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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
Date de mise à jour :
18 Mai 2005
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Consultation
Statut : Validé
Projet RVI
Cahier des Charges Fonctionnel
Nom du projet : RVI
Référence : RVI-CDC Fonctionnel-20050518
Rédacteurs : Dectis Consultants
Alix Michel
Driss Rachdi
Fouad Rachdi
Relecteurs RVI :
Dominique Martin
Michel Eyshen
Vincent Garez
Rémi Goron
Version n° : 2.2
En date du 18 Mai 2005
Date :
18 Mai 2005
Date d’émission de l’appel d’offres : Mai 2005
Objet :
Le présent dossier constitue la synthèse des besoins fonctionnels et techniques pour la refonte
du système d’information RVI du Pavillon de la Volaille.
Il constitue la base de la consultation en intégrant, en particulier, la description des domaines
fonctionnels et des besoins exprimés.
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SOMMAIRE
1
PREAMBULE ........................................................................................................ 4
2
DESCRIPTION DU PAVILLON DE LA VOLAILLE - ORGANISATION ET ACTEURS.... 6
3
4
5
2.1
ACTIVITE DES GROSSISTES (POSTES) ........................................................................ 7
2.2
ROLE DE LA SOMAVOG (RVL) .............................................................................. 8
2.3
ROLE DU SYNDICAT DE LA VOLAILLE ET DU GIBIER ......................................................... 8
OBJECTIFS ET PERIMETRE DU PROJET RUNGIS VOLAILLE PLUS ......................... 9
3.1
LES PROJETS DU PROGRAMME RUNGIS VOLAILLE PLUS................................................... 10
3.2
PERIMETRE DU PROGRAMME RUNGIS VOLAILLE INFORMATIQUE ......................................... 11
3.3
CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME ............................................................. 13
3.4
GESTION DU DICTIONNAIRE DE DONNEES .................................................................. 13
3.5
OUTIL DE PARAMETRAGE ET DE CONFIGURATIONS DU PROGICIEL........................................ 14
3.6
GESTION DE LA CONFIDENTIALITE .......................................................................... 14
REFERENTIEL COMMUN DE DONNEES ............................................................... 15
4.1
REFERENTIEL FOURNISSEURS ............................................................................... 16
4.2
REFERENTIEL PRODUITS ..................................................................................... 20
4.3
INFORMATIONS PRODUITS (ET LIEN AVEC LE FOURNISSEUR) ............................................ 21
4.4
REFERENTIEL TRANSPORTEURS .............................................................................. 23
4.5
REFERENTIELS CLIENTS ...................................................................................... 26
DESCRIPTION FONCTIONNELLE DU BESOIN PAR DOMAINE ............................. 31
5.1
DOMAINE : ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS............................................................ 31
5.2
DOMAINE : ACHATS GENERAUX ............................................................................. 43
5.3
SYNTHESE DES FONCTIONS DU DOMAINE ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS .......................... 43
5.4
DOMAINE VENTES EN SALLE ................................................................................. 45
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5.5
DOMAINE TELEVENTE ........................................................................................ 50
5.6
DOMAINE LOGISTIQUE DES VENTES ........................................................................ 54
5.7
DOMAINE FACTURATION ET PAIEMENT (CENTRE DE FACTURATION ET DE PAIEMENT) ................ 57
5.8
DOMAINE : LOGISTIQUE ..................................................................................... 60
5.9
DOMAINE TRAÇABILITE ....................................................................................... 61
5.10
DOMAINE : ATELIER DE TRAITEMENT DU GIBIER ......................................................... 62
5.11
DOMAINE : PILOTAGE ET TABLEAUX DE BORD ............................................................. 63
6
PRINCIPALES REGLES DE GESTION .................................................................. 70
7
FONCTIONNALITES ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES............................... 74
8
9
7.1
INTERFACES ................................................................................................... 74
7.2
TRAITEMENTS PAR LOT ....................................................................................... 74
7.3
DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES A DEVELOPPER EN SPECIFIQUE ................................... 74
VOLUMETRIE .................................................................................................... 75
8.1
ESTIMATION DU VOLUME DES DONNEES FONCTIONNELLES ............................................... 75
8.2
VOLUMETRIE UTILISATEURS PAR TYPOLOGIE ET NATURE D’ACTIVITE .................................... 77
CADRE DE REPONSE DU SOUMISSIONNAIRE .................................................... 78
9.1
FORMALISME REQUIS POUR LA PRESENTATION ET LA SPECIFICATIONS DE LA SOLUTION PROPOSEE
(CF. CCA) .............................................................................................................. 78
9.2
DESCRIPTION DES MODULES FONCTIONNELS .............................................................. 78
9.3
INTERFACES ENTRE MODULES PROPOSES PAR LE SOUMISSIONNAIRE .................................... 78
9.4
ESTIMATION DU FLUX ENTRE MODULES ..................................................................... 79
9.5
DESCRIPTION DE L’ARCHITECTURE APPLICATIVE ........................................................... 79
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1 Préambule
Le Pavillon de la Volaille et du Gibier a lancé un vaste programme de rénovation de son
organisation et de ses outils, appelé Rungis Volaille Plus (RVP).
Le programme RVP est constitué de plusieurs projets destinés à étendre physiquement
l’espace du Pavillon et à optimiser son organisation et son fonctionnement :
Projet Rungis Volaille Logistique (RVL) : nouvelle organisation logistique,
Rungis Volaille Informatique (RVI) : nouveau système informatique commun.
Le présent cahier des charges décrit plus spécifiquement les besoins exprimés par le Syndicat
de la Volaille pour le système Rungis Volaille Informatique. Il doit servir de base pour les
soumissionnaires consultés pour la présentation de leur offre fonctionnelle et technique pour
le projet RVI.
Dans sa réponse, le soumissionnaire indiquera les spécifications qu’il ne pourra pas offrir, et
celles qui devront être analysées en détails en début de réalisation du Projet RVI.
Les propositions des fournisseurs consultés devront couvrir l’ensemble des besoins. La
structure des réponses devra respecter, autant que possible, celle indiquée en annexes du
Cahier des Charges Administratifs (CCA) et à la fin du présent document.
Le planning de la consultation (détaillé dans le CCA) se présente comme suit :
Appel à candidature (Mai 2005) auprès d’éditeurs de progiciels (solutions métiers et
ERP),
Etude comparative (fin Juin 2005) et choix de 2 ou 3 finalistes,
Investigations détaillées avec 2 ou 3 éditeurs incluant la réalisation de maquettes sur
des processus prioritaires,
Elaboration du budget global et contractualisation (Octobre 2005).
La maîtrise d’ouvrage du projet RVI est placée sous la responsabilité conjointe de
Mademoiselle Dominique MARTIN, Secrétaire Général du Syndicat, de Monsieur Rémi GORON
en tant que Chef de Projet et Monsieur Vincent Garez en tant que Chef de Projet
Informatique.
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Dans ce dispositif, Monsieur Goron sera chargé de :
Coordonner les différentes actions et intervenants du Syndicat sur le projet,
Suivre la réalisation du projet et gérer, avec le Comité de Pilotage, l’utilisation des
ressources/budgets,
Préparer les réunions des différentes instances de pilotage.
Monsieur Vincent Garez aura la charge des questions liées à l’architecture informatique et à la
mise en place du système RVI :
Coordonner les différentes actions techniques liées au projet dont le Syndicat a la
charge,
Participer aux choix technologiques avec le Maître d’œuvre,
Suivre la réalisation du projet et assister le Comité de Pilotage dans les prises de
décision techniques,
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2 Description du Pavillon de la Volaille - Organisation et
acteurs
Le Pavillon de la Volaille et du Gibier, situé à Rungis, regroupe :
les Grossistes en viande de volaille et gibier,
la SOMAVOG, propriété des grossistes (future RVL) qui agit en tant que prestataire
logistique.
Le Pavillon de la Volaille emploie environ 300 personnes. Il est ouvert du mardi au samedi
inclus, pour la clientèle professionnelle.
L'organisation du Pavillon date des années 1970 et a évolué sans rupture majeure, au gré de
la mise en œuvre des technologies du froid et de l'apparition de nouveaux produits.
Les éléments suivants permettent de dimensionner l’activité du Pavillon :
Domaine
Activités
Tonnage
et
Données et chiffres clés
100 000 tonnes par an dont 85 000 tonnes traitées par les
Grossistes (85%) et 15 000 tonnes de Direct,
250 jours d'activité par an,
Poids moyen d'un colis 9 Kg.
Commercial
3 500 factures par jour en moyenne,
7 000 clients répertoriés pour le Pavillon,
1 000 clients fréquentent chaque jour le Pavillon.
Logistique amont
400 à 500 fournisseurs actifs,
100 camions par jour en moyenne,
85 000 tonnes par an soit 340 tonnes par jour pour environ
38 000 colis,
4 000 références potentielles de produits volailles.
Logistique aval
Une commande moyenne de 10 colis pour quasiment 100 Kg
de marchandise,
Soit 9,5 millions de colis manipulés par an.
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2.1 Activité des grossistes (postes)
Les grossistes sont des sociétés indépendantes, intervenant sur le Pavillon de la Volaille pour
commercialiser les produits de type viande de volaille en frais ou surgelé, gibier, produits
transformés (foie gras, etc.).
Ils confient à la SOMAVOG (RVL) une majeure partie de leurs fonctions logistiques, afin de se
concentrer sur leur cœur de métier :
les achats,
la mise en rayon des marchandises sur l’aire de vente,
la vente,
la gestion de la relation client,
la gestion économique et sociale de leur entreprise.
La vente se déroule entre 2h et 9h du matin. A sa clôture, les grossistes assurent des tâches
administratives comme la synthèse des ventes, l’inventaire des stock non vendus (resserre),
la commande de nouveaux produits aux fournisseurs, etc.
A l’avenir, les grossistes souhaitent mutualiser d’autres services et moyens qui sont décrits
dans le présent cahier des charges.
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2.2 Rôle de la SOMAVOG (RVL)
La SOMAVOG sera appelée Rungis Volaille Logistique (RVL), à compter de la mise en œuvre
du projet RVI. Elle prend en charge les fonctions suivantes, pour le compte des grossistes :
La logistique d'approvisionnement du Pavillon :
-
réception et gestion des arrivages (mise en conformité de la traçabilité),
-
réception des marchandises dans le cas de retours client, retrait ou rappel de
produits.
La manutention, le stockage, et la mise à disposition des produits pour les grossistes,
La préparation de commande,
Les enlèvements et les expéditions,
La gestion du centre de traitement du gibier,
La destruction des produits,
La fourniture de certains consommables,
La surveillance et la maintenance des bâtiments (hors périmètre du projet),
Divers services collectifs (nettoyage, surveillance, production et distribution de froid,
etc.).
La SOMAVOG réalise également, pour son compte propre, des activités de « Direct » qu’elle
facture directement à ses propres clients.
L’essentiel des approvisionnements des grossistes se fait entre 23h et 6h du matin.
Les activités de plateforme de la SOMAVOG (RVL) ont lieu en continu 24 heures / 24.
2.3 Rôle du Syndicat de la Volaille et du Gibier
Le Syndicat des Commissionnaires-Négociants à la vente en gros de Volaille et de Gibier,
représente l’ensemble des entreprises (postes) situées sous le Pavillon de la Volaille. Il est
souverain pour l’ensemble du projet Rungis Volaille Plus.
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3 Objectifs et périmètre du projet Rungis Volaille Plus
L’augmentation des volumes, la nécessité de mutualiser certaines fonctions, la recherche
d’une meilleure efficacité dans les processus de gestion ainsi que l’évolution de la
réglementation (en particulier la traçabilité) entraînent une refonte complète du Pavillon pour
pouvoir y intégrer une nouvelle logistique compatible avec les normes européennes et
notamment le Règlement 178/2002/CE), tant au niveau de la plateforme, qu'au niveau des
entreprises.
L'application, au 1er Janvier 2005, des normes sanitaires européennes se traduit par la mise
en place d’une traçabilité complète des produits, de leur production à leur consommation, en
passant par le stockage, et toute transformation qu’ils pourraient subir.
La refonte du Pavillon de la Volaille doit permettre la recherche de nouvelles sources de
création de valeur pour l’ensemble des acteurs qui le composent :
Domaine
Objectifs attendus
Optimisation
de
la
logistique
Simplifier
les
opérations
logistiques
(contrôle,
allotissement,
etc.), tant au niveau des quais SOMAVOG (RVL) que des arrivages
sur les postes.
Optimiser les délais et les coûts de livraison.
Se mettre en conformité avec les exigences réglementaires
Maîtrise
de
la
actuelles, et anticiper les orientations réglementaires à venir,
Organiser, de façon coordonnée, les plans de rappel et de
traçabilité
retrait,
Valoriser, via la traçabilité interne au Pavillon de la Volaille,
l’argument de la sécurité alimentaire pour le consommateur.
Mutualisation
risques
des
Mettre en place une alerte crédit pavillon,
Structurer un point unique de facturation et de paiement
(CFP),
Minimiser le risque crédit.
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3.1 Les projets du Programme Rungis Volaille Plus
Le projet Rungis Volaille Plus est constitué de plusieurs projets dont certains donneront lieu, à
terme, à la création de cellules dédiées:
Projet
Contenu
Référencement
Fournisseurs
Sous-composant du projet RVI ayant pour finalités :
Le Référencement standard, l’établissement d’accord cadre et le
suivi des contrats des fournisseurs
La gestion des données sur les fournisseurs
Production d'informations (pour fournisseurs
produit/type de clients + prévisions)
:
type
de
L’échange de documents logistiques et organisation
Référencement
Clients
Sous-composant du projet RVI ayant pour finalités :
Le référencement des informations clients
La gestion et l’exploitation des données sur les clients
La gestion des caractéristiques liées à
(gardeuse, rendez-vous, types de véhicule, etc.)
RVL - Rungis Volaille
Logistique
l’enlèvements
Gestion des flux physiques,
Gestion de la plateforme,
Gestion des services proposés aux clients,
Maintenance de l'ensemble des outils du Pavillon,
Gestion des actifs immobilisés sur le pavillon (infrastructure,
matériel...).
RVI - Rungis Volaille
Informatique
Acquisition, gestion et mise à disposition de toutes les
informations concernant les flux du Pavillon (notamment dans le
but de s'assurer de la traçabilité des produits).
Organisation, gestion et mise à jour des données recensées sur
le Pavillon
CFP - Centre de
Facturation et de
Paiement
Gestion unique et centralisée de l’encaissement et de l’édition
de factures,
Mutualisation de l’Alerte Crédit.
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Tous ces projets seront traités dans le périmètre du projet RVI.
En plus des référentiels communs (clients, produits, fournisseurs, logistique, tableaux de
bord) à l’ensemble du Pavillon, RVI devra proposer aux grossistes qui le souhaitent, un
système optionnel de gestion commerciale et de gestion (comptabilité, paye, trésorerie, etc.).
Deux types de situation devront coexister :
Les postes ayant choisi de s’intégrer, de manière complète (référentiels communs ET
système de gestion commerciale) à RVI,
Les postes qui auront préféré conserver (ou développer) leur propre système de
gestion commerciale ou de gestion, auront la charge de l’interfaçage avec RVI.
3.2 Périmètre du Programme Rungis Volaille Informatique
Le projet RVI couvre les besoins informatiques relatifs à :
l’activité des grossistes, qui constituent l’unité de base de l’organisation du nouveau
système d’information (achats, approvisionnement, gestion des stocks, vente,
facturation, alerte crédit, etc.)
la logistique du Pavillon,
le traitement du gibier,
le Direct,
voire d’éventuelles demandes de fournisseurs pour la réalisation de leur traçabilité,
délégation de l’étiquetage, statistiques, dématérialisation de factures ou documents,
etc.
Il inclut également la définition et la mise en place d’un référentiel commun (fournisseurs,
clients, produits, transporteurs, etc.), qui servira de socle à chaque grossiste pour
personnaliser son système, et mettre en place des règles de gestion applicatives spécifiques
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Le projet RVI est découpé en domaines fonctionnels, regroupant des fonctions
complémentaires et liées, sans préjuger de l’architecture technique ou logicielle qui sera mise
en place:
Gestion du référentiel de données (clients, fournisseurs, produits, transporteurs),
Gestion des achats et approvisionnements,
Domaine Logistique (réception, stockage, expédition, flux physiques internes, etc.),
Domaine Gestion Commerciale et télévente (vente commission et négoce, gestion des
tarifs, prise de commande, gestion des opérations commerciales, promotions, etc.),
Domaine Facturation et Paiement,
Domaine Pilotage et tableaux de bord,
Centre de Traitement du Gibier,
Comptabilité/finances,
Ressources humaines,
Une intégration maximale entre ces domaines est recherchée, afin d’éviter les redondances,
le développement d’interfaces et bénéficier d’une base d’informations mise à jour en temps
réel et partagée par l’ensemble des acteurs du Pavillon.
Les interfaces avec les applications spécifiques des Grossistes ou de la SOMAVOG ne sont pas
au périmètre de ce cahier des charges.
En revanche, la disponibilité d’une solution et d’une technologie d’interfaçage
performantes dans l’offre du soumissionnaire est un atout pour RVI.
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3.3 Caractéristiques générales du système
Le projet RVI sera basé sur des solutions de type progiciels, et utilisera les normes et
standards (EDI, GENCOD, systèmes d’exploitation ouverts, base de données relationnelles,
etc.) Les solutions recherchées devront, dans tous les domaines fonctionnels, être :
multi-sociétés, multi-établissements, multi-entités, multi-sites,
multi-localisations logistiques (suivi et localisation des unités logistiques à travers des
organisations multi-sites),
multi-plans de comptes, multi-axes d’analyse,
multi-devises.
Dans ce cadre, la gestion multi-sociétés, multi-établissements devra permettre de partager
des règles de gestion (tables de paramétrages et de contrôles, données et traitements, etc.)
en :
utilisant un référentiel unique,
dupliquant les règles,
re-paramétrant les règles, entité par entité ;
Le Pavillon de la Volaille étant amené à se restructurer à plus ou moins long terme, le
système devra permettre de fusionner plusieurs entités (sociétés, établissements ...).
La localisation géographique du futur Pavillon n’est pas encore entérinée. La solution
choisie devra être souple et ne pas générer de contraintes physiques car le système
pourrait être déplacé dans d’autres locaux.
3.4 Gestion du dictionnaire de données
Le système doit permettre de gérer une base de données unique, pour tous les domaines
décrits dans le cahier des charges.
L’information doit être unique et fonctionnellement non redondante. Elle doit respecter les
règles inhérentes aux bases de données afin de garantir la fiabilité et l’intégrité des données.
La solution retenue devra disposer d’un dictionnaire de données avec, pour certaines d’entre
elles, une prédéfinition selon des normes internationales ou sectorielles (EDIFACT, données
de base agroalimentaires, codification EAN, etc..).
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Les données du dictionnaire doivent être paramétrables (forme, structure, règles de gestion,
etc.). Il devra être possible d’ajouter des données supplémentaires, non prévues en standard
dans la solution.
Les modifications sur les données du dictionnaire sont préférablement prises en compte
immédiatement, sans recompilation.
Les données du dictionnaire doivent être consultables par générateur d’états, générateur
d’écrans ou par un langage de requête.
Les logiciels doivent privilégier le temps réel pour toutes les opérations de saisie,
modification, suppression, et consultation.
Les accès aux données doivent être sécurisés par menu, fonction, nature d’opération,
ensemble homogène d’informations. Cette remarque concerne également les données gérées
en tables de correspondance pour l’interfaçage avec les systèmes extérieurs.
3.5 Outil de paramétrage et de configurations du progiciel
L’outil de paramétrage devra être puissant, simple et accessible à des utilisateurs finaux.
L’administration et le suivi des versions de paramétrage devront être pris en charge par le
progiciel.
3.6 Gestion de la confidentialité
La solution devra disposer d’outils de gestion de la confidentialité, pour sécuriser les accès
aux référentiels.
Les règles de confidentialité seront établies par la cellule RVI en
concertation avec l’ensemble des acteurs internes concernés.
Le progiciel devra être doté d’un « workflow » intégré, pour les approbations liés à la mise à
jour des référentiel, la gestion des circuits de décision et pour informer les grossistes
d’événements relatifs à leur clientèle (ex. défaut de paiement, alerte crédit, etc.).
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4 Référentiel commun de données
Le projet RVI est fondé sur un socle commun à tous les acteurs du Pavillon de la Volaille :
Le référentiel Fournisseurs,
Le référentiel Produits,
Le référentiel Clients,
Le référentiel Transporteurs,
Les référentiels sont structurés autour de deux types d’informations :
Les données de base mutualisées sont constituées par l’ensemble
des informations non stratégiques, qui seront accessibles, via
R.V.I., à l’ensemble des grossistes et à la SOMAVOG.
Informations
mutualisées
Ces données reprennent une partie des éléments contenus dans
les référentiels clients, fournisseurs, et produits.
La mise à jour de ces données est pilotée/coordonnée par la cellule
RVI selon des procédures restant à définir.
Les données de base privées sont relatives aux informations
stratégiques d’un poste. Elles sont accessibles uniquement aux
grossistes concernés.
Informations
privées
Elles incluent les données de gestion commerciale pour les
grossistes qui souhaitent utiliser la gestion commerciale
optionnelle proposée RVI. Ces données concernent des éléments
contenus dans les référentiels clients, fournisseurs, et produits.
RVI contiendra les outils pour gérer les droits d’accès et la confidentialité des données
spécifiques aux grossistes
Les référentiels seront mis à jour à la demande des grossistes, de la SOMAVOG, des clients,
des fournisseurs, des transporteurs, sous la supervision de RVI qui sera la seule cellule
habilitée à le modifier.
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La mise en place d’un workflow fortement intégré aux processus fonctionnels doit être
envisagée pour la gestion des données de ce référentiel.
Ce processus devra respecter au
minimum les étapes suivantes :
Saisie d’une demande de création ou de mise à jour (localisée)
Réception et validation de la demande (centralisée)
Création ou modification de l’article en référence à la demande (localisée ou
centralisée)
A tout moment il est possible de modifier ou de compléter les informations propres à une
donnée du référentiel par une personne disposant des droits nécessaires. Ces données seront
consultables dès validation par RVI. Elles seront caractérisées par une date de prise d’effet et
une date de fin de validité.
Les mises à jour du référentiel pourront également être effectuées par les messages EDI
adéquats.
4.1 Référentiel Fournisseurs
4.1.1 Données « Fournisseurs » mutualisées et non mutualisées
La référentiel Fournisseurs regroupe l’ensemble des acteurs qui sont en relations avec la RVL
ou les grossistes : abattoir, industriels, grossiste, Chasse, collecteurs de chasse, grossiste
importateur, éleveur, transporteur, etc. Pour des besoins de traçabilité, les différents
intermédiaires doivent être gérés et suivi à chaque étape de réception, stockage, distribution
expédition, voire retour produits.
Le référentiel est mutualisé pour les données suivantes :
Données administratives,
Typologie,
Existence d’un contrat-cadre,
Relations privilégiées avec certains transporteurs,
Historique de création/modification.
Les autres données de base (contacts, coordonnées bancaires, modalités de règlement) sont
spécifiques et restent sous la responsabilité de chaque grossiste.
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4.1.2 Principes de gestion des données « Fournisseurs »
La cellule RVI sera chargée de l’évolution du référentiel « Fournisseurs » :
Les fournisseurs disposeront d’un accès direct à la base, pour enregistrer directement
les modifications qui les concernent. Mais ces modifications devront être validées par
la cellule RVI (cas d’une nouvelle gamme)
Elle devra référencer les nouveaux fournisseurs (à l’initiative des postes, de RVL, ou
des fournisseurs eux-mêmes)
Elle devra gérer les accès des postes aux différents fournisseurs, notamment dans le
cas où un grossiste souhaite travailler avec un nouveau fournisseur.
Les annonces fournisseurs sur le détail de la livraison par poste, les contacts du grossiste
chez le fournisseur, les conditions commerciales, les taux de commission, les prix d’achats,
les taux ou montants des frais (livraison, décharge, gardeuse…), les modes de règlement et
facturation (crédit fournisseur, échéanciers, avoirs, encours…) ainsi que les coordonnées
bancaires des fournisseurs sont des données privées pour chaque grossiste.
Dans tous ces cas, le processus de validation via RVI doit pouvoir se faire de manière
extrêmement réactive, afin de ne pas pénaliser les ventes.
4.1.3 Informations fournisseurs
Informations
Commune ou
privée
Commentaires
Code fournisseur
C
alphanumérique
unique
l’ensemble des entités
pour
Nom fournisseur
C
(3 noms possibles : commande, bon
de livraison, facture)
Identification EAN
C
Contacts Dirigeant
C
Groupe du fournisseur
C
Adresses
C
Adresses de facturation, règlement,
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Commune ou
privée
Commentaires
Pays
C
langue utilisée
C
Téléphone
C
Fax
C
Nom et coordonnées du responsable
logistique
C
Nom du responsable qualité chez le
fournisseur
C
Nom responsable compte fournisseur
interne
P
Existence d’un contrat-cadre
C
Clauses de rendez-vous
C
Mention des transporteurs habituels
C
Liste des transporteurs
Statut du fournisseur
C
qualifié,
annuler
non
qualifié,
interdit,
à
Statut du fournisseur
P
qualifié,
annuler
non
qualifié,
interdit,
à
Catégorie de fournisseur
C
Abattoir, Industrie, Grossiste, client,
Chasse,
collecteur
de
chasse,
grossiste-importateur,
éleveur,
transporteur.
RIB (relevé d’identité bancaire)
P
contrôle de la clé RIB pour la France,
contrôle des longueurs pour les
autres pays
numéro de SIRET
C
pour chaque entité
Gamme de produit
Devise
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Informations
Consultation
Commune ou
privée
code SIREN contrôlé
C
code APE
C
N° de TVA intra-communautaire
C
N° d’agrément
C
Date création du fournisseur
C
Code blocage à la saisie
P
Code blocage au paiement
P
Taux de commission
P
Taux applicables aux frais
P
Code tiers payé et ses coordonnées
(physiques et bancaires)
P
Date de dernière comptabilisation de
facture
P
Validité de l’homologation
P
Modalités de paiement
P
Seuil de crédit (Grossiste)
P
Seuil de crédit (Global CFP)
C
Numéro d’acheteur
P
Statut : Validé
Commentaires
unicité du code dans le fichier
En cas de litige
Plusieurs zones disponibles pour
définir les règles de calcul et
d’imputation (frais de décharge, frais
de timbres, coûts administratifs, etc.)
Plusieurs
code
des
utilisateurs
autorisés à s’approvisionner auprès
du fournisseur
Statistiques :
Chiffre
d’affaires
réalisé
année
encours + 2 années précédentes
P
19
Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
Date de mise à jour :
18 Mai 2005
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Informations
Consultation
Commune ou
privée
Encours de commande
P
Quantités retournées sur l’année
encours + 2 années précédentes
P
Statut : Validé
Commentaires
Indicateurs de performance :
Respect des délais
Ecarts de prix
Conformité des quantités de
livraison
Respect de la conformité
Non conformités par motif
C
P
C
C
C
Ex. casse, qualité, température,
étiquetage, conditionnement, etc.
4.2 Référentiel Produits
Les articles sont codifiés pour permettre une identification unique au sein du Pavillon de la
Volaille. D’autres informations permettent d’effectuer des regroupements à des fin de
statistiques ou de traitements spécifiques permettant de faciliter la gestion des
approvisionnements, leur suivi comptable et statistique (ex. famille, gamme d’article, etc.).
Un code générique est affecté à chaque article géré au sein du Pavillon. Il est utilisé sur les
lignes de demande d’achat et de commandes, pour identifier le produit en complément du
texte descriptif. Il permet de faire des statistiques d’achats et des recherches de fournisseurs
(par le lien Produit - Fournisseur). Ce code générique peut également être relié à la référence
du produit chez le fournisseur.
La base Produits devra répondre aux objectifs suivants :
Simplicité de gestion et d’entretien
Gestion en masse des données
Simplicité d’utilisation dans tous les flux du système (télévente, identification des
produits, calcul des besoins, recherche dans le stock, calcul des prix …)
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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
Date de mise à jour :
18 Mai 2005
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Statut : Validé
Consultation
4.2.1 Principes de gestion des données Produits
Les postes doivent pouvoir accéder à toutes les données qui les concernent et uniquement
celles-là.
La base de données Produits peut être alimentée, en temps réel, par les grossistes ou les
fournisseurs. Une validation par la cellule RVI est toutefois nécessaire à la création définitive
d’un nouveau produit dans la base.
Les tarifs des produits liés à des contrats cadres sont consultables par l’ensemble des acteurs
du Pavillon. Les tarifs des autres produits sont privés.
4.3 Informations Produits (et lien avec le fournisseur)
Information
Commune ou
privée
Code fournisseur
C
Code de l'article codifié ou de l'article
générique
C
Désignation article
C
Code EAN
C
Type de produit
C
PCB (conditionnement par combien)
C
Délais de livraison
C
Code de l'article chez le fournisseur
C
Tarifs actuels
P
Tarifs précédents et dates de ces tarifs
P
Date de dernière commande
P
Dernier prix d’achat
P
Commentaires
prix et validité par période
et par quantité
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Projet “ RVI”
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Information
Quantité achetée année
années précédentes
Statut : Validé
Consultation
en-cours
Commune ou
privée
+
2
P
Quantité retournée année en-cours + 2
années précédentes
P
Quantité en cours de commande
P
Commentaires
Par ailleurs, le référentiel Produits devra intégrer, à terme, les données spécifiques
suivantes :
Famille Produit (Gibier, Volaille, BOF, F&L, Marée, Fournitures…),
Animal (Poulet, Dinde, Lapin, …),
Variété (Blanc, Jaune, …),
Région, Appellation d’Origine (Bresse, Gers, …),
Qualité (Fermier, Végétal, Certifié, Label Rouge, Bio, ...),
Conditionnement (Sous-vide, Sous-Gaz, Carton, …),
Méthode de conservation (Frais, Surgelé, Conserve, …),
Abattage (Classique, Hallal, …),
Type d’élaboration (Entier, Découpé, Effilé, Eviscéré, Transformé, …),
Origine (Métro, CEE, Import, …),
Zone libre caractéristique 1,
Zone libre caractéristique 2,
Zone libre caractéristique 3,
Poids moyen,
Poids net (ou gamme de poids),
Lien avec le tarif.
22
Projet “ RVI”
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18 Mai 2005
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Consultation
Statut : Validé
Pour chaque lot de produit, le système devra gérer les informations suivantes :
N° d’abattoir
Date de fabrication
Lieu et date d’abattage
Date de conditionnement
DLC, DLUO
4.4 Référentiel Transporteurs
4.4.1 Principes de gestion du référentiel transporteur
Le référentiel Transporteurs doit répondre à plusieurs objectifs :
Connaître les relations privilégiées entre un transporteur et un fournisseur,
Disposer d’une information fiable, concernant la qualité du transport effectué
(ponctualité, conformité sanitaire, informations sur le type de camion…), qui pourra, si
nécessaire, être remontée vers le fournisseur,
Connaître les caractéristiques techniques des camions, afin de mieux gérer les
arrivages sur les quais SOMAVOG (RVL), et impacter la traçabilité,
Anticiper les contraintes techniques pour permettre une optimisation des arrivages (en
fonction du type de camion par exemple),
Permettre une remontée d’information sur les arrivages (écarts, ponctualité, état
sanitaire, etc.)
A terme, RVL souhaite développer son activité de prestations logistiques pour ses propres
clients. Ceci devrait l’amener à développer une relation de type client/fournisseur avec les
transporteurs (commande de prestation de transport et règlement).
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Statut : Validé
Consultation
4.4.2 Informations Transporteur
Information
Commune ou
privée
Commentaires
Code Transporteur
C
alphanumérique
unique
pour l’ensemble des entités
Nom Transporteur
C
(3
noms
possibles
commande,
bon
livraison, facture)
Identification EAN
C
Contacts Dirigeant
C
Adresses
C
Langue utilisée
C
Téléphone
C
Fax
C
Nom et
logistique
coordonnées
Nom du responsable
fournisseur
du
responsable
qualité
chez
le
Adresses de
règlement,
:
de
facturation,
C
C
Nom responsable Exploitation
C
pour chaque entité
Clause de rendez-vous
C
Statut du transporteur
C
qualifié,
non
interdit, à annuler
Catégorie du transporteur
C
Sous-traitant, chargeur,
commissionnaire,
tractionnaire, voiturier, etc.
Type de véhicule
C
type remorque, tonnage,
dimensions,
dimension
container, etc.
qualifié,
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Statut : Validé
Consultation
Information
Indices de performances
Commune ou
privée
Commentaires
C
10 à 15 indicateurs à
définir au cours du projet
Respect des délais
Conformité
quantités
livraison
Respect
de
conformité
Devise
C
RIB (relevé d’identité bancaire)
C
numéro de SIRET
C
code SIREN contrôlé
C
code APE
C
N° de TVA intra-communautaire
C
N° d’agrément
C
Date création du transporteur
C
Départements desservis
C
Code blocage à la saisie
C
Code blocage au paiement
C
Date de
facture
dernière
comptabilisation
de
des
de
la
contrôle de la clé RIB pour
la France, contrôle des
longueurs pour les autres
pays
unicité du code dans le
fichier
En cas de litige
C
Validité de l’homologation
C
Modalités de paiement
C
Seuil de crédit
C
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Statut : Validé
Consultation
4.5 Référentiels Clients
4.5.1 Base de données Clients
La base de données Clients est alimentée à l’initiative des grossistes, des clients, ou de RVL,
sous contrôle de la cellule RVI, dont la validation est nécessaire pour un référencement
définitif.
Tous les clients seront référencés dans la base, à l’exception des clients occasionnels. Les
modes de règlement qui devront être utilisés par des clients non référencés restent à définir.
Le référentiel Clients est décomposé en deux groupes de données :
Groupe de données
contenu
Données administratives Typologie (R.H.F., boucheries, etc.)
Références bancaires
Données mutualisé
Données logistiques (adresse
d’ouverture, gardeuses, etc.)
de
livraison,
horaires
Alerte crédit « Pavillon »
Historique de création/modification.
Conditions commerciales (marges, ristournes, conditions de
paiement, y compris alerte crédit propre au poste),
Données spécifiques à
chaque grossiste et
privées
Liste de clients à fournir à une fréquence donnée
(commandes prédéfinies, nécessité d’appeler le client, etc.),
Historique des ventes sur le poste (volumes, marges,
incidents de paiement, etc.)
Contact du client chez le grossiste,
Autorisation éventuelle du grossiste à délivrer au client un
bon d’enlèvement de ses marchandises, sans passage par le
CFP.
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Statut : Validé
Consultation
4.5.2 Principes de gestion des données « Clients »
La cellule RVI sera chargée de l’évolution du référentiel « Clients » :
Elle devra référencer les nouveaux clients (à l’initiative des postes, de RVL, ou des
fournisseurs eux-mêmes) en utilisant les données officielles (validation par KBIS)
Elle devra gérer les accès des postes aux différents clients, notamment dans le cas où
un grossiste souhaite travailler avec un nouveau client.
Un grossiste ne pourra accéder à la base « Clients » mutualisée, que pour consulter les
données relatives aux clients avec lesquels il travaille, et non à l’ensemble de la base.
Les conditions commerciales, les données bancaires, l’ensemble des informations liées à la
facturation et à la comptabilité, seront privées.
Dans tous ces cas, le processus de validation via RVI doit pouvoir se faire de manière
extrêmement réactive, afin de ne pas pénaliser ou empêcher les ventes.
4.5.3 Informations Clients
Informations générales
Commentaires
Code Client
Obligatoire attribué à la création (alphanumérique
unique pour l’ensemble des entités)
Nom du client
Obligatoire
Nom du dirigeant
Date de création/modification
Groupe du client
Noms de personnes habilitées à acheter
Adresses, pays, téléphone Fax
Adresse de facturation
Identifiant EAN
Nom du contact chez le client
Donnée spécifique grossiste
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Statut : Validé
Consultation
Informations générales
Commentaires
Type de clients
Boucherie, R.H.F.,
postes, autres…
grossiste,
personnel
des
RIB (relevé d’identité bancaire)
contrôle de la clé RIB pour la France, contrôle des
longueurs pour les autres
numéro de SIRET
code SIREN contrôlé
unicité du code dans le fichier
code APE
N° de TVA intra-communautaire
Assurance crédit (Oui/non)
Dans le cas de clients assurés pour un montant
maximum.
Données de livraison et d’enlèvement
Commentaires
Modalité d’enlèvement de la marchandise
Enlèvement sur le poste, enlèvement sur la
plateforme, livraison, mise en gardeuse.
Tiers reprenant
Société habilitée à enlever la marchandise
Caractéristiques de transport
Type de véhicule habituellement utilisé
Jours et
livraison
heures
d’enlèvement
ou
de
Adresses de livraison
Données mutualisées
Horaires d’ouverture
Données mutualisées
Nécessité de prendre des rendez-vous pour Oui/Non
les livraisons
Accepte les livraisons partielles ?
Oui/Non
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Statut : Validé
Consultation
Alerte crédit Pavillon
Commentaires
Niveau de l’alerte crédit collective
Vert, orange, rouge.
Historique des incidents de paiement
Données commerciales
Taux de remise, ristourne
remises de fin d’année
Commentaires
et
rabais,
Délai de paiement
Mode de règlement
Commandes pré-établies (liste de produits Liens avec la base Produit (pour la télévente ou
et fréquence)
les commandes récurrentes)
Historique de chiffre d’affaire : C.A. réalisé
semaine N-1, mois N-1, trimestre N-1 et
année N-1
Date de la dernière visite sur le poste
Historique et motifs des retours client
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Consultation
Statut : Validé
Les clients peuvent avoir des rôles différents dans le processus de ventes :
Le donneur d’ordre est celui qui passe la commande. A un même donneur d’ordre peut
correspondre plusieurs livrés, facturés, payeurs etc.
L’acheteur qui est celui qui assure l’exécution de l’achat auprès des grossistes ou de
RVL (il n’assure pas nécessairement le règlement de la transaction).
Le Livré est le partenaire à qui le grossiste pourra livrer la marchandise, dans le cas
d’une plate-forme un client livré peut regrouper plusieurs clients préparés.
Le Préparé : client à qui sont destinés les marchandises.
étiquetés à son nom
Les contenants sont
Le Relais de livraison: Le relais de livraison est un partenaire par lequel passe une
livraison sans être l’acteur livré final. Il peut faire l’objet d’accords commerciaux.
Les prestataires logistiques : A l’heure actuelle, les prestataires logistiques associés au
transport ne sont pas gérés dans la base client mais dans l’outil de gestion du
transport.
Le Facturé : client destinataire des factures. Il peut également en effectuer le
règlement. Il peut être à la fois le Commandeur, le Préparé, le Livré, le Facturé et le
Payeur ou une société tierce.
Le Payeur : peut être différent du client facturé.
L’assuré par : assume le risque client.
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Consultation
Statut : Validé
5 Description fonctionnelle du besoin par domaine
5.1 Domaine : Achats et approvisionnements
La gestion des approvisionnements couvre l’ensemble des fonctions d’achat, de réception de
marchandises provenant des fournisseurs. Ces approvisionnements font, ou non, l’objet de
commandes préalables.
Il faut distinguer :
les approvisionnements matière, en volaille ou gibier, réalisés par les grossistes de
manière individuelle pour leur propre compte,
des achats de frais généraux, réalisés par les grossistes, pour leur compte propre ou
par la SOMAVOG, pour son propre compte ou pour l’ensemble du Pavillon.
Les approvisionnements ne sont pas concertés entre les grossistes. Toutefois, le système
doit laisser aux postes la latitude suffisante, pour se regrouper afin d’obtenir de meilleures
conditions tarifaires auprès des fournisseurs.
5.1.1 Objectifs de progrès
Permettre de réceptionner efficacement les produits, en y intégrant directement les
éléments de traçabilité envoyés par le fournisseur (échange de fichier ou EDI).
Gérer les approvisionnements
(commission).
résultant
d’une
commande
(négoce)
ou
non
Valider ou encadrer les demandes d’achat de manière formelle, si nécessaire.
Obtenir une meilleure fluidité des processus logistiques (RVL), grâce à une meilleure
visibilité sur les arrivages.
Faciliter la gestion à moindre coût, des retours clients et des plans de rappel.
Mettre en place des tableaux de bord « Approvisionnements », au niveau du Pavillon
et des postes.
Favoriser les fournisseurs avec lesquels un contrat cadre a été conclu.
Garder la souplesse nécessaire pour que certaines négociations de tarifs puissent être
menées en commun.
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Consultation
Statut : Validé
5.1.2 Processus du domaine Achats et approvisionnements
Les processus du domaine sont décrits ci-dessous.
Approvisionnement grossiste auprès de fournisseurs dans le cadre du négoce, de la
commission ou du « négoce différé »,
Approvisionnement RVL (client Direct),
Réception marchandise,
Rappels de produit (à l’initiative du Syndicat, de la DSV, d’un fournisseur, d’un
grossiste, ou de RVL),
Réception marchandises dans le cas de la gestion des retours clients (voir aussi le
domaine Gestion Commerciale).
5.1.3 Processus Achats Grossistes
5.1.3.1 Organisation générale des Achats grossistes
Le grossiste s’approvisionne, en matière (volaille ou gibier), auprès de ses propres
fournisseurs, à des prix qu’il négocie pour son compte exclusif. Le grossiste peut également
s’approvisionner auprès d’un autre poste.
Fonctionnement actuel :
Actuellement la plupart des vendeurs réalisent eux-mêmes leurs approvisionnements
directement auprès des fournisseurs.
Ces demandes d’achat sont souvent validées, formellement ou non, par le chef
d’entreprise. Dans la majorité des cas, le fournisseur sollicite les grossistes par le
biais de sa télévente.
Les commandes prises ne font pas systématiquement l’objet d’une confirmation.
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Consultation
Statut : Validé
Fonctionnement envisagé à court terme :
La validation informatique ne doit pas être bloquante pour l’approvisionnement. Elle
doit permettre à terme de vérifier systématiquement : les seuils d’achat, les
périmètres d’achat par acheteur, les prix limites.
Le système doit permettre de gérer des approvisionnements dans le cadre de la
« commission ».
Dans ce cas, le fournisseur expédie à un grossiste de la
marchandise, sans commande préalable. Le grossiste l’intègre dans ses stocks, et la
vend pour le compte du fournisseur (qui en reste propriétaire).
Les commandes d’approvisionnement doivent être signalées, de manière
systématique, à RVL en vue de préparer les réceptions et de planifier l’activité de la
plate-forme logistique.
5.1.3.2 Description du processus Achats
Etape
Négociation d'achat
Saisie et
enregistrement de la
commande
Enregistrement des
ordres de ventilation
par poste
Objet
Le Grossiste négocie au quotidien le prix d'achat et les
quantités (téléphone).
Chaque Grossiste enregistre ses commandes auprès de
ses différents fournisseurs.
Le fournisseur doit accuser, formellement, réception de
la commande.
Chaque poste transmet, avant 14 Heures, à RVL les
ordres de ventilation des marchandises à réceptionner
(répartition marchandises plateforme et marchandises
salle des ventes).
Sauf ordre contraire de la part des grossistes, toute la
marchandise réceptionnée par RVL est envoyée par
défaut sur les postes.
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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
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Etape
Consultation
Statut : Validé
Objet
Emission bon de
livraison
Le fournisseur transmet à l'attention de RVL (par fax,
Internet ou EDI), pour chaque camion de marchandise,
le bon de livraison, qui ventile le contenu du camion par
grossiste.
Le fournisseur transmet au transporteur un bon de
livraison de la marchandise à livrer sur le Pavillon de la
Volaille. Ce bon suivra la marchandise tout au long de
son transport.
RVL
enregistre
les
informations
concernant
la
marchandise envoyée, contenues dans le bon de
livraison transmis par le fournisseur, afin de procéder
aux vérifications et contrôle lors de la réception
Enregistrement
RVL vérifie les quantités réceptionnées et les quantités
figurant sur le bon de livraison. Une comparaison des
quantités réceptionnées avec les quantités annoncées
est envisagée à moyen terme. Les écarts éventuels sont
communiqués aux grossistes.
5.1.4 Processus Réception marchandises sur la plateforme
5.1.4.1 Organisation générale des réceptions de marchandises
La plateforme réceptionne des marchandises qui pourront :
faire l’objet d’un étiquetage particulier
être stockées pendant une durée à déterminer,
faire l’objet d’une commande de « Direct » par un donneur d’ordre qui achète une
prestation logistique/transport à la Somavog,
être transférées sur l’aire de vente dès réception.
RVL peut réceptionner tous les colis, y compris ceux qui ne font pas l’objet d’un bon de
livraison. Toute réception acceptée doit être enregistrée par RVL, en fonction des bons de
livraison et des colis effectivement reçus.
Les B.L. relatifs à la réception sont signés par le réceptionnaire, et enregistrés dans le
système RVI.
34
Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
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Consultation
Statut : Validé
RVL vérifie les quantités par rapport aux documents de livraison et contrôle l'état sanitaire et
réglementaire des marchandises reçues (température, estampille, DLC/DLUO, étiquetage,
etc.).
En cas de problème à la livraison les fournitures peuvent être refusées et retournées au
fournisseur avec une information éventuelle vers le grossiste. Dans le cas contraire, un
accusé de réception des marchandises est transmis aux grossistes et fournisseurs (signature
du document présenté par le chauffeur).
Si un avis de non-conformité est émis par RVL à la suite de ses contrôles, les lots concernés
pourront être retournés ou acceptés par dérogation (de la DSV par exemple) avec information
du poste, et du fournisseur.
Le grossiste assurera le suivi en cas de refus de la marchandise. Un code de non-conformité
prédéfini dans une table devra indiquer la raison du retour.
L'article réceptionné est codifié et stocké. Un accusé de réception est émis avec une
information vers le grossiste.
Après dégroupage, RVL procède à la ventilation des marchandises vers les postes. Cette
ventilation est effectuée sur la base des ordres de ventilation transmis la veille par les
grossistes.
La ventilation donne lieu à une entrée de stock sur le dépôt du poste et/ou éventuellement
sur l'emplacement de stockage de RVL. Les stocks sont automatiquement mis à jour en
temps réel.
5.1.4.2 Description du processus Réception et approvisionnement salle de ventes
Etape
Objet
Les grossistes préparent chaque jour (à 14h00 au plus
tard) les ordres de ventilation des marchandises qui
leurs sont destinées.
Enregistrement du bon de
livraison et des ordres de
ventilation
Le fournisseur ou le transporteur envoie à RVL les
éléments du bon de livraison pour chaque camion
expédié (avant que celui-ci n’arrive à Rungis).
Ces informations sont intégrées dans RVI et servent de
base à la planification de charge de la plate-forme ainsi
qu’à la validation de la réception des marchandises sur
plate-forme.
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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
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Etape
Statut : Validé
Consultation
Objet
RVL contrôle les marchandises reçues, en fonction du
B.L. enregistré dans son système d'information,
Enregistrement de la
réception
Le bon de transport est signé par le réceptionnaire
autorisé : constat du nombre de colis et de leur état,
Vérification des quantités, par rapprochement entre la
quantité physique comptée, la quantité renseignée sur le
B.L., et la quantité renseignée sur la commande.
Le réceptionnaire effectue des vérifications de conformité
concernant plusieurs critères :
Validation de conformité
Contenu de la réception
fournisseur, le B.L.,
par
rapport
à
l’annonce
Marchandises et conditionnement : codification, poids,
etc.,
Etat sanitaire : Intervention D.S.V., etc.
En cas de non-conformité entre le B.L. et l’arrivage réel :
RVL avertit le Grossiste destinataire qui doit statuer sur
la réception des marchandises,
RVL est habilité à facturer au fournisseur une prestation
de service,
Traitement des nonconformités
Une réclamation est faite par le grossiste auprès du
fournisseur pour correction du B.L. et de la facture.
En cas de non-conformité sur l'état sanitaire et
réglementaire, RVL est habilité à
détruire la
marchandise, après en avoir averti le propriétaire qui
transmet sa décision.
RVL informe le Grossiste et l’expéditeur en cas de
réserves à la suite d’un contrôle.
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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
Date de mise à jour :
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Etape
Consultation
Statut : Validé
Objet
L'accusé de réception des marchandises est saisi dans le
système RVI,
Accusé de réception des
marchandises
RVL informe le Grossiste, le transporteur et le
fournisseur en cas de réserves et ouvre un litige dans
RVI.
Les informations de ce litige pourront être
accessibles aux acteurs concernés à moyen terme.
Un état des non-conformités logistiques sera préparé et
analysé par période.
Dégroupage
Ventilation
RVL procède, avec RVI à l'enregistrement des quantités
effectivement reçues pour chaque Grossiste.
Sur la base de l’ordre de ventilation communiqué par les
grossistes, RVL trie les marchandises destinées à la salle
des ventes et de celles qui doivent rester en plateforme.
Sauf ordre contraire des grossistes, la totalité des
marchandises qui leur est destinée est mise en poste
dans la salle des ventes.
5.1.5 Cas particulier des demandes d’approvisionnement en urgence
Pendant la vente sous le Pavillon, les Grossistes peuvent demander un approvisionnement
d’urgence de leur poste, à partir de leur stock sur la plateforme ou de la resserre :
La mise en poste est effectuée par RVL, à la demande du grossiste, selon les accords
qui permettent le contrôle et la réalisation de la mise en poste.
Les Grossistes contrôlent la mise en poste et donnent leur accord. En cas d’écart ou
d’anomalie, le désaccord et le litige seront traités entre RVL et les grossistes.
Les demandes de mise en poste en urgence devront être enregistrées pour constituer
la traçabilité interne du Pavillon de la Volaille.
5.1.6 Cas particulier des retours clients
Les clients sont susceptibles de retourner, tout ou partie, de la marchandise, sur les quais
SOMAVOG (RVL) ou directement sur le poste. RVI doit donc permettre d’intégrer un retour
client partiel ou total. L’acte de retour client doit être intégré dans la traçabilité du produit
retourné.
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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
Date de mise à jour :
18 Mai 2005
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Consultation
Statut : Validé
Le retour client doit être enregistré, indifféremment, par le poste ou par RVL. Toutefois, si le
retour est enregistré par RVL, le poste concerné doit en être systématiquement et
instantanément informé.
Le système doit indiquer les motifs du retour, afin de permettre une réaffectation (re-vente)
de la marchandise, ou sa destruction.
Les motifs de retour sont :
Retard de livraison,
Livraison incomplète,
Changements d’avis du client,
Rupture de la chaîne du froid,
Autres (à préciser en phase projet).
Selon le motif du retour, un avoir pourra être préparé à destination des clients sur la base de
la facture de vente initiale. Dans le cas d’un retour pour raisons sanitaires, la vente du
produit retournée doit être bloquée.
5.1.7 Cas particulier du rappel de produits
Le système RVI doit permettre aux grossistes, à RVL, et aux fournisseurs du Pavillon de la
Volaille, individuellement ou collectivement, de rappeler des produits.
Les produits retournés sont alors réceptionnés comme les approvisionnements avec un
lien entre les références produits, le grossiste, le fournisseur et la transaction de
vente.
Un rappel de produits pourra donner lieu à un avoir pour le client.
5.1.8 Processus interne de commande d’achat
Avant de passer une commande, les acheteurs établiront des demandes d’achat (DA), qui
seront contrôlées et validées par le responsable des achats du poste (souvent le chef
d’entreprise).
Après validation de la demande d’achat, une commande formelle est générée et transmise au
fournisseur par Fax, EDI ou Internet.
38
Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
Date de mise à jour :
18 Mai 2005
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Consultation
Statut : Validé
Les confirmations des commandes passées via la Télévente du fournisseur seront transmises
(par fichiers, EDI, XML, etc.) à RVI, complétées par le Grossiste avant d’être intégrées. Ces
commandes pourront être consolidées par fournisseur.
Le système devra permettre la gestion des informations suivantes pour les commandes :
Entête de la commande :
Champs de l’entête de
commande
Origine
Obligatoire
Commentaires
Code du demandeur
automatique
oui
Dans le cas d’une demande
d’achat
Date de commande
automatique
oui
date du jour
N° de commande
automatique
oui
Code fournisseur
saisie
oui
vérification par rapport
fichier des fournisseurs
Informations
automatique
non
fonction du fournisseur
au
(adresse, tel, fax, ...)
Indicateur accusé de réception
oui
Adresse de facturation
automatique
oui
fonction de l’émetteur
Conditions de livraison
automatique
oui
fonction du fournisseur
Conditions de transport
automatique
oui
fonction du fournisseur
Conditions de paiement
automatique
oui
fonction du fournisseur
Remises, ristournes, escompte, automatique
Incoterm
oui
fonction du fournisseur
Pénalités si retard
saisie
non
Commentaires
saisie
non
Devise
automatique
oui
fonction du fournisseur
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Date de mise à jour :
18 Mai 2005
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Consultation
Statut : Validé
Lignes de commande :
Champs de la ligne de
commande
Origine
Obligatoire
Commentaires
N° de ligne de commande
automatique
oui
N° de la DA
saisie
oui
N° de ligne de DA
saisie
oui
Date de livraison souhaitée
saisie
oui
Code du destinataire de l'achat
automatique
oui
fonction de la D.A.
Adresse de livraison
automatique
oui
fonction du destinataire
Type d’achat
automatique
oui
fonction de la D.A.
Code article codifié
automatique
oui
fonction de la D.A.
Désignation
automatique
oui
fonction de la D.A.
Quantité
automatique
oui
fonction de la D.A.
de automatique
oui
fonction de la D.A.
Imputations
comptables automatique
(entreprise du Pavillon)
oui
fonction de la D.A.
Unité
d'achat
conditionnement
et
Prix
auto si article qualifié
Texte complémentaire de ligne saisie
de commande
non
Code TVA
oui
Montant
H.T.,
TVA,
T.T.C.,
remise, ristourne, escompte
automatique
automatique en fonction de
l’article codifié ou valeur par
défaut
calculés en fonction des
informations précédentes
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Date de mise à jour :
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Statut : Validé
Consultation
Bon de réception :
Les informations enregistrées sur le bon de réception reprennent celles du bon de livraison et
des lignes de commandes concernées plus :
Champs
Origine
Obligatoire
N° du BR
automatique
N° des BL
saisie
oui
N° de commande et de ligne reçus
saisie
oui
Nombre de colis reçus
saisie
Quantité réceptionnée
saisie
oui
Quantité en non-conformité et code non-conformité
saisie
oui
Quantité retournée
saisie
oui
Indication de solde à réceptionner
saisie
oui
Date et heure de saisie
automatique
Code du réceptionnaire
automatique
Commentaires
saisie
Code du dépôt
saisie
Emplacement dans le dépôt
saisie
Information
optionnelle
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Statut : Validé
Consultation
5.1.9 Informations de la facture fournisseur
La facture reprend les informations relatives aux réceptions enregistrées correspondantes
ainsi que les données suivantes :
Champs
Origine
Obligatoire Commentaires
N° d’enregistrement de la facture
automatique
oui
journal, période, N°
chrono
Référence de la facture fournisseur
saisie
oui
Transmise par
fournisseur
le
Date et heure de saisie de la facture
automatique
oui
date du
heure
et
Date de contrôle de la facture
saisie
oui
Code du responsable de la saisie
automatique
oui
code utilisateur
Code du responsable du contrôle
automatique
oui
code utilisateur
Imputations reprises de la commande
automatique
oui
corrigées
nécessaire
Code du responsable du bon à payer
automatique
oui
code utilisateur
N° de BR
commande
concernés
et
la saisie
oui
saisie
oui
Montant des frais de transport et saisie
divers
oui
Date de réception de la facture
oui
Quantités et montants facturés
de
saisie
jour
si
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Statut : Validé
Consultation
5.2 Domaine : Achats généraux
La solution proposée devra permettre la gestion des achats généraux, incluant :
Les prestations de service,
Les consommables,
Ces achats pourront être effectués individuellement, par les postes ayant opté pour une
intégration totale à RVI ou par RVL pour le compte de tous les postes et RVL (blouses,
cartons, consommables bureautiques divers, etc.).
Pour ce domaine, le Syndicat de La Volaille envisage le déploiement et l’utilisation des
fonctionnalités standard telle que proposées par le soumissionnaire.
5.3 Synthèse
des
fonctions
approvisionnements
du
domaine
Achats
et
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Affichage des tarifs d'achats référencés (accords cadres)
Grossiste
Préparation des prévisions d'achats (en fonction des stocks disponibles, Grossiste
des commandes prévisionnelles issues de la télévente)
Enregistrement des commandes d’achats par le grossiste ou RVL
Grossiste
Envoi de commandes EDI (à terme)
Grossiste,
fournisseur
RVL,
Réception et intégration des fichiers de commandes fournisseurs dans Grossiste,
RVI
fournisseur
RVL,
Mise à disposition des données de commandes pour les grossistes
Grossistes
Réception et intégration des fichiers d'expéditions fournisseurs dans Grossiste,
RVI
fournisseur
RVL,
Planification des réceptions, des horaires de déchargements et des RVL
besoins plateforme (tonnages attendus, moyens humains, etc.)
Gestion des rendez-vous transporteurs
RVL
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Statut : Validé
Consultation
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Préparation des ordres de ventilation
Grossiste
Pointage des arrivées de camions par rapport au planning RVL (prévues RVL
ou non)
Pointage des arrivées vis-à-vis de la base RVI (Ex. manquants, cartons RVL
mal ou non étiquetés, etc.)
Enregistrement des anomalies de réception
RVL
Etiquetage de colis ou de contenants (palettes par exemple)
RVL
Envoi par messagerie des anomalies de réception aux grossistes
RVL
Ventilation des arrivages par poste (sur la base des ordres de Grossistes + RVL
ventilation produits par les grossistes)
Entrée en stock et attribution des emplacements dans l'entrepôt RVL RVL
(pour les marchandises qui ne sont pas livrées en salle de vente)
RVL
Edition des bordereaux d'arrivage par grossiste
Edition de l'état
transporteur
des
anomalies par
grossistes,
fournisseurs
et RVL
Mise à jour des arrivages en fonction des décisions de traitement des RVL
anomalies (retour marchandise ou acceptation par dérogation)
Enregistrement des livraisons en postes par grossiste
RVL
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Consultation
Statut : Validé
5.4 Domaine Ventes en Salle
La vente s’effectue sous Pavillon de 2 heures à 9h30 du matin.
Le Pavillon souhaite également développer le principe de télévente avec des appels sortants
vers les clients. A terme, des commandes sous d’autres formes (notamment EDI) devront
être possibles.
Dans les cas de la vente sous Pavillon, les prix de vente sont maîtrisés par les vendeurs et
peuvent varier en fonction du marché.
Il existe plusieurs modalités de gestion des ventes :
Type de vente
Fonctionnement
Le grossiste passe commande (achète de la matière)
auprès du fournisseur,
Négoce
Une fois livré, il entre la marchandise dans son stock (via
RVL). Il en détient alors la responsabilité (traçabilité, flux
financiers, risques sanitaires, vols, etc.),
Il revend la marchandise à un ou plusieurs clients, avec les
taux de marge qu’il établit lui-même.
Un fournisseur livre un poste, sans commande préalable
Le poste est chargé de vendre la marchandise pour le
compte du fournisseur,
Commission
La marchandise est payée après la vente sur le MIN
déduction faite de commission et de certains frais de
fonctionnement. Le taux de commission sur la vente est
défini avant la vente avec chaque fournisseur,
La marchandise reste la propriété du fournisseur, voire du
fournisseur sous la responsabilité du grossiste (traçabilité,
risques sanitaires, vols, etc.).
Hybrides
Entre les deux extrêmes que constituent le négoce et la
commission, existe un éventail de processus « hybrides »,
qui combinent les principes du négoce et de la commission.
Celles-ci seront précisées dans le cadre du projet de mise
en place.
Certains fournisseurs travaillent au négoce et à la
commission. D’autres ne travaillent absolument pas à la
commission.
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Consultation
Statut : Validé
Compte tenu des contraintes de traçabilité, les lots sont affectés aux lignes de ventes.
L’édition des factures et le règlement clients sont traités par le Centre de Facturation et de
Paiement.
Un inventaire est fait à l’issue de la vente pour recenser les marchandises non vendues
(resserre) qui sont soit conservées par le grossistes (dans ses chambres froides privatives)
soit prises en charge par RVL pour stockage jusqu’au lendemain.
Le domaine Ventes couvre l’ensemble des transactions de vente du module de gestion
commerciale optionnel. Dans ce cadre, les grossistes auront accès aux informations clients
et produits qui les concernent, c’est-à-dire exclusivement aux données relatives aux clients et
aux produits avec lesquels ils travaillent.
5.4.1 Objectifs de progrès
Maîtriser les ventes en négoce, en commission ou « hybride » (combinant des
principes de négoce et de commission),
Optimiser les règlements en généralisant les paiements par traite ou prélèvement
automatique,
Mutualiser, au niveau du Pavillon, les alertes crédit, afin d’éviter ou de minimiser les
incidents de paiement
Mettre en place et gérer des conditions commerciales spécifiques par produit et/ou par
client (crédit, ristournes, marges…) au niveau de chaque poste,
Piloter les flux commerciaux au niveau du Pavillon, via l’élaboration de tableaux de
bord (par type de clients, par secteur géographique, etc.).
Piloter les flux commerciaux au niveau des postes grossistes, via l’élaboration de
tableaux de bord (marges par vendeur, par rayon, par type de clients, par secteur
géographique, etc.).
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Consultation
Statut : Validé
5.4.2 Processus du domaine Ventes
Processus Vente en salle,
Processus Télévente,
Processus de vente de prestation par RVL
Processus préparation de commande,
5.4.3 Description du processus vente en salle de vente
Etape
Lecture carte client
Objet
Tout client identifié sur le Pavillon possède une carte et
doit, avant chaque achat chez un Grossiste, la lui
présenter afin que celui-ci puisse l’identifier et valider
son existence dans la base commerciale.
Lors de la lecture de la carte client par le Grossiste, ce
dernier vérifie si son acheteur ne fait pas l’objet d’une
alerte sur le Pavillon.
Vérification encours client
Identification des colis par
le Grossiste
Suivant les cas, le vendeur peut vendre, avec plus ou
moins de risques, qu'il assume. Au-delà d'un seuil de
risque fixé par les Grossistes, certains clients ne
pourront plus acheter sur le Pavillon.
Les colis sont identifiés par des stickers ou bandes
autocollantes qui sont édités automatiquement une fois
que le Grossiste ou son vendeur a lu les codes à barres.
Cette identification permet à RVL de procéder à
l'enlèvement des colis et à leur regroupement en
gardeuse.
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Projet “ RVI”
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Etape
Consultation
Statut : Validé
Objet
Dès que l'acheteur finit ses achats, il signe sa commande
sur le terminal du vendeur qui transmet les informations
au C.F.P pour établir la facture.
Fin des achats chez le
Grossiste
Un bon d’enlèvement est préparé (disponible auprès du
CFP) et un bon de préparation de commande est envoyé
à RVL (cf. préparation de commande)
Dans le cas où le client ne serait pas obligé de passer
par le CFP, un bon d’enlèvement peut être obtenu par le
client auprès du grossiste ou sur une borne autonome.
Ce bon d’enlèvement
lui permet de disposer des
marchandises achetées auprès de RVL.
5.4.4 Processus Direct par RVL
Le fournisseur établit l’ordre de commande, RVL prépare la commande, prépare le BL, et
remet la marchandise au client. Le client contrôle, accepte par signature sinon traitement des
écarts, et enregistrement de la livraison (BL).
5.4.5 Synthèse des fonctions du domaine Vente en Salle
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Fonctions de ventes
Saisie d'informations complémentaires (informations clients, litiges, Télévendeur
etc.)
Contrôle de la carte d'acheteur
Vendeur
pavillon
en
Ouverture d'une vente client
Vendeur
pavillon
en
Lecture des étiquettes colis pour affectation
Vendeur
pavillon
en
Validation de la vente
Vendeur
pavillon
en
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Consultation
Statut : Validé
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Edition le cas échéant d'un ticket de vente
Vendeur en
pavillon
Sorties de stocks et mise à jour stock
Vendeur en
pavillon
Fonctions de gestion commerciale
Edition du journal des ventes (négoce et commission)
Grossiste
Validation des affectations des ventes aux arrivages (lots)
Grossiste
Pointage du stock par article
Grossiste
Clôture de journée de vente et édition des états et statistiques de fin Grossiste
de journées
Suivi financier et commercial des clients
Grossiste
Visualisations et suivi de l’en-cours client
Grossiste
Visualisation et suivi de l’historique commercial
Grossiste
Suivi des relances
CFP - Grossiste
Visualisation et analyse du tarif de vente
Grossiste
Gestion et mise à jour des tarifs
Grossiste
Editions diverses : journal de caisse, journal des règlements, état des Grossistes
crédits du jour, etc.
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Consultation
Statut : Validé
5.5 Domaine Télévente
La solution proposée pourra inclure un module optionnel de télévente, à destination des grossistes, à
titre individuel ou collectif.
Les fonctions souhaitées dans ce domaine sont :
La gestion d’un planning des appels,
L’interrogation de l’historique des commandes du client,
La saisie simplifiée de commande (Produit, Quantité, Prix),
L’interrogation du stock pour vérifier les disponibilités,
Le lancement d’une demande d’approvisionnement lorsque l’article n’est pas disponible
en stock.
Le fonctionnement de cette télévente pourra s’appuyer sur une journée, scindée en deux
étapes
Etape
Activité de vente à partir
de 3h00
Objet
Prise de contact avec les clients sur liste d’appels,
Prise de commande clients
produits et des promotions.
avec
présentation
des
Saisie des commandes arrivées par fax,
Recensement des anomalies relevées le matin pour les
transmettre au responsable télévente,
Activité administrative à
toute heure.
Analyse des produits non pris en commande pour chacun
des clients afin de les relancer et d’en connaître les
causes,
Etablissement des demandes d’avoirs
litiges) en coordination avec la CFP,
(gestion
des
Mise à jour des tarifs et des promotions pour les appels
du lendemain.
A l’issue de la vente, les procédures de facturation et de préparation de commande sont
initialisés. Le client pourra disposer de ses marchandises selon les processus de facturation
et de préparation de commande décrits ci-dessous.
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Projet “ RVI”
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Statut : Validé
Consultation
5.5.1 Objectifs recherchés
Avoir la possibilité de réserver certains produits dans le stock à la commande avant
l’ouverture du Pavillon,
Etendre les horaires de ventes en permettant une prise de commande hors ouvertures
du Pavillon,
Pouvoir intégrer des commandes (EDI et autres) plusieurs jours avant la livraison.
5.5.2 Description du processus télévente
Etape
Objet
Affectation des clients aux télévendeurs avec possibilité
d’affecter un même client sur différentes listes d’appels,
Préparation des Listes
d’appel
Appels sortants selon la liste d’appel,
Prise d’appels de clients pour des commandes.
Appel
et
Commande
prise
Présentation des listes des produits pour un client donné en
fonction de son historique d’achat. Le cadencier peut être
créé ou modifié manuellement. L’ordre des articles est
prédéfini.
de
Consultation du stock en temps réel durant la prise de
commande pour l’ensemble des activités.
Réservation d’un article du stock à la demande du client
Présentation
promotion.
Propositions de produits
complémentaires
des
Présentation
des
exceptionnels.
informations
informations
La commande est clôturée et
disposition :
Clôture de la vente
sur
les
sur
Produits
des
en
produits
les données mises à
•
De RVL pour la préparation de commande
•
Du CFP pour facturation
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Projet “ RVI”
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Consultation
Statut : Validé
5.5.3 Synthèse des fonctions du domaine Télévente
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Gestion et paramétrage des conditions commerciales (taux de remises, Grossistes
ristournes, rabais par client, etc.)
Affichage des listes d'appels
Télévendeur
Affichage des cadenciers de commande
Télévendeur
Affichage des promotions
Télévendeur
Saisie de commande
Télévendeur
Réservation de stocks avec dates limites de validité
Télévendeur
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Consultation
Statut : Validé
Des fonctions complémentaires seront également disponibles, en temps réel, tout au long du
processus de vente pour permettre aux télévendeurs de mieux connaître leurs clients,
d’enregistrer des événements spécifiques tels que des incidents de livraison, des litiges, seuils
de crédit, CA au Pavillon de la Volaille, dernière date de visite au Pavillon, liste de produit
préférés, etc.
Etape
Objet
Réaffectation des clients d’un télévendeur absent vers
d’autres télévendeurs
Basculement des appels d’un jour férié sur une autre
journée à des horaires différents.
Possibilité de saisir les commentaires du clients (litiges,
etc.) et les adresser aux personnes concernées (par email).
Fonctionnalités
complémentaires pour
l’administration du
domaine Télévente
Identifier les produits en Promotions
Ajouter des articles en prise de commande.
Ajouter des contacts chez le client
Avoir la possibilité un bloc notes “client”.
Connaître les litiges en cours pour chacun des clients.
Suivre les manquants (produits commandés non servis au
client).
EDI : avoir l’information de l’intégration des commandes.
Remontée rapide des anomalies d’intégration à la
télévente.
Indicateur couverture risque client
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Statut : Validé
5.6 Domaine Logistique des ventes
5.6.1 Description du processus préparation de commande
La préparation de commandes débute à l’initiative du grossiste. Elle est effectuée par le
grossistes ou par RVL après génération d’un bon de préparation de commande. Il peut y
avoir plusieurs bons de préparation de commande pour un même client et un même jour.
Les bons de préparation de commande concernant des clients pour lesquels le passage par la
CFP est obligatoire, ne sont édités qu’après autorisation de la CFP.
Remarque : le référentiel Clients doit indiquer le nom des personnes et/ou des transporteurs
habilités à enlever des marchandises pour le compte d’un client (référentiel Transporteur).
Etape
Signal d'enlèvement et
de préparation de
commande
Enlèvement des colis
identifiés
Stockage des colis dans
les gardeuses
Objet
Le bon de préparation de commande est émis par le
grossiste
Les colis des clients sont identifiés sur le poste du Grossiste
ou chez RVL
RVL procède à l'enlèvement des colis en faisant signer une
décharge aux Grossistes (enlèvement par palette).
Les responsables des gardeuses procèdent au groupage des
différents achats provenant de plusieurs Grossistes, pour
un même client.
La marchandise est délivrée au client désigné sur le bon de
préparation de commande (par le Grossiste) ou au
transporteur mandaté par le client,
Remise des
marchandises au client
et enregistrement de la
livraison
Une vérification de la carte d’acheteur, de la facture
acquittée et du bon d’enlèvement est effectuée.
Une décharge est signée par le client (via sa carte
d’acheteur) et le transporteur.
Les livraisons sont enregistrées et les stocks mis à jour
dans RVI
Remarque : Le client doit enlever ses marchandises avant la
fermeture du Pavillon, sinon les marchandises seront reprises en
plateforme (modalités de mouvement de stock à définir).
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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
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Etape
Consultation
Statut : Validé
Objet
Si l'écart est lié à la préparation de la commande, RVL
traite directement cet écart,
Traitement des écarts
Si l'écart est lié à un problème d'approvisionnement, le
Grossiste traite le problème avec le fournisseur.
5.6.2 Synthèse des fonctions du domaine Logistique des ventes
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Préparation de commande - Remise marchandise au client
Ordonnancement des préparations de commandes
RVL
Edition des bons de préparation de commande, des bons de livraison et Grossiste
des étiquettes
Préparation de commande grossiste
Grossiste
Préparation de commande RVL :
RVL
Enlèvement depuis les postes grossistes en salle de vente
Identification des lots livrés (traçabilité aval) et enregistrement
des livraisons (sortie de stocks)
Validation de la carte d'acheteur à l’enlèvement
RVL
Suivi de l’activité de préparation de commandes en temps réel
RVL
Gestion des expéditions RVL
Cadencement des ordres de livraison
RVL
Gestion des tournées de livraison
RVL
Simulation des coûts de transport
RVL
Edition des documents de transport, de suivi et des étiquettes
RVL
55
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Consultation
Statut : Validé
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Interface avec la CFP pour la facturation du transport
RVL
Annulation d'expédition et réintégration des stocks
RVL
Fonction de la gestion de l’entrepôt
Suivi des stocks par statuts (disponible, disponible consigné, rejeté, …) RVL
et dates (DLC, DLUO,…), température (frais, congelé, etc.)
Gestion des non-conformités
RVL
Gestion des emplacements
RVL
Gestion des Unités de Manutention
RVL
Gestion des stocks et des inventaires
RVL
Gestion des transferts de marchandise et de la resserre (plate-forme – RVL - Grossistes
Salle de ventes)
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Statut : Validé
5.7 Domaine Facturation et Paiement (Centre de Facturation et de
Paiement)
Les acteurs du Pavillon de la Volaille ont décidé de mettre en place un centre de facturation et
de paiement commun et unique. Celui-ci est chargé de la facturation des clients, du
recouvrement et de la gestion des seuils de crédit clients.
Le domaine Facturation et Paiement couvre l’ensemble des processus suivants:
Facturation pour le compte des grossistes et de RVL,
Distribution de bons d’enlèvement,
Encaissement,
Renseignement de l’alerte crédit Pavillon,
Relance clients en coordination avec le Grossiste et RVL,
Validation, contrôle et mise à jour des cartes d’acheteurs.
5.7.1 Organisation générale du C.F.P.
Le C.F.P. est l’unique point d’édition de facturation et de paiement du Pavillon de la Volaille, à
l’exclusion de toute autre caisse. Toutes les caisses existant actuellement dans les postes
devront disparaître. RVL facturera également via le C.F.P. pour le « Direct », selon des
processus qui restent à définir.
Le soumissionnaire décrira plus particulièrement son offre pour les fonctionnalités de
facturation des prestations logistiques.
Le C.F.P. aura les mêmes horaires d’ouverture que le Pavillon de la Volaille. Toutefois, ces
horaires seront amenés à évoluer, de manière structurelle ou en fonction de pics d’activité.
Le fonctionnement du C.F.P. sera encadré par une « charte », qui va être rédigée, puis
soumise à l’Assemblée Générale. La « charte » du C.F.P. pourra, vraisemblablement, engager
contractuellement les grossistes à en respecter les clauses, sous peine de sanctions.
Pour acheter sous le Pavillon, un client devra disposer d’une carte d’acheteur :
Plusieurs cartes d’acheteur pourront être reliées au même numéro de K- bis,
Certaines cartes permettront exclusivement d’enlever la marchandise, d’autres
autoriseront l’achat et le règlement.
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Statut : Validé
Le C.F.P. devra facturer les clients poste, par poste : il y aura donc autant de factures
différentes que de postes vendeurs, y compris pour un même client.
Tous les clients ne seront pas tenus de passer par le CFP. Des bornes seront prévues, au sein
du Pavillon, afin de délivrer des bons d’enlèvement.
Remarque : Chaque grossiste choisira lesquels de ses clients pourront enlever directement
leurs marchandises, sans passer par le C.F.P.
5.7.2 Organisation générale de la gestion de l’Alerte Crédit
Les incidents de paiement caractérisés, recensés au niveau des postes, seront collectés par le
C.F.P.
Une alerte crédit collective sera mise en place au niveau du Pavillon. Elle comportera trois
niveaux d’alerte :
Un niveau « vert », en l’absence d’incidents de paiement,
Un niveau « orange », pour alerter les postes de l’existence d’incidents de paiement,
sans pour autant bloquer la vente,
Un niveau « rouge », pour bloquer tout processus de vente sous le Pavillon.
Le niveau d’alerte crédit Pavillon, constituera une donnée du référentiel Clients, accessible à
l’ensemble des postes.
Le détail des incidents de paiement (chèque non provisionné, refus de paiement, etc.) sera
systématiquement communiqué par le C.F.P. aux postes concernés.
Une Commission dédiée sera chargée de statuer pour tout niveau rouge ou orange de l’alerte
crédit. Elle disposera pour cela d’un récapitulatif de tous les incidents (même régularisés)
avec les informations suivantes :
Nom du client
Date de l’incident
Poste vendeur
Nature de l’incident
Statut de l’incident (en cours, réglé, etc.)
Montant concerné
Commentaires
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Consultation
Statut : Validé
Dans le cas d’une alerte de niveau « rouge », la vente au client concernée sera bloquée. Une
fois ce code de blocage activé dans la fiche client, aucune vente ne pourra être passée avec
ce client. Le statut « bloqué» s'applique jusqu'à ce que l’on désactive le code de blocage.
Le niveau bloquant d’alerte crédit pourra être levé, avec la régularisation de tous les incidents
de paiement. Seule la Commission est habilitée à lever ce blocage dans le cas contraire.
5.7.3 Synthèse des fonctions du domaine CFP
Fonctions informatiques demandées
Acteur concerné
Génération des ordres de facturation différée (ventes tardives, clients RVL-Grossistes
directs, pré-facturation des prestations RVL)
Création et gestion des cartes d’acheteurs
CFP
Facturation par client ou partielle par bons de livraison, par période
CFP
Impression des factures clients (par grossiste)
CFP
Edition de relevé de factures par client, période
CFP
Gestion d’avoirs sur factures ou sur retours clients
CFP
Saisie de règlement pour les paiements comptants
CFP
Génération des écritures de comptabilisation du comptant
CFP
Edition du bon d'enlèvement (destiné au client)
CFP
Gestion de l’affacturage
CFP
Gestion des relances
CFP
Gestion des modes de règlement par client
RVI
Mise à jour des alertes crédit
CFP
Edition de l’historique et du récapitulatif des alertes crédit (destiné à la CFP – Commission
Commission)
Crédit
Gestion, situation et apurement des comptes
CFP
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Projet “ RVI”
CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL
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Consultation
Statut : Validé
5.8 Domaine : Logistique
5.8.1 Périmètre du domaine Logistique
Le domaine Logistique concerne l’ensemble des activités logistiques de RVL, soient :
La prise en charge des arrivages sur les quais et les réceptions (vérification des
écarts),
La mise en resserre,
La ventilation par poste,
Les destructions de produits,
La gestion des retours clients,
Le centre de traitement du gibier,
La préparation de commandes,
Le traitement des écarts,
Le transport,
Etiquetage,
Facturation des prestations (logistiques, services collectifs bâtiment, etc.),
Enlèvements marchandises,
Gestion des stocks,
Traçabilité.
5.8.2 Objectifs de progrès
Optimiser les délais et coûts de réception/mise en poste en début de journée,
Intégrer les informations de traçabilité (amont comme internes) nécessaires, voire les
mettre en place lorsqu’elles n’existent pas (cas du gibier ou de « petits »
fournisseurs),
Commercialisation et facturation des prestations,
Constituer des statistiques d’analyse de l’activité et de la performance de RVL, à
destination du Syndicat.
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Projet “ RVI”
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Consultation
Statut : Validé
5.9 Domaine Traçabilité
La traçabilité, telle qu’elle est définie par la Commission Européenne, désigne la capacité de
retracer, à travers toutes les étapes de la production, de la transformation et de la
distribution, le cheminement d'une denrée alimentaire, d'un aliment pour animaux, d'un
animal producteur de denrées alimentaires ou d'une substance destinée à être incorporée ou
susceptible d'être incorporée dans une denrée alimentaire ou un aliment pour animaux.
Toutes les étapes de la production sont donc concernées, notamment l'importation, depuis et
y compris la production primaire d'une denrée alimentaire, jusque et y compris son
entreposage, son transport, sa vente ou sa livraison au consommateur final.
Dans un premier temps, la traçabilité souhaitée dans le cadre du projet RVI s’appuie sur une
notion de numéro de lot transmis par le fournisseur (par le biais des étiquettes produits et
éventuellement dans les bons de livraison).
Au minimum, le grossiste via RVL reçoit la marchandise avec les informations transmises par
le fournisseur : n° Lot, code Fournisseur, code article. Le système RVI sera en mesure de
faire le lien entre ces différents éléments.
Les ventes effectuées par le Grossiste sont affectés à des arrivages et à des numéros de lots ;
le système RVI faisant le lien entre le client, le n° de Lot, le code article et le fournisseur.
En cas de nécessité de rappel ou de retrait émanant du fournisseur :
L’acteur amont (fournisseur) informera le grossiste en lui communiquant le n° de lot
des articles à rappeler. Il pourra également transmettre l’historique de traçabilité du
lot concerné et ses étapes de transformation et de conditionnement jusqu’à sa mise à
disposition à l’acteur suivant (transporteur par exemple)
Le grossiste pourra alors identifier les clients vers lesquels les articles concernés ont
été commercialisés.
En cas d’alerte émise par un acteur aval (client, DSV, etc.) :
Le grossiste sera informé de tout problème concernant une marchandise à travers le
n° de lot qui lui sera communiqué (par exemple par le client). Il pourra alors identifier
les marchandises du même lot et en effectuer le rappel. Une information vers l’acteur
amont (fournisseur) sera effectuée.
Un plan de rappel plus large peut être organisé à la demande du fournisseur selon la
procédure précédente.
La traçabilité doit s’appuyer sur des standards de codification du marché et notamment les
normes EAN/Gencod.
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5.10
Consultation
Statut : Validé
Domaine : Atelier de Traitement du Gibier
Le Centre de Traitement du Gibier est géré par RVL. Deux catégories de gibier entrent sous
le Pavillon :
Le gibier sauvage, qui est le seul destiné au Centre de Traitement du Gibier. La
mission de RVL est de rendre les produits commercialisables : elle réceptionne, fait
viser le gibier par l’inspection vétérinaire, et introduit une traçabilité, afin d’obtenir
l’estampille de la Direction des Services Vétérinaires (D.S.V.).
Le gibier intracommunautaire, qui arrive conditionné, estampillé, voire souvent
découpé, et pour lequel RVL effectue un travail de plateforme (préparation de
commande).
5.10.1 Besoins fonctionnels additionnels
La solution retenue devra permettre la prise en charge de la spécificité lié à la gestion du
gibier sauvage :
Identification de l’origine du gibier,
Conditionnement et étiquetage,
Génération des numéros de lots pour la Traçabilité,
Mise en place de l’estampille DSV.
62
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5.11
Consultation
Statut : Validé
Domaine : Pilotage et Tableaux de bord
5.11.1 Périmètre du domaine Pilotage et Tableaux de bord
Le domaine « Pilotage et Tableaux de bord » concerne :
l’ensemble des informations collectées, au niveau du Pavillon, destinées à des fins
statistiques (tableaux de bord mutualisés),
l’ensemble des données commerciales, destinées au pilotage des entreprises. (pour les
postes ayant choisi de retenir le module optionnel de gestion commerciale).
L’adhésion préalable au système RVI autorisera l’accès aux données mutualisées gérées par
RVI.
5.11.2 Objectifs généraux pour la partie mutualisée
Les référentiels « Pilotage et tableaux de bord » ont pour objectif, de mieux connaître et
piloter l’activité du Pavillon :
Flux logistiques,
Evolution saisonnière de l’activité,
Evolution des prix et de la rentabilité,
Répartition de l’activité par type de produits, de fournisseurs, de clients…,
Historique des données.
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Consultation
Statut : Validé
5.11.3 Objectifs généraux pour la partie gestion commerciale optionnelle
Les référentiels « Pilotage et tableaux de bord » doivent aider le chef d’entreprise dans ses
arbitrages, notamment :
Evolution des volumes et des prix,
Prévisions des achats et des ventes,
Répartition de l’activité par client, fournisseur, produits, zone géographique, etc.,
Répartition et évolution de l’activité par vendeur,
Evolution comparée à l’ensemble de l’activité du Pavillon,
Historique des données.
5.11.4 Les données de base du référentiel Pilotage et tableaux de bord
Performance des vendeurs
Informations
Commentaires
Nom du vendeur
Chiffre d’affaires :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Chiffre d’affaires journalier moyen pour
l’année en cours
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Statut : Validé
Performance des vendeurs
Informations
Commentaires
Contribution au Chiffre d’Affaires :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Taux de marge moyen :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Taux de marge journalier moyen pour Pour les années N et N-1
l’année en cours
Taux de marge moyen, en pourcentage du Pour les années N et N-1
taux de marge moyen réalisé sur le poste
Prix moyen :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
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Statut : Validé
Performance des vendeurs
Informations
Commentaires
Prix journalier moyen, pour l’année en Pour les années N et N-1
cours
Prix moyen, en pourcentage du prix
Pour les années N et N-1
réalisé sur l’ensemble du poste
Quantités vendues :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Volume journalier vendu, en moyenne, pour
l’année en cours
Volume moyen, en pourcentage du volume
réalisé sur l’ensemble du poste
Performance du poste
Informations
Commentaires
Chiffre d’affaires :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
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Consultation
Statut : Validé
Performance du poste
Informations
Commentaires
Chiffre d’affaires journalier moyen pour
l’année en cours
Taux de marge moyen :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Taux de marge journalier moyen pour Pour les années N et N-1
l’année en cours
Prix moyen :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Prix journalier moyen, pour l’année en Pour les années N et N-1
cours
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Statut : Validé
Performance du poste
Informations
Commentaires
Quantités vendues :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Ventes par gamme et famille de produits :
Pour les années N et N-1
-de la journée
-de la semaine
-du mois
-du trimestre
-de l’année
Suivi de la performance des accords cadre :
- Quantité vendue,
- Prix moyen,
- etc.
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Consultation
Statut : Validé
Performance logistique
Informations
Commentaires
Performance en :
Volume de flux,
mouvements,
rotations, etc.
par type d’activité RVL par période.
Chiffre d’affaires journalier moyen pour
l’année en cours
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Consultation
Statut : Validé
6 Principales règles de gestion
Domaine
Règle de gestion
Les données administratives relatives à un fournisseur doivent être
mutualisées
Le référencement d'un nouveau fournisseur doit être fait par RVI, à
l'initiative des fournisseurs eux-mêmes, des grossistes, de RVL ou du
client final (cas du Direct).
Des questionnaires seront envoyés, de manière régulière, par le
Syndicat à l'ensemble des fournisseurs pour la mise à jour des
données les concernant.
Référentiel
Fournisseurs
Un fournisseur doit pouvoir être géré de manière différente, selon
qu'il travaille au négoce ou à la commission
Un même fournisseur doit être référencé une seule fois dans la base
de RVI, qu'il travaille au négoce ou à la commission
Les fournisseurs doivent disposer d'un accès direct à RVI, si RVI les y
autorise, au cas par cas, pour modifier les données qui le concernent.
Ces modifications devront être systématiquement validées par RVI.
Les fournisseurs doivent pouvoir accéder directement à RVI pour y
introduire une nouvelle gamme de produits
Un poste ne pourra accéder qu'aux données qui le concernent dans
les référentiels clients et fournisseurs
Le référencement d'un nouveau client doit être fait par RVI, à
l'initiative des grossistes, ou de RVL (cas du Direct).
Référentiel Clients
Tous les clients doivent être référencés dans la base, à l'exception
des clients occasionnels.
Tout changement d'adresse d'un client doit être validé par la cellule
RVI
Le K bis est obligatoire pour la création d'un client dans la base.
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Domaine
Statut : Validé
Consultation
Règle de gestion
RVL signalera aux postes tout écart par rapport à la commande et
aux annonces transporteurs
Achats et
Approvisionnement
RVL pourra continuer à accepter toutes les marchandises qu'elle
reçoit, y compris dans les cas de figure suivants: marchandises non
annoncées, marchandises ne faisant pas l'objet d'une traçabilité
complète, retours clients.
RVL devra être systématiquement
commandes faites par les grossistes
Toute commande
fournisseurs.
CFP
doit
être
informé
de
systématiquement
l'ensemble
validée
par
des
les
Il doit exister plusieurs niveaux dans l'alerte crédit.
La CFP sera le point unique de paiement et de facturation de
l'ensemble des transactions commerciales réalisées sous le Pavillon.
La CFP sera ouverte aux clients pendant les heures d'ouverture du
Pavillon, et exclusivement pendant cette tranche horaire.
Les transactions commerciales réalisées en dehors des heures
d'ouverture du Pavillon devront faire l'objet d'une facturation différée.
Tous les clients ne seront pas tenus de passer par la CFP. Chaque
grossiste devra désigner ceux de ses clients auxquels pourra être
délivré, uniquement pour les transactions réalisées sur son poste, un
bon d'enlèvement sans passage par la caisse.
Il y aura des bornes permettant de délivrer des bons d'enlèvement,
sans passer par la caisse centrale.
Chaque entreprise est libre de fixer le seuil de crédit qu'elle accorde.
Elle doit également pouvoir, lorsque ce seuil est atteint (en montant,
en nombre de jours, etc.), décider d'accepter ou non la vente.
Chaque client disposera d'une carte d'acheteur individuel lui
permettant de se faire identifier, voire à terme de régler ses achats
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Domaine
Consultation
Statut : Validé
Règle de gestion
La facturation sera réalisée poste par poste, sur un document
normalisé. Il y aura donc autant de factures différentes que de postes
vendeurs.
Chaque poste doit pouvoir disposer d'une borne permettant de
délivrer des bons de transport, de manière à éviter aux clients un
passage systématique par la caisse centrale
Création d'un référentiel transporteurs dans RVI
Logistique
Si plusieurs grossistes doivent livrer un même client, la livraison part
à l'heure prévue, y compris en l'absence de la marchandise d'un
poste (livraison partielle autorisée).
RVI doit permettre de gérer la possibilité d'éclater les colis pour les
grossistes qui le souhaitent
La solution doit permettre l'attribution d'un nouveau numéro de lot,
aux colis éclatés ou reconditionnés.
Les plans de rappel devront être gérés dans RVI
Archivage de la Traçabilité en ligne : DLC+ 6 mois (produits frais). Ou
DLUO+6 mois (produits surgelés). Les périodes d’archivage devront
être paramétrables.
Le fournisseur et le numéro du camion doivent figurer dans les
données a minima associées au n° de lot
Traçabilité
La traçabilité interne doit permettre de rendre compte de l'ensemble
des flux marchandises à l'intérieur du Pavillon (transferts entre les
différents points de stockage).
La communication aux clients de l'ensemble de la traçabilité interne
doit être rendue possible (création d'un fichier de données traçabilité
interne).
RVI doit pouvoir gérer les unités palettes à l'arrivage aux quais RVL
L'ajout d'ingrédients doit être traité comme une prestation, avec
création d'un nouveau produit.
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Consultation
Statut : Validé
Domaine
Règle de gestion
Destruction des
produits
Une destruction doit pouvoir être totale ou partielle.
Destruction des
produits
La destruction d'un produit est sous la responsabilité du détenteur,
c’est un service facturable.
La demande de destruction est émise via un « Bon de Destruction »
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Consultation
Statut : Validé
7 Fonctionnalités et traitements complémentaires
7.1 Interfaces
Toute interface, qui aura été identifiée dans l’architecture fonctionnelle RVI doit donner lieu à
une description détaillée.
En phase projet RVI, le lot interfaces permettra l’identification et la conception des interfaces
à réaliser. A priori, les interfaces suivantes sont à prévoir :
Interfaces avec les applications internes existantes ou en cours de développement,
Interfaces avec les applications extérieures,
Interface Achats (BL) Î RVL,
Interface Achats Î comptabilité,
Interface Grossiste : vente Î comptabilité,
Interface achats/approvisionnements volaille et gibier Î comptabilité Grossistes,
Interfaces temporaires (à définir) pendant le projet de mise en oeuvre RVI.
La disponibilité d’une solution d’interfaçage performante est requise par RVI. Le
soumissionnaire est invité à décrire les mécanismes d’interfaçages disponibles, et évaluer la
complexité et l’effort de développements des interfaces ci-dessus.
7.2 Traitements par lot
Les traitements par lots imposés par la solution doivent être décrits par le soumissionnaire.
En particulier, la solution recherchée devra permettre de procéder à des traitements en mode
différé : facturations différées en dehors des horaires d’ouverture du Pavillon de La Volaille.
7.3 Description des fonctionnalités à développer en spécifique
Les développements spécifiques pour réaliser des fonctionnalités non disponibles en standard
doivent être décrits par le soumissionnaire. Les charges de développement devront être
également estimées.
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Statut : Validé
Consultation
8 Volumétrie
8.1 Estimation du volume des données fonctionnelles
Données
Actuel
Cible RVI
Fréquence
Modifs.
17 Grossistes
Durée
Durée
Archivage
Conservation
En ligne
Référentiel
RVI
Clients(comm.)
5 000
7 000
Clients(spécif.)
5 000
17*7 000
Fournis.(comm.)
(Matière)
300
400
/
400 / 500
Fournis(spécif.)
(Matière)
300
400
/
17*(400
500)
Fournisseurs
(Frais Généraux)
18 mois si :
/
?
Transporteur
300
400
Article (Desc.)
4 000
> 5 000
Article (Tarifs)
4 000
>17*5000
N° Lot Traçabilité
Evénements
générateurs
MAX
Estim
annual.
Commandes
d’achat
8 500 / j
Commandes
Client
1 000 / j
Factures Clients
3 500 / j
Entité
considérée
tous
associés
position
« Inactif »
respect
d’intégrité
base.
40 mois si :
et
lots
en
+
de
Entité
considérée et
tous
lots
associés
en
position
« Archive » +
respect
d’intégrité de
base.
18 mois
Frais:40 mois
Cong:66 mois
(cf. Règl.)
18 mois
+ 18 mois
Id.
Id.
18 mois
66 mois
18 mois
66 mois
18 mois
+ 18 mois
Id.
Id.
Id.
Id.
Id.
Id.
1500000/an
150 000/an
500 000/an
Factures
Fournisseurs
8 500 / m
Règlements
Clients
3 000 / j
Règlements
Fournisseurs
8 500 / m
Avoirs
Clients
100 000/an
750 000/an
100 000/an
(2%)
Avoirs
(2%)
Fournisseurs
70 / j
10 000/an
170 / m
2 000/an
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Données
Actuel
Conservation
Col. :
En ligne
4000/2000
Dégroup. / Ventil.
120000/40000
dont RVL
400/200
Poste Etiquetage
Stockage/Déstockage
Id.=
(-/Amont+/F.
serv.)
1000/500
90000/30000
Prépa. de Cde RVL
MAX/moy./J
Prépa.
de
Grossistes
1700/850
50000/17000
Cde
Resserres
Mise en Resserres
Grossistes
Mise en Gardeuses
1700/850
50000/17000
300/150
9000/3000
300/150
Enlèvements
3500/1800
100000/40000
3000/1500
45000/30000
1000/500
15000/10000
500/250
16000/5000
200/100
6000/2000
3400/2000
4000/2500
8500/4250
120000/40000
dont RVL
x2(Serv.Spécif.)
2000/1000
60000/20000
9000/3000
60000/20000
850/425
12000/4000
Durée
Archivage
Pal. 18 mois
Col. 6 mois
si :
Pal. 40 mois
Col. 18 mois
si :
Entité
considérée et
tous
lots
associés
en
position
« Inactif » +
respect
d’intégrité de
base.
Entité
considérée
et tous lots
associés en
position
« Archive »
+
respect
d’intégrité
de base.
Mvts :
Mvts :
Pal. 12 mois
Pal.+12 mois
Col. 6 mois
Col.+ 6 mois
(Bases
de
réflexion
à
affiner
selon
solution
choisie)
(Bases
de
réflexion
à
affiner selon
solution
choisie)
1200/600
1000/500
3000/1500
Logistique Stocks
140000/46000
35000/11500
30000/10000
Mise en Salle
4600/2300
12000/4000
30000/10000
en
Durée
Pal. :
Réception matière
Mise
RVL
Cible RVI
Statut : Validé
70000/22500
10000/5000
140000/46000
2500/1250
35000/11500
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Statut : Validé
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8.2 Volumétrie utilisateurs par typologie et nature d’activité
Fonctions & Typologie des Utilisateurs
Effectifs Grossiste
Vendeurs / Acheteur
Comptabilité, secrétariat,
administration des ventes
90
caisse
Direction/Administration
Manutentionnaire/aide vendeur
Caristes et opérateurs logistiques
Effectifs Totaux
Effectifs SOMAVOG
et
40
6
20
3
100
60
0
8
250
77
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Statut : Validé
9 Cadre de réponse du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit répondre au questionnaire joint en annexe. Il doit également décrire
l’architecture de la solution proposée conformément au plan ci-dessous :
Le Syndicat précise que le soumissionnaire est laissé libre dans le choix des solutions. En
revanche les règles et les choix d’architecture, en particulier pour la plateforme logistique
devront être respectées.
9.1 Formalisme requis pour la présentation et la spécifications de la
solution proposée (CF. CCA)
Le Cahier des charges administratif (CCA) donne le contenu et le plan de réponse pour le
soumissionnaire.
Quelle que soit la méthode qu’il aura employé pour définir l’architecture applicative, le
soumissionnaire devra présenter les résultats sous la forme suivante :
Synthèse de toutes les fonctions ou groupes de fonctions à traiter dans le Projet RVI.
Il les regroupe dans des modules. Ces modules correspondent à des ensembles dont
les interfaces sont suffisamment bien définies pour pouvoir être développées
séparément.
Description des modules.
Définition des dépendances et interfaces.
Définition des flux entre chacun des modules.
Décomposition des modules en sous-modules.
Le soumissionnaire pourra apporter tout complément d’information concernant l’architecture
proposée au-delà des éléments demandés ci-dessus.
9.2 Description des modules fonctionnels
Le soumissionnaire décrira les modules qui composent sa solution pour RVI.
9.3 Interfaces entre modules proposés par le soumissionnaire
Le soumissionnaire décrira les interfaces induites entre les modules qu’il propose (format de
données, évènement déclencheur, périodicité et fréquence, mode synchrone/asynchrone,
modules concernés, rapport d’exécution, etc.).
Chaque interface sera référencée, ainsi que le flux d’échange de données qui lui est associé.
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Consultation
Statut : Validé
Le soumissionnaire précisera quelles sont les interfaces à spécifier pendant la phase d’étude
du projet RVI.
9.4 Estimation du flux entre modules
Pour un choix donné de regroupement des fonctions, le soumissionnaire donnera un schéma
montrant les échanges entre modules incluant une estimation des flux.
Ces estimations devront être élaborées sur la base des spécifications fonctionnelles exprimées
par les Grossistes.
Il indiquera clairement les hypothèses prises pour faire cette estimation.
9.5 Description de l’architecture applicative
Le soumissionnaire décrira éventuellement son architecture selon ses propres méthodes. Il
peut s’agir de compléments à la description précédente. Cette description sera donnée en
annexe de la réponse.
Il devra présenter les « normes et standards » que le Syndicat de la Volaille devra suivre.
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