Administration de la paye - Conseil RH pour le secteur communautaire

Administration de la paye
Big Sister and Big Brother Society
of Edmonton and Area
Politique
L’organisme fera en sorte que les chèques de paye soient distribués en temps opportun et de façon
efficace.
Fondé de pouvoir
Chef comptable
Procédure
Voici les modalités régissant l’administration de la paye des employés à temps plein et à temps
partiel, et des contractuels à temps plein :
1. Des avances seront versées aux employés au milieu du mois, un (1) jour ouvrable avant le 15 e
jour de chaque mois. Le personnel informera le chef comptable du montant des avances. Ces
dernières ne peuvent excéder 50 % du montant estimé du salaire mensuel net d’un employé.
Ces chèques ne feront l’objet d’aucune retenue car il ne s’agit que d’une avance de la paye
mensuelle.
2. À la fin du mois, des chèques seront remis aux employés deux (2) jours ouvrables avant le
dernier jour de chaque mois. Toutes les retenues à prélever sur les chèques de paye des
employés le seront sur les chèques de fin de mois.
3. Au mois de décembre, les chèques de fin de mois seront remis aux employés au même
moment que leur avance du milieu du mois.
Pour les postes rétribués en salaires, les modalités seront les suivantes :
1. Les périodes de paye sont d’une durée de deux semaines, à savoir du lundi au dimanche.
2. Les fiches de temps doivent être transmises au chef comptable, au plus tard à 16 h 30 le lundi
suivant la fin d’une période de paye.
3. Les chèques de paye sont distribués aux employés au plus tard à midi le mercredi suivant la
fin d’une période de paye.
Demandes d’avances de salaire
1. Jours de congé – Un employé peut demander une avance de salaire s’il sera en congé un jour
de paye. La demande d’avance doit être transmise à son superviseur ou gestionnaire aux fins
d’approbation. La demande doit préciser le jour où l’employé souhaite recevoir son chèque et
le montant. La demande est ensuite transmise au chef comptable aux fins de traitement. Il
faut compter au moins dix jours ouvrables pour traiter ce genre de demande. Le montant
d’une avance ne doit pas excéder le montant auquel l’employé aura droit durant la période où
il sera absent.
2. Circonstances exceptionnelles – Si un employé demande une avance de salaire pour des
motifs personnels, la demande sera examinée et traitée comme un cas d’exception. La
demande d’avance, précisant le montant, doit être transmise au superviseur ou gestionnaire
immédiat de l’employé. Le gestionnaire compétent doit approuver la demande. L’employé est
tenu de signer un document attestant qu’il doit le montant en question à l’organisme et que ce
montant sera déduit de son prochain chèque de paye. Si c’est un gestionnaire qui présente
une telle demande d’avance, il appartient alors au directeur général de l’approuver.
Le contenu de ce document est présenté à titre informatif seulement.
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Le superviseur d’un employé dont l’emploi prend fin doit notifier le directeur général de la
cessation d’emploi afin que l’on puisse procéder au calcul exact et en temps opportun du montant
du dernier chèque de paye. Les services d’administration se chargent d’établir tous les documents
appropriés et de veiller à ce que le dernier chèque de paye soit distribué en conformité avec le
Code des normes du travail. Tous les employés doivent donner un préavis de démission de deux
(2) semaines.
Le gestionnaire ou superviseur doit signifier au directeur général le préavis de démission d’un
employé dans les vingt-quatre (24) heures de la réception de ce préavis. Lors du dernier jour de
travail de l’employé à l’organisme, il faut prendre des mesures pour qu’il apporte tous ses effets
personnels et retourne tous les effets de l’organisme qui sont à son domicile. Avant de lui donner
son dernier chèque de paye, l’employé doit avoir remis toutes les clés du bureau, les cartes
d’identité, etc.
Lorsque l’employeur met un terme à l’emploi d’un employé sans motif valable (tel que défini dans
le Code des normes du travail de l’Alberta), un préavis ou un montant en lieu du préavis doit être
remis à l’employé conformément au Code des normes du travail de l’Alberta.
L’employé est tenu de signer un formulaire de décharge faisant partie intégrante de l’entente de
cessation d’emploi si le montant de l’indemnité de départ est supérieur au montant établi dans le
Code des normes du travail.
Un organisme canadien a autorisé l'intégration de ce document à Info RH, ressource offerte sur www.conseilrh.ca. Les exemples de
politique sont fournis à titre de référence seulement. Consultez les lois en vigueur dans votre province ou territoire avant d'établir les
politiques de votre organisme.
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