Environnement de rencontres virtuelles VIA Document de

Environnement de rencontres virtuelles VIA Document de présentation à l’intention des professeures et professeurs, du personnel, des étudiantes et des étudiants de l’Université de Hearst Version 1.2 (31 janvier 2014) La plateforme VIA est un outil proposé par l’entreprise québécoise SVI eSolutions Inc. Il s’agit d’un environnement en français et accessible en ligne par le biais d’un lien web qui permettra aux membres du corps professoral et aux autres utilisatrices et utilisateurs de s’y connecter. Tous les membres de la communauté universitaire ont été ajoutés à l’environnement VIA et, en ce sens, les professeures, professeurs, étudiantes et étudiants détiennent un profil doté, notamment, d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Pour les étudiantes et les étudiants, le nom d’utilisateur fut créé selon la forme « prénom de l’étudiante ou de l’étudiant, sans accent et en minuscule » + « nom de l’étudiante ou de l’étudiant, sans accent et en minuscule » (exemples : johnsmith ou jeanrenebolductaillefer). Pour les professeures et professeurs, il n’y a pas de format prédéterminé. Pour connaitre votre nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe, vous devrez vous connecter à la page d’accueil de l’environnement VIA, soit https://via.sviesolutions.com/login.aspx (un lien apparaît aussi à la section « Services » située au haut de la page d’accueil du site virtuel de l’Université de Hearst). Une fois connecté-­‐e, vous devrez cliquer sur le lien « Mot de passe oublié » puis entrer votre adresse de courriel interne ([email protected]) dans le champ proposé. Après quelques secondes, vous pourrez vérifier votre messagerie FirstClass afin de visualiser le courriel vous ayant été transmis automatiquement. Celui-­‐ci vous confirmera votre nom d’utilisateur ainsi que votre mot de passe temporaire. Vous cliquerez ensuite sur le lien proposé afin de modifier ce mot de passe temporaire. Vous aurez alors en main votre nom d’utilisateur et votre mot de passe personnel et pourrez ainsi vous connecter à la plateforme VIA. Si vous voulez utiliser un casque-­‐micro dans le cadre de rencontres virtuelles VIA, il sera approprié de connecter celui-­‐ci au port USB de votre ordinateur et de redémarrer ce dernier afin de vous assurer que votre casque-­‐micro est bien reconnu par votre système informatique. Si vous utilisez un ordinateur MAC, il sera aussi important de cliquer sur l’onglet « Préférences Système » puis sur l’icône « Son » afin de vous assurer que vos sorties et entrées audio correspondent bel et bien à votre casque-­‐micro dument connecté. Pour les ordinateurs PC, ce paramétrage au niveau du système d’exploitation ne sera habituellement pas requis. Notez également que chacun des campus possède une dizaine de casques-­‐
micros à vendre, et ce, pour un coût approximatif de vingt dollars par unité. Vous pourrez contacter Louise Taillefer (campus de Timmins, 267-­‐2144 poste 221), Tina Bergeron (campus de Kapuskasing, 335-­‐8561 poste 10) ou Guylaine Lacroix-­‐Boisvert (campus de Hearst, 372-­‐1781 poste 221) si vous désirez procéder à l’achat d’un tel casque-­‐micro. 2 Lorsqu’une salle de rencontre virtuelle sera créée, les participantes et les participants y étant convoqué-­‐e-­‐s recevront une invitation par courriel, et ce, par le biais de leur adresse interne (via FirstClass). Il sera alors important pour les professeures et les professeurs de mentionner à leurs étudiantes et à leurs étudiants de vérifier périodiquement leur compte de messagerie FirstClass puisque les invitations y seront acheminées. Les invitations pourront aussi être transmises d’avance et faire l’objet de rappels périodiques, selon la configuration prévue par les professeures et professeurs. Pour vous connecter à l’environnement VIA, il sera préférable d’utiliser les navigateurs Firefox ou Chrome et d’éviter d’utiliser le navigateur Safari en raison de certains bogues possibles. Lors de la connexion à l’environnement VIA, cette plateforme proposera à l’utilisatrice ou à l’utilisateur de configurer son casque-­‐micro USB mais celle-­‐ci ou celui-­‐ci pourra, à tout moment, procéder unilatéralement à une telle configuration. Si, pendant la configuration, l’environnement VIA ne répond plus (cela est toutefois assez rare), il pourra alors être approprié d’ouvrir une autre fenêtre en parallèle en utilisant le 3 navigateur Firefox ou Chrome et de visiter ce site afin de configurer les paramètres Flash : http://www.macromedia.com/support/documentation/fr/flashplayer/help/settings_manager06.html. Ce panneau de paramètres de contrôle d’accès des sites web vous permettra de configurer, au besoin, l’accès de Flash Player au contrôle de la caméra et/ou du microphone en lien avec l’environnement VIA. Ainsi, vous devrez vous assurer de sélectionner le site « via.sviesolutions.com » du menu déroulant et de cliquer sur « Toujours autoriser ». Une fois configuré, votre ordinateur se souviendra de ces paramètres et vous n’aurez plus à y accéder. Parallèlement, VIA ne devrait plus arrêter de fonctionner subitement. Cela dit, si l’environnement VIA arrête de fonctionner, et ce, sans raison apparente, il sera important de fermer le navigateur et de recommencer le processus de connexion à la plateforme VIA ; l’environnement VIA vous permettra alors de vous reconnecter à la session en cours et d’y rejoindre les autres participantes et participants. 4 Des tutoriels présentant la plateforme VIA sont accessibles par le biais de ces liens virtuels : Participer à une rencontre VIA, extrait du site http://www.youtube.com/watch?v=J96YrHlJ0Fc. How to participate in a VIA meeting, extrait du site http://www.youtube.com/watch?v=jyYivmuNJKw. Si vous avez besoin d’aide quant à l’utilisation de la plateforme VIA, vous pourrez également rejoindre un technicien de VIA tous les jours entre 8h00 et 22h00, et ce, en utilisant les coordonnées suivantes : Téléphone (sans frais) : 1-­‐866-­‐843-­‐4848 poste 1 Courriel : [email protected] Il me fera aussi plaisir de vous aider si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette plateforme. Je pourrai également vous rencontrer en personne afin de vous expliquer les différentes fonctions propres à VIA, et ce, sur demande. Mes coordonnées sont les suivantes : Technopédagogue Université de Hearst Cellulaire : (705) 373-­‐2199 Téléphone (bureau) : (705) 372-­‐1781 poste 248 Courriel : [email protected] Skype : robert.radford.it Meilleures salutations. Robert Radford