refusées et retournées au fournisseur avec une information éventuelle vers le grossiste. Dans le cas contraire, un accusé de réception des marchandises est transmis aux grossistes et fournisseurs (signature du document présenté par le chauffeur). Si un avis de non-conformité est émis par RVL à la suite de ses contrôles, les lots concernés pourront être retournés ou acceptés par dérogation (de la DSV par exemple) avec information du poste, et du fournisseur. Le grossiste assurera le suivi en cas de refus de la marchandise. Un code de non-conformité prédéfini dans une table devra indiquer la raison du retour. L'article réceptionné est codifié et stocké. Un accusé de réception est émis avec une information vers le grossiste. Après dégroupage, RVL procède à la ventilation des marchandises vers les postes. Cette ventilation est effectuée sur la base des ordres de ventilation transmis la veille par les grossistes. La ventilation donne lieu à une entrée de stock sur le dépôt du poste et/ou éventuellement sur l'emplacement de stockage de RVL. Les stocks sont automatiquement mis à jour en temps réel. 5.1.4.2 Description du processus Réception et approvisionnement salle de ventes Etape Objet Les grossistes préparent chaque jour (à 14h00 au plus tard) les ordres de ventilation des marchandises qui leurs sont destinées. Enregistrement du bon de livraison et des ordres de ventilation Le fournisseur ou le transporteur envoie à RVL les éléments du bon de livraison pour chaque camion expédié (avant que celui-ci n’arrive à Rungis). Ces informations sont intégrées dans RVI et servent de base à la planification de charge de la plate-forme ainsi qu’à la validation de la réception des marchandises sur plate-forme. 35 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 36/79 Etape Statut : Validé Consultation Objet RVL contrôle les marchandises reçues, en fonction du B.L. enregistré dans son système d'information, Enregistrement de la réception Le bon de transport est signé par le réceptionnaire autorisé : constat du nombre de colis et de leur état, Vérification des quantités, par rapprochement entre la quantité physique comptée, la quantité renseignée sur le B.L., et la quantité renseignée sur la commande. Le réceptionnaire effectue des vérifications de conformité concernant plusieurs critères : Validation de conformité Contenu de la réception fournisseur, le B.L., par rapport à l’annonce Marchandises et conditionnement : codification, poids, etc., Etat sanitaire : Intervention D.S.V., etc. En cas de non-conformité entre le B.L. et l’arrivage réel : RVL avertit le Grossiste destinataire qui doit statuer sur la réception des marchandises, RVL est habilité à facturer au fournisseur une prestation de service, Traitement des nonconformités Une réclamation est faite par le grossiste auprès du fournisseur pour correction du B.L. et de la facture. En cas de non-conformité sur l'état sanitaire et réglementaire, RVL est habilité à détruire la marchandise, après en avoir averti le propriétaire qui transmet sa décision. RVL informe le Grossiste et l’expéditeur en cas de réserves à la suite d’un contrôle. 36 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 37/79 Etape Consultation Statut : Validé Objet L'accusé de réception des marchandises est saisi dans le système RVI, Accusé de réception des marchandises RVL informe le Grossiste, le transporteur et le fournisseur en cas de réserves et ouvre un litige dans RVI. Les informations de ce litige pourront être accessibles aux acteurs concernés à moyen terme. Un état des non-conformités logistiques sera préparé et analysé par période. Dégroupage Ventilation RVL procède, avec RVI à l'enregistrement des quantités effectivement reçues pour chaque Grossiste. Sur la base de l’ordre de ventilation communiqué par les grossistes, RVL trie les marchandises destinées à la salle des ventes et de celles qui doivent rester en plateforme. Sauf ordre contraire des grossistes, la totalité des marchandises qui leur est destinée est mise en poste dans la salle des ventes. 5.1.5 Cas particulier des demandes d’approvisionnement en urgence Pendant la vente sous le Pavillon, les Grossistes peuvent demander un approvisionnement d’urgence de leur poste, à partir de leur stock sur la plateforme ou de la resserre : La mise en poste est effectuée par RVL, à la demande du grossiste, selon les accords qui permettent le contrôle et la réalisation de la mise en poste. Les Grossistes contrôlent la mise en poste et donnent leur accord. En cas d’écart ou d’anomalie, le désaccord et le litige seront traités entre RVL et les grossistes. Les demandes de mise en poste en urgence devront être enregistrées pour constituer la traçabilité interne du Pavillon de la Volaille. 5.1.6 Cas particulier des retours clients Les clients sont susceptibles de retourner, tout ou partie, de la marchandise, sur les quais SOMAVOG (RVL) ou directement sur le poste. RVI doit donc permettre d’intégrer un retour client partiel ou total. L’acte de retour client doit être intégré dans la traçabilité du produit retourné. 37 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 38/79 Consultation Statut : Validé Le retour client doit être enregistré, indifféremment, par le poste ou par RVL. Toutefois, si le retour est enregistré par RVL, le poste concerné doit en être systématiquement et instantanément informé. Le système doit indiquer les motifs du retour, afin de permettre une réaffectation (re-vente) de la marchandise, ou sa destruction. Les motifs de retour sont : Retard de livraison, Livraison incomplète, Changements d’avis du client, Rupture de la chaîne du froid, Autres (à préciser en phase projet). Selon le motif du retour, un avoir pourra être préparé à destination des clients sur la base de la facture de vente initiale. Dans le cas d’un retour pour raisons sanitaires, la vente du produit retournée doit être bloquée. 5.1.7 Cas particulier du rappel de produits Le système RVI doit permettre aux grossistes, à RVL, et aux fournisseurs du Pavillon de la Volaille, individuellement ou collectivement, de rappeler des produits. Les produits retournés sont alors réceptionnés comme les approvisionnements avec un lien entre les références produits, le grossiste, le fournisseur et la transaction de vente. Un rappel de produits pourra donner lieu à un avoir pour le client. 5.1.8 Processus interne de commande d’achat Avant de passer une commande, les acheteurs établiront des demandes d’achat (DA), qui seront contrôlées et validées par le responsable des achats du poste (souvent le chef d’entreprise). Après validation de la demande d’achat, une commande formelle est générée et transmise au fournisseur par Fax, EDI ou Internet. 38 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 39/79 Consultation Statut : Validé Les confirmations des commandes passées via la Télévente du fournisseur seront transmises (par fichiers, EDI, XML, etc.) à RVI, complétées par le Grossiste avant d’être intégrées. Ces commandes pourront être consolidées par fournisseur. Le système devra permettre la gestion des informations suivantes pour les commandes : Entête de la commande : Champs de l’entête de commande Origine Obligatoire Commentaires Code du demandeur automatique oui Dans le cas d’une demande d’achat Date de commande automatique oui date du jour N° de commande automatique oui Code fournisseur saisie oui vérification par rapport fichier des fournisseurs Informations automatique non fonction du fournisseur au (adresse, tel, fax, ...) Indicateur accusé de réception oui Adresse de facturation automatique oui fonction de l’émetteur Conditions de livraison automatique oui fonction du fournisseur Conditions de transport automatique oui fonction du fournisseur Conditions de paiement automatique oui fonction du fournisseur Remises, ristournes, escompte, automatique Incoterm oui fonction du fournisseur Pénalités si retard saisie non Commentaires saisie non Devise automatique oui fonction du fournisseur 39 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 40/79 Consultation Statut : Validé Lignes de commande : Champs de la ligne de commande Origine Obligatoire Commentaires N° de ligne de commande automatique oui N° de la DA saisie oui N° de ligne de DA saisie oui Date de livraison souhaitée saisie oui Code du destinataire de l'achat automatique oui fonction de la D.A. Adresse de livraison automatique oui fonction du destinataire Type d’achat automatique oui fonction de la D.A. Code article codifié automatique oui fonction de la D.A. Désignation automatique oui fonction de la D.A. Quantité automatique oui fonction de la D.A. de automatique oui fonction de la D.A. Imputations comptables automatique (entreprise du Pavillon) oui fonction de la D.A. Unité d'achat conditionnement et Prix auto si article qualifié Texte complémentaire de ligne saisie de commande non Code TVA oui Montant H.T., TVA, T.T.C., remise, ristourne, escompte automatique automatique en fonction de l’article codifié ou valeur par défaut calculés en fonction des informations précédentes 40 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 41/79 Statut : Validé Consultation Bon de réception : Les informations enregistrées sur le bon de réception reprennent celles du bon de livraison et des lignes de commandes concernées plus : Champs Origine Obligatoire N° du BR automatique N° des BL saisie oui N° de commande et de ligne reçus saisie oui Nombre de colis reçus saisie Quantité réceptionnée saisie oui Quantité en non-conformité et code non-conformité saisie oui Quantité retournée saisie oui Indication de solde à réceptionner saisie oui Date et heure de saisie automatique Code du réceptionnaire automatique Commentaires saisie Code du dépôt saisie Emplacement dans le dépôt saisie Information optionnelle 41 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 42/79 Statut : Validé Consultation 5.1.9 Informations de la facture fournisseur La facture reprend les informations relatives aux réceptions enregistrées correspondantes ainsi que les données suivantes : Champs Origine Obligatoire Commentaires N° d’enregistrement de la facture automatique oui journal, période, N° chrono Référence de la facture fournisseur saisie oui Transmise par fournisseur le Date et heure de saisie de la facture automatique oui date du heure et Date de contrôle de la facture saisie oui Code du responsable de la saisie automatique oui code utilisateur Code du responsable du contrôle automatique oui code utilisateur Imputations reprises de la commande automatique oui corrigées nécessaire Code du responsable du bon à payer automatique oui code utilisateur N° de BR commande concernés et la saisie oui saisie oui Montant des frais de transport et saisie divers oui Date de réception de la facture oui Quantités et montants facturés de saisie jour si 42 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 43/79 Statut : Validé Consultation 5.2 Domaine : Achats généraux La solution proposée devra permettre la gestion des achats généraux, incluant : Les prestations de service, Les consommables, Ces achats pourront être effectués individuellement, par les postes ayant opté pour une intégration totale à RVI ou par RVL pour le compte de tous les postes et RVL (blouses, cartons, consommables bureautiques divers, etc.). Pour ce domaine, le Syndicat de La Volaille envisage le déploiement et l’utilisation des fonctionnalités standard telle que proposées par le soumissionnaire. 5.3 Synthèse des fonctions approvisionnements du domaine Achats et Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Affichage des tarifs d'achats référencés (accords cadres) Grossiste Préparation des prévisions d'achats (en fonction des stocks disponibles, Grossiste des commandes prévisionnelles issues de la télévente) Enregistrement des commandes d’achats par le grossiste ou RVL Grossiste Envoi de commandes EDI (à terme) Grossiste, fournisseur RVL, Réception et intégration des fichiers de commandes fournisseurs dans Grossiste, RVI fournisseur RVL, Mise à disposition des données de commandes pour les grossistes Grossistes Réception et intégration des fichiers d'expéditions fournisseurs dans Grossiste, RVI fournisseur RVL, Planification des réceptions, des horaires de déchargements et des RVL besoins plateforme (tonnages attendus, moyens humains, etc.) Gestion des rendez-vous transporteurs RVL 43 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 44/79 Statut : Validé Consultation Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Préparation des ordres de ventilation Grossiste Pointage des arrivées de camions par rapport au planning RVL (prévues RVL ou non) Pointage des arrivées vis-à-vis de la base RVI (Ex. manquants, cartons RVL mal ou non étiquetés, etc.) Enregistrement des anomalies de réception RVL Etiquetage de colis ou de contenants (palettes par exemple) RVL Envoi par messagerie des anomalies de réception aux grossistes RVL Ventilation des arrivages par poste (sur la base des ordres de Grossistes + RVL ventilation produits par les grossistes) Entrée en stock et attribution des emplacements dans l'entrepôt RVL RVL (pour les marchandises qui ne sont pas livrées en salle de vente) RVL Edition des bordereaux d'arrivage par grossiste Edition de l'état transporteur des anomalies par grossistes, fournisseurs et RVL Mise à jour des arrivages en fonction des décisions de traitement des RVL anomalies (retour marchandise ou acceptation par dérogation) Enregistrement des livraisons en postes par grossiste RVL 44 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 45/79 Consultation Statut : Validé 5.4 Domaine Ventes en Salle La vente s’effectue sous Pavillon de 2 heures à 9h30 du matin. Le Pavillon souhaite également développer le principe de télévente avec des appels sortants vers les clients. A terme, des commandes sous d’autres formes (notamment EDI) devront être possibles. Dans les cas de la vente sous Pavillon, les prix de vente sont maîtrisés par les vendeurs et peuvent varier en fonction du marché. Il existe plusieurs modalités de gestion des ventes : Type de vente Fonctionnement Le grossiste passe commande (achète de la matière) auprès du fournisseur, Négoce Une fois livré, il entre la marchandise dans son stock (via RVL). Il en détient alors la responsabilité (traçabilité, flux financiers, risques sanitaires, vols, etc.), Il revend la marchandise à un ou plusieurs clients, avec les taux de marge qu’il établit lui-même. Un fournisseur livre un poste, sans commande préalable Le poste est chargé de vendre la marchandise pour le compte du fournisseur, Commission La marchandise est payée après la vente sur le MIN déduction faite de commission et de certains frais de fonctionnement. Le taux de commission sur la vente est défini avant la vente avec chaque fournisseur, La marchandise reste la propriété du fournisseur, voire du fournisseur sous la responsabilité du grossiste (traçabilité, risques sanitaires, vols, etc.). Hybrides Entre les deux extrêmes que constituent le négoce et la commission, existe un éventail de processus « hybrides », qui combinent les principes du négoce et de la commission. Celles-ci seront précisées dans le cadre du projet de mise en place. Certains fournisseurs travaillent au négoce et à la commission. D’autres ne travaillent absolument pas à la commission. 45 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 46/79 Consultation Statut : Validé Compte tenu des contraintes de traçabilité, les lots sont affectés aux lignes de ventes. L’édition des factures et le règlement clients sont traités par le Centre de Facturation et de Paiement. Un inventaire est fait à l’issue de la vente pour recenser les marchandises non vendues (resserre) qui sont soit conservées par le grossistes (dans ses chambres froides privatives) soit prises en charge par RVL pour stockage jusqu’au lendemain. Le domaine Ventes couvre l’ensemble des transactions de vente du module de gestion commerciale optionnel. Dans ce cadre, les grossistes auront accès aux informations clients et produits qui les concernent, c’est-à-dire exclusivement aux données relatives aux clients et aux produits avec lesquels ils travaillent. 5.4.1 Objectifs de progrès Maîtriser les ventes en négoce, en commission ou « hybride » (combinant des principes de négoce et de commission), Optimiser les règlements en généralisant les paiements par traite ou prélèvement automatique, Mutualiser, au niveau du Pavillon, les alertes crédit, afin d’éviter ou de minimiser les incidents de paiement Mettre en place et gérer des conditions commerciales spécifiques par produit et/ou par client (crédit, ristournes, marges…) au niveau de chaque poste, Piloter les flux commerciaux au niveau du Pavillon, via l’élaboration de tableaux de bord (par type de clients, par secteur géographique, etc.). Piloter les flux commerciaux au niveau des postes grossistes, via l’élaboration de tableaux de bord (marges par vendeur, par rayon, par type de clients, par secteur géographique, etc.). 46 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 47/79 Consultation Statut : Validé 5.4.2 Processus du domaine Ventes Processus Vente en salle, Processus Télévente, Processus de vente de prestation par RVL Processus préparation de commande, 5.4.3 Description du processus vente en salle de vente Etape Lecture carte client Objet Tout client identifié sur le Pavillon possède une carte et doit, avant chaque achat chez un Grossiste, la lui présenter afin que celui-ci puisse l’identifier et valider son existence dans la base commerciale. Lors de la lecture de la carte client par le Grossiste, ce dernier vérifie si son acheteur ne fait pas l’objet d’une alerte sur le Pavillon. Vérification encours client Identification des colis par le Grossiste Suivant les cas, le vendeur peut vendre, avec plus ou moins de risques, qu'il assume. Au-delà d'un seuil de risque fixé par les Grossistes, certains clients ne pourront plus acheter sur le Pavillon. Les colis sont identifiés par des stickers ou bandes autocollantes qui sont édités automatiquement une fois que le Grossiste ou son vendeur a lu les codes à barres. Cette identification permet à RVL de procéder à l'enlèvement des colis et à leur regroupement en gardeuse. 47 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 48/79 Etape Consultation Statut : Validé Objet Dès que l'acheteur finit ses achats, il signe sa commande sur le terminal du vendeur qui transmet les informations au C.F.P pour établir la facture. Fin des achats chez le Grossiste Un bon d’enlèvement est préparé (disponible auprès du CFP) et un bon de préparation de commande est envoyé à RVL (cf. préparation de commande) Dans le cas où le client ne serait pas obligé de passer par le CFP, un bon d’enlèvement peut être obtenu par le client auprès du grossiste ou sur une borne autonome. Ce bon d’enlèvement lui permet de disposer des marchandises achetées auprès de RVL. 5.4.4 Processus Direct par RVL Le fournisseur établit l’ordre de commande, RVL prépare la commande, prépare le BL, et remet la marchandise au client. Le client contrôle, accepte par signature sinon traitement des écarts, et enregistrement de la livraison (BL). 5.4.5 Synthèse des fonctions du domaine Vente en Salle Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Fonctions de ventes Saisie d'informations complémentaires (informations clients, litiges, Télévendeur etc.) Contrôle de la carte d'acheteur Vendeur pavillon en Ouverture d'une vente client Vendeur pavillon en Lecture des étiquettes colis pour affectation Vendeur pavillon en Validation de la vente Vendeur pavillon en 48 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 49/79 Consultation Statut : Validé Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Edition le cas échéant d'un ticket de vente Vendeur en pavillon Sorties de stocks et mise à jour stock Vendeur en pavillon Fonctions de gestion commerciale Edition du journal des ventes (négoce et commission) Grossiste Validation des affectations des ventes aux arrivages (lots) Grossiste Pointage du stock par article Grossiste Clôture de journée de vente et édition des états et statistiques de fin Grossiste de journées Suivi financier et commercial des clients Grossiste Visualisations et suivi de l’en-cours client Grossiste Visualisation et suivi de l’historique commercial Grossiste Suivi des relances CFP - Grossiste Visualisation et analyse du tarif de vente Grossiste Gestion et mise à jour des tarifs Grossiste Editions diverses : journal de caisse, journal des règlements, état des Grossistes crédits du jour, etc. 49 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 50/79 Consultation Statut : Validé 5.5 Domaine Télévente La solution proposée pourra inclure un module optionnel de télévente, à destination des grossistes, à titre individuel ou collectif. Les fonctions souhaitées dans ce domaine sont : La gestion d’un planning des appels, L’interrogation de l’historique des commandes du client, La saisie simplifiée de commande (Produit, Quantité, Prix), L’interrogation du stock pour vérifier les disponibilités, Le lancement d’une demande d’approvisionnement lorsque l’article n’est pas disponible en stock. Le fonctionnement de cette télévente pourra s’appuyer sur une journée, scindée en deux étapes Etape Activité de vente à partir de 3h00 Objet Prise de contact avec les clients sur liste d’appels, Prise de commande clients produits et des promotions. avec présentation des Saisie des commandes arrivées par fax, Recensement des anomalies relevées le matin pour les transmettre au responsable télévente, Activité administrative à toute heure. Analyse des produits non pris en commande pour chacun des clients afin de les relancer et d’en connaître les causes, Etablissement des demandes d’avoirs litiges) en coordination avec la CFP, (gestion des Mise à jour des tarifs et des promotions pour les appels du lendemain. A l’issue de la vente, les procédures de facturation et de préparation de commande sont initialisés. Le client pourra disposer de ses marchandises selon les processus de facturation et de préparation de commande décrits ci-dessous. 50 Projet “ RVI” Date de mise à jour : CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL 18 Mai 2005 Page 51/79 Statut : Validé Consultation 5.5.1 Objectifs recherchés Avoir la possibilité de réserver certains produits dans le stock à la commande avant l’ouverture du Pavillon, Etendre les horaires de ventes en permettant une prise de commande hors ouvertures du Pavillon, Pouvoir intégrer des commandes (EDI et autres) plusieurs jours avant la livraison. 5.5.2 Description du processus télévente Etape Objet Affectation des clients aux télévendeurs avec possibilité d’affecter un même client sur différentes listes d’appels, Préparation des Listes d’appel Appels sortants selon la liste d’appel, Prise d’appels de clients pour des commandes. Appel et Commande prise Présentation des listes des produits pour un client donné en fonction de son historique d’achat. Le cadencier peut être créé ou modifié manuellement. L’ordre des articles est prédéfini. de Consultation du stock en temps réel durant la prise de commande pour l’ensemble des activités. Réservation d’un article du stock à la demande du client Présentation promotion. Propositions de produits complémentaires des Présentation des exceptionnels. informations informations La commande est clôturée et disposition : Clôture de la vente sur les sur Produits des en produits les données mises à • De RVL pour la préparation de commande • Du CFP pour facturation 51 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 52/79 Consultation Statut : Validé 5.5.3 Synthèse des fonctions du domaine Télévente Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Gestion et paramétrage des conditions commerciales (taux de remises, Grossistes ristournes, rabais par client, etc.) Affichage des listes d'appels Télévendeur Affichage des cadenciers de commande Télévendeur Affichage des promotions Télévendeur Saisie de commande Télévendeur Réservation de stocks avec dates limites de validité Télévendeur 52 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 53/79 Consultation Statut : Validé Des fonctions complémentaires seront également disponibles, en temps réel, tout au long du processus de vente pour permettre aux télévendeurs de mieux connaître leurs clients, d’enregistrer des événements spécifiques tels que des incidents de livraison, des litiges, seuils de crédit, CA au Pavillon de la Volaille, dernière date de visite au Pavillon, liste de produit préférés, etc. Etape Objet Réaffectation des clients d’un télévendeur absent vers d’autres télévendeurs Basculement des appels d’un jour férié sur une autre journée à des horaires différents. Possibilité de saisir les commentaires du clients (litiges, etc.) et les adresser aux personnes concernées (par email). Fonctionnalités complémentaires pour l’administration du domaine Télévente Identifier les produits en Promotions Ajouter des articles en prise de commande. Ajouter des contacts chez le client Avoir la possibilité un bloc notes “client”. Connaître les litiges en cours pour chacun des clients. Suivre les manquants (produits commandés non servis au client). EDI : avoir l’information de l’intégration des commandes. Remontée rapide des anomalies d’intégration à la télévente. Indicateur couverture risque client 53 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 54/79 Consultation Statut : Validé 5.6 Domaine Logistique des ventes 5.6.1 Description du processus préparation de commande La préparation de commandes débute à l’initiative du grossiste. Elle est effectuée par le grossistes ou par RVL après génération d’un bon de préparation de commande. Il peut y avoir plusieurs bons de préparation de commande pour un même client et un même jour. Les bons de préparation de commande concernant des clients pour lesquels le passage par la CFP est obligatoire, ne sont édités qu’après autorisation de la CFP. Remarque : le référentiel Clients doit indiquer le nom des personnes et/ou des transporteurs habilités à enlever des marchandises pour le compte d’un client (référentiel Transporteur). Etape Signal d'enlèvement et de préparation de commande Enlèvement des colis identifiés Stockage des colis dans les gardeuses Objet Le bon de préparation de commande est émis par le grossiste Les colis des clients sont identifiés sur le poste du Grossiste ou chez RVL RVL procède à l'enlèvement des colis en faisant signer une décharge aux Grossistes (enlèvement par palette). Les responsables des gardeuses procèdent au groupage des différents achats provenant de plusieurs Grossistes, pour un même client. La marchandise est délivrée au client désigné sur le bon de préparation de commande (par le Grossiste) ou au transporteur mandaté par le client, Remise des marchandises au client et enregistrement de la livraison Une vérification de la carte d’acheteur, de la facture acquittée et du bon d’enlèvement est effectuée. Une décharge est signée par le client (via sa carte d’acheteur) et le transporteur. Les livraisons sont enregistrées et les stocks mis à jour dans RVI Remarque : Le client doit enlever ses marchandises avant la fermeture du Pavillon, sinon les marchandises seront reprises en plateforme (modalités de mouvement de stock à définir). 54 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 55/79 Etape Consultation Statut : Validé Objet Si l'écart est lié à la préparation de la commande, RVL traite directement cet écart, Traitement des écarts Si l'écart est lié à un problème d'approvisionnement, le Grossiste traite le problème avec le fournisseur. 5.6.2 Synthèse des fonctions du domaine Logistique des ventes Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Préparation de commande - Remise marchandise au client Ordonnancement des préparations de commandes RVL Edition des bons de préparation de commande, des bons de livraison et Grossiste des étiquettes Préparation de commande grossiste Grossiste Préparation de commande RVL : RVL Enlèvement depuis les postes grossistes en salle de vente Identification des lots livrés (traçabilité aval) et enregistrement des livraisons (sortie de stocks) Validation de la carte d'acheteur à l’enlèvement RVL Suivi de l’activité de préparation de commandes en temps réel RVL Gestion des expéditions RVL Cadencement des ordres de livraison RVL Gestion des tournées de livraison RVL Simulation des coûts de transport RVL Edition des documents de transport, de suivi et des étiquettes RVL 55 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 56/79 Consultation Statut : Validé Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Interface avec la CFP pour la facturation du transport RVL Annulation d'expédition et réintégration des stocks RVL Fonction de la gestion de l’entrepôt Suivi des stocks par statuts (disponible, disponible consigné, rejeté, …) RVL et dates (DLC, DLUO,…), température (frais, congelé, etc.) Gestion des non-conformités RVL Gestion des emplacements RVL Gestion des Unités de Manutention RVL Gestion des stocks et des inventaires RVL Gestion des transferts de marchandise et de la resserre (plate-forme – RVL - Grossistes Salle de ventes) 56 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 57/79 Consultation Statut : Validé 5.7 Domaine Facturation et Paiement (Centre de Facturation et de Paiement) Les acteurs du Pavillon de la Volaille ont décidé de mettre en place un centre de facturation et de paiement commun et unique. Celui-ci est chargé de la facturation des clients, du recouvrement et de la gestion des seuils de crédit clients. Le domaine Facturation et Paiement couvre l’ensemble des processus suivants: Facturation pour le compte des grossistes et de RVL, Distribution de bons d’enlèvement, Encaissement, Renseignement de l’alerte crédit Pavillon, Relance clients en coordination avec le Grossiste et RVL, Validation, contrôle et mise à jour des cartes d’acheteurs. 5.7.1 Organisation générale du C.F.P. Le C.F.P. est l’unique point d’édition de facturation et de paiement du Pavillon de la Volaille, à l’exclusion de toute autre caisse. Toutes les caisses existant actuellement dans les postes devront disparaître. RVL facturera également via le C.F.P. pour le « Direct », selon des processus qui restent à définir. Le soumissionnaire décrira plus particulièrement son offre pour les fonctionnalités de facturation des prestations logistiques. Le C.F.P. aura les mêmes horaires d’ouverture que le Pavillon de la Volaille. Toutefois, ces horaires seront amenés à évoluer, de manière structurelle ou en fonction de pics d’activité. Le fonctionnement du C.F.P. sera encadré par une « charte », qui va être rédigée, puis soumise à l’Assemblée Générale. La « charte » du C.F.P. pourra, vraisemblablement, engager contractuellement les grossistes à en respecter les clauses, sous peine de sanctions. Pour acheter sous le Pavillon, un client devra disposer d’une carte d’acheteur : Plusieurs cartes d’acheteur pourront être reliées au même numéro de K- bis, Certaines cartes permettront exclusivement d’enlever la marchandise, d’autres autoriseront l’achat et le règlement. 57 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 58/79 Consultation Statut : Validé Le C.F.P. devra facturer les clients poste, par poste : il y aura donc autant de factures différentes que de postes vendeurs, y compris pour un même client. Tous les clients ne seront pas tenus de passer par le CFP. Des bornes seront prévues, au sein du Pavillon, afin de délivrer des bons d’enlèvement. Remarque : Chaque grossiste choisira lesquels de ses clients pourront enlever directement leurs marchandises, sans passer par le C.F.P. 5.7.2 Organisation générale de la gestion de l’Alerte Crédit Les incidents de paiement caractérisés, recensés au niveau des postes, seront collectés par le C.F.P. Une alerte crédit collective sera mise en place au niveau du Pavillon. Elle comportera trois niveaux d’alerte : Un niveau « vert », en l’absence d’incidents de paiement, Un niveau « orange », pour alerter les postes de l’existence d’incidents de paiement, sans pour autant bloquer la vente, Un niveau « rouge », pour bloquer tout processus de vente sous le Pavillon. Le niveau d’alerte crédit Pavillon, constituera une donnée du référentiel Clients, accessible à l’ensemble des postes. Le détail des incidents de paiement (chèque non provisionné, refus de paiement, etc.) sera systématiquement communiqué par le C.F.P. aux postes concernés. Une Commission dédiée sera chargée de statuer pour tout niveau rouge ou orange de l’alerte crédit. Elle disposera pour cela d’un récapitulatif de tous les incidents (même régularisés) avec les informations suivantes : Nom du client Date de l’incident Poste vendeur Nature de l’incident Statut de l’incident (en cours, réglé, etc.) Montant concerné Commentaires 58 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 59/79 Consultation Statut : Validé Dans le cas d’une alerte de niveau « rouge », la vente au client concernée sera bloquée. Une fois ce code de blocage activé dans la fiche client, aucune vente ne pourra être passée avec ce client. Le statut « bloqué» s'applique jusqu'à ce que l’on désactive le code de blocage. Le niveau bloquant d’alerte crédit pourra être levé, avec la régularisation de tous les incidents de paiement. Seule la Commission est habilitée à lever ce blocage dans le cas contraire. 5.7.3 Synthèse des fonctions du domaine CFP Fonctions informatiques demandées Acteur concerné Génération des ordres de facturation différée (ventes tardives, clients RVL-Grossistes directs, pré-facturation des prestations RVL) Création et gestion des cartes d’acheteurs CFP Facturation par client ou partielle par bons de livraison, par période CFP Impression des factures clients (par grossiste) CFP Edition de relevé de factures par client, période CFP Gestion d’avoirs sur factures ou sur retours clients CFP Saisie de règlement pour les paiements comptants CFP Génération des écritures de comptabilisation du comptant CFP Edition du bon d'enlèvement (destiné au client) CFP Gestion de l’affacturage CFP Gestion des relances CFP Gestion des modes de règlement par client RVI Mise à jour des alertes crédit CFP Edition de l’historique et du récapitulatif des alertes crédit (destiné à la CFP – Commission Commission) Crédit Gestion, situation et apurement des comptes CFP 59 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 60/79 Consultation Statut : Validé 5.8 Domaine : Logistique 5.8.1 Périmètre du domaine Logistique Le domaine Logistique concerne l’ensemble des activités logistiques de RVL, soient : La prise en charge des arrivages sur les quais et les réceptions (vérification des écarts), La mise en resserre, La ventilation par poste, Les destructions de produits, La gestion des retours clients, Le centre de traitement du gibier, La préparation de commandes, Le traitement des écarts, Le transport, Etiquetage, Facturation des prestations (logistiques, services collectifs bâtiment, etc.), Enlèvements marchandises, Gestion des stocks, Traçabilité. 5.8.2 Objectifs de progrès Optimiser les délais et coûts de réception/mise en poste en début de journée, Intégrer les informations de traçabilité (amont comme internes) nécessaires, voire les mettre en place lorsqu’elles n’existent pas (cas du gibier ou de « petits » fournisseurs), Commercialisation et facturation des prestations, Constituer des statistiques d’analyse de l’activité et de la performance de RVL, à destination du Syndicat. 60 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 61/79 Consultation Statut : Validé 5.9 Domaine Traçabilité La traçabilité, telle qu’elle est définie par la Commission Européenne, désigne la capacité de retracer, à travers toutes les étapes de la production, de la transformation et de la distribution, le cheminement d'une denrée alimentaire, d'un aliment pour animaux, d'un animal producteur de denrées alimentaires ou d'une substance destinée à être incorporée ou susceptible d'être incorporée dans une denrée alimentaire ou un aliment pour animaux. Toutes les étapes de la production sont donc concernées, notamment l'importation, depuis et y compris la production primaire d'une denrée alimentaire, jusque et y compris son entreposage, son transport, sa vente ou sa livraison au consommateur final. Dans un premier temps, la traçabilité souhaitée dans le cadre du projet RVI s’appuie sur une notion de numéro de lot transmis par le fournisseur (par le biais des étiquettes produits et éventuellement dans les bons de livraison). Au minimum, le grossiste via RVL reçoit la marchandise avec les informations transmises par le fournisseur : n° Lot, code Fournisseur, code article. Le système RVI sera en mesure de faire le lien entre ces différents éléments. Les ventes effectuées par le Grossiste sont affectés à des arrivages et à des numéros de lots ; le système RVI faisant le lien entre le client, le n° de Lot, le code article et le fournisseur. En cas de nécessité de rappel ou de retrait émanant du fournisseur : L’acteur amont (fournisseur) informera le grossiste en lui communiquant le n° de lot des articles à rappeler. Il pourra également transmettre l’historique de traçabilité du lot concerné et ses étapes de transformation et de conditionnement jusqu’à sa mise à disposition à l’acteur suivant (transporteur par exemple) Le grossiste pourra alors identifier les clients vers lesquels les articles concernés ont été commercialisés. En cas d’alerte émise par un acteur aval (client, DSV, etc.) : Le grossiste sera informé de tout problème concernant une marchandise à travers le n° de lot qui lui sera communiqué (par exemple par le client). Il pourra alors identifier les marchandises du même lot et en effectuer le rappel. Une information vers l’acteur amont (fournisseur) sera effectuée. Un plan de rappel plus large peut être organisé à la demande du fournisseur selon la procédure précédente. La traçabilité doit s’appuyer sur des standards de codification du marché et notamment les normes EAN/Gencod. 61 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 62/79 5.10 Consultation Statut : Validé Domaine : Atelier de Traitement du Gibier Le Centre de Traitement du Gibier est géré par RVL. Deux catégories de gibier entrent sous le Pavillon : Le gibier sauvage, qui est le seul destiné au Centre de Traitement du Gibier. La mission de RVL est de rendre les produits commercialisables : elle réceptionne, fait viser le gibier par l’inspection vétérinaire, et introduit une traçabilité, afin d’obtenir l’estampille de la Direction des Services Vétérinaires (D.S.V.). Le gibier intracommunautaire, qui arrive conditionné, estampillé, voire souvent découpé, et pour lequel RVL effectue un travail de plateforme (préparation de commande). 5.10.1 Besoins fonctionnels additionnels La solution retenue devra permettre la prise en charge de la spécificité lié à la gestion du gibier sauvage : Identification de l’origine du gibier, Conditionnement et étiquetage, Génération des numéros de lots pour la Traçabilité, Mise en place de l’estampille DSV. 62 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 63/79 5.11 Consultation Statut : Validé Domaine : Pilotage et Tableaux de bord 5.11.1 Périmètre du domaine Pilotage et Tableaux de bord Le domaine « Pilotage et Tableaux de bord » concerne : l’ensemble des informations collectées, au niveau du Pavillon, destinées à des fins statistiques (tableaux de bord mutualisés), l’ensemble des données commerciales, destinées au pilotage des entreprises. (pour les postes ayant choisi de retenir le module optionnel de gestion commerciale). L’adhésion préalable au système RVI autorisera l’accès aux données mutualisées gérées par RVI. 5.11.2 Objectifs généraux pour la partie mutualisée Les référentiels « Pilotage et tableaux de bord » ont pour objectif, de mieux connaître et piloter l’activité du Pavillon : Flux logistiques, Evolution saisonnière de l’activité, Evolution des prix et de la rentabilité, Répartition de l’activité par type de produits, de fournisseurs, de clients…, Historique des données. 63 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 64/79 Consultation Statut : Validé 5.11.3 Objectifs généraux pour la partie gestion commerciale optionnelle Les référentiels « Pilotage et tableaux de bord » doivent aider le chef d’entreprise dans ses arbitrages, notamment : Evolution des volumes et des prix, Prévisions des achats et des ventes, Répartition de l’activité par client, fournisseur, produits, zone géographique, etc., Répartition et évolution de l’activité par vendeur, Evolution comparée à l’ensemble de l’activité du Pavillon, Historique des données. 5.11.4 Les données de base du référentiel Pilotage et tableaux de bord Performance des vendeurs Informations Commentaires Nom du vendeur Chiffre d’affaires : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Chiffre d’affaires journalier moyen pour l’année en cours 64 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 65/79 Consultation Statut : Validé Performance des vendeurs Informations Commentaires Contribution au Chiffre d’Affaires : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Taux de marge moyen : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Taux de marge journalier moyen pour Pour les années N et N-1 l’année en cours Taux de marge moyen, en pourcentage du Pour les années N et N-1 taux de marge moyen réalisé sur le poste Prix moyen : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année 65 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 66/79 Consultation Statut : Validé Performance des vendeurs Informations Commentaires Prix journalier moyen, pour l’année en Pour les années N et N-1 cours Prix moyen, en pourcentage du prix Pour les années N et N-1 réalisé sur l’ensemble du poste Quantités vendues : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Volume journalier vendu, en moyenne, pour l’année en cours Volume moyen, en pourcentage du volume réalisé sur l’ensemble du poste Performance du poste Informations Commentaires Chiffre d’affaires : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année 66 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 67/79 Consultation Statut : Validé Performance du poste Informations Commentaires Chiffre d’affaires journalier moyen pour l’année en cours Taux de marge moyen : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Taux de marge journalier moyen pour Pour les années N et N-1 l’année en cours Prix moyen : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Prix journalier moyen, pour l’année en Pour les années N et N-1 cours 67 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 68/79 Consultation Statut : Validé Performance du poste Informations Commentaires Quantités vendues : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Ventes par gamme et famille de produits : Pour les années N et N-1 -de la journée -de la semaine -du mois -du trimestre -de l’année Suivi de la performance des accords cadre : - Quantité vendue, - Prix moyen, - etc. 68 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 69/79 Consultation Statut : Validé Performance logistique Informations Commentaires Performance en : Volume de flux, mouvements, rotations, etc. par type d’activité RVL par période. Chiffre d’affaires journalier moyen pour l’année en cours 69 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 70/79 Consultation Statut : Validé 6 Principales règles de gestion Domaine Règle de gestion Les données administratives relatives à un fournisseur doivent être mutualisées Le référencement d'un nouveau fournisseur doit être fait par RVI, à l'initiative des fournisseurs eux-mêmes, des grossistes, de RVL ou du client final (cas du Direct). Des questionnaires seront envoyés, de manière régulière, par le Syndicat à l'ensemble des fournisseurs pour la mise à jour des données les concernant. Référentiel Fournisseurs Un fournisseur doit pouvoir être géré de manière différente, selon qu'il travaille au négoce ou à la commission Un même fournisseur doit être référencé une seule fois dans la base de RVI, qu'il travaille au négoce ou à la commission Les fournisseurs doivent disposer d'un accès direct à RVI, si RVI les y autorise, au cas par cas, pour modifier les données qui le concernent. Ces modifications devront être systématiquement validées par RVI. Les fournisseurs doivent pouvoir accéder directement à RVI pour y introduire une nouvelle gamme de produits Un poste ne pourra accéder qu'aux données qui le concernent dans les référentiels clients et fournisseurs Le référencement d'un nouveau client doit être fait par RVI, à l'initiative des grossistes, ou de RVL (cas du Direct). Référentiel Clients Tous les clients doivent être référencés dans la base, à l'exception des clients occasionnels. Tout changement d'adresse d'un client doit être validé par la cellule RVI Le K bis est obligatoire pour la création d'un client dans la base. 70 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 71/79 Domaine Statut : Validé Consultation Règle de gestion RVL signalera aux postes tout écart par rapport à la commande et aux annonces transporteurs Achats et Approvisionnement RVL pourra continuer à accepter toutes les marchandises qu'elle reçoit, y compris dans les cas de figure suivants: marchandises non annoncées, marchandises ne faisant pas l'objet d'une traçabilité complète, retours clients. RVL devra être systématiquement commandes faites par les grossistes Toute commande fournisseurs. CFP doit être informé de systématiquement l'ensemble validée par des les Il doit exister plusieurs niveaux dans l'alerte crédit. La CFP sera le point unique de paiement et de facturation de l'ensemble des transactions commerciales réalisées sous le Pavillon. La CFP sera ouverte aux clients pendant les heures d'ouverture du Pavillon, et exclusivement pendant cette tranche horaire. Les transactions commerciales réalisées en dehors des heures d'ouverture du Pavillon devront faire l'objet d'une facturation différée. Tous les clients ne seront pas tenus de passer par la CFP. Chaque grossiste devra désigner ceux de ses clients auxquels pourra être délivré, uniquement pour les transactions réalisées sur son poste, un bon d'enlèvement sans passage par la caisse. Il y aura des bornes permettant de délivrer des bons d'enlèvement, sans passer par la caisse centrale. Chaque entreprise est libre de fixer le seuil de crédit qu'elle accorde. Elle doit également pouvoir, lorsque ce seuil est atteint (en montant, en nombre de jours, etc.), décider d'accepter ou non la vente. Chaque client disposera d'une carte d'acheteur individuel lui permettant de se faire identifier, voire à terme de régler ses achats 71 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 72/79 Domaine Consultation Statut : Validé Règle de gestion La facturation sera réalisée poste par poste, sur un document normalisé. Il y aura donc autant de factures différentes que de postes vendeurs. Chaque poste doit pouvoir disposer d'une borne permettant de délivrer des bons de transport, de manière à éviter aux clients un passage systématique par la caisse centrale Création d'un référentiel transporteurs dans RVI Logistique Si plusieurs grossistes doivent livrer un même client, la livraison part à l'heure prévue, y compris en l'absence de la marchandise d'un poste (livraison partielle autorisée). RVI doit permettre de gérer la possibilité d'éclater les colis pour les grossistes qui le souhaitent La solution doit permettre l'attribution d'un nouveau numéro de lot, aux colis éclatés ou reconditionnés. Les plans de rappel devront être gérés dans RVI Archivage de la Traçabilité en ligne : DLC+ 6 mois (produits frais). Ou DLUO+6 mois (produits surgelés). Les périodes d’archivage devront être paramétrables. Le fournisseur et le numéro du camion doivent figurer dans les données a minima associées au n° de lot Traçabilité La traçabilité interne doit permettre de rendre compte de l'ensemble des flux marchandises à l'intérieur du Pavillon (transferts entre les différents points de stockage). La communication aux clients de l'ensemble de la traçabilité interne doit être rendue possible (création d'un fichier de données traçabilité interne). RVI doit pouvoir gérer les unités palettes à l'arrivage aux quais RVL L'ajout d'ingrédients doit être traité comme une prestation, avec création d'un nouveau produit. 72 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 73/79 Consultation Statut : Validé Domaine Règle de gestion Destruction des produits Une destruction doit pouvoir être totale ou partielle. Destruction des produits La destruction d'un produit est sous la responsabilité du détenteur, c’est un service facturable. La demande de destruction est émise via un « Bon de Destruction » 73 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 74/79 Consultation Statut : Validé 7 Fonctionnalités et traitements complémentaires 7.1 Interfaces Toute interface, qui aura été identifiée dans l’architecture fonctionnelle RVI doit donner lieu à une description détaillée. En phase projet RVI, le lot interfaces permettra l’identification et la conception des interfaces à réaliser. A priori, les interfaces suivantes sont à prévoir : Interfaces avec les applications internes existantes ou en cours de développement, Interfaces avec les applications extérieures, Interface Achats (BL) Î RVL, Interface Achats Î comptabilité, Interface Grossiste : vente Î comptabilité, Interface achats/approvisionnements volaille et gibier Î comptabilité Grossistes, Interfaces temporaires (à définir) pendant le projet de mise en oeuvre RVI. La disponibilité d’une solution d’interfaçage performante est requise par RVI. Le soumissionnaire est invité à décrire les mécanismes d’interfaçages disponibles, et évaluer la complexité et l’effort de développements des interfaces ci-dessus. 7.2 Traitements par lot Les traitements par lots imposés par la solution doivent être décrits par le soumissionnaire. En particulier, la solution recherchée devra permettre de procéder à des traitements en mode différé : facturations différées en dehors des horaires d’ouverture du Pavillon de La Volaille. 7.3 Description des fonctionnalités à développer en spécifique Les développements spécifiques pour réaliser des fonctionnalités non disponibles en standard doivent être décrits par le soumissionnaire. Les charges de développement devront être également estimées. 74 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 75/79 Statut : Validé Consultation 8 Volumétrie 8.1 Estimation du volume des données fonctionnelles Données Actuel Cible RVI Fréquence Modifs. 17 Grossistes Durée Durée Archivage Conservation En ligne Référentiel RVI Clients(comm.) 5 000 7 000 Clients(spécif.) 5 000 17*7 000 Fournis.(comm.) (Matière) 300 400 / 400 / 500 Fournis(spécif.) (Matière) 300 400 / 17*(400 500) Fournisseurs (Frais Généraux) 18 mois si : / ? Transporteur 300 400 Article (Desc.) 4 000 > 5 000 Article (Tarifs) 4 000 >17*5000 N° Lot Traçabilité Evénements générateurs MAX Estim annual. Commandes d’achat 8 500 / j Commandes Client 1 000 / j Factures Clients 3 500 / j Entité considérée tous associés position « Inactif » respect d’intégrité base. 40 mois si : et lots en + de Entité considérée et tous lots associés en position « Archive » + respect d’intégrité de base. 18 mois Frais:40 mois Cong:66 mois (cf. Règl.) 18 mois + 18 mois Id. Id. 18 mois 66 mois 18 mois 66 mois 18 mois + 18 mois Id. Id. Id. Id. Id. Id. 1500000/an 150 000/an 500 000/an Factures Fournisseurs 8 500 / m Règlements Clients 3 000 / j Règlements Fournisseurs 8 500 / m Avoirs Clients 100 000/an 750 000/an 100 000/an (2%) Avoirs (2%) Fournisseurs 70 / j 10 000/an 170 / m 2 000/an 75 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 76/79 Consultation Données Actuel Conservation Col. : En ligne 4000/2000 Dégroup. / Ventil. 120000/40000 dont RVL 400/200 Poste Etiquetage Stockage/Déstockage Id.= (-/Amont+/F. serv.) 1000/500 90000/30000 Prépa. de Cde RVL MAX/moy./J Prépa. de Grossistes 1700/850 50000/17000 Cde Resserres Mise en Resserres Grossistes Mise en Gardeuses 1700/850 50000/17000 300/150 9000/3000 300/150 Enlèvements 3500/1800 100000/40000 3000/1500 45000/30000 1000/500 15000/10000 500/250 16000/5000 200/100 6000/2000 3400/2000 4000/2500 8500/4250 120000/40000 dont RVL x2(Serv.Spécif.) 2000/1000 60000/20000 9000/3000 60000/20000 850/425 12000/4000 Durée Archivage Pal. 18 mois Col. 6 mois si : Pal. 40 mois Col. 18 mois si : Entité considérée et tous lots associés en position « Inactif » + respect d’intégrité de base. Entité considérée et tous lots associés en position « Archive » + respect d’intégrité de base. Mvts : Mvts : Pal. 12 mois Pal.+12 mois Col. 6 mois Col.+ 6 mois (Bases de réflexion à affiner selon solution choisie) (Bases de réflexion à affiner selon solution choisie) 1200/600 1000/500 3000/1500 Logistique Stocks 140000/46000 35000/11500 30000/10000 Mise en Salle 4600/2300 12000/4000 30000/10000 en Durée Pal. : Réception matière Mise RVL Cible RVI Statut : Validé 70000/22500 10000/5000 140000/46000 2500/1250 35000/11500 76 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 77/79 Statut : Validé Consultation 8.2 Volumétrie utilisateurs par typologie et nature d’activité Fonctions & Typologie des Utilisateurs Effectifs Grossiste Vendeurs / Acheteur Comptabilité, secrétariat, administration des ventes 90 caisse Direction/Administration Manutentionnaire/aide vendeur Caristes et opérateurs logistiques Effectifs Totaux Effectifs SOMAVOG et 40 6 20 3 100 60 0 8 250 77 77 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 78/79 Consultation Statut : Validé 9 Cadre de réponse du soumissionnaire Le soumissionnaire doit répondre au questionnaire joint en annexe. Il doit également décrire l’architecture de la solution proposée conformément au plan ci-dessous : Le Syndicat précise que le soumissionnaire est laissé libre dans le choix des solutions. En revanche les règles et les choix d’architecture, en particulier pour la plateforme logistique devront être respectées. 9.1 Formalisme requis pour la présentation et la spécifications de la solution proposée (CF. CCA) Le Cahier des charges administratif (CCA) donne le contenu et le plan de réponse pour le soumissionnaire. Quelle que soit la méthode qu’il aura employé pour définir l’architecture applicative, le soumissionnaire devra présenter les résultats sous la forme suivante : Synthèse de toutes les fonctions ou groupes de fonctions à traiter dans le Projet RVI. Il les regroupe dans des modules. Ces modules correspondent à des ensembles dont les interfaces sont suffisamment bien définies pour pouvoir être développées séparément. Description des modules. Définition des dépendances et interfaces. Définition des flux entre chacun des modules. Décomposition des modules en sous-modules. Le soumissionnaire pourra apporter tout complément d’information concernant l’architecture proposée au-delà des éléments demandés ci-dessus. 9.2 Description des modules fonctionnels Le soumissionnaire décrira les modules qui composent sa solution pour RVI. 9.3 Interfaces entre modules proposés par le soumissionnaire Le soumissionnaire décrira les interfaces induites entre les modules qu’il propose (format de données, évènement déclencheur, périodicité et fréquence, mode synchrone/asynchrone, modules concernés, rapport d’exécution, etc.). Chaque interface sera référencée, ainsi que le flux d’échange de données qui lui est associé. 78 Projet “ RVI” CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL Date de mise à jour : 18 Mai 2005 Page 79/79 Consultation Statut : Validé Le soumissionnaire précisera quelles sont les interfaces à spécifier pendant la phase d’étude du projet RVI. 9.4 Estimation du flux entre modules Pour un choix donné de regroupement des fonctions, le soumissionnaire donnera un schéma montrant les échanges entre modules incluant une estimation des flux. Ces estimations devront être élaborées sur la base des spécifications fonctionnelles exprimées par les Grossistes. Il indiquera clairement les hypothèses prises pour faire cette estimation. 9.5 Description de l’architecture applicative Le soumissionnaire décrira éventuellement son architecture selon ses propres méthodes. Il peut s’agir de compléments à la description précédente. Cette description sera donnée en annexe de la réponse. Il devra présenter les « normes et standards » que le Syndicat de la Volaille devra suivre. 79